基于教学秘书的高校教学管理工作方法探讨

王 炫

（济南职业学院学前教育学院，山东济南 250103）

所谓教学秘书，具体是指在高等院校以及其他各级各类学校中帮助学校主要领导者实施教学管理活动的一类人员的统称。教学秘书的主要职责是协调好领导，做好教学设计工作，教学组织工作以及其他的指挥、协调、监督和控制工作。教学秘书需要具备良好的知识结构以及强大的工作能力，同时还要具备抗负荷能力和抗压能力，其工作具有业务量大、服务性强、实践性强、工作繁杂、政策导向明显、责任重大等特点，其工作职责更加复杂多变，需要针对教学秘书的日常工作以及工作方法进行深入研究，这样会对高校的教学管理工作产生进一步的推动作用，提高教学与管理活动的有效性。本文将针对高校教学秘书的工作职责、工作特点、工作要求进行探讨，形成高校教学管理工作优化路径。

一、高校教学秘书工作职责以及工作特点介绍

（一）高校教学秘书工作职责

首先，高校的教学秘书需要做到上令下达，及时准确地将学校教务处的规章制度以及上级部门的各项规定，原原本本地传达给高校院系的各个教研室，甚至是每位教师和全体学生，确保教学工作井井有条。对于各种临时性通知也要做到及时落实，如调课停课通知、教学任务通知、教学检查通知、学生选课通知、四六级考试通知、其他各级各类补考及重考通知等。

其次，要做到客观公正的下情上报，教学秘书承载了收集教情和学情的重要职责，需要全面公正客观地收集任课教师对学校的各类通知的疑问，对正常教学与管理工作的意见，学生对于教师授课和学校管理的意见等。按照程序整理并上报给相关领导，采取有效措施进行应对，进而解决问题。专业主任、院系主任的教研与工作繁忙，所接触到的信息需要进行加工和处理的时间更短，这就需要教学秘书承担更多的收集和整理任务。

再次，还需要配合主管领导处理日常工作，让教学和管理双模式可以合理运作。教学秘书应当协助领导检查教师的考勤情况、备课情况、调研情况、课程进度、学生意见，写出详细的报告并呈送相关科室和领导，践行领导决策和学校既定部署。

最后，要承担日常教学管理任务，主要分教师和学生两个方向：需要帮助教师调整专业教学计划以及实验大纲，安排教学任务、教师课表、教学日历、调停各项考试并且安排考试内容，帮助教师完成量化统计，并对教师的教学质量进行评估，对教师获奖与处分材料进行初步审核等；针对学生而言，需要做好学生的专业分流工作，对学生名单要做到条分缕析，对于学生的课程表以及考试试卷要进行整理，要组织好补考考试、重修考试、学生四六级考试、计算机考试、普通话考试，还要做好学籍档案管理工作，毕业生管理工作如毕业质量调查、毕业生证书发放、实习教育活动、毕业生返校所组织的一系列活动等。还要协助领导做好学校的品牌特色专业建设工作，教学实验改革项目对各种会议进行记录等。

除此以外，要加强档案材料管理工作，针对教学计划、教学日历、学生信息、过往资料进行全方位管理。可以这样说，教学秘书的管理工作涵盖了高校教学管理的方方面面，需要着重加强相关管理策略的探究工作。

（二）基于教学秘书的高校教学管理工作的特点

首先，服务性更突出，高校的教学管理工作是围绕着高校学生而展开的，服务于学生的学习和工作，而教学秘书的服务宗旨则更是为教学服务，为教师服务，为学生服务。教学秘书的服务对象更加多样化，年龄、职称、学历，各有不同，服务难度更大，更需要奉献精神，才能做好服务工作，学校的管理者和教学秘书应当做到全心全意为学生的发展、为教师的工作而服务。

其次，综合性更强，高校教学管理不再是由教学管理、学生管理、后勤管理的简单叠加而组成的，既需要完成内部管理，还需要完成外部管理，既需要开展社会包联工作，还需要争取更多的社会资源，助力学校的办学活动，教学秘书更是要协助领导全方位管理本系本学院甚至本校的一系列具体事务，还需要完成教务处和主管领导临时交代的任务。因此，教学秘书的工作更加复杂，同时体现出了综合性强的特点，这和学校的教学管理工作的特点如出一辙。

再次，时效性和繁杂性也相对更为突出，高校教学管理要强调效率，要强调提高管理的质量，对于教学资源要进行有效配置，对于人员调动要做到精准高效，高校各部门之间的协调力度更强，常规的日常管理更加规范，突发性教学问题的处理更加及时，这涉及诸多方面。因此，高校教学管理工作的复杂性更大，并且实效性也更强，教学秘书的工作同样也是如此。

最后，是灵活性的特点，高校教学面临的突发情况更多，对管理者以及教学秘书的考验也更大，需要在决策和执行决策的过程中体现出灵活多变的特点，在不违背教学原则和管理规范的基础上可以灵活地处理。对于有可能出现的社会舆情，要进行及时的应对，采取更加多样化的形式宣传本校，以更加灵活的形式来提高管理的质量和效率。

二、开展高效教学管理工作提高管理效率的有效策略

（一）明确高校教学管理工作具体要求，着力培养五种意识

在探索高校教学管理工作方法的过程中，高校的领导者和部门的管理者以及教学秘书需要明确高校教学管理工作的具体要求，同时着力培养五种意识，这样才能提高管理效率。仍然以教学秘书为例，教学秘书需要做到热爱工作，甘于奉献，在工作之余还要认真学习党和国家相关的教育政策、学校的教学文件，提高自己的理论教育水平。在此基础上，协调各部门以及教师做好教学计划，确保教学秩序，对于日常的调课、停课、开课等工作，要做到及时的处理，掌握每位教师的具体信息、教学风格，协调好各项工作。在此基础上培养学习意识、责任意识、服务意识、质量意识、法律意识。

高校教学管理随时会面临新考验，随时会有新要求，要加强学习，不断更新自己的知识结构，搭建更加完备的知识框架，这样才能适应新时代高校管理工作的要求，这是社会与科技发展的重要要求。同时，教学秘书还要学习关于高等教育管理的相关知识，对于教育管理学、教育心理学、高等教育学等学科的相关理论知识，要做到深入学习。还要和同事进行深入交流，提高管理效率和业务水平。

责任意识的培养也是十分重要的，这会影响到工作效率和工作质量，如果教学秘书的工作不到位，则有可能酿成教学事故，如果学校的管理工作不到位，则有可能出现重大意外事件或安全事件。因此加强责任意识也十分重要。

服务意识则是全体高校教学管理工作者所必备的意识，质量意识则是提高教学质量的前提条件，高校教师要管理好学生，管理好课堂，高校的管理者要管理好教师和各部门，而教学秘书需要加强质量监督管理的力度，严格执行学校的各项规章制度以及教学管理措施，落实教学管理职能。

最后则是法律意识，高校的教学管理者手中掌握了部分权柄，应当遵循国家法律法规的相关要求，开展办学工作和教学活动，学校的教学秘书掌握了诸多关键岗位的关键信息，需要认真负责，在法律的要求下开展相关的工作，维护学校的名誉，保护师生信息，维护学校的财产安全等。因此，明确高校教学管理工作要求，深入培养五种意识，是践行高校教学管理理念，提高工作效率的重要保障。

（二）开展信息化档案建设工作，提高教学管理水平

高校的管理者以及教学教务部门负责人应当认识到信息化管理、智能化管理对于提高高校教学管理工作质量的重要性，可以有针对性地开展信息化档案建设工作。高校每年入学的学生和每年毕业的学生数以万计，做好学生的档案工作尤为重要，既关乎学校的信誉，又关乎学生的未来，高校教学管理部门负责人和教学秘书可以在现有机制内来进行学生学籍信息电子化处理工作，在学信网络或者教务系统中为学生以及教师设计防火墙，确保教师的教学与科研成果的安全、学生个人信息的安全。可以导入密码机制和访问权限机制，根据授权控制机制来建立内部管理制度，从而降低风险发生的概率，可以针对高校教学秘书创建专业责任体系，对于档案信息化管理工作要落实责任，建立检查机制，进行资格审核，基本信息更新和维护，信息调阅等常规工作，从而提高学生档案管理的有效性。除此以外，学校教学管理的其他资料管理工作也可进行信息化升级，从而实现无纸化办公，一键式办公以及智能化办公。这是学校教学管理效率提高的重要保障，但是对于教学秘书而言，提出了更多的要求，使其职责更加明确和突出，需要加强知识与技能学习，从而应对档案信息化管理工作要求。

（三）开展集中组织培训工作，提高管理者业务水平

高效教学以及学生管理时常会面临一系列挑战，甚至会产生社会舆情，这对于教学管理者、教学秘书以及各专业教师提出了新的要求，需要及时应对复杂情况，保护学生的身心健康。因此，需要开展一系列的培训工作，提高全体工作者的管理能力、应对能力、管理质量。教学秘书可以从互联网上搜集关于高校教学管理理念创新和知识学习相关的培训内容，进行整理后形成具体的文件夹，用于组织全校层次的教学管理培训工作。教学秘书要提高自己的实际管理水平和业务熟练程度。高校要尤其加强教学秘书的培训和管理活动，组织一系列研讨会或者主题讲座、座谈会，导入更加先进的高校教学秘书发展模式，并鼓励本校教学秘书开展学术性和技能性竞赛，交流管理心得和工作经验，利用更多先进的技术手段来提高工作质量。学校还可以针对教学秘书所开展的组织培训工作进行验收活动，通过卷面考核、线上问答、组织谈话等多种形式来确保培训成果得以巩固。除此以外，针对全体教师开展信息技术培训工作也尤为重要，需要让高校教师掌握更多的教学与办公软件的使用技巧，从而提高教学质量和管理质量，可以让计算机系的相关教师来负责培训事宜，并着重加强对高校教学秘书的技术培训工作，从而切实提高其业务水平。

（四）提高课程设计和管理效率，优化课程管理机制

高校教学管理的重点之一是课程管理。通常而言，是由高校的教学秘书负责的，如果出现纰漏，则有可能造成课程延误或教学管理疏忽的现象。高校教学管理者应当对于教学秘书进行更多的指导和培训，使其重视课程的安排工作以及课程的规划工作，教学秘书要做好课程信息的反馈工作，反馈给不同的教研室主任，安排课程实训教师、理论课程教师来填写信息表，统计教学进度是否需要集中安排，对于教材场地的要求，所需要硬件设施和软件设施的名称等，之后提交院长或校长审核后再发给教务部门，再开展相关的课程教学工作。在课程进行中，要将教学目标的落实情况、学生学情的反馈情况、教师意见进行及时整理，为教学管理负责人的工作优化提供借鉴和参考。在教务部门审核通过以后录入系统，安排任课教师进行必修课和选修课的时间确定活动，在教务部门反复核查以后核发对稿，对于学生选修类课程，则需要按照课程安排标准将课程要求和具体信息反馈到不同班级，让学生进行第一轮、第二轮乃至第三轮的选课活动。教学秘书需要对所有的选课结果进行整理并上报学院，安排教师授课，整理出清晰的时间表格和课程安排，让不同专业的不同课程可以有条不紊地进行，使得课程教学工作更加科学和有效。这可以提高课程设计和课程管理的有效性，从而优化现有的课程管理机制，为教务工作的顺利进行奠定坚实的基础。这需要教学秘书扮演重要的角色，同时强化责任意识，做好保障工作。

（五）加强教学任务管理，提高教学管理工作有效性

在探索高校教学管理工作方法以及提高教学秘书工作效率的过程中，需要以具体的教学任务为依托，先加强教学任务的管理工作，这样才能逐步提高整体管理活动的有效性。以学生选课为例，这是一项重要的教学任务，是由高校教学秘书、教任主任、专业教师所共同完成的，需要高校教学秘书将学校教务部门的课程安排第一时间通知给全体学生，让学生按照相应的顺序参加第一轮、第二轮选课活动，专业教师需要及时查看学生选课情况，并和教学秘书进行信息交流，从而进一步调整上课事宜。

在学生选课完成以后，由教学秘书整理相关信息，并决定最终成交资料由教研室主任、院长审批后执行。在选课之后需要组织学生进行评教工作，明确告知学生未参与评教的学生无法参加下一学期第一轮选修课的选修活动。由此可知，教学秘书承担了诸多任务，在加强教学任务管理的过程中，还应当及时提醒不同课任教师关注上课信息，避免教学失误。在课程运行期间，如教师有请假调课事宜，教学秘书应从旁协助，通知不同班级调课情况。

在学期末，教学秘书需要统计本学期内学院的停课和调课情况，并以量化表格的形式进行呈现，教学秘书需要将学生的考核情况及时告知学生。对于必修类课程，同样也需要加强教学任务管理，确保不空堂、不空课，确保学生出勤率。学校教学管理者以及教学秘书应当对教学任务管理范畴内的所有环节、所有工作要求进行实践探究，并做到烂熟于心，从而让自身的综合能力得到培养，业务水平得以提高，为正常教学工作的顺利进行奠定坚实的基础。

（六）提高学术研究管理效率，补足高校教学管理短板

长期以来，高校的教学管理工作以及学术研究工作存在象牙塔现象，很多专家学者的研究成果无法及时地转变为生产力，这一方面说明高校的教学管理工作存在不足之处，另一方面也说明学术研究和社会现实之间的联系不够紧密，因此需要强化学术研究管理工作。其重中之重在于教师科研管理和学生论文管理，这是高校教学秘书的工作范畴，教务部门会发布论文工作要求文件，分配指导教师以及对口学生，由教学秘书通知学生和指导教师进行对接，开展论文指导工作。

近年来，很多高校都采用线上论文系统来为论文指导与书写工作提供支持，教学秘书需要提交学生选题，并且监督学生任务书、开题报告等内容的提交情况，以及中期检查表的上传情况，论文初稿、定稿、最终稿的呈交情况，确保学生获得指导教师的指导，确保学生按要求完成论文和毕业设计，确保学生在规定时间内完成提交任务，对于未完成进度的学生，要进行督促。在此之后，要进行学生分组答辩活动，转发教务部门具体的时间安排表，并向教务部门提交学生毕业论文选题汇总表以及各种表格，如中期检查表、论文毕业答辩安排表、论文成绩汇总表、优秀论文推荐表、质量分析表等，并且还要进行归纳和存档等，在此基础上完成学生论文管理工作。

针对教师的教研教学与学术研究活动也需要加强管理，在政策扶持、资金保障、场地协调、设备供给等方面，都要制定一系列的保障措施，从而让高校的教学管理工作更加深入和便捷，为教师的科研活动和其他学术性研究活动而服务。要和社会企业以及科研单位进行对接，确保本校教师的科研成果可以及时地转化成生产力，进而提高高校教师从事科研的积极性。高校的教学秘书要定期统计本校教师论文的发表情况以及相关科研成果的产出情况，汇总形成详细的表格数据后上传至学校教师管理系统，提交给教学管理部门负责人以及相关院校的领导，便于高效开展相关的评优评先活动、绩效考核与管理活动、教师薪酬待遇调整活动等；可以以学期或学年为单位来进行教师教学教研成果与科研成果统计活动，和学校管理工作同频进行。这样既能够提高学校教学管理工作的有效性，又能够降低教学秘书的管理负担，提高管理质量。

三、结语

总而言之，基于教学秘书的高校教学管理工作方法探索活动取得了诸多进展。本文首先针对教学秘书的工作职责、工作特点、工作要求进行了探讨，明确了教学秘书的职责所在，明确了高校教学管理工作探索的主要方向，在此基础上提出了一系列关于强化高校教学管理工作的有效方法，如明确管理工作具体要求、着力培养五种意识、开展信息档案化建设以及集中组织培训工作、教学任务管理工作、打造课程管理机制、提高学术研究管理工作效率，灵活地应对学校教学管理中的一系列问题，针对教学管理不到位、监督保障不及时、关系协调不顺畅、教学秘书专业水平不过关、教师教学工作不协调、学生管理工作有漏洞等问题进行及时解决，提出一系列切实可行的应对措施，让高校正常的教学管理工作可以发挥应有的作用，让教学秘书的专业能力和素养得到体现，从而助力学校的相关建设工作顺利进行。