RPA机器人在财务共享中心的应用效果评价及优化研究

罗祝兰

(贵州财经职业学院,贵阳 551400)

0 引言

经济及科技的不断发展倒逼企业财务组织架构革新以适应企业内部需求[1]。我国出台了相关政策鼓励大型企业利用自身优势搭建财务共享中心,促进财务工作的高效开展,从而促进国家财务工作整体水平的提高,为经济可持续发展打下坚实的基础[2]。财务共享中心数据量庞大,需要大量财务人员重复机械工作,因此替代人工的机器人流程自动化RPA应运而生[3]。现有研究大多局限于分析业务流程与资本市场的关系,对于RPA机器人在财务共享中心的应用效果评价研究较少[4]。

RPA是机器流程自动化的简称,主要用来模拟手工操作与重复性工作[5],其主要的技术特点包括以下几方面:①实现7×24 h的重复操作任务。RPA机器人可以按照一定的规则定时、重复进行大量人工任务,缓解人工压力,提供工作效率。②实现用户模拟操作。RPA机器人可在用户层面模拟用户登录,完成数据录入、数据清洗、数据复制粘贴等任务,系统改造成本低。③在任务管理层面实现自由共享。RPA机器人能够在不同的程序和系统间自行切换运行,实现平台数据共享,自动完成系统任务。

RPA机器人的本质是模拟人工操作,对于企业的财务管理系统来说,其运行效率远大于人工,将RPA机器人引入财务共享中心是提升企业财务管理效率的有效方案。企业财务信息孤岛问题逐渐凸显,RPA机器人可实现财务数据共享及传输。当前多数企业财务系统普遍存在平台设计不完善、信息系统缺乏部署规划等问题,导致财务部门与其他部门缺乏数据共享,使得信息传递困难,降低了财务部门工作效率。RPA机器人具有系统非侵入性,能够实现不同系统不同部门间的数据共享及信息融合,有效解决人工操作繁琐、数据实时更新难度大等问题。RPA机器人能够提高流程的标准化和一致性。在FSSC中,各部门之间可能存在不同的流程及规则,而人为因素会导致流程执行的不一致性。而RPA机器人可按照预设的规则及流程执行任务,不受人为因素的影响,从而确保财务流程的一致性及标准化。这对于提高财务数据的准确性及可信度非常重要。RPA机器人能够降低财务共享中心的成本。传统上,财务共享中心需要大量的人力资源执行繁重的财务工作,而RPA机器人的应用可以替代人力,减少员工数量及相关成本,提高工作效率及准确性。由于机器人可以24/7运行,不受工作时间限制,实现财务处理的快速响应,进一步提高工作效率。

1 RPA机器人在财务共享中心的优化设计

以某公司财务共享中心为研究对象,对其进行调查访谈,对其中存在的问题与优化需求进行梳理分析。基于大数据管理技术,引入RPA机器人管理模式,对该公司的财务共享中心进行优化设计。

基于RPA机器人的财务共享中心的实施流程主要包括以下两方面:基于数据算法的优化流程和基于RPA机器人的财务共享优化流程,其中数据采集、数据清洗、模型构建共享基于数据算法的优化流程,而基于RPA机器人的优化流程主要包括财务共享中心适应性分析、流程优化结构、流程运用模块等内容,具体如图1所示。

图1 优化实施流程Fig.1 Process of the optimization of implementation

2 基于RPA机器人在财务共享中心的优化模型

该企业在财务共享中多依赖于人工操作,导致管理效率低下、错误率较高。基于RPA机器人对其进行财务共享管理优化,主要包括财务发票管理、财务税额计提、纳税申报等方面。优化模型如图2所示。由图2可以看出,在财务发票管理环节采用电子扫描技术读取税务申报材料进行识别汇总,完成纸质资料到电子资料的转换及存储。当子公司财务部门有新的税务申报资料就会自动触发识别系统进行批量处理,完成发票识别认证。在财务税额计提环节进行数据分类汇总,结合RPA机器人预设脚本程序完成纳税自动申报触发流程,进行数据实时录入。在会计总账环节进行财务审核,实现RPA机器人在财务共享中心的优化流程。

图2 财务共享中心优化模型Fig.2 Optimization model of financial sharing center

3 RPA机器人在财务共享中心优化结果

基于RPA机器人在财务共享中心开展的优化过程展开评估测试,结果如图3、图4、图5所示。RPA机器人在财务发票管理、财务税额计提、纳税申报三个环节优化中,在AUC、CA、F1-measure、precision、recall层面均得到了一定程度的提高,可见RPA机器人在财务共享中心流程优化中得到了有效应用。

图3 财务发票管理优化测试Fig.3 Test of financial invoice management optimization

图4 财务税额计提优化测试Fig.4 Test of financial tax provision optimization

图5 纳税申报优化测试Fig.5 Test of tax return optimization

4 RPA机器人在财务共享中心的优化策略

把云计算引入RPA机器人,进一步提升智能化。RPA机器人强大的自动化特点极大缓解了企业在财务共享中的压力,通过加强RPA机器人的利用及开发,可实现更加广泛的使用。应进一步提高产品的自动化程度,从关注单个节点向连通流程接口转变,将云计算引入RPA机器人,实现对非结构化语言的处理及加工,满足智能验证,助力RPA机器人应用于更加复杂的场景。

发掘财务共享流程自动化,扩展RPA机器人应用价值。要想进一步加强财务共享中心的流程自动化,需打通CRMSAP等业务系统与财务共享中心的壁垒。RPA机器人可协助企业建成集搜集、加工、处理、服务、创新于一体的财务共享中心圈,可进一步发掘企业财务共享流程的自动化进程,提升RPA机器人的应用价值。

完善内部机制,创新驱动发展。企业实现机器人财务共享的前提是保证公司内部的独立性及标准化。审计部门作为企业的控制部门需不断推动财务共享中心与RPA的自我评价及监督,完善企业内部建设。企业财务中心要紧跟市场需求,合理控制风险,运用RPA机器人自动化实现数据间的互联互通,提高财务共享中心的业务处理水平,创造更高的利润。

促进财务相关人员转型,增强自身核心竞争力。作为一种数字处理软件程序,RPA机器人离不开流程优化设计,这就需要财务人员主动掌握数字化技术,加强数据开发利用。企业要倡导员工转变思维模式,增强自身专业素养。

5 结束语

大数据时代的到来促进了RPA机器人与财务共享中心的深度融合,使得企业向智能化、自动化管理模式迈进。面对瞬息万变的数据化智能时代,实现机器人自动化在财务共享中心的应用尤为重要。对RPA机器人在财务共享中心的应用效果及优化设计进行研究发现,其能够降低财务运营成本,全面提高企业的财务管理水平。