出版企业业务档案数字化的重要性、 存在问题及对策

韩微微

摘 要：专业出版企业的业务工作量较大，且档案管理内容具有多样化的特点，既包含了公文和财务档案，也将出版合同、书稿、样书、软片等内容纳入到了业务档案管理阶段。样书、排版、软片等图书类档案资料属于出版企业的历史凭证，为图书的再版和利用提供了重要的资源保障。在计算机、互联网以及通信技术高度化发展的过程中，出版企业加快了数字化建设的整体进程，实现了对纸质软片以及电子档案的同步管理，为出版企业业务档案数字化建设奠定了有力基础。本文总结这方面有效的管理经验，以期解决业务档案数字化管理问题。

关键词：出版企业；业务档案；数字化；重要性

现阶段需要明确意识到出版企业业务档案数字化转型的重要性，通过对档案数字化管理阶段的问题予以分析，提出完善的整改对策，进一步提升出版企业业务档案数字化管理工作效率。互联网信息技术的发展使出版企业的业务档案管理工作逐渐朝着数字化的方向转型，给传统的档案信息载体和管理方法带来了较大的冲击，数字化管理改革制度的不断推行，为出版企业带来了新机遇和新挑战，有助于推动社会文化市场的革新与发展。

1 出版企业业务档案数字化建设的重要性

1.1 档案数字化建设顺应出版企业迫切需求

现阶段大多数传统的出版企业对数字化建设予以了高度的重视，并积极参与到了业务档案数字化工作当中，随着多数电子书技术提供商的不断涌现，专业的出版企业的发展目标渗透到了电子书出版阶段。排版电子文档方法的利用为图书印刷带来了便利，提升了电子书的整体销量。在计算机、通信技术和互联网平台高效化发展的过程中，数字化阅读方式受到了大众的广泛认可，加快了数字化出版行业的发展进程，使其成为了出版企业在革新阶段的重点目标。然而，传统的出版企业虽然具有出版资源和出版内容等方面的优势，若无法对其加以利用，则会限制数字化出版建设的顺利开展。对于专业的出版企业来说，为了实现数字化出版目标，需要积极建立与出版内容相关的信息资源库；数字化出版方法来与电子书出版有着本质上的不同，电子出版方法需要凭借互联网和通信平台共同运作，从而形成新型的出版形式。为此，需要根据实际的出版内容建立信息资源库，将出版企业业务档案内容以传统的管理形式转化成为数字化管理模式，再设置专业的数字化编辑部门对业务档案内容实施碎片化处理，对有效信息进行重新整合，加大对信息资源的管理力度。

1.2 加快档案数字化建设，提高再版工作效率

样书和软片在出版企业的业务档案当中有着不同的功能和作用，样书是针对出版企业已经出版的图书进行记录，并且包含了历史性的信息、数据排版、软件档案行程，为后续图书的再版工作提供了充足的资料支持，保障了再版工序的完整性与可靠性，不仅提高了再版工作的实施效率，还能够在最大程度上节约再版成本。与此同时，还可以针对相关图书档案进行数字化管理，为同步备份工作的顺利开展提供了便利性，缩小了档案资源的储存空间，不仅提高了档案资源维护工作的实施效率，还能够充分保障档案信息的安全性。当图书并未具备再版的需求时，则会导致软片档案失去原有的储存价值。为了达到提高软片档案管理效率的目的，并进一步减少出版企业对此类资源所设置的储存空间，需要定期针对库存当中的软片进行清理，按照图书的内容、印数、需求等方面的情况对软片保存价值进行预估，从而制定完善的报废计划，待计划方案得到批准之后对相关软片进行销毁处理。在数字化建设的过程中实现了对出版企业排版文件的电子化管理，形成了相应的电子文档并丰富了档案管理和保存方式，当相关软片受到报废处理之后，若部分图书需要实施再版可以利用相关电子文件对其进行制版，从而在一定程度上降低了再版作业的运行成本。

1.3 业务档案数字化是出版企业实施自动化办公的基础要求

出版企业在实现企业化管理目标之后，由于受到了市场激烈竞争环境的影响，出版企业为了达到提高管理工作效率的目的，可以通过对办公自动化软件的开发与利用，实现无纸化办公转型目标。出版企业的业务档案属于出版阶段所需用的主要資源库，实现对档案信息的数字化管理，不仅能够为出版企业内部工作提供良好的服务，还可以保障信息资源传递的及时性与高效性。在推进业务档案数字化建设的过程中，需要依附于计算机扫描、数字库储存等技术的高效化发展，从而形成新型的档案信息处理形态，将不同形式的档案资源进行整合，并逐步转化成为以数字化形态为主的档案信息，利用计算机系统的高效化运行优势对信息数据加以管理，在有序的系统结构支撑作用下形成完整的档案信息库，为档案信息的储存、传输、检索、查询、复制和利用提供了便利性保障，进一步提升了档案管理工作的实施效率。

2 出版企业业务档案数字化管理阶段问题与不足

2.1 缺乏良好的出版企业数字化管理意识

对于大多数出版企业来说，仍然采用的是纸质化档案与电子化档案相互交错的保存以及管理方式，虽然在一定程度上为档案管理工作提供了便利性保障，但在缺乏合理管理体制和规范运行要求的基础上耗费了大量的人力、物力以及财力等资源。造成此方面问题的原因主要是出版企业内部工作人员的数字化管理意识不够充足，无法熟练操作数字化运行系统。大量的储存空间被浪费，不仅使日常的管理工作呈现出碎片化和复杂化的弊端，也不利于档案资源的有效利用，阻碍了出版企业数字化档案管理工作的有序开展。现阶段大多数出版企业顺应了时代的革新趋势引进了数字化档案管理工作模式，但由于整体工作人员的数字化管理意识尚未得到有效加强，并且收到了传统档案管理理念的影响，使数字化管理模式无法发挥出应用优势与实用价值。

1.2 缺乏专业管理人才，存在信息管理缺陷

一方面，充足的人才是出版企业提高自身竞争能力的基础，出版企业业务档案数字化管理改革的不断深入，对管理人才提出了较高的要求，提升了数字化管理工作的整体标准。若管理人员不是能够实现对计算机设备的熟练操作，具备专业的系统操作能力，具备与时俱进发展理念的复合型人才，则会阻碍出版企业的健康化发展。另一方面，市场竞争环境日益复杂，为了充分保障档案信息的安全性，需要由出版企业对管理信息安全隐患问题予以高度的重视。在出版企业建设业务档案数字化管理体制的过程中，为信息的录入、储存和传递提供了便利，但也加强了对互联网平台的依赖程度，若互联网在使用的过程中存在安全隐患，不仅会使业务档案数字化管理信息安全性受到不良影响，还会导致出版企业受到社会各界的质疑。

1.3 缺少充足的档案数字化管理系统

当缺乏充足的业务档案数字化管理系统建设时，还会进一步导致出版企业减少对业务档案数字化管理在资金和资源等方面的投入，使档案数字化管理系统建设进程逐渐减缓，不利于保障管理系统的科学性、合理性以及高效性，难以实现出版企业的稳定、良性发展。部分出版企业在发展的过程中将工作重点片面集中在利益获取和效益提升等方面，忽视了对业务档案数字化系统管理等方面的内容，导致档案数字化管理系统在建设与运行阶段无法处于持续稳定的状态当中。造成此类现象的原因主要是在开展业务档案管理工作的过程中，出版企业无法以直观的形式看到经济效益的回馈。

3 加快出版企业业务档案数字化建设的有效对策

3.1 强化出版企业人员的档案数字化管理意识

正确的意识是做好一切工作的先导。出版企业业务档案管理工作人员需要针对数字化信息档案管理工作的实际情况，对分类、储存以及检索等内容所提出新的要求，结合此方面工作的操作特点通过对丰富数据信息资源的有效整合与充分利用，达到降低人力、物力以及财力等资源成本的效果，充分发挥出出版企业业务档案数字化管理工作的优势与作用。不仅如此，出版企业在需要树立与时俱进的发展理念，加大对业务档案管理工作人员的监督和培训力度，扩大业务档案数字化建设的宣传范围，使业务档案管理工作人员能够具备良好的数字化管理意识，从人员的思想观念入手实现本质改变，及时打破传统纸质化档案和数字化档案同步管理模式所带来的资源浪费问题。

3.2 对标相关行业标准，设计合理体制机制

要顺利实现出版企业业务档案数字化，需要建立合理的体制机制，而这必须建基于合理的行业标准。对此，笔者认为应该充分借鉴他山之石，即对标现有的行业标准，这样无论从完备性还是效率来讲，都是更为可取的。目前，与出版业务有较密切关联的行业标准主要有：DA/T31—2017《纸质档案数字化规范》、DA/T62—2017《录音录像档案数字化规范》等等。其中最需要关注的是DA/T31—2017《纸质档案数字化规范》。应对标该方案，针对书刊样刊等业务档案的数字化前处理、扫描、图像处理等各个环节的流程、质量要求、人员配置进行明确规定。并根据出版行业的特殊性对各项标准进行微调和补充，并将其与图书出版本身的流程加以对接，比如设计对于审稿单、编辑加工记录、校样的及时备份机制等。努力建立一整套运行顺畅、合乎标准，能充分发挥档案数字化功能的管理体制机制。

3.3 加强对出版企业业务档案数字化系统的管理力度

仅有体制机制的设计还不够，要让体制机制发挥作用，需要加大管理实施的力度。由于出版企业的图书信息数据库建设具有规模化和复杂化的特点，需要在实际的建设过程中坚持循序渐进的理念，通过对数据库相关信息的不断完善，对出版企业数据库当中的相关内容进行丰富，加快业务档案数字化网络的建设进程，实现对计算机网络通信技术的灵活使用，组建以数字化为主的网络运行系统，通过对出版企业内部图书信息资源的实时共享，为档案信息的使用者提供便利性保障，提高信息的提取以及利用效率。在出版企业业务档案数字化系统的建设过程中，主要包含了图书信息数据库、档案数字化网络等方面的建设项目。出版企業需要加大对业务档案数字化管理系统的投入力度，确保此类系统建设项目的顺利开展，通过对资金、资源的统筹规划，打造规范化的业务档案数字化管理流程，再结合出版企业业务档案数字化管理工作的实际情况，配备充足的软件设施和硬件设备，提高出版企业业务档案数字化管理工作的整体效率。

3.4 提高出版企业业务档案数字化管理人才综合水平

信息化建设的不断推进，对出版企业业务档案数字化管理工作人员提出了更高的要求，出版企业需要积极顺应时代的革新趋势，打造以高素质、高水平复合型人才为主的专业人才队伍，定期组织管理人员开展与业务档案信息化管理相关的培训工作，使其能够针对管理理论知识予以深入的理解，强化数字化管理工作人员的计算机操作能力，熟练掌握业务档案管理软件的应用方法，保证出版企业业务电子档案管理的有效性。由于出版企业的业务档案数字化管理工作具有密集的特点，档案管理工作人员不仅需要具备良好的分析以及判断能力，还需要对现阶段的网络市场环境发展规律和革新趋势予以全面掌握，对未来出版行业的转型路径做出合理的判断与明确的预期，确保新型出版企业业务档案管理战略调整方案的合理性与方案落实阶段的及时性，提高出版企业业务档案数字化管理工作质量。与此同时，还需要定期组织业务档案数字化管理工作人员参与学术研讨会，邀请专家学者与企业员工进行交流，分享有效的工作经验，实现企业人员之间的同步学习与共同进步，强化档案管理工作人员的综合能力，提升人员的专业技能和素质水平。

3.5 完善档案管理系统，避免出现安全隐患

一方面，由于受到复杂化网络环境的影响，出版企业业务档案数字化管理工作和信息的安全性造成了威胁。为了充分的保障业务档案信息的安全性，需要引进先进的档案管理软件设置权限、密码、杀毒以及关卡等层次化的结构体系，利用软件设施定期对数据信息进行拷贝，加大对系统的维护力度，实现对系统体系的升级与改造，避免出现非法访问、信息篡改、数据盗取等问题，切实保障出版企业业务档案信息的安全性。除此之外，还要求出版企业能够在实施业务档案信息管理工作的同时，对内部的信息数据予以保密处理，确保网络病毒消杀工作的顺利开展。另一方面，为了实现出版企业自动化管理目标，需要建立以多功能和开放式的管理系统，将数字化业务档案管理与其他类型的办公自动化系统包含在内，在计算机网络平台的支撑作用下建立以共享为主的数据库系统，利用特定的数据接口和外部网络链接实现对信息数据的有效转换，提高出版企业业务档案管理工作效率。

结语

在科学技术水平不断提升的过程中，软硬件设施得到了有效更新，给出版企业业务档案管理工作带来了积极影响。出版企业在开展业务档案数字化建设项目的过程中，需要坚持与时俱进以及开发创新原则，在科学发展观念的正确引导下，使业务档案数字化管理工作逐渐朝着规范化、科学化以及集中化的方向转型，为业务档案资源的使用者提供更加优质的服务保障，在降低业务档案数字化管理成本和时间成本的基础上，提高出版企业业务档案管理工作的实施效率。

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作者单位：吉林省幽默与笑话杂志社有限责任公司