审计视角下基于金蝶ERP采购业务的内部控制

朱敏威

采购业务是企业经营中至关重要的一环。审计视角下，由于采购计划的不当安排，企业可能面临库存不足或过剩的问题，这种情况可能导致生产活动的中断或资源的无效利用。因供应商选择不当及采购方式不合理或者招投标及定价机制不科学而可能会引发购买劣质或过高成本物资的风险，出现舞弊行为或遭受到欺诈；因采购验收不规范和付款审核不严而有可能造成物资和资金投入的损耗或浪费，是企业采购业务的主要风险点。金蝶ERP可以作为企业应对审计、完善企业内部控制制度、降低风险的强力辅助工具。

对于绝大多数企业来说，尤其是制造业企业，采购操作在企业运营中扮演着核心角色，涵盖了获取物资以及进行相关付款等一系列活动。企业为了满足自身的生产、运营、研究等需求，购买外部的物资（如原材料、零部件、设备等）或接受劳务，并支付相应款项。采购业务要与供应商进行协商、谈判，还需要进行订单管理、物流跟踪、质量控制等，以确保物资或服务能够按时、保质、保量地到达企业。进行科学的采购管理，构建健全的内部控制体系以优化采购流程。以下对审计视角下的采购业务风险及基于金蝶ERP采购业务内部控制机制的构建进行探讨。

一、审计视角下的采购业务风险

会计师事务所和注册会计师作为独立的第三方机构和专业的审计人员，需要以中立和公平的视角对公司的采购流程及其内部管理进行评估。从这一角度看，需特别注意的采购相关风险包括：可能导致生产暂停或资源浪费的情况；采购过程中存在购入劣质或高价物资的可能性，以及面临舞弊和欺诈的风险；涉及物资和资金流失的潜在风险。

（一）采购计划不当，对市场趋势的误判

不当的采购计划安排和对市场趋势的误判可能引起库存不足或过剩，这种情况有可能造成企业生产的中断或资源的无效利用。

合理制定采购计划并准确把握市场变化的趋势，是确保企业生产顺利进行和资源高效利用的关键。当采购计划安排失误或对市场趋势的预测出现偏差时，可能会出现库存不足或过剩的情况，从而触发一连串的问题。库存不足可能会导致生产暂停，进而影响企业按计划完成产品交付，从而影响销售和客户满意度；库存积压则会造成资源浪费，使企业承受财务压力和运营成本增加的困扰。

（二）错误选择供应商，采购方法不当

若选择错误的供应商，采用不恰当的采购方法，进行不合理的招标或采用不合理的定价制度，或者审批程序不规范，企业可能会购买低质高价的物资，甚至可能遭遇舞弊或欺诈行为。

选择不适合的供应商，可能会引发一系列问题。首先，制定的采购策略不当，可能会导致采购的物资质量不佳或者价格过高。其次，当招标流程或定价体系缺乏合理性，可能会给供应商提供不公平的竞争环境，进而影响到物资的质量和价格。此外，授权流程未遵循标准规程，可能会给供应商留下漏洞，让他们有了欺诈的机会。因此，一旦在供应商的挑选和采购方法选择上存在问题时，这些因素都有可能导致购入的物资品质不佳且价格过高，甚至可能面临舞弊或欺诈的风险。这些问题不仅会影响企业的经济效益，还可能对企业的声誉和信誉造成严重损害。

（三）采购验收流程不规范，付款审查不严格

当采购验收流程不够规范，付款审查不严格时，可能会导致物资和资金的损耗，对企业信誉造成不利影响。

在企业的采购业务中，采购验收是一个非常重要的环节。如果这个环节不规范，缺乏严格的流程和标准，就可能导致一系列问题，可能导致企业采购的物资质量不符合要求，并对公司的生产效率和产品品质造成负面影响；可能导致实际采购数量与验收数量不一致，造成库存管理混乱，甚至可能影响到企业的正常生产。

付款审核是企业财务部门的一项重要职责，其主要目的是确保企业资金的安全和合规性。如果付款审核不严格，就可能存在资金损失的风险，例如：在未经授权人员许可获取企业支付信息并尝试欺诈支付的情况下，如果付款审核不严谨，不能有效进行阻止，将可能导致企业资金损失。此外，付款审核的不严谨还可能引发企业违反合同条款或相关法规，进而导致企业信用受损。

二、基于金蝶ERP的采购业务内部控制

采购业务在企业运营的过程中地位至关重要，伴随着生产中断或资源浪费和购买质劣价高物资的风险，也面临着舞弊或欺诈，以及物资和资金损失等多重风险。因此，公司在采购业务中建立健全内部控制系统尤为重要。金蝶ERP的应付模块为企业完善内部控制提供了极大的帮助。该模块从采购订单-收料-入库-发票-应付单-付款单-付款-账务处理的业财流程对采购业务进行内部控制。

（一）需求和采購计划的编制

制定采购计划编制制度，以规范公司的采购行为，确保采购计划的合理性与科学性。这一制度规定了采购计划编制的详细流程，明确了责任人、时间节点等要素，从而确保了采购计划的准确性和及时性。通过这一制度的实施，可以更加规范地管理公司的采购业务，避免不必要的浪费和损失。公司依据具体发展目标，考虑现有库存和在途物资情况，科学地安排采购计划。通过合理配置资源，可以防止采购过量或不足，确保企业的生产经营计划得到有效执行。采购计划应被整合进年度经营预算管理中，并在获得批准后，作为公司的严格指令执行。

生产部根据年度经营预算和公司现有库存结构、数量、资金周转能力等，对主要物资拟定全年（或阶段性）采购及供应计划，精确而迅速地制定需求计划。在制定需求计划的过程中，需要遵循公平公正的原则，不得明示或暗示地指派特定的供应商。这一规定确保了采购计划的公正性和透明度，避免产生不正当的利益关系。采购部门通过细致的管理，确保库存维持在最佳状态，避免过多的积压和浪费。进口配套件、国内紧缺配套件等因供货周期长，通常按年编制计划，物资每半年订购一次，每两月进行一次补充或调整。对于具有独家代理权、专有技术或专利的特殊产品，必须提供相关的独家或专利证明文件，这些文件在经过专业技术团队的深入讨论之后，应提交至相应的授权审批机构或个人进行正式的审核批准，以确保特殊产品的采购符合相关法律法规和企业内部规定，保证该采购行为的合法性和合规性。

（二）请购和采购

建立健全的采购申请制度，根据需要采购物资或所需劳务的种类，指定负责管理的部门，并授权它们进行请购操作，同时明确规定相关部门或个人的职责和权限以及请购流程的具体细节。

生产部、质量部、运营部或研发部等部门依据采购需求，结合实际库存量、安全库存量原材料采购周期等数据在系统中编制采购申请单。

采购申请单中写明采购物料名称、规格型号、数量、单价、交货日期等信息，由部门负责人审批。在处理预算内的采购项目时，应严格遵循预算安排并按计划进行请购，同时依据市场状况提出恰当的采购申请。这些部门需根据市场动态及时提出合理的采购要求，同时密切关注预算内项目的实施情况。对于超出预算或非预算内的采购项目，首先应执行预算调整流程，经授权部门或个人审批之后，方可办理请购手续。

在审查采购申请过程中，部门负责人应特别检查申请的准确性和完整性，确保其符合生产和经营需求和采购计划，以及是否处于预算之内，对每个细节都进行严格审查，以确保采购申请的合理性和必要性。对于不遵循规定的采购请求，部门负责人应指示请购部门修改其请求内容或直接驳回申请。

（三）供应商的选择

设立细致的供应商评价和入围机制。通过审核供应商的资质和信誉，比如通过对供应商考察，确定符合条件的供应商名录。对于增加新的供应商、扩展现有供应商提供的服务或更改供应物资目录，采购部门应根据需求提出申请，经过规定的审批环节和程序批准之后，纳入供应商清单和管理信息系统。采购部门按照公平竞争、择优录取的原则，有效预防欺诈风险，确认供应商，并与其签署质量保障协议。在确定的供应商、采购模式和采购价格的基础上，制定采购合同，对合同的条款进行详细的说明。根据授权，确定双方的权利义务及违约责任。对供应商供应的物资的质量、价格、交货时间，以及他们的信用、运营情况等，进行实时管理和评估。

在最终评估结果的基础上，制定出一份供应商的淘汰与替换清单，建立合格供应商目录，经过核准之后，合理地挑选并调整供应商，并将相关的信息录入到供应商的管理系统中。在金蝶ERP中，可以借助供应商列表快速地新增和维护对应供应商的各种基本信息，如财务信息、组织信息等。

（四）采购价格定价

设立有效的采购价格体系，运用多样化的策略如议价采购、投标程序、比较定价等，合理设定购买成本。针对那些标准化水平较高、需求规划明确、价格比较稳定的物资，通过公开且具有竞争性的方式，如投标和集体协商，来签订统一合同。构建一个采购数据系统，持续进行关键物资的市场供应和需求情况以及价格动态的行情分析，确保这些信息的有效应用。在金蝶ERP中，可以通过采购价目表来维护物料的采购价格，并对采购订单进行控制。当采购订单的采购物料单价超过或低于价目表单价上限或下限时，生成不了采购订单，需要经过有权限的人员审批后才能继续进行后续的步骤。

（五）采购框架协议和采购合同

在签定统一合同之前，对潜在供应商的企业资质和信誉度进行彻底的风险评价。采用竞争机制来执行统一合同，确保供应商拥有足够的合同履行能力。购销协议的签订应通过恰当的授权和必要的审核流程，保证合同条件的准确性、明确性和完整性，确认对方拥有签署资格和履约能力。协议中对于重要物资验收量与协议规定量之间的允许差异作出一致性规定。

（六）验收入库

遵循《仓库管理制度》，并严格执行入库检验手续，经检验不合格（或数量、型号、规格不相符）的物资不得入库；对个别检验指标不合要求，但不影响产品质量的，需让步接收的，必须走“不合格品处置”相关程序，严把入库质量关。当采购物资验收不合格时，由质检部直接在检验报告上写出处置结论，采购经办人员在退換货处理的同时，通知供应商进行整改，供应商需要给出产品不合格的原因分析、改进措施以及纠正预防的办法等书面报告。当出现较严重质量问题时，由质检部组织相关部门编写质量异常评审单，填写处理意见并签字。对不合格品的处理意见可为三种：拒收，由采购部处理退货；换货，由供应商重新提供一批生产物资；挑货，由仓库或供应商挑出合格商品进行接收。对于需进行索赔的，由质检部填写索赔通知单，写明不合格物料名称、批号、供货单位、不合格原因以及索赔明细等信息，由运营部负责处理。对于检验合格的物资，仓储人员应填写入库单据，盖上物资接收章，登记物资账目，并及时将入库单据输入金蝶ERP系统。

（七）付款

采购付款分批结、月结或按合同（协议）约定付款三类，原则上由经办人填写付款通知单，并附采购合同（协议）、送货清单、入库验收单和税务发票等凭据。付款通知单由经办人发起申请，经部门经理审批、分管副总审批、财务审核和董事长（或总经理）审批后，出纳根据付款通知单付款。单笔付款金额超过5万元的，必须由董事长（或总经理）审批付款。开票前，需与供应商对账，账目一致，才可开票。付款审批权限清晰、明确，在款项支付之前，确保已完成必要的审核流程，经办人员和审批人员在办理付款过程中，只有在采购预算、购销合同及相关单据和审批流程经过严格核查且无误后，才能办理付款事宜。支付过程中，应严格检验采购发票及其他票据的真实性、合规性和有效性，以决定是否支付该笔采购款项。若企业在采购过程的控制和追踪中发现任何异常情况，应拒绝向供应商付款，并采取措施避免资金损失和信誉受损。财务部按合同规定的付款方式进行支付，并谨防因支付方式的不当而产生法律风险。

采购部定期与供应商核对往来款项，加强预付账款和定金的管理，定期追踪核查，发现疑问及时采取措施。财务部及时维护好采购流程中的所有记录，保证财务记账、采购文档及仓库记录之间的一致性。公司指定专人通过函证等方式，定期向供应商发送对账请求，以核实应付账款、应付票据、预付账款等财务往来，对于供应商提出的任何异议，需要及时调查原委，并在获得授权管理部门或人员的同意之后，进行必要的调整。

三、采购业务内部控制关键控制点的思考

采购业务内部控制关键控制点为：是否已明确请购，对于审查、采购、接收、支付和采购后的评估等各个环节的责任和审批权力的确定，建立价格监控体系；采购业务应当集中，避免多头采购或分散采购，降低采购成本；采购业务人员是否定期进行岗位轮换；重要和技术性较强的采购业务，是否组织相关专家进行论证，同时进行集体决策和审批。

（作者单位：浙江力聚热能装备股份有限公司）