信息化背景下企业资金内部控制管理

纪 娜/文

随着市场竞争环境的日趋激烈和信息化程度的逐渐加深,传统的资金管理模式、理念、内容已经无法满足企业高质量发展的实际需求,使企业抗风险能力不够理想,容易出现资金链断裂的问题,影响各项工作的顺利进行,甚至会给企业带来破产风险。资金是企业开展各项经营活动的基础,是实现稳定健康发展的保障,其管理质量对企业的发展具有决定性影响。社会经济的高速发展和科学技术的普遍应用,对企业资金内部控制管理工作提出更高的要求。企业要将资金内控作为企业内控体系建设的核心内容,将资金管理工作覆盖到生产经营的各个环节,有效提高资金的使用效率,防范财务风险问题,在满足各项业务实际需求的基础上实现资金支出的节约。本文简单阐述企业开展资金内控管理的积极意义,针对具体实践中面临的问题提出有效的优化策略。

在实践过程中,企业要以战略规划和发展目标为基础,结合自身实际情况持续优化内部控制体系,防范财务活动开展过程中可能出现的各种风险问题,使企业资金得到安全高效利用,为企业战略规划和发展目标的实现奠定基础。

企业资金内部控制管理的作用

提高资金风险控制水平

内部控制规章制度的实行,规范化地开展了资金风险防范工作,并且在构建资金内控体系的过程中,企业可以通过规范的管理制度和科学的控制手段,结合自身业务特点和发展状况对资金风险管理机制进行优化,有效防范资金风险问题,进一步拓展资金风险的控制范围。与此同时,资金内部控制可以辅助企业经营活动的顺利开展,为其提供精准的数据支撑,能够立足于市场,全面分析市场需求,精准识别可能出现的风险问题,从企业战略角度对各个环节进行全面审视,及时发现风险预警机制中存在的不足,解决过去风险防范机制的滞后性问题,利用内控机制加强各个部门的沟通与交流,对经济活动开展中的资金收支进行重点监控,从而提高资金管理工作的整体质量,强化资金风险的防控效果,减低资金风险带来的不良影响。

全面发挥财务审计作用

风险防范的重要方式之一就是资金内部控制,能够使风险管理机制的效用得到充分发挥。企业资金管理内部控制主要从业务和财务两个方面入手,通过内控范围的拓展,可以对企业经济事项开展过程中的资金流动情况进行动态监控和实时调整,减少虚报错报问题的发生,有效防范资金管理风险问题。同时,企业资金内部控制体系的应用,可以帮助企业对审计工作进行规范,对经济活动的合理性进行判断,有利于企业资金风险防范能力的提升,是企业资金安全高效利用的有效手段。

有效监督财务管理过程

监督风险防范实施的有效方式就是资金内部控制,其可以保障资金风险预防工作的顺利推进。资金内部控制开展中生成了独特的监督机制,可在财务决策及财务审计工作之中应用。同时,企业要结合内部资金使用的实际情况,制订有针对性的监控和管理机制,对资金使用风险问题进行全面识别和科学防范。资金内控机制在资金风险的防范中还可以发挥监督效用,能够有效提高所有部门员工的风险管理意识,提高他们参与风险控制的积极性,加强彼此的沟通与交流,构建高效协作且互相监督的工作机制,保障资金合理应用。

企业资金内部控制管理问题

资金内控和风险防范意识薄弱

企业发展中最主要的保障是资金,良好的资金控制手段是企业在市场中地位的保障。但大量企业资金内部控制意识欠缺,风险防范能力不足,开展内部控制和风险防范中,主要应用单一管理形式开展管理,创新观念不足,影响了资金管理的实际效果。因此,面对激烈的市场竞争环境,企业要提高风险管理意识,积极构建内控体系,对市场环境的变化进行准确预测,合理调整资金使用方案,从而避免给企业带来经济损失。

资金收支流程缺乏规范性

分析企业运营情况发现大量企业中资金收支流程规范性不足,严重影响企业资金内部控制与管理。由于当前我国大部分企业经济管理形式为事后管理方式,在经济活动完成以后,由工作人员分析活动中的资金流动状况,整合相关数据,分析问题发生的原因,开展管理,缺少资金的实践分析与管理,从而影响资金管理工作的有效性,影响资金流的良性循环。

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闲置资金管理效率较低

企业资金管理工作开展中,资金会不断流动,也会有一些资金长期处于闲置状态,但是许多企业对这些资金缺少有效的管理,使得内部形成了激进派和保守派两个闲置资金管理派系。其中,激进派希望将闲置资金应用到企业规模扩大或者项目投资活动中,但是由于闲置资金规模较小,需要在投资或扩张时大量举债,容易给企业带来更多的风险问题,因此这种做法缺乏科学性,会影响企业业务正常进行时资金链的良性循环,严重情况下甚至会导致企业破产;保守派希望将闲置资金存入银行获得稳定的存款利息,尽量规避资金使用的风险,但是会浪费闲置资金的价值,影响资金的高效利用,不利于企业的长远发展。

内部审计监督覆盖不全面

第一,企业设立的内部审计部门缺乏独立性,审计机构与管理部门尽管名称不同,但是其工作内容大体相同,导致审计工作无法独立开展。第二,企业忽视内部审计工作开展的重要意义,大多认为审计工作属于事后监督,不能预防资金风险。第三,审计部门与其他部门大都处于平衡关系的状态,部分部门工作中对审计部门形成抵触心理,认为审计部门会对自身工作行为产生限制,从而在审计工作开展中配合度较差,影响审计工作的顺利推进。第四,审计工作的滞后性,滞后的审计影响了内部管理质量和内部审计结果,工作大都是针对已经出现的业务开展监督与检查,及时性不足,从而影响了审计效用。

信息化背景下企业资金内部控制管理优化建议

优化财务信息化控制环境,加强信息风险管理

第一,制度化建设,不断深化企业资金内部控制体系建设,坚持实事求是的原则,建立在原本制度基础上,坚持系统性选择性目标性的工作作风,拟定与企业资金内部控制相关的规章制度,强化信息系统建设,确保企业财务系统平台运行的安全性,实现企业业务升级、商业化经营模式构建的目标,优化企业的生产运行。第二,信息系统建设,当前企业已经构建了运行较好的云财务平台,必须强化信息安全风险管理,针对硬件及软件问题进行系统化的评估,并有针对性地应用风险预防措施,确保资金控制效果的优化。另外,企业需要构建境外机构管理系统及法律事务管理系统,通过这些系统持续性地满足企业扩张需求,规范开展企业内部控制与管理,增强企业内部集约化和协同化质量,保障企业信息安全。第三,人力资源建设,企业工作人员的积极性对内部控制的质量产生重要影响,需要引进专业的信息化及资金管理人才,开展企业内部控制工作,高层管理人员需要明确运营中资金管理职责及权限范围,实现对资金流动情况的全面监督与管理,分析资金流动是否规范。工作人员若是缺少云财务信息技术素养及内部控制理论知识,需要对其开展专业化的培训,不断提升其内部控制理念,落实各项资金内部控制制度,优化资金管理实际效果。

企业运营管理过程中,可以通过构建资金风险管理平台、优化资金风险预警机制、创建资金风险管理指标、提升财务人员综合素养等形式,增强企业资金风险抵抗能力。因此,强化企业资金风险控制预警能力,提升资金流动率十分关键。第一,企业可以通过信息技术构建与自身资金管理需求相符合的风险控制平台,全面把控企业资金动态发展,不断提升企业资金管理质量。第二,为促进企业工作人员资金风险控制意识的增强,需要在分析自身发展目标的基础上,对资金风险管理指标明确化,建设与实际工作相符合的资金风险防控机制,帮助工作人员更好地明确自身工作内容及工作流程,提升其风险管理能力。在此过程中,为减少财务人员个人素养不足而导致的资金管理效率低下问题,以及减少工作人员侵占企业财产的行为,企业可以定期组织人员开展思想培训,不断提升工作人员的综合素养,使其适应资金管理的工作需求,为企业的发展奠定基础。第三,减少资金风险对企业的不利影响,需要从经济发展情况出发,构建风险预警机制,准确识别资金应用中的风险,通过建立各种事前防御机制及预警机制,尽早发现资金管理中存在的问题,尽早处理,减少企业运营损失。第四,为保障企业可持续发展,需要分析我国的国家政策,分析市场建设需求及企业自身的融资情况,通过建立完善的企业信誉管理机制,不断提升企业自身债务偿还能力,拓展自身资金获取渠道,提升资金流通效率,为企业的生产运营奠定良好的物质条件。

加大资金流管理力度,实现资金流动安全合法

改善资金管理工作中事后管控的管理模式,降低企业资金流通中制度化监督管理缺陷问题发生率,减小对资金收支的不利影响。企业必须提升资金流的监督管理力度,确保资金流的完整性,有效提升资金流通的经济效益。为此,企业开展内部管理工作时,需要提升资金收支审批工作的重视度,强化资金支付授权制度的构建,建立岗位分离制度,实现对资金流通的全流程监督与管理,强化资金管理质量。首先,为降少由于收支审批工作而形成的问题,降低资金管理信息缺失的风险,保障内部管控工作的开展质量,需要对资金收支审批工作严肃化处理。例如,为提升自身资金管理效率,在资金运用中需要依据应用情况,构建完善的资金收支管理制度。企业财务人员在开展银行对账及收支发票核对等工作时,需要将收集的信息上传到财务系统,并定期检查业务往来及业务总量之中的资金流动状况,确保资金流通合法且安全,规避资金流动风险。第二,在社会经济不断发展、市场资金流动复杂的状况下,科学合理地应用资金十分关键,企业需要完善支付授权制度,对企业资金的流通情况实时化监控,强化企业重大项目资金支付管理的效率。为了防止贪污腐败问题的发生,需要不断完善岗位分离制度,保障企业运营管理中,能够在资金审批及资金下拨工作开展时,实现权责分离,会计记录与财务管理相分离,以规避资金管理中徇私舞弊问题的发生率。第三,企业运营中,为确保企业资金周转正常,需要设置专项资金,为降低专项资金挪用风险,维系资金正常周转,需要调控资金成本,做好预算外资金的管理,确保专款专用,规避资金流循环中风险问题的形成。

加强会计控制,提高资金管控效果

第一,强化资金授权控制。高层管理人员可利用会计系统账户权限授权形式,赋予财务会计部分权限,赋予企业业务部门工作权限,注重职权等级的分别,以此开展资金控制工作,构建职权层级决策流程的局面,优化资金内部控制实施效果。第二,强化资金预算控制。从企业经营业务及战略规划出发,合理配置企业资金及运营,统筹管理规划,对不同活动资金额度合理调整,科学分配项目运营成本,借助云财务平台,精准分析资金运营数据,合理编制资金预案,由企业全体员工协同开展工作,保障资金活动开展的有序性。第三,强化会计系统控制。为保障企业资金内部控制质量的最优化,需要真实性和全面性的会计财务信息支持。因此,需要利用云财务信息系统,构建企业经营和财务信息的数据支撑体系,利用信息化技术,强化会计数据的处理、优化资金内部控制质量。比如,利用财务系统,统筹企业闲置资金的应用,构建高度统一化的内部会计管理制度,建立信息会计资料的处理标准。

实现资金信息共享,保证内部沟通有效

企业运行中,需要注重不同员工及部门之间的沟通交流,明确不同员工的工作职责,确保资金管理操作正确。构建资金信息共享机制,有助于维系员工及不同部门之间的沟通交流正常化,实现业财数据共享,让管理人员可以实时掌握资金使用和流转情况。首先,企业需要改造网络环境,建立财务信息沟通的平台支撑,实现数据由物理存储转变为云端存储,做好信息系统安全管理,提升资金数据信息传输的实时性。其次,需要建设数据中心,保护资金信息不受影响,使企业工作人员能够积极参与内部控制活动,共享数据信息,提升内部控制中的沟通质量。

发挥资金稽核职能作用,强化资金管控

资金稽核工作指的是检查监督资金内部控制活动,分析资金是否满足规定,资金使用是否高效化和有序化。首先,需要建立资金考核指标,考核业务活动开展状况,从能力与工作指标两个角度出发,全面分析员工的综合工作能力,做出合理考核评估;其次,需要鉴别信息系统数据,分析考核结果,不断调整管理岗位人员,展开实时化的监督管理,降低人员违反规定所形成的经济损失。最后,若是发现问题,需要落实责任至个人,并针对性地拟订解决方案,为资金考核标准的落实奠定基础。

在信息化时代背景下,资金内部控制管理是企业资金安全高效利用的基础保障,是应对复杂市场竞争环境的重要工具,需要引起有关人员的高度重视。企业要树立正确的资金管理理念,结合自身实际情况从内控环境、风险评估、会计控制、信息共享、监督稽核等方面对资金管理工作进行优化,构建科学规范的资金内控管理体系,为企业价值最大化目标的实现提供助力。