CJJ/T 158《城建档案业务管理规范》解读与应用

摘 要：本文主要介绍了《城建档案业务管理规范》的背景与意义，对城建档案的归档、城建档案的保管、城建档案的信息化与公开进行了分析和解读，最后对杭州亚运会建设项目消防监督审核档案管理案例进行了应用分析。在档案管理制度化下，本文为城建档案业务管理人员能够更加清晰地理解和把握该规范以及工作方向提供一定参考。

关键词：城建档案，档案管理，信息化

DOI编码：10.3969/j.issn.1002-5944.2023.15.026

Interpretation and Application of CJJ/T 158， Code for management of urban construction archives

Huang Li-ying

（Hangzhou Urban Construction Archives）

Abstract： This paper mainly analyzes the background and signifi cance of Code for management of urban construction archives， including the archiving and the storage of urban construction archives， and the informatization and disclosure of urban construction archives for analysis and interpretation， and analyzes fi re supervision and review archives management cases of construction projects for the Hangzhou Asian Games. Under the institutionalization of archives management， this paper aims to provide some reference for better understanding， comprehension and work direction of urban construction archives management personnel.

Keywords： urban construction archives， fi le management， informatization

1 背景与意义

随着城市建设迅速发展，城建档案的数量与种类日益增多，导致城建档案中的信息存储数据杂亂无章，极大程度上对城建档案的开发利用产生了阻碍。《城建档案业务管理规范》以提高城建档案工作的业务管理水平，提高城建档案的标准化、规范化、科学化管理水平为目标，在基本规定中将城建档案管理机构的业务工作应包含的内容作出了说明，明确了城建档案馆和城建档案形成和保管单位的业务工作与管理行为，为建立全面统一的城建档案业务管理指明了方向。档案管理的发展只有实现档案管理的制度化，档案管理工作才能发挥应有的作用。然而，新的形势对档案管理工作提出了更高的要求，加强对档案管理工作重要性的认识，提高单位档案管理质量，就必须建立健全档案管理规章制度[1]，因此对《城建档案业务管理规范》进行解读具有重要意义，在此基础上适应社会需求的变化，寻求更为有效的服务新途径，以提高档案利用的质量和水平，全力做好单位档案管理工作，才能更好地发挥档案的作用，促进城建档案事业的发展，从而为社会的全面进步、经济又好又快的发展提供优质高效的档案服务。

2 标准解读

2.1 归档

城建档案归档分为收集、整理、编目、统计、鉴定的工作环节，各环节职责明晰、标准规范。收集工作应该有明确的分工要求，分工明确才能确保职责落实到位。《城建档案业务管理规范》中对城建档案的形成、积累和归纳都作出明确的分工要求。城建档案整理工作分为：分类、立卷和案卷排列。分类可以采用年度分类法、专业分类法、工程（项目）分类法、程序分类法、问题分类法、载体分类法和权属分类法。立卷应按照“根据立卷原则，确定归入案卷的文件材料—排列卷内文件材料—案卷编目”的顺序进行立卷。《城建档案业务管理规范》中对城建档案的编目工作进行详细划分规定，编目工作包括城建档案著录、标引、目录组织等内容，其中著录项目的划分与细则、著录级别与著录详简级次等应按照现行国家标准《城市建设档案著录规范》GB/T 50323的要求实施。统计工作应按照统计调查、统计资料整理、统计分析、汇总上报四个步骤进行。统计工作的基本任务应为：对城建档案和城建档案工作的开展情况进行统计调查、整理、分析，提供统计数据和分析资料。统计工作应包括：统计调查、统计整理、统计分析和统计年报。城建档案统计工作应建立健全工作制度，指派专人从事城建档案的统计工作。城建档案保存单位应定期开展鉴定工作，优化馆藏档案质量和馆藏结构。鉴定工作应从国家和社会的整体利益出发，用全面的、历史的、发展的观点判定档案的价值。《城建档案业务管理规范》中对档案鉴定表也进行了规范，明确了档案室、城建档案管理机构等相关部门的鉴定工作。

2.2 保管

城建档案的保管工作是档案工作一大重点。《城建档案业务管理规范》中对档案室库房、工程建设中文件材料管理、城建档案管理机构用房、设备、装具、日常设备等都进行了管理要求规范。并且明确了不同载体档案的库房温湿度。

2.3 信息化

城建档案的信息化建设对建立城建档案信息资源体系和社会服务体系具有非常大的推动作用。《城建档案业务管理规范》中对城建档案的信息化建设工作的目标与要求进行了规定，明确了城建档案管理系统软件应具备的基本功能、信息系统安全性要求，以及对城建档案数字化进行了技术方面的详细要求。档案管理同信息化技术的有机结合，大大提高档案管理的工作效率，减少了人工操作，发挥了计算机的管理优势[2]。在电子化归档之上进一步进行信息化建设，以数字化城建档案管理机构建设为方向，以城建档案管理网络化建设为基础，以数字信息资源建设为核心，以城建档案信息资源的集成、可视化利用为目的，逐步建立起物理分散、逻辑集中、数量充足、内容丰富、结构合理、质量优化、富有特色的档案信息资源体系和社会服务体系。这些对建立城建档案信息资源体系和社会服务体系具有非常大的推动作用，不仅缩短了档案从接收到提供利用的流程，而且使档案管理流程扩展到电子文件生成、移交、存储及利用等各个阶段，从而实现了资源共享，提高了利用效率[3]。

2.4 信息公开与服务

城建档案管理机构应根据国家关于档案保密、信息公开的有关规定和公共安全的有关要求，合理划定城建档案的开放和控制利用范围。城建档案管理机构应充分利用自身拥有的档案信息数字化处理设备、先进的声像设备和人才资源，为用户提供档案信息咨询、档案整编、电子档案制作和声像档案制作等技术服务。后续城建工程可通过查询类似城建工程档案总结经验，降低设计成本、提高施工效率、避免施工浪费、降低施工事故发生概率。

3 应用案例分析

以杭州亚运会建设项目消防监督审核档案管理为案例，在杭州市举办亚运会（亚残运会）中场馆建设项目55项，亚运村项目5个，2个亚残独立场馆，共93个项目，10条地铁线、机场、杭富线、杭临线等，站点约200个，基本每个站点就是一个单位工程，外加市政项目，项目如此之多，建设过程中形成文件材料数量之大，且建设项目文件材料图纸占比更多，档案管理实为难题。为便于做好交接、归档，档案馆与消防业务部门达成一致，按照《城建档案业务管理规范》的标准进行业务管理，在项目结束后60日内归档，将项目清单交档案部门登记备案。档案部门合理安排工作计划，进行收集与移交、整理、编目、统计工作，并进行电子化归档和信息化建设，提高了档案接收工作的前瞻性、主动性、有序性。消防设计审查、消防验收、备案等许可进行中同步开展文件材料的形成积累，确保了相关档案的齐全完整，保证文件材料应归尽归，消防审验各环节节点控制，强化了文件材料管理。

同时，市和各区、县（市）住建局消防审验部门根据权限做好所属项目消防审验文件材料的收集、整理、移交等工作；各层级档案管理部门根据权限做好所属项目消防审验文件材料的接收、保管、利用等工作；档案部门负责建设工程消防审验档案管理工作的监督、指导，同步开展了档案业务线上线下培訓，使相关人员的业务更熟练，大大减少了档案管理的难度以及复杂程度。

档案工作处于后道关口，将消防审验档案工作作为一项日常性、基础性工作纳入消防审验管理整体工作中推进。消防审验文件材料的归档齐全，符合质量标准作为审验工作的一部分和最终点，形成闭环。保证文件材料的形成随审验工作的进度同步形成积累，避免事后补编。

4 结 语

《城建档案业务管理规范》的出台规范了城建档案工作的管理要求，为城建档案的管理工作提供了科学依据，理顺了档案工作机制，规范了档案开放利用，真实地记录城市建设工程中所留下的轨迹，提供重现事实的各种细节信息，提供必要的凭证、信息、经验等支撑，对城建档案相关部门及工作人员的日常工作具有重要的指导意义，有利于进一步做好档案工作，推动档案事业创新发展。

参考文献

[1]江伟琴.浅谈城市建设工程档案的接收与归档工作[J].科技创新导报，2008（15）：156-157.

[2]王文江.城建档案全过程业务管理的探索和实践[M].城建档案，2013（5）：38-39.

[3]高大伟.国家建设工程档案资源保障体系研究发凡[J].档案管理，2008（3）：22-24.

作者简介

黄丽莺，副研究馆员，主要从事档案管理工作。

（责任编辑：张佩玉）