探索省域档案数字资源 跨区域共享利用的浙江实践——《浙江省档案数据共享中心平台汇集档案数字资源共享利用业务指南（试行）》解读

林空/浙江省档案馆

为规范和促进省档案数据共享中心平台汇集的档案数字资源有序共享和安全利用，提升各级国家综合档案馆公共服务水平，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》等法律法规规定，结合工作实际，浙江省档案馆起草印发了《省档案数据共享中心平台汇集档案数字资源共享利用业务指南（试行）》（以下简称《指南》）。本文从起草背景、起草思路和主要内容三个方面对《指南》进行解读。

1 起草背景

2022年以来，浙江省档案馆聚焦档案数字化改革迭代升级，在全国率先开展省域档案数字资源汇集共享，共汇集全省各级国家综合档案馆各类档案数据的全文、目录6000余万件。国务院《关于加强数字政府建设的指导意见》（国发〔2022〕14号）的出台，从行政层面要求建立健全数据治理制度和标准体系，加强数据汇聚融合、共享开放和开发利用，促进数据依法有序流动，充分发挥数据的基础资源作用和创新引擎作用。档案数字资源汇集的平台已经建立，档案数字资源汇集的工作已经开展，但是汇集的档案数字资源如何利用成为档案数字化改革过程中碰到的新问题，难点在于汇集的档案数字资源其归属权本质上还是各级档案馆所有，省档案数据共享中心只是提供了一个平台，各档案馆之间需要分工协作、各司其职，而各档案馆对其汇集的档案数字资源如何利用也有不同的要求，因此不能用传统数字档案馆的运行方式来处理汇集的档案数字资源。这个问题不解决，汇集的档案数字资源就无法发挥其作用，省档案数据共享中心的功能作用也无法有效凸显。基于以上背景，浙江省档案馆出台了《指南》，明确了汇集档案数字资源共享利用的用户类别、操作方式、权限管理、申请和授权过程等要求，提出了汇集档案数字资源共享利用的技术路径，填补了省档案数据共享中心建设的重要一环。

2 起草思路

2.1 明确汇集档案数字资源共享利用的用户体系

建立汇集档案数字资源共享利用的用户体系，旨在解决“谁来用”的问题。由于省域范围内的数据资源汇集尤其是全文汇集工作在全国尚属首次，其用户体系的构建还不明确。有的认为应从不同网络考虑用户分层，即移动互联网、互联网、政务网区分用户类型；有的认为应从不同共享方式考虑用户分层，即浏览共享、匹配共享区分用户类别；有的认为应从平台角度考虑用户分层，即前端使用人员、后台管理人员区分用户类别。《指南》综合考虑了后期共享利用的情形，根据使用权限的不同建立了“两级四类”的用户体系。“两级”为查档用户和档案馆工作人员用户。查档用户分为网上查档用户和现场查档用户两类，其区别在于是否在档案馆现场进行查档利用的活动；档案馆工作人员用户分为数源档案馆工作人员用户和现场工作人员用户两类，其区别在于是否在现场查档用户所处档案馆现场从事查档服务的工作。

2.2 明确汇集档案数字资源共享利用的内容范围

梳理汇集档案数字资源共享利用的内容范围，旨在解决“用什么”的问题。省档案数据共享中心共汇集了民生档案、开放档案、声像档案、编研成果、档案展览、镇馆之宝等6种档案数字资源的目录和全文，其目录标准、具体类型、数据格式、数据处理方式、安全管理、跨区域跨部门汇集标准等全省统一，暂按省档案数据共享中心初始设置操作，省级及以上档案主管部门另有规定的从其规定。其中开放档案和声像档案根据开放等级的不同，定义了互联网开放和阅览室开放两种类型。在共享利用环节，针对不同类别的档案数字资源，规定了不同的利用要求：如民生档案的现场审核要求由数源档案馆工作人员设置和管理；开放档案全文数据原则上仅共享档案正本部分，共享内容应符合党务公开、政府信息公开等要求，不得含有敏感级以上信息；声像档案和编研档案由系统自动处理成预览版（试读版）和完整版两个版本。

（三）明确汇集档案数字资源共享利用的操作路径

理清汇集档案数字资源共享利用的操作路径，旨在解决“怎么用”的问题，这也是《指南》的起草要点之一。在起草过程中发现，涉及省域范围内的档案工作，首先要统一术语，因此《指南》对档案数字资源的操作方式进行了重新定义。浏览和查阅分别对应档案数字资源的目录和全文，且互不交叉使用；检索为针对目录和全文共同的操作方式，其中检索的特殊形式为按照用户身份证号检索的精确匹配和按照用户的姓名检索的模糊匹配；复制（含出证）满足了查档用户更进一步的档案利用场景，如对档案数字资源内容的打印、下载、出证等。其次是分配不同用户类别关于档案数字资源类型的利用权限，按照权限大小排列依次为数源档案馆工作人员用户、现场工作人员、现场查档用户、网上查档用户。最后针对现场查档用户跨馆利用档案数字资源的场景作了详细的规定，包括现场查档人员可以看什么，现场工作人员、数源档案馆工作人员的职责等。

3 主要内容

3.1 适用范围

《指南》对适用范围进行了明确，即“全省各级档案馆共享利用通过省档案数据共享中心平台依法依规、安全可控汇集的档案数字资源的有关工作。”一方面《指南》中表述的档案数字资源特指通过省档案数据共享中心汇集的全省档案数字资源，并不包含所有的馆藏档案数字资源；另一方面“有关工作”包括档案数字资源汇集、档案数字资源安全、档案数字资源利用等。

3.2 权限分配

根据不同用户类别，权限分配如下：

3.2.1网上查档用户。可浏览目录、查阅全文、检索目录全文的范围包含互联网开放档案、互联网开放声像档案预览版、编研成果试读版、档案展览、镇馆之宝等目录和全文；可以浏览目录的有与本人身份证号匹配的民生档案目录、与本人姓名匹配的民生档案目录（脱敏），查档用户可依据匹配的目录作为申请利用详细目录和全文的查档线索。

3.2.2现场查档用户。在网上用户权限的基础上增加以下权限：互联网开放声像档案、编研成果均为完整版；阅览室开放档案、阅览室开放声像档案的目录可以通过馆际共享平台进行浏览、检索；经过现场工作人员后，可以查阅阅览室开放档案、阅览室开放声像档案全文；经过现场工作人员审核、数源档案馆工作人员授权后，可以查阅与本人匹配的民生档案全文。

3.2.3现场工作人员。可浏览目录、查阅全文、检索目录全文的范围包含互联网开放档案、互联网开放声像档案完整版、编研成果完整版、档案展览、镇馆之宝等目录和全文；阅览室开放档案、阅览室开放声像档案的目录可以通过馆际共享平台进行浏览、检索；可以查阅现场查档用户申请跨馆利用的阅览室开放档案、阅览室开放声像档案全文；可以浏览、查阅现场查档用户申请的与该用户相关的民生档案目录和全文。

3.2.4数源档案馆工作人员。可以浏览、检索、查阅、授权复制（含出证）本馆的所有档案数字资源。关于权限分配条款还有以下值得注意的内容：一是从档案数字资源安全的角度出发，对于网上查档用户的权限控制比较严格；二是现场查档用户可自行浏览、检索的也以目录为主，需利用全文的需在馆际共享平台提出申请；三是民生档案由于其特殊性，尤其是存在同名同姓的情形，因此对目录作脱敏处理，并且需要现场工作人员、数源档案馆工作人员严格把关后才可以让查档用户利用全文。

3.3 申请和授权过程

现场查档用户在浏览、检索档案目录后将有两种利用行为，相应的利用授权和审核把关责任分工是不同的：一是需查阅阅览室开放档案、阅览室开放声像档案、与本人相关的民生档案全文，应在馆际共享平台向现场工作人员提出申请，现场工作人员审核通过后在平台中推送给现场用户查阅利用，数据的把关责任在现场工作人员；二是需查阅复制（含出证）档案全文，可由现场工作人员代为向数源档案馆发起申请，也可由现场查档用户本人在网上向数源档案馆发起申请，数据的把关责任在数源档案馆工作人员。

全省档案馆汇集档案数字资源共享利用权限管控示意表

3.4 协同响应

档案数字资源的准确性由数源档案馆负责，在共享利用过程中各档案馆要加强协同、及时响应馆际共享平台中的消息提醒。馆际共享平台中的档案复制（含出证）申请、问题数据反馈等功能需各档案馆密切配合。现场工作人员在发起复制（含出证）申请时，应提供并核实用户的身份认证、查档用户等信息，数源档案馆工作人员应按照有关要求及时办理；现场工作人员在发起问题数据反馈时，应同时填写问题描述和修改建议，数源档案馆工作人员应组织人员核实并及时撤销或修改数据，完成后在馆际共享平台上传处理结果。

全省档案馆汇集档案数字资源共享利用需求和情况较为复杂，为便于理解和把握，根据《指南》梳理了《全省档案馆汇集档案数字资源共享利用权限管控示意表》，供参考。