现代企业制度下企业档案管理研究

顾红梅

（中核环保，北京 100045）

引 言

企业的档案管理工作至关重要，它以生产运营和管理活动中的档案材料为核心，运用科学的方法对企业档案材料进行信息采集、梳理、综合和加工维护。此举旨在维护企业档案信息的完整性，为企业形成完备的档案资料提供有力支持，进而促进企业的稳健发展。随着计算机技术和网络技术的飞速发展，以及现代企业制度在我国企业的逐步确立和完善，当前社会对企业提出了新的要求。在新时代背景下，为更好地顺应时代发展的需求和实现自我发展的目标，企业需重视对各项工作的创新，并寻求最适合自身发展的工作制度。企业的档案管理工作也应适应当前社会的发展，不断更新管理观念，利用现代服务理念和科学技术手段优化档案管理。这样不仅可以为企业实施现代企业制度提供助力，还能更好地适应现代企业制度背景下的发展需求，为企业的发展提供有力支撑。

一、企业档案在企业发展中的作用

企业档案随着社会经济的发展而出现并发展。现代企业管理的核心和基础是信息，而管理则建立在企业丰富、全面、准确的信息基础之上。为了取得成功，企业必须善于整理和研究过去的、现在的各种情况、资料，并根据企业发展的客观条件和主观情况进行分析。基于企业历史发展的相关资料，企业应对未来的发展前景做出正确评估[1]。利用这些数据资源，企业可以积累、了解、判断内外部情况，对企业市场竞争力、产品形式、人员模式等进行全面的分析。同时，通过对比、分析、研究丰富的、历史的、真实的档案数据资源，企业可以预测业务的未来发展趋势与变动。通过开展这样的工作，企业能够审时度势地做出正确的判断，制定出符合现实的发展政策与经营规划，从而提升竞争力和适应社会经济发展变化的能力。此外，这些信息不仅在本企业提供利用、产生效益，还具有信息资料交换转让的功能。在参与市场竞争的过程中，企业可以通过信息资料的双向交流与其他企业的档案信息进行交流和交换，从而提高企业档案的实用价值，提升企业对行业整体的了解程度，最终帮助企业实现与发展的社会经济效益相符合的等价效益。

二、企业档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理理念、工作方式落后

受传统档案管理理念的影响，我国企业在开展档案管理工作时普遍存在创新意识薄弱、工作理念落后的问题。部分企业内部档案管理工作人员难以接受新思想和新技术，许多企业的档案管理部门仍依赖人际关系获取信息，缺乏对信息技术和大数据分析工具的应用。他们通过传统的调研方式获取员工的档案信息，导致工作效率低下，档案的真实性和有效性也无法得到保障。此外，企业对档案资料的利用和共享远不能满足企业发展的需求。数据和资料的开发仍处于较低层次，缺乏高质量的共享平台。这极大地限制了企业档案管理工作的开展[2]。在新时代背景下，我国企业缺乏掌握新兴技术的人才，档案管理仍停留在基本层面，如整理和保存全宗资料等。企业档案管理工作的信息化水平整体较低，管理理念和工作方式都相对落后。这导致企业总体发展进程缓慢，难以满足新时代发展的需求。

（二）档案管理信息化水平比较落后，利用效率较低

随着大数据时代的来临，企业已全面进入互联网时代。新时代的背景要求企业档案管理工作必须与时俱进，不断提升信息化水平，进而提高整体的工作质量。为了确保信息化环境下企业档案管理工作的顺利推进，必须与技术发展相适应。然而，我国企业档案信息化建设的起步相对较晚，大部分企业缺乏完善的工作机制。管理条例和管理手段的缺失导致档案管理工作中的问题难以得到及时解决[3]。此外，企业相关负责人对档案管理工作的重视不足，未能引进先进技术，以促进相关管理工作的与时俱进。同时，忽视对职工的信息技术培训，导致企业内部档案管理部门人员运用新兴技术的能力和意识较低。这些问题导致企业档案管理工作整体落后于社会发展的需求。

三、现代企业制度对企业档案管理工作的影响

（一）企业档案种类更多样、内容更丰富

在现代企业制度下，以市场为导向，企业不仅能够积极参与国内市场竞争，还有更多的精力和资本投身于国际市场竞争。随着企业活动范围的扩大、交易市场的拓展、员工数量的增加及经营管理活动的逐步增加，企业产生的档案数量也日益增长，已经远远超出了以往的档案收集范围。总的来说，现代管理制度下的企业档案种类更加多样，内容也更加丰富。一方面，除了常规的纸质文档，电子文档在企业文档中的比重逐渐提升，企业档案的电子化趋势日益明显；另一方面，随着现代企业发展实践的推进，企业管理者更加重视契约管理和信用资本等要素对企业经营管理的影响。在此基础上，逐渐形成了包括合同档案、信用文档、法律事务文档等在内的电子文档类别和结构，以适应现代企业经营管理与发展的实际需求。

（二）企业档案管理工作重点发生变化

现代企业制度具有其独特之处，与以往制度有所不同。根据这些特点，企业管理理念注重以资产为纽带，实现职责分工明确的资本经营。随着企业生产经营模式的转变，对企业相关工作的开展也提出了新的要求。在此背景下，企业档案管理工作的重心也发生了变化，从行政档案管理转向侧重企业资产档案的管理。这意味着根据企业资产的所有权情况，决定对其档案工作管理的隶属关系。这表明，企业应按照自身的发展特点及实际发展需要，选择最有利于企业发展的档案保管方式，及时总结和保存相关资料，将价值界定、职责转变的重要文件资料作为企业档案保管的工作重点。

四、现代企业制度下如何开展企业档案管理工作

（一）建立责任制并加强员工的业务培训

建立负责制首先要明确各任务的负责人，确保他们熟知自己的职能和义务。例如，企业最高管理者需设立企业档案管理工作的负责人，各部门至少要有一位专职档案保管人员，负责本部门的档案管理工作。确立责任者能在很大程度上提高相关人员对档案管理工作的重视程度。处理好归档材料的有序归档和档案记录后具体工作人员的落实问题，是提高档案管理效率和营造良好企业氛围的关键。为满足企业档案管理的基本要求并实现有效实施，负责人需将业务培训计划纳入工作总体规划中。

首先，各部门负责人员需提前接受基础归档记录培训，以确保他们熟练掌握各种有效管理文档的技巧，以应对档案管理中的问题。这样能改善归档材料的品质，提高归档管理水平。

其次，要注重培养档案管理工作人员的计算机应用技能，提高他们的在线学习能力。这不仅能提升企业档案管理工作人员的基本理论知识和技术水平，还能培养出复合型档案管理人才，进一步提升档案管理工作的效率。

（二）集成电子档案信息资源，满足多元化应用需求

企业档案的保管工作对企业和社会经济的长远发展具有深远的意义。企业档案与信息资源的整合，将各种来源的信息以一定的形式和特点进行整合，并在物理数据上实现有机集成，为相关管理部门创造全面而实际的信息共享与便利。

在档案数据集中管理过程中，负责人需要全面、合理、准确地搜集企业在发展过程中形成的各类知识信息和管理数据。同时，需要将与本企业发展相关的资料进行科学梳理，转换为统一的数据库格式，将这些数据有序、系统地整理后，利用计算机技术加工整合并存储在企业档案库中，供企业相关人员使用。

在推动企业档案管理工作向数字化发展的过程中，要重视借助新媒体技术的快速发展，线上搜集符合使用需要的资料，并在不泄露机密的情况下在互联网平台进行档案资料的分析。多渠道拓宽对档案资料的利用，进而实现对信息资源的共享与高效利用[4]。

在知识经济时代，企业档案资源需要迅速转化为知识资源，并构建高效共享平台。将企业内部档案资源转化为共享资源，实现内部员工和管理层之间的高质量对接，促进企业档案管理工作的顺利高效开展，更好地满足企业多元化的档案需求。

（三）创新企业发展新理念，重视数字化建设

随着信息时代的发展，信息技术在我国众多领域中得到了广泛应用。随着计算机网络技术水平的不断提高，大数据管理时代的来临已成为大势所趋。在此背景下，企业档案管理数字化工程至关重要，必须完成相关工作的基础任务，顺应网络时代的发展潮流，推动企业档案信息管理的电子化发展，为用户带来更方便、更快捷的服务。

在大数据时代下，企业应重视树立“大档案”理念，建立具有企业特色、高效服务于中心工作的“大档案”系统，充分体现时代性的“互联网+”智能，提升档案的智能化与管理水平。要将“大档案”体系信息化建设融入企业的信息化战略工作中，高度重视与“大档案”信息系统建设流程和企业业务、专业流程之间的有机融合。在新系统开发前期，要做好研发和规划等工作，并注意企业与其他信息系统之间的协调性、衔接性。同时，要充分考虑系统的更新与保护工作，构建完整的国家标准管理体系，完善制度。

此外，企业为实现对数据资源收集、传输、保存、归档、共享、开放、使用的国家标准化管理体系制订规划、分步推进、突出重点，提高管理效率，加快建立企业资源共享开放和安全发展的良好格局。不断完善企业的档案管理体制，最终促进企业档案数字化建设工作的有效开展。

（四）积极搞好开发利用，为企业各项工作服务

目前，企业档案信息资料研究工作的成果主要体现在编研成果方面。如何有效利用企业档案、深入挖掘档案信息资料，是企业档案管理的核心目标，也是企业档案管理人员面临的重要挑战。为了实现这一目标，企业档案管理工作者需紧密围绕企业的发展需求，通过编制各种检索工具，深入了解市场动态，积极开发新商品和新技术，从被动服务转变为主动服务。同时，要全面发掘和利用企业档案的潜在价值，认真开展档案编研工作，以更全面、科学地记载企业的发展历程，为企业提供准确、高效的归档信息[5]。此外，企业档案管理工作的顺利进行离不开档案管理人员的支持。提高档案保管人员的基本素质是现代企业制度背景下档案管理工作的关键。这包括专业的知识技能、业务管理能力以及计算机技术。因此，企业应重视培养复合型档案保管人才，加强人才队伍建设，优化人员结构，深入研究，并做好档案信息的运用，以促进企业档案管理工作的优质发展。

结 语

随着中国社会经济的快速发展和科技的日新月异，企业在获得新的发展机遇的同时也面临着诸多挑战。企业档案作为具有重要价值的资料，其管理工作的完善对企业的发展具有深远的影响。因此，顺应时代发展的要求，对企业档案管理工作进行创新是至关重要的。在此背景下，企业应重视根据时代发展的要求，运用信息化工具，更新自我发展理念，以促进企业档案管理工作的高效开展。通过创新档案管理方式和方法，提高档案的利用价值和效率，为企业的发展提供更好的支持和服务。