信息化时代医院综合档案管理研究探讨

摘 要：医院档案管理是医院在发展过程中形成的行政管理、医疗卫生、科学研究、基础建设等不同形态的文件、材料等，并对其收集、整理、保存及利用。医院综合档案管理所涉及的信息与数据十分庞大。近年来，随着互联网技术的不断发展，信息化进程不断加快，医院综合档案管理也做到了与时俱进，借助信息技术不断更新对档案管理系统改革及创新，取得了较好的成效。文章针对目前医院综合档案管理存在的问题展开分析，提出信息化时代医院综合档案管理的优化对策，为后续医院综合档案管理的研究提供更多理论参考依据。

关键词：信息化时代；医院；综合档案管理；问题；对策

医院综合档案是医院各部门所有工作人员每天所涉及的各种工作信息、资料是医院的关键信息载体，档案的完整程度及其综合管理水平与医院的后续发展密不可分。信息化时代的到来为医院综合档案管理的发展提供了便利，带来了新机遇，但这一机遇在促进医院综合档案管理进步的同时，难免也会带来各种新问题。因此，有必要分析信息化时代医院综合档案管理所面临的问题以及信息化的应用为医院综合档案管理带来的转变，以为信息化时代医院综合档案管理的发展提供理论支持。

一、信息化时代医院综合档案管理工作

医院综合档案管理所涉及的档案资源主要分为传统纸质檔案与新型电子档案。随着信息技术的应用，电子档案借助良好的管理优势不断发展，成为实体档案之外的另一大档案形式，为医院的综合档案管理工作带来便利，促进了档案工作的多样化信息收集，推动了医院的信息化进程，提高了医院各部门的工作质量及效率，提升了医院整体的服务质量及水平。

1.医院综合档案管理内容

综合档案管理是对所有纸质与电子档案信息展开收集、分类、编号、存储以及查找借阅等工作，所涉及的内容包括医院的人力资源、医疗设施、财务审计等方面。在实际工作中，不同档案由不同部门负责，综合档案管理（文书、科研、基建等）由办公室负责，人事档案由人事部门负责，财务档案由财务部门负责，病历档案则是病案部门管理，这些部门之间既有关联又自成体系，不可复制模式。档案管理是医院管理健全的重要环节之一，与医院的建设发展、业务开展息息相关，缺一不可。

2.医院综合档案管理意义

（1）为医院的精神文化建设提供参考。通过不断完善对医院工作人员的基本信息、工作奖罚、人事晋升管理方法等方面的综合管理，提高工作人员素质和能力，增强院内工作人员的凝聚力与向心力。医院档案在院史馆建设、编撰院志等文化建设中，为传承医院历史发挥了重要意义。医院档案见证了医院的发展历程，是对医院文化的一种传承，不仅可以帮助员工深入了解医院的历史文化，还有助于激励员工迅速加入医院的建设工作。

（2）为医院的发展经营提供信息基础。医院档案信息数据可为医院发展提供灵感来源与信息支持，有利于医院领导者做出正确的发展决策。医院的综合档案记载了其建立以来多年的发展历程以及各种业务往来信息，借助这些信息可以总结分析医院以往的经营特点和取得的成效，从而不断优化发展方向与规划，以此推动医院的进一步发展。

（3）为解决医疗纠纷提供帮助。医患关系的好坏直接关系到医院的经营与发展，而医疗技术、服务水平的高低是导致医疗纠纷的重要因素。近年来，医患关系越来越紧张，医疗纠纷频发，若不能顺利解决将给医院带来不良影响，十分不利于医院的经营与发展。档案管理将每位患者的就诊信息做了全面收集、整理与存储，一旦出现医疗纠纷，可以通过调取档案信息寻找纠纷缘由，还原事件的本质，依法行事，维护各方基本法律权益，减小各方的损失。

3.信息化时代医院综合档案管理的特点

综合档案管理信息化相较于传统档案在管理的便利性、精确性、及时性、共享性等方面均有较大的改善。传统档案管理以纸质档案为主，内容比较直观，通过将所有档案分类、编号，统一存储在专门的档案室。但是，随着时间的推移、医院规模的扩大、工作人员的增加，医院所产生的档案不断增加，收集、整理以及查询借阅的难度不断攀升，大幅度提升了工作人员的工作量。随着信息化时代的到来，医院将网络传输、电子扫描、数据库等信息技术应用于档案管理，将纸质文件转化为电子文件，存储在电脑上，不仅节约了存储空间，还为档案的查阅提供了便利，并具有较高的精确度。档案管理信息化使得各部门的档案资料能够快速以电子形式传送至档案管理部门，避免了传统档案管理中由于工作人员的疏忽，导致档案未能及时归档的问题，保证了综合档案管理系统资料更新的及时性。传统纸质档案存在数量庞大、种类繁多、查找麻烦等问题，降低了工作人员的查阅速度与查阅率，而信息化档案管理完美解决了这些问题，突破了时间与地点的限制，提高了工作效率，实现了资源共享。

二、信息化时代医院综合档案管理面临的问题

1.设备设施和管理制度落后

信息化时代的综合档案管理离不开专业的电子设备设施与信息技术的支持。但是，由于传统档案管理以纸质文件为主，对于电脑等信息技术与软件系统的要求不高，多数设备设施比较老旧、功能不完善，导致很多医院在综合档案管理信息化的过程中由于基础设备设施的落后而减缓进程。而档案管理制度滞后，体系存在漏洞，导致在实际工作中没有根据档案工作的具体情况，完善及有效整合档案管理相关制度及规范。

2.人才队伍薄弱

信息化时代的综合档案管理离不开专业技术人才的支持，包括计算机的使用、网络传输技术、文档扫描技术等。由于传统档案管理方法与工作内容比较单一，对档案管理工作人员的专业技术与文化水平等方面的要求不高，很多档案管理人员身兼数职，导致医院综合档案管理人才队伍专业水平较低、工作效率低下，整体素质不高。部分档案管理工作人员非档案专业出身，不能及时转变学习思维，又无法获取更多学习进修机会，诸多因素相互影响，阻碍了医院综合档案管理信息化建设的进程。

3.管理体系不完善

信息化时代的综合档案管理离不开完善的管理体系支持。有些医院的领导认为只要有了高质量的医疗技术与服务水平，就可以取得较好的成绩，从而忽视了综合档案管理，缺乏完善、合理的综合档案管理体系，导致医院综合档案管理部门员工责任不明，多处于被动的工作状态，档案内容收集不齐，甚至出现资料缺失、档案未及时录入等问题，违背了综合档案信息化管理的初衷。

4.安全防护不到位

档案管理涉及医院的所有重要信息，保密工作一直都是档案管理过程中十分关键的流程之一，医院也十分重视安全防护的有效性。传统综合档案管理通过加强对档案室的监控、完善工作人员的进出程序、严格禁止非必要人员的进入等防护方法，加强对医院档案的保密工作。而综合档案管理信息化除了要注意以上几点基本防护内容外，还应当加强对电子档案的安全防护。由于网络较为开放，相关的安全防护方法比较复杂，且极易受到病毒的攻击，一旦防护力度不足，很可能导致重要信息被泄露甚至被篡改，极其不利于医院的发展。还有资料显示，某些医院工作人员责任意识不强，随意泄露患者的信息，降低了病人对医院与医务人员的信任度，不利于医患关系的维护。因此，对于医务人员的安全防护与保密意识的培养也十分关键。

三、信息化时代医院综合档案管理的优化对策

1.完善基础设备设施建设，优化檔案管理环境

基础设备设施是综合档案管理的基础，良好的基础设备设施与工作环境有助于提高档案管理的水平与质量，因此，基础设备设施的完善与环境的优化是一项十分有必要的工作。根据《中华人民共和国档案法》等法律法规中配备医院综合档案室管理设施标准的要求，配置稳定、可靠的高性能硬件设备，如计算机、密封柜、监控设备、扫描仪等辅助设备，并做好定期维护工作。

2.加强人才队伍培养，完善档案管理体系

重视及发展医院档案管理工作，引进档案专业技术人才，开设技能培训活动，提高工作人员专业水平，根据工作人员的工作能力合理划分工作内容，提升医院综合档案管理的整体质量。加强对档案管理人员的思政教育，全面、系统地展开专业知识和实际操作的学习培训，提升工作人员的岗位综合素质及能力，并实行绩效考核，完善奖惩制度，提高其工作效率及工作积极性。加强各部门之间的合作机制，完善档案的收集、整理、录入、查询、开发利用等流程，提高医院档案的时效性与员工查阅的便利度。

3.提高安全防护水平，做好档案保密工作

传统的纸质档案归档后必须存放在档案专用柜，保证档案柜只能是档案室工作人员才能开启，档案室内必须装有无死角监控且24小时开启，时刻监控档案室内的情况。其他人员非必要不可进入档案室库房，所有前来查阅资料的人员必须按照流程申请，审批通过后在档案阅览室查阅档案材料，未经档案管理人员允许，不能使用任何方式对档案材料私自拷贝或留存。

利用档案信息技术可以实现档案信息共享，但是容易增加信息被泄露的风险，因此，要做好必要的档案资料安全管理预防工作。首先，采用先进、多元化、实用性能强的信息化数据加密技术对所有电子档案加密，加强网络安全技术建设，根据档案管理需要设置访问权限，不定期地对档案管理系统更新升级，建立安全防护墙，有效提升系统安全系数；其次，建立数据恢复机制，非档案室工作人员不允许接触装有档案加密系统的计算机，做好各项档案资料的备份与恢复工作，利用光盘、移动硬盘等存储工具备份数据，防止数据丢失。此外，还需加强医院重要部门人员的保密意识，杜绝档案资料的遗失或泄密，一旦发生档案材料人为泄密事件，必须严厉惩处。

四、小结

医院综合档案管理涉及医院重要的、关键的信息资料，在医院的文化建设、发展经营以及处理医疗纠纷等方面具有重要的作用，信息技术的应用在医院综合档案管理中具备便利性、精确性、及时性和共享性等特点，有效提升了档案管理的效率。但是，由于医院档案管理基础设备设施落后、人才队伍薄弱、管理体系不完善以及安全防护不到位等原因，导致医院综合档案管理信息化进程缓慢。综合档案管理信息化是当前档案管理模式发展的必然趋势，相关部门和人员必须直面困难、敢于探索，不断改革创新综合档案管理系统，推动医院高质量发展。

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（作者单位：广西医学科学院  广西壮族自治区人民医院）

作者简介：郭晶晶（1981—），女，汉族，广西南宁人，本科，中级，研究方向：档案专业。