科研实验记录规范化管理的思考

王雪萍

（中国科学院福建物质结构研究所，福建福州， 350108）

科研实验记录作为科研档案的重要组成部分，涉及科研设计、实施、研究、观察等各个环节，是科研工作真实的再现，也是科研活动和成果重要的原始凭证。然而，当前实验记录的管理不够规范仍困扰着学术界，亟待制定可量化、可考核、可检查的实施方案。

一、 实验记录在科研活动中的重要性

1. 实验记录是科研活动中至关重要的“软成果”

作为一种原始的科技档案，实验记录不仅为科技成果提供了“出生证明”，还是防止同行对科技成果产生质疑的关键证据。它是裁定科技成果真伪、归属权最具权威的依据，也是分析实验数据、总结实验经验的重要依据。

2. 实验记录可再现科学研究过程

实验记录包含了实验过程中观察到的现象、数据和结果。通过查看实验记录可以了解研究过程中使用的材料设备、实验条件和具体操作等信息，从而再现实验过程，验证实验结果。其能为重复和追溯科学实验、科研合作提供直接参照，也是科研成果申报和科研诚信调查最原始有效的证据。

3. 实验记录能为科学决策提供真实依据

实验记录作为一种客观、真实、可靠的一手档案数据来源，可以为决策者提供原始信息，帮助其了解问题所在、掌握发展趋势、制定合理方案。如在大科学工程项目实施过程中，可借助科研记录不断调研论证，通过实验记录数据加以说明。

4. 实验记录是培养科学思维的重要手段

通过实验记录撰写、审阅和讨论，研究者可以逐渐培养出科学思维习惯和素养，提高自身科学研究水平。对实验过程的实时全程记录，体现科研人员的思维过程，反映科研实验方案的设计，能够培养科研人员的观察能力、动手能力、逻辑思维能力和分析能力。

二、 当前科研实验记录管理存在的问题

1. 缺乏相应标准规范及规章制度

目前国家关于科研活动原始记录管理的相关政策文件与具体要求尚不清晰，有关科研实验记录管理体制机制缺失，尚未建立实验记录管理责任网络，未能明确科研管理部门、综合档案管理部门、科研课题研究单元及具体科研人员的管理职责，有关实验记录归属流向不清晰。

2. 缺乏组织专业培训及专题宣讲

笔者调研发现，在实际科研实验记录档案管理中存在部分科研人员进行实验记录不规范、不严谨，修改随意，或只有记录数据无结果数据，实验记录元素信息不完整现象。有关实验记录规范化培训未能引起领导重视，造成培训缺失。同时，日常极少开展专题宣讲活动，未能将优秀实验记录进行宣传。

3. 缺乏日常检查及奖惩长效机制

由于当前未建立起对实验记录的审查和监督机制，无法及时发现和纠正实验记录管理中存在的问题，影响了实验记录和实验数据的可重复性和可信度。科研管理部门缺少对科研实验记录规范化管理宣贯工作，未能开展实验记录检查奖惩工作。综合档案部门未能牵头成立科研档案工作小组，定期组织科研档案自查、实验记录本抽查、评比等工作。

4. 缺乏科研实验记录归档意识

部分人员未充分认识到实验记录在科学研究中的重要性，还存在部分实验记录留存在科研人员个人手中，或归档时只提交复印件的现象，更有甚者在科研人员调离岗位时将实验记录一同带走。同时，由于工作机制和规章制度不够健全，科研人员不愿归档共享实验记录。

5. 缺乏数字实验记录信息管理系统

当前信息化背景下科研实验记录电子数据保管利用共享提上议事日程，有必要引入科研实验记录平台或系统对数据进行收管存用。数字实验记录管理系统需要一体化设计，按照科研实验记录的原始性、真实性、准确性和系统性特点，加强对数字科研实验记录规范化管理的督导检查，但当前未建立起完善的实验记录管理系统。

三、 科研实验记录规范管理举措

1. 建章立制，构建科研实验记录管理职责体系

首先，建立科研实验记录规范管理体系，各科研院所和高校在科学研究过程中应结合本单位研究领域特点，制定科研实验记录管理规范，对实验记录进行统一管理，编制实验记录本并编号管理，加强过程控制。其次，明确科研实验记录的管理机构或管理部门，该机构或岗位人员应具备相关专业背景和管理经验，能够有效地对实验记录进行审核、监督和指导。科研管理部门是牵头组织协调部门，综合档案室是归档整理保管利用部门，档案员是收集预立卷具体执行者。在签订课题或项目任务书时，即明确规定该课题或项目有关实验记录的归档要求和任务，从前端开始监管，指定专兼职档案员负责该课题实验记录的收集预立卷工作。

2. 组织培训，宣讲实验记录管理规范

首先，邀请相关领域的专家学者、专业机构等，针对实验记录的管理要求、标准规范和规章制度等对研究人员进行培训，重点宣讲科研实验记录的记录原则、主要内容、记录方法、归档管理流程，重点提高科研人员实验记录归档意识，提高实验人员和管理人员的专业知识和技能水平。其次，专题宣贯实验记录的规范管理案例和经验，激发科研人员的兴趣和内在驱动力。可结合“国际档案日”宣传活动等，集中展示老一辈科学家珍贵的科研手稿档案，以榜样力量积极传递正能量，帮助研究人员理解科研实验记录的规范性。再次，了解科研人员培训需求，对培训内容进行优化提升，确保培训内容与实际相结合，同时还可根据需求组织实地观摩或交流活动，宣讲数字实验记录信息管理系统的优势和应用，鼓励科研人员采用数字化技术提高实验数据和实验记录的管理水平。

3. 落实监管，促进实验记录检查奖惩常态化

首先，借助外部力量，确保实验记录数据规范。如在研究所开展科研诚信道德活动中，同步开展科研实验记录档案检查。落实对科研实验记录过程监管，采取一定的奖惩措施，明确奖惩标准和依据，促进实验记录检查奖惩常态化。其次，借助科研人员、专家及各有关部门力量，对归档实验记录内容进行把关，共同督促做好实验记录归档。财务部门、人事部门或科技项目管理部门共同配合，将实验记录归档情况与年度评优绩效奖励挂钩。

4. 试点先行，提升科研实验记录归档率

首先，选取有代表性的科研任务承担单元，如生物或化学等领域的国家重点实验室或科技部重点研发项目，通过制定科研实验记录归档试点计划，明确试点的目标、任务、时间表、责任人等信息，进行宣贯培训。其次，及时对试点进展情况进行评估和总结，分析试点的效果和存在的问题，及时调整实施方案和改进措施，逐步将实验记录归档管理制度推广到其他实验室和项目中。再次，归档时将实验记录等核心工艺参数文件申请涉密审批归档，制定涉密实验记录档案借阅管理规定。

5. 数字管理，实现实验记录数字化

数字实验记录信息管理系统通过数字化技术，将实验数据、实验记录、数据处理和分析等过程进行自动化和智能化管理。主要包括实验记录数据存储、数据检索和分析、数据安全和用户管理等。数字实验记录信息管理系统能够提高科研人员的工作效率和管理水平，减少人工操作和人为错误，确保实验数据的准确性和可靠性，为科学研究和实验工作提供有力支持。双轨制归档时，计算机中的数据及谱图文件应刻盘与相应的实验记录本一同保存归档。单轨制归档时，将特殊载体特殊格式的科学数据保存或与档案信息化系统进行在线高效衔接，实现逻辑归档安全。通过实现实验记录和实验数据数字管理，使得科研实验数据服务便捷化，实现科研实验记录电子数据全流程生命周期管理。