行政事业单位内部控制信息化建设探索

徐添

内部控制信息化建设是行政事业单位有效防范风险，确保国有资产安全和有效使用的重要举措。新形势下，行政事业单位为实现内部控制管理水平的有效提升，应以制度为抓手，以信息化为手段，将制度流程化、业务流程信息化，实现从“人控”到“机控”的转变。本文分析了行政事业单位内部控制信息化转型中存在的问题，并提出了相应的对策和工作要点，为行政事业单位内控信息化建设提供参考。

当前，随着信息技术和人机一体化的不断进步和发展，以及对财务信息披露实时性和全面性要求的不断提高，行政事业单位加大对信息化技术的重视，在内部控制工作中引进信息化系统，开展内控信息化转型已经成为大势所趋。然而，从目前的实际情况来看，大部分行政事业单位虽然在一定程度上对内控制度进行了修订和完善，但是内控信息化建设仍然起步晚、发展慢，普遍缺乏高效的信息技术工具对制度进行整合、链接。加上信息化建设的意识落后、专业人才十分匮乏、信息系统集成水平较低，这些因素都直接或间接影响了单位内控信息化的建设程度和水平。在会计信息化背景下，行政事业单位要实现长期高质量发展，必须要在构建科学合理的内部控制框架体系的基础上，引进信息化技术，加强信息化系统建设与应用，实现实时动态风险监控。基于此，本文首先分析了行政事业单位内部控制信息化转型的意义。在此基础上，针对现阶段我国行政事业单位内部控制信息化建设存在的问题进一步有针对性地提出对策建议，为行政事业单位内控信息化建设提供参考。

一、行政事业单位内部控制信息化转型的意义

（一）保障行政事业单位内控工作良好运行

当前，大数据、OCR识别等新技术层出不穷，并在财务管理层面成熟应用。这些成熟的技术、流程以及思想方法在未来一段时期必将对行政事业单位财务管理转型及变革起到极大的支撑和推动作用。通过在信息系统中嵌入内部控制制度和流程，实现内控工作的规范化、程序化管理，有助于持续稳定地监控决策、执行和监督内部控制工作，使行政事业单位各部门涉及的相关制度和业务流程标准化、透明化。在各个业务环节建立严格的分级审批机制，将业务控制点前置到业务发生之前，尽可能地消除单位内部控制工作因人为的主观因素造成的失误，避免超预算、不合规等情况发生，保障内控工作平稳、高效运行。

（二）提升行政事业单位综合管理效率

一方面，行政事业单位可以借助信息技术，提高业务开展和日常经营管理中各类信息和数据的交互效率，并减少重复、低附加值、耗费人力和流水线作业，将内部控制人员从简单重复的工作中解放出来，投入到附加值更高的工作中，从而提高管理决策的质量和水平，提高日常经营管理的效率。例如，通过手机应用软件可以方便业务部门人员随时随地、安全快捷地获取各种财务信息，并实现手机对待办流程的审批、决策和转交，有效解决领导出差无法在线下审批的问题；另一方面，内控信息化建设可以帮助单位建立一套可执行的流程和标准，有效避免发生各级缺位、越位、错位的情况，促进各部门与人员之间的沟通更加高效和顺畅，减少因沟通不畅导致的效率低下和人力成本、财务成本的增加，最终全面提高行政事业单位的管理效率。此外，行政事业单位在内部控制过程中，可以更好地管理与资金流向相关的部门，同时根据各部门的实际情况，完善相关责任制度和业务审批流程，实现财务核算和监督制衡，确保各项支出科学合理，核算正确，提高支出效率，改善支出效果。

（三）增强行政事业单位抗风险能力

在行政事业单位的现代化建设与发展中，不断增强自身的抗风险能力十分重要。推进内部控制信息化建设，可以促进业务、财务和流程的全面融合，通过财务业务数据共享和协同管理，准确、高效地监控和追溯各类数据和信息，避免因信息不对称和沟通不及时导致的各类管理风险和财务风险，提高行政事業单位的风险防范能力。同时，内控信息化建设可以帮助行政事业单位对数据进行分类、归纳和整合，实现各类数据的互联互通，打破各个流程节点之间的信息壁垒。单位领导和内控管理人员可以及时查看当前的经营情况，提前预测各个环节可能出现的风险，及时发现管理漏洞和薄弱环节，进而分析判断风险点、及时做出决策，制定有针对性的防范方案，纠正偏离本单位正常运行轨道的业务活动，并推动行政事业单位持续加强内控制度建设，完善相应流程，不断提升风险防控水平。

二、行政事业单位内部控制信息化建设存在的问题

（一）内部控制信息化建设意识薄弱

目前，大部分行政事业单位在开展内控工作的过程中，仍然习惯于使用过去的经验及传统方法收集信息、分析问题，未重视和充分利用信息技术所带来的系统化、便捷化、规范化管理，不了解本单位可以运用何种信息化技术和手段更好更快地实现本单位内部控制目标。究其原因，主要是行政事业单位的一些负责人思想较为保守，对内控信息化建设、内部控制信息系统的了解和认识不够深入，未能与时俱进地开展内控信息化建设转型工作。还有部分单位负责人重业务、轻管理的思想根深蒂固，将内部控制工作简单地划为财务部门或者办公室的工作，故而投入较少的人力、物力、财力。此外，许多行政事业单位的人员对内控信息化建设的认识不足，未能紧跟信息化时代的步伐及时转变观念、提高认识，仍然使用传统的方法和手段开展工作，对使用新兴信息技术改进工作流程和方法存在一定的抵触心理，认为学习成本较高，增加了自身的工作负担。除此之外，还有一些行政事业单位部门之间的权责划分不清晰，归口管理界限模糊、欠缺合理性，工作流程缺乏科学性，常常出现推诿扯皮现象，内控合力尚未形成，内控信息化建设更是无限延期。

（二）内部控制信息化建设人员缺乏

当前，行政事业单位在开展内控信息化建设面临的另一大难题是人员配备及专业化水平不足。大部分行政事业单位主要由财务部门或者办公室兼职负责内控管理，缺乏能长期投入专门时间和精力从事内部控制信息化建设专项工作的专职人员，有些单位甚至缺少专业的信息技术人员，或者虽然配备了技术人员，但缺乏常态化、系统化的培训机制和动态化的竞聘机制，导致信息技术人员素质层次不齐，难以在日新月异的信息化发展浪潮中不断学习、更新内控相关业务和技能，在一定程度上制约了内控信息化建设步伐。

（三）内部控制信息化建设起步较晚

目前，虽然许多行政事业单位运用信息技术完成了部分信息系统的建设，如资产管理信息系统、会计电算化系统等，但尚未建立完善的内部控制信息系统，在合同管理、预算管理、政府采购等方面仍处于传统的工作模式，与内部控制相关的审批、授权环节需要人工签字。并且，现有信息系统运行时，系统之间相互独立，资源之间难以整合，需要重复录入数据，造成资源的严重浪费，极大地增加了工作人员的压力。究其原因，内部控制制度建设是一项庞大而复杂的工程，涉及内容广泛，而行政事业单位可借鉴的经验少，不知道如何建立内部控制信息系统，导致内部控制信息化起步晚，信息化水平低。

三、行政事业单位内部控制信息化建设的对策

（一）提升内部控制信息化建设意识，构建良好的内控环境

内部控制信息化建设是一项系统工程，需要多方通力配合。对此，行政事业单位负责人应转变思想，提高认识，将内部控制信息化建设作为“一把手”工程并大力支持、重点开展，切实履行内控“第一责任人”职责，发挥带头示范作用，自上而下、层层传导，培养全员内控信息化建设的意识和思维。同时，还可以聘请本地区高等院校相关教授、高新技术企业的优秀管理者，大规模培训干部职工，培养构建内部控制体系的思想与素质，并在实际工作中持续运用，从而让广大干部职工切身感受到内部控制信息化建设的现实意义，全面提升工作效率和业务能力。

（二）加强内部控制信息化人才培养

行政事业单位应组建一支高素质的信息管理人才队伍，不断提高人员整体素质和信息化管理水平，加快内部控制信息化建设。一是引进专业信息化人才，增设非实名制编制，选拔优秀的综合管理信息化人才，夯实内控信息化建设的人才基础；二是要定期组织内部控制信息化专题培训，以内控的重要性、内控信息化建设系统操作等为抓手，促进单位人员内部控制管理和信息化运行的综合能力水平；第三，要制定相应的人才激励机制，完善绩效考核与奖惩机制，将内控信息化建设作为绩效考评中的一项任务，并将考核结果作为相关人员年终考评、岗位调配、收入分配以及职级晋升的依据，通过绩效导向引导单位内部人员积极参与内控信息化建设；第四，财务人员作为内控建设的牵头部门，要充分发挥主观能动性，与时俱进树立创新性内部控制和财务管理思维，系统学习先进的内控管理方法和技术，不断提升自己的综合素质。

（三）加大内控信息化建设资金投入，完善相应配套设施

专项经费不足是制约行政事业单位内部控制信息化建设的一大因素。首先，行政事业单位应提高认识，将内控信息化建设写入中长期发展规划，安排专项资金用于内控信息化建设，持续加大相应的资金投入，并同步引进配套的信息化设备，同时加强对专项资金使用的监督管理。其次，信息沟通、数据互通是内部控制的关键环节，而行政事业单位由于长期使用传统信息沟通工具，信息传递效率较低，因此，行政事业单位可以建立内部控制的信息共享平台，以促进部门之间的信息沟通，从而提高内部控制制度的执行力；最后，各级财政部门应根据财政收支情况，结合实际需求，向本地区的行政事业单位拨付一定的专项资金，为行政事业单位的信息化工作奠定坚实的资金基础。

四、行政事业单位内控信息化建设落地实施工作要点

（一）扎实做好前期准备工作

在开展内控信息化建设时，需要扎实做好一系列准备工作。具体包括：一是将内控信息化建设作為“一把手”工程，组织成立内控信息化工作专班。专班由党组书记任组长，其他班子成员任副组长，科室主要负责人为成员。工作专班下设内控信息化办公室，内控信息化办公室设在内控中心。内部控制中心牵头组织内控信息化建设工作，负责方案制定、规则收集审核、对接软件公司。其他科室根据科室职责及岗位划分完成内控规则定制，提出功能优化建议等；二是以建章立制为着力点，夯实内控管理基础。依据法律法规及规章制度要求，结合实际，查找、梳理、评估业务及管理的风险点并定级。修订、补充、完善内控制度体系，补齐制度短板，确保内控制度与财政业务同频共振、与时俱进。根据科室职责、岗位分工、相关制度要求，梳理并编制含预算编制、政策法规、财政评审在内的主要业务操作流程图或业务程序说明，通过图形使业务的流程更清晰地展现出来，实现业务管理由抽象到直观的转变。

（二）选择合适的内控信息化建设模式

内部控制体系建设是一项系统工程，应有主有次，突出重点。目前，大多数行政事业单位选择第三方协助进行内控信息化建设工作，因此，选择符合本单位实际情况的内控信息化建设模式，并按单位实际情况和轻重缓急，持续、分步建设较为关键。前期，具备信息化建设条件的行政事业单位，可以充分利用现有的信息化基础和管理基础，通过附加模式对现有管理系统进行升级开发，搭建内控信息化基础平台，包括内控信息化平台基础架构等，降低开发成本，也有利于后期的推广使用，为后续信息化建设的开展奠定基础。后期，根据单位业务流程定制开发内控信息化平台，实现数据互联互通，为领导和各部门进行辅助决策分析、动态情况掌控、风险智能监管、重大风险警示等提供支撑，帮助实现科学分析决策。

总之，内部控制信息化建设是促进行政事业单位高质量发展的重要举措。但行政事业单位内控信息化建设仍存在诸多问题，如人员信息化水平低、信息化建设起步晚、水平差等。为加快内部控制信息化建设，行政事业单位应从组织、制度、流程、人才、技术等方面做出相应的安排，融制度于管理、融管理于服务，全面提升单位内部控制效能，确保内控信息化建设效果达到预期，促进行政事业单位持续健康发展。

（作者单位：长江引航中心）