关于提高事业单位文书档案管理效率的路径分析

冯竹梅

（四川省巴中市恩阳区医疗保障服务中心，四川 巴中 636063）

0 引言

随着我国经济社会的快速发展，事业单位在国家治理和社会服务中发挥着越来越重要的作用。文书档案作为事业单位的重要信息资源，其管理水平直接关系到事业单位的工作效率和服务质量。因此，加强事业单位文书档案管理，提高管理效率，对于推动事业单位改革发展具有重要意义。

1 事业单位文书档案管理现状

1.1 文书档案管理制度逐渐完善

近年来，我国对事业单位文书档案管理工作的重视程度不断提高。为了规范事业单位文书档案的收集、整理、保存和利用，确保文书档案的安全、完整和有效利用，我国出台了一系列政策法规。这些政策法规包括《中华人民共和国档案法》《归档文件整理规则》《机关档案管理规定》等。这些法规、部门规章为事业单位文书档案管理提供了有力的制度保障，促进了文书档案管理工作的规范化、制度化和科学化。通过这些努力，我们能够更好地保护和管理事业单位的文书档案，为社会经济发展提供有力支持[1]。

1.2 文书档案管理人员素质逐步提高

随着事业单位对文书档案管理工作的重视，越来越多的专业人才加入文书档案管理的行列，使得文书档案管理人员的整体素质得到了较大的提升。这些专业人才不仅具备扎实的文书档案管理理论知识，还具备丰富的实践经验和良好的职业道德。此外，国家和地方政府还通过举办培训班、研讨会等形式，不断提高文书档案管理人员的业务水平和综合素质。

1.3 文书档案管理手段不断更新

随着信息技术的发展，事业单位文书档案管理手段也在不断地更新换代，如电子档案管理系统、纸质档案数字化等，大大提高了文书档案管理的效率和质量。电子档案管理系统可以实现文书档案的在线收集、整理、存储和检索，方便事业单位内部各部门之间的信息共享和协同工作[2]。纸质档案数字化则可以将传统的纸质档案转化为数字格式，便于长期保存和远程访问，同时节省了大量的空间和人力成本。

1.4 文书档案管理流程不断优化

为了提高文书档案管理的效率，事业单位在遵循国家政策法规的基础上，结合自身实际情况，不断优化文书档案管理流程。例如，通过设立专门的文书档案管理部门，明确各部门的职责和权限，实现文书档案的集中管理和专业化服务；通过制定详细的文书档案管理制度和操作规程，规范文书档案的收集、整理、保存和利用等各个环节；通过开展定期的文书档案检查和评估，确保文书档案管理工作的有效实施。

1.5 文书档案利用效果显著

随着文书档案管理制度、人员素质、管理手段和流程的不断完善和优化，事业单位文书档案的利用效果日益显著。这不仅为事业单位的决策、科研、教学等各项工作提供了有力的信息支持，也为社会公众提供了丰富的历史资料和文化资源。通过充分利用文书档案，可以更好地了解历史，传承文化，促进社会文化事业的繁荣发展。同时，这也有助于提高公众对事业单位工作的认同感和满意度，增强社会凝聚力。因此，文书档案在促进事业单位和社会文化事业发展方面发挥着重要作用。

2 事业单位文书档案管理存在的问题

2.1 文书档案管理制度执行不力

尽管国家已经出台了一系列关于文书档案管理的政策法规，但在实际操作中，部分事业单位对这些制度的执行力度仍然不够。这主要表现在以下方面：①对政策法规的理解和把握不到位，导致制度在实际工作中无法得到有效执行。②部分事业单位对文书档案管理工作的重视程度不够，导致制度执行过程中出现敷衍塞责、推诿扯皮等现象。③部分事业单位在制度执行过程中缺乏有效的监督和考核机制，导致制度执行效果不佳[3]。这些问题需要我们认真思考并采取有效措施加以解决。

2.2 文书档案管理人员队伍建设滞后

虽然近年来事业单位文书档案管理人员的整体素质有所提高，但与实际工作需求相比，仍存在一定的差距。这主要表现在以下3 个方面：①部分事业单位文书档案管理人员的专业素质不高，难以胜任复杂的文书档案管理工作。②部分事业单位在人员配备上存在不足，如人员数量不足、结构不合理等问题，导致文书档案管理工作难以开展。③部分事业单位在人员培训和激励机制方面存在问题，影响了文书档案管理人员的工作积极性和创新能力。

2.3 文书档案管理手段更新不及时

随着信息技术的发展，电子档案、云存储等新型档案管理手段逐渐应用于事业单位文书档案管理工作。然而，部分事业单位在技术更新方面投入不足，导致文书档案管理手段滞后。这主要表现在以下方面：①部分事业单位在信息化建设方面投入不足，导致文书档案管理系统功能不完善、运行不稳定。②部分事业单位在技术更新方面缺乏前瞻性和主动性，导致文书档案管理手段与实际工作需求脱节。③部分事业单位在技术应用方面存在保守思想，难以适应新技术带来的变革。

2.4 文书档案管理风险防范意识不强

部分事业单位在文书档案管理工作中，对风险防范意识不够重视，容易导致档案丢失、损毁等问题的发生。这主要表现在以下3 个方面：①部分事业单位在文书档案管理过程中，对风险防范措施的制定和实施不够到位。②部分事业单位在应对突发事件时，缺乏有效的应急预案和应急响应机制。③部分事业单位在文书档案管理工作中，对外部环境变化的关注不够，容易忽视潜在的风险因素[4]。为了提高文书档案管理工作的质量，有必要加强风险防范意识的培养，提高事业单位文书档案管理的规范化、科学化水平。

3 提高文书档案管理效率的策略

3.1 完善文书档案管理制度

3.1.1 制定完善的文书档案管理制度

事业单位应当根据国家有关法律法规，结合本单位的实际情况，制定一套完善的文书档案管理制度。这套制度应当明确文书档案管理的基本原则、基本任务、基本要求等，为提高文书档案管理效率提供制度保障。在制定文书档案管理制度时，应当充分考虑本单位的特点和需求，确保制度的实用性和可操作性。同时，还应当注重与国家相关法律法规的衔接，确保制度的合法性。此外，事业单位还应当加强对文书档案管理制度的宣传和培训工作，使全体员工都能够了解和掌握这一制度，并在实际工作中加以贯彻执行。只有这样，才能够真正发挥文书档案管理制度的作用，为提高文书档案管理效率提供有力支持。事业单位应当高度重视文书档案管理工作，通过制定完善的管理制度，不断提高文书档案管理的效率和水平。

3.1.2 加强文书档案管理制度的宣传和培训

事业单位应当加强对文书档案管理制度的宣传和培训，使全体工作人员充分了解和掌握文书档案管理制度的内容和要求。这意味着，事业单位需要通过各种途径，如举办培训班、发放宣传资料等，来提高员工对文书档案管理制度的认识和理解。此外，事业单位还应当建立健全文书档案管理的规章制度，明确各部门和个人在文书档案管理中的职责和义务。同时，应当加强对文书档案管理工作的监督和检查，确保各项规定得到有效执行。通过这些措施，事业单位可以提高文书档案管理工作的规范性和有效性。这不仅有助于保护单位的信息安全，还能够为决策提供准确、及时、完整的信息支持。因此，加强文书档案管理制度的宣传和培训是事业单位不可或缺的一项工作。

3.2 推进文书档案管理手段现代化

3.2.1 引入现代先进的文书档案管理手段

事业单位应当积极引入现代化的文书档案管理手段，如计算机、网络等，以提高文书档案管理的自动化、智能化水平。这些技术的应用可以大大提高文书档案管理的效率，减少人工操作的烦琐和出错率。例如，通过使用电子文档管理系统，可以实现对文书档案的快速检索、分类和存储，方便用户随时查阅所需信息。此外，还可以利用人工智能技术对文书档案进行智能分析，提取关键信息，为决策提供有力支持。同时，事业单位还应当加强对员工的培训和指导，使他们熟练掌握现代化文书档案管理工具的使用方法。通过不断提高员工的业务素质和技能水平，可以更好地发挥现代化文书档案管理手段的优势，为事业单位的发展做出更大贡献[5]。总之，积极引入现代化的文书档案管理手段，是提高事业单位工作效率和服务质量的重要途径。

3.2.2 建立电子化文书档案管理系统

事业单位应当建立电子化文书档案管理系统，实现文书档案的数字化、网络化管理，提高文书档案信息的查询、传递、利用效率。事业单位需要采用先进的信息技术手段，将传统的纸质文书档案转化为数字化形式，并通过计算机网络进行管理和共享。这样，不仅可以大大提高文书档案的管理效率，减少人力物力的浪费，还可以方便用户随时随地查询和使用相关文件信息。此外，电子化文书档案管理系统还可以实现对文书档案的实时监控和安全保护，有效防止信息泄露和丢失。总之，建立电子化文书档案管理系统是事业单位提高工作效率、优化服务质量的重要举措，值得各事业单位认真考虑和积极推进。

3.3 提高文书档案管理信息化水平

3.3.1 加强文书档案信息化建设

事业单位应当加强文书档案管理信息化建设，提高文书档案管理信息化水平，为提高文书档案管理效率提供技术支持。事业单位需要投入更多的资源来建设和完善文书档案管理系统，以便更好地管理和利用文书档案。例如，可以通过建立电子档案系统、使用数字化技术对纸质档案进行扫描和存储等方式来实现这一目标。此外，事业单位还应当加强对员工的培训，提高他们对文书档案管理信息化建设的认识和技能。只有这样，才能确保文书档案管理信息化建设的顺利进行，并取得预期的效果。事业单位应当重视文书档案管理信息化建设，将其作为提高文书档案管理效率的重要手段。通过不断完善文书档案管理系统和提高员工的技能水平，事业单位能够更好地管理和利用文书档案，为社会经济发展做出更大的贡献。

3.3.2 建立完善的文书档案信息共享机制

事业单位应当建立完善的文书档案信息共享机制，实现与其他单位、部门之间的信息互通、资源共享，提高文书档案信息的利用效率。事业单位需要通过建立健全的制度和流程，确保其文书档案信息能够被有效地管理和利用。例如，事业单位可以采用数字化技术来存储和管理其文书档案信息，以便更好地保护这些信息并提高其可用性。此外，事业单位还可以与其他单位和部门建立合作关系，共享彼此的文书档案信息，以便更好地满足各方的需求。建立完善的文书档案信息共享机制对于事业单位来说至关重要。这不仅有助于提高文书档案信息的利用效率，还能够促进各单位之间的合作与交流，为社会经济发展做出更大的贡献。因此，事业单位应当高度重视这一问题，并采取有效措施加以解决。

3.4 提高文书档案管理人员素质

3.4.1 加强文书档案管理人员的培训

事业单位应当加强对文书档案管理人员的培训，提高其专业素质和业务能力，为提高文书档案管理效率提供人才保障。这意味着，事业单位需要定期组织培训课程，帮助文书档案管理人员掌握最新的管理理念和技术，提高他们的工作效率。此外，事业单位还应该为文书档案管理人员提供良好的工作环境和发展机会，激励他们不断提高自己的业务水平[6]。通过加强培训和提高专业素质，文书档案管理人员能够更好地完成工作任务，为事业单位的发展做出更大的贡献。同时，这也有助于提高整个单位的管理水平，促进单位内部各项工作的顺利进行。总之，加强对文书档案管理人员的培训是一项重要的工作，事业单位务必高度重视。只有这样，才能为提高文书档案管理效率提供人才保障，推动事业单位不断发展壮大。

3.4.2 建立激励机制

事业单位应当建立激励机制，将档案工作纳入单位考核体系，对在文书档案管理工作中表现优秀的人员给予奖励，激发其工作积极性和创造性，提高文书档案管理效率。这种激励机制可以通过多种方式实现，例如设立优秀员工奖、提供晋升机会、提供培训和发展机会等。此外，事业单位还可以通过改进工作流程和技术手段来提高文书档案管理效率。例如，可以采用电子化管理系统，实现文书档案的数字化存储和管理，减少纸质文件的使用，提高工作效率。同时，可以定期对文书档案进行清理和整理，确保档案的完整性和准确性。事业单位应当重视文书档案管理工作，通过建立有效的激励机制和采取先进的管理手段，不断提高文书档案管理效率，为事业单位的发展做出贡献。这样不仅能够提高员工的工作效率和满意度，还能够为社会提供更加优质、高效的服务。

4 结语

总之，事业单位文书档案管理工作在不断发展和完善中，仍存在一些问题和不足。为了提高文书档案管理效率，事业单位应当从制度建设、人员培训、技术应用等方面入手，不断提高管理水平，为事业单位的发展和社会的进步做出更大的贡献。