数字化改造提升档案管理效率分析——以无棣县档案馆为例

文/无棣县档案馆 张树起

在数字化时代背景下，档案管理工作不断进行创新，为档案管理提供了全新的工作思路和发展方向。与此同时，管理方式和管理观念也在逐步发生改变。随着社会的不断进步，档案管理工作所涉及的内容日趋丰富和复杂。因此，档案管理的数字化转型已成为各行业实现创新发展的关键举措。

一、档案管理数字化改造及其意义

档案数字化是指在信息技术的作用下产生的一种新型档案信息形态，需要各种信息技术的配合，具体包括计算机技术、扫描技术、OCR技术等[1]。数字化的档案管理方式是在信息技术的基础上，对各种载体上的档案资料、信息数据进行数字化处理和储存，并且通过网络相互连接，实现档案资料传输，达到档案资源共享的目的，提高档案信息数据的利用率。经过数字化改造后，档案信息可依托计算机系统实行管理，并根据相关规则分类、整合档案数据信息，建立完善的档案信息库，为高效档案管理以及资料共享奠定基础。

（一）档案数字化实现档案资源的共享与相互融通。在数字化时代背景下，互联网让人们的日常生活更加便捷，同时也为县级档案馆提供了更为丰富的信息资源。互联网的大数据共享功能使得县级档案馆的管理具备了互联互通的特性。当前，各地档案管理部门积极地开发、运用档案管理系统，实现县级档案馆内部档案资源互联与共享的效果[2]。以此为基础，档案管理部门通过信息化手段，完成档案数据信息的收集、存储、总结、应用等工作。从某种意义上说，档案管理数字化改造极大地提高了档案管理效率，以及档案工作前瞻性，给档案管理带来了新的活力。

（二）通过电子备份档案提高管理效率。相较于传统的纸质文档，数字化的电子档案具备存储密度高、传递速度快等特点。传统的纸质档案在保存过程中，由于受到储存空间的限制，如遭受自然灾害或者人为干扰，将会面临档案文件的遗失或损坏，这给档案信息的存储产生了很大的安全隐患。但是，档案的数字化管理可以在任何时候对信息进行备份，不但可以快速检索和查阅档案，还可以释放出档案储存空间，体现出县级档案馆档案保存的时效性和安全性，也让县级档案馆档案管理效率得到显著提升。

（三）加快实现了档案管理决策的整合。信息技术在县档案馆的管理应用中，可以为管理者提供决策支持。通过整合档案信息数据，可以将县档案馆储存的档案资料进行自动化分类，为决策者制定最佳决策方案。这就为县级档案馆的管理决策提供了强大的数据信息支撑，加强了决策的可操作性，同时也减少了信息资源成本。

二、档案管理数字化转型的路径

基于无棣县档案馆已有的档案管理模式和经验，通过档案管理工作积累的经验发现，传统形式下的档案管理存在诸多弊端，尤其体现在管理效率低、档案资源信息的“孤岛效应”、不规范管理行为等方面。为了能够尽快适应信息化、数字化环境，各级档案管理部门需要加快数字化改造的步伐，以适应新时期档案管理的用户需求。实践管理中，县级档案馆认识到档案管理数字化改造意义后，基于当前档案管理形式，提出了创新对策。以无棣县档案馆为例，提出档案管理数字化改造的可行路径，主要是从档案管理人员、档案管理体系、规范性改造、资源共享、数字化档案馆六个维度着手，推动县级档案馆档案管理的数字化改造。

（一）加强档案管理员业务素质。数字档案馆管理模式是在传统管理模式基础上加以创新，所以两者在工作形式与理念等方面均有非常明显的差异[3]。在数字档案管理中，要求所有纸质档案转换成电子档案，并且对其进行备份、储存。传统档案管理方式只要求档案记录和储存。从这一点可以看出，档案管理的数字化改造对档案员专业素质提出了更加严苛的要求。在此背景下，无棣县档案馆着力提升档案管理员的业务素质，为档案管理数字化改造的有效进行打下良好的基础。

第一，结合无棣县档案馆管理实际，为在职档案管理员提供培训平台与机会，使其可以认识到作为档案管理者的发展方向，学会最新的档案管理观念、方法与技术，从而真正地提升在职档案管理员计算机应用能力，充实自身专业档案管理知识与技能，成长为一名具有强专业、高素养的复合型档案管理人才[4]。第二，无棣县档案馆积极引入掌握数字化管理技能的档案管理专业人员，并针对档案数字化改造的内部需求，提出档案管理人才的招聘程序与标准。招聘过程中，档案管理部门对应聘者专业素质、综合素质以及计算机操作能力等展开全面考核，为县级档案馆的档案管理注入新鲜血液。第三，县级档案馆从内部构建激励机制，对工作中表现良好、进步快速的档案管理人员给予精神、物质上的奖励，在档案管理队伍中营造积极向上的竞争环境，促使档案管理人员可以主动学习数字化的管理知识和技术，并积极地参与档案管理数字化改造中。

（二）建立健全档案管理数字化体系。要想有效开展并推动档案管理数字化建设，县级档案馆需要明确档案数字化和传统档案管理模式之间存在的差异，并在此基础上建立与数字化改造要求相契合的管理制度。此管理制度须涵盖档案管理的规范制度、安全制度、查阅制度和机房管理制度等，使档案管理人员在参与数字化改造过程中，可以有参考规则进行管理，对档案资料的收集、整理、归档、应用效率进行全方位的提升[5]。此外，档案管理数字化改造所面临的一个严重问题，还在于档案资料的安全性。在数字化改造中，县级档案馆储存的资料都是以数据形式在数据库内储存，如果数据库面临安全隐患，就会造成大量档案资料遗失、损毁。因此，对于县级档案馆而言，要确立安全风险意识，提升档案管理日常工作中操作的规范性，选择拥有专业网络安全技术的企业进行合作，充分利用防火墙、计算机安全软件等方法预防病毒、木马等，排除安全隐患，保证档案信息的安全。

（三）运用信息化技术与设备开展档案管理转型。无棣县档案馆发展与转型过程中，涉及的档案信息非常多。以往，县级档案馆采取的档案管理模式中，只是在分类档案内容这一项就须投入大量的时间和精力，难免会降低档案管理的效率。与此同时，档案管理人员的理解能力有差别，档案分类也会面临分歧，导致档案管理质量以及效率不高，增加了档案信息资源检索难度。在数字化环境下，县级档案馆积极开展管理数字化改造，应用数字化技术和设备消除档案管理人员在分类方面存在的分歧，解决档案检索环节可能出现的问题[6]。县级档案馆须大力应用物联网、区块链以及人工智能等技术，创新档案管理模式，并在原有信息化档案管理基础上，向数字化、自动化与智能化方向转型。通过大数据、人工智能等技术突破传统档案管理工作的限制，推动档案管理数字化改造。

针对电子档案的维护问题，无棣县档案馆利用物联网技术和人工智能技术，快速筛查存在缺陷的电子档案，有效维护了档案信息的安全。档案管理人员借助人工智能技术，实现了档案智能化管理。此外，由于档案管理数字化改造需要软硬件设施作为加持，所以县级档案馆持续增加在此方面的成本投入，通过先进的软硬件设施，保证档案资料入库后管理的高效率。

（四）加强档案管理数字化改造的规范性。档案管理在数字化改造中牵涉的环节较多，由于受多种因素影响，难免会有遗漏之处。面对此现状，结合无棣县档案馆实际，在进行档案管理数字化改造过程中，应结合实际和改造需求，聘请档案管理领域专家与县级档案馆管理人员合作，组建专业团队，制定可行性高的档案管理数字化改造方案，并将档案管理数字化改造原则、任务以及内容等一一列出，防止出现档案管理数字化改造上的疏漏。对于信息管理软件的应用，县级档案馆要关注软件安全，对目前档案管理工作中潜在安全隐患加以分析，构建档案管理系统，实现规范的档案管理数字化改造。

（五）加快实现档案馆资源共享。档案管理数字化改造的基本目标是促进县档案馆在新环境下的发展，但若在档案管理中出现“孤岛效应”，将极大地影响档案资源的使用效率，与其初衷相悖。面对这样的现状，县档案馆要深刻剖析档案目标建设与数据库建设中所面临的问题，并将特色数据库的规划建设工作全面贯彻落实，真正地满足档案管理数字化改造在信息数据方面的需求。县级档案馆需要重点关注各个部门的工作独立性，以及在档案管理工作中联系不够密切的问题。若县级档案馆不能合理地组织和安排档案资源，就极易造成各部门间的矛盾，这对档案管理的数字化改造工作造成不利影响。为此，县级档案馆要提高对档案资源的整体利用率，建立涵盖县级档案馆所有部门的档案管理模式，并在此基础上推进县档案馆所有档案资源地共建与共享，从而真正地突破档案管理可能面临的“孤岛效应”。

（六）建立档案数字化管理平台。根据《“十四五”全国档案事业发展规划》中“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接”对于档案管理工作的最新指示，县级档案馆在档案管理数字化改造的实践中，需要认识到档案数字化管理平台的重要性，并将建立数字化档案馆进一步落实，建立能够与县级档案馆内部现有业务系统相连接的档案管理系统，建设一个功能完备的数字化档案馆。以无棣县档案馆为例，该馆充分利用现代化技术手段，采集档案管理实践中的诸多材料，并对采集到的档案资料进行科学分类、保存，在县档案馆构建的档案信息服务、共享和利用一体化体系作用下，对档案文件进行数字化管理。

此外，县档案馆需要对数字化档案检索、档案信息录入、传输、下载等活动加以规范，并且在数字化档案平台中进行权限设置，保证档案数字化管理平台中所有档案资料的安全性。

三、数字化改造提升档案管理发展前景

县级档案馆开展数字化档案管理改造，这在当前档案管理领域属于一项重要举措，通过大数据、人工智能等技术的大力应用，切实转变档案管理手段、模式与理念。当然，通过数字化改造也真正提高了档案管理效率。以数字化改造背景为前提，分析今后档案管理前景，主要可从四个方面加以体现。

（一）档案管理更加面向市场。从当前我国档案数字管理的现状着手分析，其主要发展方向与趋势是信息化。要想推动数字化档案管理向信息化的方向不断转型，就必须对信息化本身有深刻的认识，全面地掌握信息化档案管理操作方法和技术，做到对档案材料高效率管理，从而推动数字档案管理持续发展，也为社会经济与社会发展提供更多的优质化档案管理服务。

（二）档案管理更加面向共享化与网络化。当前，互联网发展已呈现出一种明显的特征，即共享化。因此，实现档案信息资源的共享，已成为数字档案改造工作的一个重要方向。在县级档案馆的转型与改造中，要对数字化档案管理制度进行持续创新，抓住档案资源共享的大方向，发挥资源共享的作用，将其应用范围拓宽至档案管理中，为县级档案馆今后在数字化环境下的发展提供更多的支持。

（三）档案管理更加注重非核心专业工作的业务外包。为强化档案管理以及管理系统运行效率，在数字化改造进程中，其必然趋势是将一些与档案核心不相干的工作外包。这样不仅可以提高档案管理效率，而且减轻了档案管理人员的负担。

（四）档案管理更加彰显档案信息与资源的高利用率。社会各个领域的档案信息数据都具有很高的利用价值。但是，如果仅仅是对档案资料进行收集，而不能加以应用，就会导致档案资源浪费。为此，在数字化改造背景下，今后县级档案馆的档案信息资源利用率将得到进一步提升。

四、结语

综上所述，档案馆为了能够适应数字化时代的快速发展，针对档案管理工作进行了转型与创新，并在日常档案管理中大力引进各项先进技术与软硬件设施，充分发挥计算机技术、大数据技术等优势，转变传统档案管理理念，切实提高档案管理效率以及档案信息数据安全性。在数字化改造下的档案管理工作，不仅管理效率得到提升，而且也切实提高了档案资源利用率，能够助力县级档案馆的健康发展。