对事业单位会计内控管理的改进探讨

刘军玲 山东省方志馆

引言

近年来，事业单位在我国的社会经济发展中扮演着日益重要的角色。而事业单位的资金来源大多来自于国家财政、社会捐赠等，因此，其资金的使用与管理直接关系到社会公众的利益。然而，在实际操作中，事业单位的会计管理常常面临着各种挑战，特别是内控管理方面的挑战。内控不仅仅是一个技术问题，更是一个管理学的问题。当事业单位不能有效地实施内控管理时，会导致资金浪费、操作失误乃至经济损失。因此，对事业单位会计内控管理的探讨及其改进显得尤为重要。

一、内控管理的核心要素

内控管理是任何组织日常运营的核心组成部分，它旨在确保组织的目标得以顺利实现，风险得到妥善管理，并确保信息的完整性和准确性。为有效实现这些目标，内控管理体系必须做好以下几个核心要素的：1.控制环境：这是内控的基石，为所有其他要素提供了结构和纪律。控制环境涉及到组织的管理风格、企业文化和人力资源政策。这包括管理层的风险意识、职工的道德和职业道德，以及整个组织对于内控的认知和重视程度。2.风险评估：在制定控制策略之前，首先要识别和评估威胁组织目标实现的风险。这需要定期的风险评估，确保内控措施能够与外部环境和组织自身的变化相适应。3.控制活动：这些是为了管理风险而设置的具体政策和程序。控制活动包括审批、授权、核查、审计、业务流程设计等，旨在确保管理层的指示得以执行，并有效地防范风险[1]。4.信息与通讯：准确、及时的信息是内控的关键。组织内部的信息系统必须能够产生高质量的、相关的信息以支持内控功能。同时，有效的通讯机制确保了信息在组织内部和外部之间得以畅通无阻。5.监控活动：任何有效的内控体系都需要定期的监控来确保其持续有效。这包括定期的内部审计、自我评估以及外部的第三方评估。

二、事业单位会计内控管理的重要性

(一)保障资金安全与合理使用

事业单位大多依赖政府预算、社会捐赠和其他非商业性的资金进行运营。这些资金会受到公众和相关部门的密切关注，因此其安全与合理使用显得尤为重要。会计内控管理确保资金不会因失误、滥用或欺诈行为而受损。资金安全是事业单位可持续发展的前提。资金流失不仅会导致项目中断，还会影响到事业单位的正常运营。良好的会计内控机制能够及时发现并纠正错误和异常，减少因操作失误或欺诈行为导致的资金损失[2]。此外，资金的合理使用是事业单位实现其使命和目标的关键。不合理的资金使用会导致资源浪费，从而影响到项目的实施结果。一个健全的会计内控系统能够确保资金按预定的计划和预算进行使用，以实现最佳的效益。

(二)促进事业单位高效、透明运营

高效与透明是事业单位运营的两个重要目标。其不仅能够增强事业单位的运营效率，还能确保公众和相关部门对其有一个清晰、真实的了解。高效的运营意味着事业单位能够在有限的资源下实现其既定的目标。而会计内控管理则确保了资金流动和使用的合规性，从而避免了资源浪费和效率降低的风险和问题。同时，透明意味着事业单位的运营信息对外公开，可以接受公众和相关部门的监督。这需要一个完善的会计信息系统和内控机制，确保信息的真实、准确和及时性。只有这样，事业单位才能够赢得公众的信任，更好地为社会提供服务。

(三)强化对外公信力与社会责任

对外公信力对事业单位至关重要。公众对事业单位的信任往往与其是否能够恪守社会责任紧密相关。一个健全的会计内控管理系统能够确保事业单位的财务报告真实、准确，从而为公众和相关部门提供一个可靠的信息来源。此外，事业单位的社会责任不仅仅是提供服务。它还包括确保资金的合理使用，防止腐败和滥用，并对其运营进行公开和透明的报告。一个有效的会计内控管理系统能够支持事业单位实现这些目标，从而提升其在公众心中的形象和信誉。

三、事业单位会计内控管理中的问题

(一)内控制度不健全或执行不力

事业单位在会计管理上经常面临的一个主要问题是内控制度的不健全或执行不力。不少事业单位在制定内控制度时，仅仅满足于表面的程序性工作。这意味着虽然在纸面上有所谓的“内控制度”，但这些制度并没有真正针对单位的特定风险和挑战进行设计。这样的制度在真正的实际操作中，很难发挥预期的作用。另外，即使事业单位有了一套完整的内控制度，但如果没有得到上下级、各部门的共同支持和参与，这些制度也很难得到真正的执行。很多时候，事业单位的管理层和员工对内控制度持有怀疑态度，认为这些制度增加了工作的繁琐性，而没有看到它们在减少风险、提高效率上的重要作用。

(二)会计人员缺乏足够的内控培训

事业单位的会计人员扮演着监督资金流向的“守门员”角色，他们的专业水平和内控意识直接影响到单位的财务安全。然而，一个普遍存在的问题是，很多会计人员缺乏针对性、系统的内控培训。虽然一些会计人员经过了专业的会计培训，但这些培训往往更注重技术层面的操作，而忽视了内控的重要性。这导致了即使是有经验的会计人员，也会在面对复杂的、隐蔽的风险时显得力不从心[3]。而对于那些初入职场的、缺乏经验的会计人员，情况会更加严重。他们并不完全理解内控的目的和重要性，更不要说在实际工作中将内控原则和方法应用起来。这导致了即使事业单位有了完善的内控制度，也因为会计人员的执行不当，而无法真正发挥作用。

(三)技术手段落后，无法及时掌握风险

随着技术的日新月异发展，会计管理也应随之适应并引入新的技术手段来提高工作效率与准确性。但在事业单位中，一个令人担忧的现象是许多单位在技术投入和应用上的滞后。这种滞后不仅仅限于硬件设备的老旧，更为关键的是在软件和信息系统的应用上存在巨大的缺口。在这种情况下，事业单位往往无法及时、准确地获取和处理会计信息，使得财务报告的准确性和及时性受到严重威胁。更为严重的是，由于技术手段的落后，事业单位在风险识别、评估和控制上也存在明显的短板。当面临复杂、变化快速的经济环境时，这种技术上的不足会导致事业单位对一些重大风险一无所知，从而在风险真正爆发时捉襟见肘。

(四)内外部审计机制不足或功能失衡

审计机制是事业单位内控管理的重要组成部分。通过审计，事业单位可以及时发现内部的问题，纠正不当之处，确保会计工作的合规性和正确性。然而，目前许多事业单位在内外部审计机制上存在严重的不足或功能失衡。首先，在内部审计方面，不少事业单位或完全没有设立内部审计部门，或者设立的部门缺乏独立性和权威性。这使得内部审计很难发挥其应有的作用，很难对会计工作进行真正的、深入的审查。其次，外部审计在很多事业单位也存在问题。由于种种原因，如审计费用的问题、审计的周期过长等，部分事业单位选择跳过外部审计或选择不专业的审计机构进行审计。这种情况下，审计的结果往往不能真实、全面地反映事业单位的财务状况和经营成果。最后，当内外部审计机制失衡时，事业单位中存在的问题很难被及时发现和纠正。这不仅仅威胁到事业单位的财务安全，更会对外部利益相关者，如政府、合作伙伴、公众等带来误导，导致他们做出错误的决策。

四、事业单位会计内控管理的改进措施

(一)完善并定期更新内控制度

首先，完善内控制度要从实际出发。针对事业单位会计的实际运作，深入挖掘过去的经验和教训，结合新的会计准则、技术手段和管理理念，对现有制度进行全面梳理。例如，在预算执行过程中，会遇到某些不明确的审核标准或审批流程，这就需要对这些部分进行细化和明确。其次，事业单位在日常运营中，会出现的业务模式，或者因为外部环境的变化，导致某些原有的制度不再适用。这就需要根据这些新的变化，及时更新内控制度。比如，随着电子商务、移动支付等技术的广泛应用，如何在新的业务模式下确保资金的安全，就需要在内控制度中加以规定[4]。最后，定期更新不仅仅是对已经存在的问题进行修复，更是一个持续的优化过程。事业单位可以设立专门的组织或者部门，负责内控制度的更新工作。这个组织或部门应该定期收集各个部门、各个层级的反馈意见，对制度中存在的问题、不足进行整改。同时，也要密切关注外部环境的变化，对那些会影响事业单位会计工作的新的法律、法规、政策进行学习和研究，确保内控制度始终保持与外部环境的同步。

(二)定期进行内控培训与教育

首先，事业单位应建立固定的内控培训日程。比如，每年至少组织两次大型的内控培训活动，确保每一位会计及相关部门的职工都能参与。这些培训应涵盖最新的内控法规、政策解读，以及事业单位特有的内控管理经验和案例分享。其次，为增强培训效果，单位可考虑与专业的培训机构合作，邀请在内控领域有深入研究的专家来进行授课。这样不仅可以引入更多的前沿理念和实践经验，还能增强培训的权威性和吸引力。再次，除了集中培训，单位还应鼓励各部门、各层级之间的知识交流。例如，设立内控经验分享平台，鼓励职工分享自己在工作中碰到的问题以及解决方法，这样可以提高整个组织的问题解决能力。另外，针对新入职的员工，除了基本的入职培训，还应为其提供专门的内控教育课程，确保他们在刚入职时就能快速适应单位的内控文化。此外，针对高层管理人员和关键岗位的职工，可以提供更深入、高级的内控策略培训，确保他们在决策和执行过程中都能够遵循内控的要求。最后，单位还应建立内控培训效果的反馈机制。定期对参与培训的员工进行考核，评估他们对内控知识的掌握程度和应用能力。根据考核结果，针对性地调整培训内容和方式，确保培训能够达到预期的效果。

(三)引入先进的会计信息系统

为了有效应对日益复杂的财务管理挑战，引入先进的会计信息系统已成为事业单位迫切需要考虑的措施。为此，应认识到会计信息系统不仅仅是一个工具或平台，更是实现高效、精确会计处理和内控管理的关键。现代的会计信息系统具备自动化、智能化的功能，能够帮助会计人员迅速处理大量数据，提高工作效率，同时降低因人为因素导致的错误。同时，为了有效引入先进的会计信息系统，事业单位应该首先对自身的业务流程需求进行深入分析。基于这些需求，选择适合自身特点的会计信息系统或定制开发相应的功能模块。此外，应用会计信息系统的过程中，不仅是技术的部署，更重要的是职工的培训和接受度。因此，事业单位在引入新系统时，应充分调动大家的积极性，进行系统的操作培训，确保职工能够熟练、正确地使用系统。再者，为了确保信息系统的持续性和及时性，还应定期对系统进行升级和维护。随着技术的进步和业务需求的变化，系统也应相应进行调整和优化。

(四)建立并优化审计体系，鼓励第三方审计与监督

事业单位在持续发展中，为确保资金使用的透明性、合规性以及管理的高效性，一个齐全并经常优化的审计体系是不可或缺的。事业单位应确保每个业务环节、每项资金流向都能被审查到。这不仅仅是对事后的查核，更要有前期的风险评估、中期的跟踪监控以及后期的反馈总结。具体来说，单位应当设置专门的审计部门或审计团队，配备专业的审计人员，他们定期或不定期进行内部审计，确保财务报告的真实性、准确性和及时性。在优化审计体系方面，随着事业单位的业务发展和外部环境的变化，审计体系也需要进行相应的调整和优化。这意味着，审计的标准、方法、工具和流程都应当是动态的，能够根据实际情况进行调整。例如，对于新出现的业务模式或新采用的技术工具，审计人员应当及时学习和掌握，确保审计的专业性和深入性[5]。此外，鼓励第三方审计与监督，除了内部的审计体系，还应当积极引入外部独立的第三方审计机构。这种审计更为客观和公正，不仅能够为事业单位提供专业的审计报告和建议，更重要的是，通过第三方审计，可以提高公众、合作伙伴和相关机构对事业单位的信任度。具体操作上，单位应当定期公开招标，选择有经验、有口碑的审计机构进行审计，确保审计的权威性和公信力。

五、结语

事业单位作为社会组织的重要组成部分，其会计内控管理直接影响到单位的运营效率和公众信任度。通过对现有问题的深入挖掘及采取切实有效的改进措施，不仅能够确保资金的安全与合理使用，更能提高管理透明度，加强与外界的互信。只有不断完善、创新，事业单位才能适应时代发展，更好地服务社会。