新时期高职院校人事档案数字化与人才服务信息化建设现状及对策研究

甘秀娜 郭晓军 王爱苗

（石家庄铁路职业技术学院1） 河北石家庄 050041 石家庄市北新街小学1） 河北石家庄 050000）

1 研究背景及文献综述

组织人事工作中，人事档案管理与人才服务建设是一项重要内容，选人用人也常以此为重要依据。传统人事档案管理与人才服务方式曾为我国经济发展、社会稳定起到举足轻重的作用，但在经济体制转型不断加快，政治经济体制改革不断深化的进程中，这种传统方式已经滞后于时代的发展步伐。我国人事档案数字化与人才服务信息化的建设依托社会需求、政策支持、技术推动以及国内外研究成果等支撑平台，正逐步走向现代化、标准化。

1.1 国外研究现状综述

国外利用计算机等现代技术不断研发新的人事档案管理系统，在人事档案管理工作实现数字化、信息化之路上取得明显成效。与此同时，西方发达国家将缩微技术应用到档案信息的处理，为人事档案数字化打下了坚实的基础。以美国为例，人事档案部分内容可以向个人开放，比如，密歇根大学的雇员可以在线查询到自己人事档案中的某些内容，履历、提薪等情况。

1.2 国内研究现状综述

何宗哲在《基于SWOT 分析法的高职院校人事档案信息化建设研究—以广西交通职业技术学院为例》中，提出对高职院校人事档案信息化建设进行SWOT 分析，提出SO、ST、WO、WT 四项策略，将高职院校内部人事档案信息化管理和国家标准、社会要求紧密结合，融合发展，充分实现人事档案信息的价值。刘岁梅在《新时期高职院校人事档案数字化建设的工作思考》中，通过论述新时期下高职院校人事档案数字化建设的重要性，分析现阶段其存在的人事档案建设问题并提出相关建议，为高职院校的人事档案数字化创新建设提供借鉴和参考。段玉玲在《干部人事档案数字化建设现状及对策研究》中，以江苏干部人事档案数字化发展为调查对象，通过分析其发展现状及特点，创新性提出以“硬制度、强管理、新技术”软硬并举的发展对策，为干部人事档案管理、利用模式开辟新道路，让档案管理及组织选人用人工作更加智能化、信息化。基于以上研究文献，发现鲜有对新时期高职院校人事档案数字化与人才服务信息化建设现状及对策研究。

本文总结提炼新时期高职院校人事档案数字化与人才服务信息化建设现状，积极探索新时期高职院校人事档案数字化与人才服务信息化建设的对策及相应措施。

1.3 本文对于已有研究的理论价值或实际应用价值

为加快落实高职院校人事档案数字化建设，推进人才服务信息化建设，提高人事档案数字化水平和人才服务信息化水平，提出以“硬制度、强管理、新技术”软硬并举发展对策，创新人事档案和人才服务管理模式，为新时期高职院校的人事档案数字化与人才服务信息化建设提供借鉴和参考。

2 高职院校人事档案数字化与人才服务信息化存在的问题

在高职院校人事档案数字化与人才服务信息化过程中，主要存在以下问题：

（1）数字化标准体系有待完善。当前各高职院校人事档案数字化建设得到了较快的推动和发展，在人力、物力、财力等方面投入逐渐加大，但是，由于缺乏系统的数字化管理体系及人事档案数据库体系， 严重制约了人事档案管理工作的成效。

（2）人事档案信息安全有待提高。互联网时代背景下，部分高职院校在人事档案数字化建设过程中，因为没有做好对系统功能的维护和升级，出现信息的泄露和丢失等问题，导致人事档案数字化建设面临严重的安全威胁。

（3）数字化技术有待改进。部分高职院校的人事档案以及人才服务信息化建设仍处于试水阶段，缺乏有效的数字化技术支撑，如硬件设施老化，软件更新滞后，使数字化技术难以满足人事档案管理需求，大大降低了档案数字化管理效率。

3 高职院校人事档案数字化与人才服务信息化建设系统框架

结合信息化时代特征，对高职院校人事档案数字化现状和人才服务信息化建设现状进行调研，采用文献调研法、综合分析法和案例分析法，分析高职院校人事档案数字化与人才服务信息化建设现行模式及问题。在此基础上，利用“硬制度、强管理、新技术”软硬并举的策略，构建高职院校人事档案数字化与人才服务信息化建设系统框架，并提出针对高职院校人事档案数字化与人才服务信息化建设对策研究（见图1）。

图1 高职院校人事档案数字化与人才服务信息化建设系统框架

4 高职院校人事档案数字化与人才服务信息化建设对策研究

高职院校的人事档案数字化的对策包括重视并做好档案收集、整理、审核工作，建立健全人事档案数据库和加强档案信息安全管理；人才服务信息化建设的对策包括构建完善统一的信息化建设标准和加大对信息技术人才的培训力度。

4.1 强化人事档案数字化建设的对策

（1）重视并做好档案收集、整理和审核工作。高职院校档案管理人员要在确保信息数据真实有效的基础上，从档案的收集、档案的整理和档案的审核三个方面着手，简化档案核对流程，促进人事档案管理工作向数字化方向发展。

（2）建立健全人事档案数据库。高职院校档案管理人员要根据人事档案实际管理现状，提升自身数字化技术水平，准确、安全地录入和存储人事档案信息，同时，建立和完善人事档案数据库，确保数据库内容的完整性和一致性。后期还要加强对人事档案数据库系统的管理与维护，确保该系统能够稳定、安全地运行。

（3）加强档案信息安全管理。高职院校档案管理人员严格按照相关标准和要求，高度重视档案信息录入、 审核和存储等基础操作，提高档案操作流程的规范性。同时，强制要求档案管理人员和数字化建设人员签订人事档案信息保密承诺书，以免造成人事信息泄露。通过高职院校档案管理人员加大对档案信息安全的管理力度，促进人事档案数字化管理向标准性、规范性、科学性方向发展。

4.2 促进人才服务信息化建设的对策

构建完善和统一的信息化建设标准。根据高职院校人才服务实际建设需求，整合人才信息化管理规范，统一制定和完善信息技术应用标准。各部门统一使用人才服务信息化建设技术应用平台，规范过程管理，确保分工明确、有效协作。

加大对信息技术人才的培训力度。高职院校要加强对人事档案管理人员培训力度，使其不断适应人才服务的发展需求。同时，成立多个信息化建设小组，在其他部门的协作和配合下，使这些小组对人才服务需求有全面了解和把握。最后，构建出符合人才服务发展需求的信息系统，持续推进人才服务信息化、智能化发展。

5 结语

本文结合新时期的特征，对高职院校人事档案数字化现状和人才服务信息化建设现状进行调研，剖析高职院校人事档案数字化与人才服务信息化建设现行模式及问题。在此基础上，利用“硬制度、强管理、新技术”软硬并举的策略，构建高职院校人事档案数字化与人才服务信息化建设系统框架，并提出针对高职院校人事档案数字化与人才服务信息化建设对策研究。