打造“智活”应用 提升市域档案治理效能——以舟山市为例

张丹斌 董振宇 /舟山市档案馆

1 提出问题

早在2005年，舟山市档案局（馆）采用全市统一规划、统一部署、统一平台、分区域实施，同步发展的方式稳步推进档案信息建设，此后多次对应用系统进行迭代升级，2021年完成数字档案室管理系统的信创改造后，已具有区域管理服务一体化平台的雏形。但在运行过程中，仍有较多不足之处：一是档案业务智能化程度较低。系统缺乏云计算、大数据、人工智能等现代化技术来辅助管理；二是档案利用方式不够灵活。各档案室和档案馆的档案资源未得到完全地整合利用，导致档案利用的深度、广度及便利性还不够；三是全域信息系统未能实现整合。市本级及每个县（区）各自部署一套应用系统，管理及运维的人力物力总体成本较大；四是档案业务协同不够到位。局、馆、室档案业务的融合度还不够，对档案室更多侧重于提供服务，监管评价功能较为薄弱。

2 解决思路

2022年，舟山市档案馆开始谋划，重构原数字档案室管理系统的基础上全面升级，打通全市局、馆、室业务与数据通道，打造智能归集、智慧监管、智活利用三大应用场景，在此基础上实现区域共享、业务融合、流程再造、制度重塑，全面提高市域档案治理效能。

2.1 系统应用智能化

利用云计算、大数据、人工智能等现代信息技术，在档案归集、档案检测、档案鉴定、档案编研等领域充分实现自动化和智能化，推动档案业务和档案管理工作提质增效。

2.2 档案利用灵活化

增加档案利用的方式和途径，通过“即办即归、即归即用”的方式来增强档案活力，充分利用各单位数字档案室可利用档案，以及数字档案馆开放档案和已进馆档案，灵活利用档案资源。

2.3 全域系统整合化

实现舟山市本级、县（区）全域一体化建设、一体化应用、一体化管理，即集全市二级档案局（馆）力量来建设一套一体化应用平台，进行统一应用，横向覆盖到所有直属单位，纵向至村（社区），同时在统一的平台上实行“一地创新，全市推广”等应用统一管理。

2.3 管理服务一体化

在原有数字档案室管理系统的基础上，增强档案业务监督管理的功能，同时充分利用数字化转型理念，通过流程再造、制度重塑来提高档案治理的现代化水平。

3 探索与实践

智能归集、智慧监管、智活利用以及数字档案室是一体化平台的核心亮点。其中全新的数字档案室是基座，智慧监管是建立在数字档案室基础上进行全方位业务监管，智能归集是对数字档案室功能的扩展，用于实现数据的多渠道收集、部门档案立卷管理与移交，以及向档案馆的移交，智活利用是对档案利用方式的全新探索。

3.1 重构数字档案室

通过对数字档案室进行全方位画像，对档案室的属性进行数据化，如单位概况（含单位基本信息、档案分管领导及档案部门主管领导在浙政钉上的定位等）、档案管理制度（含档案局要求必须具备的制度及个性化制度，要求上传相关文件）、档案用房管理（包括库房的性质、面积以及其他功能用户的属性，要求上传图片）、档案九防管理（要求上传相关证据）、库房温湿度管理（物联设备自动采集）、设施设备管理（要求登记档案专用设备并上传图片）等，以此实现档案业务的全局监管。另外，在档案管理功能上，一体化平台增加了标签及漏归错归检测功能。其中利用标签及综合检索，可以在原有各类档案的基础上建立各种逻辑上的专题库，并可对专题进行授权利用或数据导出。逻辑上的专题库既保持了档案的原始性、一致性，又能方便档案的管理及利用，在重大活动/突发事件档案管理及专题档案的接收工作中发挥了重要作用。档案的漏归错归检测功能是由系统来自动检测可能漏归或错归的档案，其中档案漏归主要从“历年档案数量分析”“发文文号的漏号重号分析”“档案原文页数与登记页数对比分析”，以及“根据对历史数据归档情况的学习进行分析”等几个维度进行检测并提醒；档案错归主要从“档案字段内容检测”“关联字段一致性检测”“目录与原文一致性检测”“保管期限智辅检测”“以图搜图方式密件筛选”等方面进行检测。

3.2 智慧监管

舟山市智活档案全域管理服务一体化平台业务应用体系

智慧监管通过对监管对象数据化、监管业务指数化，来实现监管过程无感化、档案工作规范化、档案业务现代化，同时将区域管理与行业管理相结合，进一步提高了监管效率。在档案室基本属性数据化的基础上，档案局业务人员对所监管档案室的各个属性进行全面督导确认，及时发现所监管档案室情况的变化，也可在业务督导发现问题时进行督导，要求档案室及时进行改进或完善，以此可保障档案室基础数据的实时性和准确性。通过对档案工作的全方位在线监管，最终实现指数化的年检，即每年根据定义的年检指标系统自动统计各单位的档案年检得分，并赋予相应等级。

在监管方面，还可以根据档案主管部门工作安排对档案室的单项工作进行考核，来促进档案室此项的规范化常规化开展。如在档案室在增加“外包项目管理”模块，要求各档案室对单位的外包项目进行全生命周期登记，档案主管部门就可对辖区内的外包项目进行全面监管，同时通过对各单位建设项目的情况综合分析来管理档案外包服务企业。

智慧监管，须全面做到数据的融合与业务的融合，才能真正发挥作用，比如把档案员的管理与档案培训、专家管理、职称管理等合成一个人才管理的模块，以确保数据的一致性与业务的连贯性。

同时在一体化平台中，可实现区域管理与行业管理相结合的管理方式，除传统按市、县（区）、乡镇的层级管理外，辅以行业管理，如市教育局可监管县（区）教育局及市属学校的档案工作等。

3.3 智能归集

智能归集包含了档案室档案的收集、归档及档案馆的征集、接收等环节。综合档案室文件及业务档案来自于各个业务部门，部门文件的收集与管理分为部门文件采集、部门预归档及部门档案管理三个模块，并通过调用AI技术实现智辅归档。其中文件采集用于各部门收集各类账外文件、照片、录音录像文件等，然后提交给综合档案员统一归档，为了方便部门文件的收集报送，一体化平台还配套浙政钉小程序，可以利用手机进行照片、音视频等档案采集及机房巡检等工作；部门预归档自动接收政务类电子文件或其他系统预归过来的电子文件并进行整理归档；部门档案管理则根据部门立卷管理的原则，由相关业务部门对自己部门的档案进行立卷管理，部门档案可以来自上述部门预归档文件的归档，也可以管理实体档案的数字化副本，部门档案管理受综合档案员的监管与指导，并每年向综合档案室移交。为了方便单位文书更准确地对文件进行归档，利用大数据分析及人工智能技术开发智辅归档组件，由OA系统调用，在OA归档时主动推荐文件的归档属性，即是否归档及相应的保管期限，可在一定程度上解决了归档准确率的问题。

3.4 智活利用

智活利用是对活用档案的一种探索，通过查档直通车、我档我查、拟稿辅助、文件跟踪落实、重要工作提醒等，实现档案的多元价值，提升档案利用的广度与深度。其中，“查档案直通车”可以根据相应权限在全市范围内进行查档，如馆藏开放档案向所有机关及事业单位的工作人员提供全文利用、单位档案由综合档案员进行授权利用，并可以根据目录检索权限对查到的档案进行原文查阅申请等；“文件落实跟踪”由相关人员对重要工作相关文件进行落实跟踪，并生成统计报表；“拟稿辅助”利用海量的档案资源为文件起草提供帮助；“我档我查”利用全市馆藏民生档案以及市公共数据平台中的相关业务数据为浙政钉用户提供个人档案的查询。

4 成效与展望

2023年12月，舟山市智活档案全域管理服务一体化平台项目已通过初验，舟山市档案局馆联合印发了《舟山市智活档案全域管理服务一体化平台（电子政务外网版）运行管理办法》（试行），开始全面试运行。目前，全市原来数字档案室系统的档案数据均已迁移到一体化平台，各类档案数据53TB，共630家单位进行使用，其中市本级153家单位。同时，舟山市档案局全面开展对市直属单位的在线督导，系统上线后，2023年共督导18648次，2024年也已完成1万多次的督导（档案室每一个属性或数据的督导统计一次），并制定了《舟山市年度档案工作检查指数评价实施办法（试行）》，现已完成对市本级126家单位的2023年度在线年检，效果较好，计划于2024年起在全市推广指数化的年检工作。

一体化平台已实现了与市统建OA系统的对接，并为OA系统提供了智辅归档接口，方便文书进行电子公文归档，市本级与定海区已推广使用；照片采集、部门预归档与部门立卷管理等归集模块应用较好；市档案馆已能通过一体化平台常规化开展档案在线移交接收工作。

通过对一体化平台的探索实践，发现以下几个方面目前有待完善：

一是新老系统之间的差异较大，新系统在系统界面、软件功能、角色权限、使用方法等方面都有较大变更，需要加强对档案员的培训，以加快软件的深层次应用。

二是指数化年检的指标设置及算法实现有待进一步完善。我们依照《浙江省档案室业务建设评价办法》有关要求，结合舟山往年的年检办法，制定了《舟山市年度档案工作检查指数评价实施办法（试行）》，在市本级进行了先行先试，由于受到档案室现有数据及算法的限制 ，加上初期的探索研究还有思虑不周之处，其指标设置的科学性与算法的合理性还需进一步提升。

三是平台的功能还需进一步完善。平台试运行后，档案业务基于平台进行开展，发现有些功能还需调整业务流程，进行进一步完善。

后期，我们将不断优化完善一体化平台，在市域内普及使用，并以一体化平台为依托，全面深化档案业务，不断强化档案管理现代化水平，促进档案工作提质增效，为全市档案行政管理部门、各档案馆、各立档单位以及各档案利用者提供实实在在的使用便利，推进舟山市全域档案治理体系和治理能力的现代化。