工程物资采购管理优化研究

文／张泽龙 中国联合工程有限公司 浙江杭州 310052

引言：

优化工程物资采购管理是提高项目管理效率和质量的关键。通过供应商选择的科学评估、采购流程的优化以及信息化管理的引入，可以实现工程物资采购管理的高效、便捷和可靠，进一步推动工程项目的顺利进行。未来，随着科技的不断进步和创新，相信工程物资采购管理将会迎来更加智能化和精细化的发展。

1.物资采购和管理的重要性

1.1 有助于保障工程质量

随着工程施工领域的蓬勃发展，人们对施工质量的追求不断提升。然而，要保证施工质量的关键在于工程物资的质量，因为它与工程项目建设质量密切相关。工程物资的质量问题可能会对施工进度和整个工程项目的质量产生不良影响，甚至会威胁到工程项目的使用寿命。因此，物资采购管理工作对于保证工程施工质量具有重要的影响。为了提升工程项目的建设质量，有关部门应该加强对物资采购管理工作的关注，并将其落实到施工环节。这意味着在物资采购过程中，应该严格把关，确保物资的质量符合需求。同时，在施工过程中，应该加强对物资的使用和管理，确保物资能够发挥其应有的作用。有关部门可以制定相关的物资采购管理规定和标准，明确物资的质量要求和检验标准。同时，加强对物资供应商的审核和监督，确保供应商具备良好的信誉和专业能力。此外，还可以加强对物资的验收和检测，确保物资的质量符合标准。除了加强物资采购管理工作外，有关部门还应加强对施工过程的监督和检查。通过定期的施工现场检查和质量抽查，及时发现和解决物资质量问题，确保工程项目的建设质量达到预期目标[1]。

1.2 降低成本的需要

成本控制在企业运营中的重要性不可忽视，因此，它被视为一项关键的经营策略。要实现降低成本的目标，物资采购成为了一个至关重要的环节。为了降低物资采购成本，必须采取切实有效的措施。然而，市场竞争的加剧使得企业难以在更严格的成本控制下取得同样的经济效益。特别是施工企业面临着更大的发展压力。在这种情况下，物资采购管理的有效性变得尤为重要。它不仅直接影响公司的发展，还对国家的经济水平提高有着重要的影响。为了降低物资采购成本，企业可以采取一系列有效的措施。首先，企业应该加强对市场的调研，了解物资的供应情况和价格趋势。这样可以帮助企业选择合适的供应商，并在采购过程中获得更好的价格和服务。企业应该建立健全的物资采购流程。这包括明确的采购流程和标准化的合同管理。通过建立规范的流程和管理制度，企业可以提高采购效率，并减少不必要的成本。企业还可以通过采用新的技术和工具来改进物资采购管理。例如，引入电子采购系统可以提高采购效率，减少人为错误，并为企业提供更多的数据分析和决策支持。最后，企业还应该注重与供应商的合作和沟通。建立稳定的供应关系可以为企业提供更好的价格和服务，并降低采购成本。

1.3 企业发展的需要

物资管理是企业发展水平和管理密不可分的重要因素。特别是对施工企业来说，加强对物资管理的重视至关重要。为了确保物资采购、储存和使用的最优化，需要从各个方面着手，并采取有效的管理手段。首先，在物资采购方面，企业应注重选择优质的供应商，并与其建立长期稳定的合作关系。同时，要对物资的质量、价格、交货周期等进行全面评估，确保采购的物资符合标准和需求，并且具有竞争力。其次，在物资储存方面，企业应建立科学的仓储管理系统。这包括合理规划仓库布局，确保物资分类、整齐摆放，方便取用和盘点。同时，要设立严格的入库、出库和库存管理制度，确保物资的安全性和准确性，避免损耗和浪费。另外，在物资使用方面，企业应制定详细的物资使用计划，合理调配和利用物资资源。要加强对物资的监督和控制，确保按照规定的程序和标准进行使用，避免过量或不当使用导致浪费和损失。对于不符合标准的物资，要及时退回供应商，提升公司的物资品质。

2.建筑工程物资采购现状

2.1 采购人员综合素质有待提升

建筑企业的业务性能常常受到限制，其中一个主要原因是缺乏采购知识和专业技能。这是因为建筑企业通常忽视对采购人员的培训和专业发展，并很少组织相关的培训活动。由于缺乏专业知识和技能，采购人员在采购管理中往往表现出随意性，无法有效地预测采购风险。另外，建筑工程项目的财务管理部门负责采购和财务审计，但由于信息沟通不畅，导致采购偏差和材料供应问题。财务管理部门与采购部门之间的信息交流不够顺畅，导致采购决策与财务审计之间存在偏差，造成采购成本的增加和材料供应的延误。为了解决这些问题，建筑企业应该重视采购人员的培训和专业发展。建立定期的培训计划，提供相关的培训课程，帮助采购人员提升采购管理的能力和专业知识。此外，建筑企业还应加强财务管理部门与采购部门之间的沟通与合作，确保信息的流通畅通，减少采购偏差和材料供应问题的发生。通过加强采购人员的培训和专业发展，建筑企业可以提升其业务性能。采购人员将能够更好地了解市场情况和供应链管理，预测和管理采购风险，并提供更有效的采购决策。同时，加强财务管理部门与采购部门之间的沟通与合作，可以确保采购成本的控制和材料供应的及时性，提高建筑项目的效率和质量[2]。

2.2 采购流程过于混乱

建筑企业采购方案缺乏实用性，导致施工成本增加。这意味着建筑企业在采购物资和设备时没有制定合理的方案，以满足实际需求和预算限制。结果，施工成本不断增加，给企业带来财务压力。施工企业物资采购过程中责任不清，可能出现不正当关系和挪用采购成本。由于缺乏明确的责任分工和监督机制，施工企业的物资采购过程容易出现责任不清的情况。这可能导致不正当关系的产生，例如与供应商之间的关系，以及挪用采购成本的情况，使物资采购变得不透明。建筑工程项目中缺乏严格规定的采购流程，可能导致以权谋私和进场质量检查无效。由于缺乏严格规定的采购流程，建筑工程项目中的采购过程容易受到利益相关者的干扰。这可能导致一些人利用权力谋取私利，从而影响采购决策的公正性。此外，由于采购流程混乱，进场质量检查也可能变得无效，给工程施工质量带来风险。采购流程混乱，无法控制市场价格变动风险。由于缺乏规范的采购流程，建筑企业很难有效控制市场价格的变动风险。这意味着他们无法及时调整采购计划，以适应市场价格的波动，从而导致采购成本的不可预测性。缺乏与财务管理部门的沟通和协调，影响成本核算工作进度。建筑企业在采购过程中往往缺乏与财务管理部门的有效沟通和协调。这可能导致成本核算工作进度的延迟，使得企业无法及时了解和控制采购成本，从而影响企业的财务状况。

3.工程物资采购管理优化措施

3.1 工程物资库存管理优化

对工程物资库存进行管理时，需对汇总数量、金额等指标进行评分，并对备货类物资进行综合ABC 分类。对于资金和金额项的得分，可将其评分转化为得分，其中A类得分为3 分，B 类得分为2 分，C 类得分为1 分。综合得分时，可设置数量得分权重和金额得分权重，将得分权重相加，得到的数值结果即为综合得分。针对综合得分结果对物资库存进行综合分类，将得分在2.5～3 范围内的划分为A 类，将得分在1.5～2.5 范围内的划分为B 类，将得分在0～1.5 范围内的划分为C 类。针对B 类和C类物资可采用定期订货模式。

3.2 基于供应链的工程物资采购流程优化

在实现对工程物资库存管理的优化后，结合供应链，对工程物资采购流程进行优化。结合上述库存管理内容，主要针对采购中对库存调库的流程进行优化。

在原有的流程当中存在同一角色多次审批的问题，优化后仅保留其中的一次审批。同时，在库存物资计划结束后，设置采购人员的验收确认，此次调库物料与需求部门、仓储管理部或供应商沟通后，如存在需求变动或仓库存放空间不足等情况，可重新返回修改。在不降低审批职能的前提下，对调拨程序进行了简化。此外，原来的调料单需要采购员整理，生成调料表发给仓库经理，这是一种不必要的操作，建议系统增加数据推送；如果系统没有完成，可以打印或者截图，以确保调档信息的准确性，提高工作效率[3]。

在此基础上，针对领用申请出库流程进行优化。当前使用申请和出库往往存在着长时间的占用，在确定了相关人员的业绩评价标准后，在程序上也要做出相应调整。采用申请出库的流程，取消了自提的预约方式，仓库管理员根据申请的时间顺序，对已发放的材料进行分类。建议在系统中加入“信息推送”的功能，当仓库管理员将物料分拣后的信息发送给需要的部门时，如没有达到系统的功能，则会通过短信或邮件通知。在流程风险方面，优化调整中取消了自提预约模式，它不需要上级批准，只对后续的出库进行审批，不会造成新的流程风险。

3.3 优化管理制度及管理流程

物资采购供应链是一种以市场为导向、以产定购、按需供、产销结合的新型流通方式。其目标是实现物资采购的高效、快速、精准和可持续发展，从而提高企业的竞争力和市场地位。优化物资采购供应链需要建立完善的采购物资供应链管理制度和管理流程。管理制度的制定应根据企业环境和特点确定，并根据实际情况加以调整。制度的建立应考虑到物资采购的各个环节，包括供应商选择、采购计划制定、合同签订、交付与验收等，确保规范、透明和公正的采购过程。此外，还应建立监督机制和考核评价体系，确保制度的执行和效果。管理流程是为了保证各项业务活动能够顺利进行而编制的一整套程序和系统。在物资采购供应链中，管理流程包括需求分析、供应商选取、报价与议价、合同签订、物资采购、交货与验收等环节。通过建立标准化、规范化的流程，可以提高采购效率，降低采购成本，减少采购风险。优化物资采购管理制度和管理流程可以改善供应链运行质量和效率，提高企业综合实力。通过建立科学高效的物资采购供应链管理体系，企业能够更好地控制供应链的各个环节，提高采购效率和准确度，降低采购成本，优化库存管理，提高物资供应的可靠性和稳定性。同时，还能够加强与供应商的合作，提高供应商的满意度，为企业的可持续发展奠定坚实的基础。

3.4 建立企业采购信息化平台

随着社会主义市场经济体制改革的深入推进，我国经济正处于转型升级阶段。在这个新形势下，传统的采购管理模式已经无法完全适应企业采购管理的要求。因此，企业采购信息化建设已成为势在必行的趋势，可以为采购部门提供更加便捷高效的工作方式，帮助采购人员掌握市场前沿动态，发现新商机，获取更多利润空间，实现自身价值最大化。然而，目前我国企业采购信息化仍处于起步阶段，存在诸多不足之处。首先，缺乏科学系统的管理体系，导致采购工作难以规范和统一。其次，数据收集不全面，使得采购决策缺乏准确的信息支持。此外，信息安全体系不够健全，存在着信息泄露和数据被篡改的风险。为了促进企业采购信息化水平的提高，企业需要进一步完善相关制度建设，并将先进技术应用于采购管理工作中。首先，建立独立的采购信息管理机构，负责统筹和协调采购信息化工作，加强内部信息共享与交换。其次，建立完整的业务操作流程及相应的业务流程，确保采购工作有序进行。同时，配备足够数量的专业技术人员，负责对采购全过程的监控和控制，确保采购工作的顺利进行。另外，为了防范各种潜在的财务风险，企业还需要建立健全的风险防控机制。通过制定明确的内控标准和采取切实可行的措施，可以有效地防范财务风险的发生[4]。

3.5 建立有效的组织管理机构

首先，建立专业的物资管理机构是必不可少的。物资管理人员需要正确认识到物资管理的重要性，并具备相应的专业知识和技能。他们需要了解市场情况，掌握供应商和物资的信息，及时跟进市场变化。同时，施工企业应该建立完善的物资管理机构，明确物资管理人员的职责和权限，确保物资管理工作的科学性和合理性。其次，建立健全的物资管理制度是提高物资采购效率的关键。物资管理制度应该包括物资采购的流程和标准，明确各个环节的责任和要求。通过制度的制约，可以规范物资采购的行为，确保采购的物资符合质量和规格要求。同时，制度还可以明确采购责任的分工，减少决策的时间和成本。最后，施工企业应全面优化和改进物资采购工作。通过引入信息化技术，可以提高物资采购的效率和准确性。例如，采用供应链管理系统，可以实现物资需求的实时监控和供应商的自动选择，避免了人工操作的繁琐和错误。另外，施工企业还可以通过与供应商建立长期合作关系，获得更好的价格和服务，提高物资采购的效益。

3.6 加强合同管理

近年来，随着工程建设项目的不断增多，合同管理成为了一项重要的任务。为了减少合同风险，我们需要加强工程建设项目的合同管理。首先，施工企业应该重视合同管理，并明确合同中的关键信息。这样可以确保双方的权益得到保障，避免合同纠纷的发生。其次，合同物资的审核流程也是一个关键环节。在项目部本级审核通过后，还需要经过项目负责人审核、公司审核以及合同审核系统的审核。通过这样的审核流程，可以确保合同物资的合法性和准确性，为合同管理提供了有力的保障。为了进一步改进合同管理体系，我们需要构建差异化的合同管理体系。这意味着不同的合同需要采取不同的管理方式。管理者应该按照合同管理标准，有效地管理施工物资，并明确各自的工作职责。只有这样，才能更好地保证合同的履行和施工质量的提升。

3.7 加强采购监督力度，确保采购材料质量

首先，采用目标分解的方式形成面向各业务部门的目标，并注重管理责任制的实施。通过将整体目标分解为具体的任务和责任，使各部门明确自己的职责和目标，并建立相应的管理责任制度。这样可以提高各部门的责任意识和主动性，从而有效地推进工程项目的实施。其次，在物资采购环节上，明确责任人的采购责任义务，并形成切实可行的监督管理机制。为了确保物资采购的合理性和减少成本，需要明确责任人的采购责任和义务，并建立相应的监督管理机制。这可以通过建立采购流程和规范、明确采购责任人的权限和职责，以及加强对采购环节的监督和审批来实现。再次，对超出预算的部分实施严格审批，实现对工程成本的全面控制。当发现工程项目存在超出预算的情况时，需要对超出部分进行严格审批，以确保成本的控制。这可以通过建立审批制度和流程，加强预算执行的监督和审查，以及及时采取纠正措施来实现。

3.8 对采购人员的职责进行规范

采购管理是一个组织内部非常重要的环节，而采购部门人员的素质和专业技能水平则直接影响着采购管理水平。为了确保采购工作的顺利进行，以下是一些关键点需要注意。首先，在招聘采购人员的过程中，需要对其经验、资质和水平进行审核和分析，以筛选出最优秀的人才。因为只有具备丰富经验和专业技能的采购人员，才能够有效地执行采购工作，确保物资的质量和交货期的准时。其次，采购人员应具备高度的职业素养和职业道德，将自己的职责落实到实处。他们应该坚持公正、透明的原则，在采购过程中严格遵守法规和公司内部的规定，确保采购的公正性和合法性。在采购过程中，需要避免由同一单位进行，而是要进行责任划分和细致化处理。这样可以实现相互监督和制约，减少腐败和不当行为的发生。不同职务的工作也应适当分离处理，以实现相互监督和制约。这样可以避免权力过于集中，减少潜在的腐败风险。对建筑工程项目的物资分类和责任划分需要明确规定和详细阐述，采用标准化的工作语言描述形式。这样可以避免误解和纠纷的发生，提高工作效率。

结语：

综上所述，物资采购管理对建筑工程企业的质量和项目经济效益至关重要。企业需要从思想层面正本清源，认识到物资采购管理的重要性，并采取多措并举，做好物资采购管理工作。同时，需要进行动态化监督，以确保物资采购管理的有效性。只有重视物资采购管理，企业才能实现长远稳健发展。