基于合同管理视角简析企业内控制度建设策略

朱虹 北京航天华盛科贸发展有限公司

引言

在市场经济的大环境下，企业的经济活动都需要通过合同来进行约束，合同可以维护双方的法律权益，同时有利于风险的预防与控制，甚至企业的长远发展都取决于合同制度是否完善、是否科学，所以合同管理也成了企业内控制度建设中的重点部分。从当前的情况来看，合同管理能够确定双方各自的义务与权利，随着经济的快速发展，我国的合同管理应用水平也有了明显提升，但市场经济的起步相较于发达国家较晚，仍然存在很多问题需要解决。合同签订是一个相对复杂的过程，虽然从流程上可以归纳为合同签订和合同履行，但对于合同管理来说需要考虑的问题更多，只有完善内控制度体系，才能进一步规范企业的经济活动，保障企业的合法权益。

一、合同管理视角下企业内控建设存在的问题

（一）合同管理存在的问题

1.合同管理重视不足

部分企业的领导人员和管理人员理念较为滞后，未能适应当前的市场环境和现代企业的发展趋势。在合同管理方面，管理意识滞后，依然看重业绩而轻视管理，对合同管理工作的重视较为薄弱。部分领导人员仅将合同的审查作为一种普通工作看待，并没有重视法务部门提供的审查意见，也没有做好意见的落实工作，导致合同管理无法在法律风险的防控上发挥理想作用。针对已经签订的合同内容来说，部分人员认为完成所有条例要求即可，对于合同档案管理经常是一笔带过，合同签署原件的管理也存在明显的随意性。同时针对合同履行情况未能持续跟进，导致在发生合同履约问题时无法及时发现，甚至在履约问题出现后还可能出现责任推诿、问题隐瞒等情况，进而引发严重的合同纠纷问题。

2.合同档案管理制度缺失

部分企业在合同管理方面并不重视合同档案管理，合同档案管理制度存在一定欠缺。合同管理仅做好了合同签署与审查工作，在合同档案管理上往往是敷衍了事，其中有很多具有指导意义的政策要求也没有在合同档案管理工作中进行明确，导致合同档案管理存在较大的盲目性。合同档案本身就有一定的特殊性，应根据规章制度要求进行管理，但如果企业的规章制度存在缺失，那么管理工作也缺乏有效的指导依据，出现的问题也各种各样，例如合同档案管理制度将整个行业在业务和经营活动中形成的档案进行分级分类，规定了不同类型档案的管理要求和档案留存时间。但合同与寻常档案文件在性质上就有巨大差别，合同期限不同的情况下对于合同管理工作也有不同的要求，保管合同标的金额大小，只要在合同期限内都要进行合理保管。但根据实际情况来看，很多企业并没有制定有效的档案管理办法，也没有意识到合同履行期限和合同后义务期限这两个概念，例如合同依然在履行期内时，结合制度要求却已经超出了档案保管期限，这就可能导致管理矛盾问题。合同是双方当事人权利与义务的规范性文件，若合同履行环节产生问题，那么合同档案就可以成为问责的证据，如果合同档案因为各种原因丢失，在合同纠纷中可能会让企业变得过于被动[1]。

3.合同风险评估体系不完善

第一，合同审查程序不够合理，合同经办部门针对合同报审存在一定的认知偏差，没有准确理解合同申报内容，可能会单纯申报合同签署文本，而忽略了业务背景的解释。合同的签署通常是在既定的业务背景下产生的一种活动，在材料不够完善的情况下进行合同签署，与对应业务背景脱节时，会导致审查过于片面。审查结果也需要结合法律要求和实际情况执行，而且还要根据合同目的以及其他约定、合同背景进行条款含义的解读，但经办部门报审时如果忽略了合同的业务背景，也没有提供有关的证明材料，可能导致合同审查人员无法准确识别合同风险点，也无法针对合同风险问题提出准确有效的风险防范意见；第二，合同管理人员综合素质不足，部分企业法律和法学领域的专业人才虽然数量有所提升，但负责合同审查的专业人员却存在数量配备不足、综合素质参差不齐等问题。虽然很多企业都会向社会或高校招揽人才，但由于现有员工基数较大，或人才引进重视不足，并不能从根源上解决专业人才资源不足等问题[2]。

（二）企业内控制度建设存在的问题

1.内控环境监管不足

部分企业的管理人员对于内控环境的重视有所缺失，并未在企业内部建立独立的文化宣传部门或员工培训部门，并且企业的文化结构不够理想，导致员工对于企业的归属感不足，在工作过程中工作积极性难以提高，这对于内控制度建设来说也会带来一定影响。同时企业在人才培养制度上，可能对在职员工的工作业绩带来一些影响，人力资源培养政策体系不合理，导致内控制度的落实面临一定阻碍。部分企业在员工聘任、培训、考核等方面没有建立一套完整可行的制度体系，特别是新进员工，制定的赏罚机制跨度较小，并不能产生理想的激励效果，绩效考核工作也经常因为管理人员的主观判断导致考核结果存在争议，奖励形式较为单一，针对不同岗位和年龄的员工没有考虑到需求差异。

2.内控系统与经营管理融合度不足

从合同管理的角度来看，内部控制是降低企业生产经营风险的有效举措，可以说，内部控制的主要目标就是风险的识别、控制、规避等。但实际上，企业风险控制却存在很多现实问题，例如管理人员的风险防范意识不足、风险预警机制不足、风险监督手段滞后等，这可能导致企业因为管理工作未能有效落实而业务亏损。同时，内部控制的目标也没有与经营管理现状结合，针对潜在性的风险管理问题，也缺乏预警机制和风险防控的有效规定。部分企业的内控环境经过改善后取得了一定效果，但在业务活动流程的执行上仍然存在一些问题，例如业务活动流程的制定缺乏有效的监督管理、运行过程风险管理力度不足、审批程序执行过程缺乏监管等，导致内控工作与经营管理难以有效融合[3]。

二、合同管理视角下企业内控制度建设策略

（一）强化合同全面风险管理

在合同内控管理方面，企业应当实现全部门管理的目标，按照全面风险管理的原则，实现全要素的融入与全部门的参与，从而打造一个科学可行的合同全面风险控制机制。在企业的经营管理中，需要将全面风险管理作为基本条件，将各级管理层作为主体，建立合同事务委员会，在这一条件下，主办部门和监管部门等部门都要积极参与其中，发挥各部门的职能优势，打造一个全面参与的风险管控组织体系，实现跨部门、跨边界的合同风险管理机制。合同的主办部门、审核部门、监管部门的职权可以在不同部门及人员之间进行科学分配，让各部门的职能优势充分体现出来，准确识别合同编制、合同签署、合同履行等环节可能存在的风险隐患，针对这些隐患采取防范措施进行解决，最大程度上降低风险发生率和影响程度，提高合同管理效率。在具体的管理工作中，企业需要转变自身的经营管理理念，做好合同细节方面的管理，让各部门成员都有机会参与其中，发挥其优势，确保各阶段的合同管理工作都能顺利落实并且符合标准规定，推动合同全面风险管理机制的有效落实，通过上下层级联合的方式发挥集体作用，提高合同管理的管理与执行质量。

（二）根据合同管理流程，打造全方位的内控制度

全方位的内控制度建设应当找到制度建设的重点，并对其进行细化处理，做好重点掌控，保证内控制度能够贯穿于合同管理的各个环节，实现全过程、全方位的内控管理。

1.合同准备环节的内控制度建设

在合同准备环节中，合同双方需要根据合作意向进行沟通，了解彼此的需求和要求，例如合同的需求是否能满足企业和市场实际情况等，针对合同签订主体的经营合法性、履约能力、行业信誉等进行调查，根据这些信息制定科学的合同管理制度，确保后续的合同管理制度能够有据可循。同时企业还需要建立数据库，对合同管理的有关信息进行收集与归纳，并且合同本身也要提供标准化范本，合同文本审查制度需要进行优化，明确多部门联合审核机制，重点审核合同的合法性与可行性、经济性等要素。合同签订双方需要就重点事宜进行合同谈判，合同谈判环节也要做好内控制度建设，利用定期培训等方式提高谈判队伍的专业水平。

2.合同签订环节的内控制度建设

在合同签订环节中，需要建立完善的内控制度来明确签订人员的身份和公章申请程序等细节，利用规范的内控制度来提高合同签订的规范性。在双方完成合同签订之后，企业需要根据合同的编号进行合同档案管理，这就需要制定对应的合同档案管理制度，在合同签订后妥善保管合同文件，这也是内控制度建设中的关键环节。

3.合同履行环节的内控制度建设

在合同履行环节，双方都要结合合同中划分的权利与义务进行经济活动和管理活动，企业需要做好管理台账，针对合同双方的履约情况进行持续跟踪，并做好重要节点的监督工作。例如企业在什么时间、以怎样的方式履约、付款金额大小等都要进行记录和归档。若双方出于某种原因，导致其中一方未能按约定履行合同，就需要建立违约方面的管理制度，例如违约方应如何赔付违约金，提供的商品或服务如何尽快寻找其他供应商等，若双方在合同约定方面产生分歧，如何协调处理合同纠纷等，这些都是内控制度建设需要考虑的问题，需要通过内控制度来指导工作的开展。

（三）内控制度体系的完善

其一，绩效考核与赏罚机制。针对内控管理风险防控具有重要贡献的人员，或及时挽回损失的人员应当给予额外的奖励。突出贡献人员可以按照绩效考核体系授予荣誉和物质激励，提高员工的工作积极性。同时对于造成损失或存在违反制度行为的人员应当视情况进行惩处，若事态较为严重已经触犯刑事法律，则需要及时移交到司法机关进行处理，通过合理的赏罚机制起到激励与警示的作用，而赏罚可以根据绩效考核结果而定；其二，坚持内部控制理念，贯穿企业经营发展的全过程。内控理念贯穿全程能够建立权责明确、制度明确、流程明确的内控制度体系，有利于风险的预防与控制，提高内控制度的执行效果等；其三，梳理预算收支、财务核算、资产管理等决策方面的内控制度。重要事项和重要决策内控制度的完善，改进财政管理业务程序，真正实现内部控制的全方面落实，建立以制度管辖权利、事务、人员的内控机制；其四，内控制度的执行管理。需要落实重点岗位、重点工作、重点风险的排查与评估工作，实现内控制度的刚性执行，保证内控制度体系的权威性。在此期间需要做好审计和巡检等工作，及时发现问题并及时解决；其五，推进内控信息化建设。信息技术的应用可以为内控工作提供更有力的技术支持，对此企业需要建立业务一体化管理信息系统，并在系统中设计内控方面的功能模块，优化内控程序与业务流程，针对重点业务进行风险预警[5]。

（四）合同监管与审批监管

针对合同监管不到位等问题，企业需要在合同管理程序上进行调整，并且加大内控监督力度，进一步规范内部控制和管理工作，提高企业的内部管理实效。第一，合同监管。通常来说，企业在合同签订完毕后，合同就会在财务部门和业务部门之间进行流动，在此期间需要做好合同监管工作，避免合同管理风险的出现，对合同监管的流程和方法需要进行明确。业务部门人员和客户签订合同之后，一般会将其递交到业务管理部门，并暂时存放在业务管理部门之中，期间记录关于移交人、移交时间、经手管理人等信息并建立台账。后续业务管理部门在经过初步审核之后，将合同文件递交到财务部门，经过财务人员核对合同信息后，将合同信息录入到计算机系统中，之后将合同原件递交到办公室并录入档案册，由办公室进行合同的管理工作。合同监管流程的改进能够实现合同管理责任的明确分化和落实，并且还可以对合同管理的行为进行规范，保证合同管理工作的每一环节都能顺利落实，提高合同管理效率，规避合同管理风险等。倘若在合同管理中出于某种原因导致合同无法正常履行，那么合同经办人需要结合实际情况，合同双方重新签订合同，根据新签订的合同内容来执行后续工作，及时做好合同变更等工作，规避合同履行不及时或不到位造成的合同风险；第二，合同审批监督。企业可以建立专项的监督管理小组，专门负责合同的审批监督，将合同审批过程中涉及的各种细节内容纳入监管范畴，根据管理制度要求对合同审批工作进行评估，及时发现其中存在的问题并进行解决，确保合同内容规范[6]。

结语

合同管理应当贯穿企业内控制度建设的全过程，内控制度是保证合同执行效果的一种保障。对此，企业需要从合同管理的角度着手，采取全面风险管理措施，结合合同管理流程优化内控制度建设，优化现有的内控体系，做好合同监督与审批等，为企业内控建设提供有效支持。