大批量采购模式下合同管理问题的分析与改进

□ 北京 赵庆芬 等

合同是民事主体之间设立、变更、终止民事法律关系的协议。随着时代的发展和科技技术的提高，合同作为企业从事各类经营活动的基本有效凭证，在整个企业经营活动中占据重要部分，合同管理在企业中也越来越发挥重要的作用。合同管理工作是现代化企业经营管理的重要组成部分。合理有效的加强合同管理工作，是企业平稳发展的有力保障，对企业效率的有效提高具有重要的意义。合同管理主要是指与合同的订立、合同的转让、合同的变更、合同的履行以及合同的终止有关的一系列活动的总称。合同管理是企业之间贸易往来和经济合作的重要基础。良好的合同管理对于保护合同利益相关者具有重要的意义，防止企业产生不必要的纠纷、舞弊等行为的发生。因此，合同管理的好坏直接关系到企业的生存。

一、背景

航天是国家综合国力的象征，近些年，随着国家国防建设和重大航天工程任务的迫切需要，我国航天事业发展迅速。航天型号产品是融合多种学科与专业的系统工程，具有投资大、研制周期长、技术复杂、质量与可靠性高等特点，而航天型号物资是保障航天事业高质量发展的重要先决条件之一。型号物资供应涉及众多供应商，有电子元器件、金属、化学化工等不同领域，国营、民营等不同性质，承制方、中间商等不同属性等，结构十分复杂，合作管理难度较大；而采购合同是规范采购交易活动中双方权利与义务的最重要体现形式，是确保航天物资采购及时、高效、安全、稳定的基础。在企业的生产经营活动中，采购业务具有独特的作用，它影响着企业的经营效率和经济效益。在采购的过程中，合同的审批、签订、执行、查询、统计等各环节的效率，直接影响着整个采购体系的运行效率。航天一院物资中心采购合同在系统中生成并审批通过后，采购员将合同传递供应商，供应商将合同签字、盖章、盖骑缝章后返还采购员，采购员将合同、合同评审表交部门综合管理员（统一找部门领导签字），综合管理员将合同转交合同管理部门，合同管理部门负责完成合同台账登记、中心领导签字、加盖中心合同章、系统收讫等工作后留一份合同归档，剩余合同返回采购员，采购员将双方签字盖章的合同邮寄供应商，完成整个合同管理的闭环工作。近些年，我国航天事业发展速度快，军民品产值不断创新高。大批量采购模式下订货任务大幅度增加，合同数量随之激增。在传统的合同管理模式下合同问题开始显现。

二、存在问题

1.采购员将供应商签字盖章返回合同管理部门工作滞后。按照传统的工作流程，在大批量采购模式下合同数量激增，合同管理部门无法及时进行合同台账登记、签字、盖章、收讫等工作，合同无法及时闭环，严重影响型号物资供应工作。

2.合同交合同管理部门后无法及时闭环。采购部门在未建立部门合同台账的情况下无法按照以往惯例以系统导出的未收讫合同清单作为供应商未返回的合同清单，督促供应商返回合同。造成部分合同重复提交或者某份合同长期未返回采购员误以为已提交的情况。

3.合同管理缺乏监督管理的动力。合同管理往往针对其自身的管理，完善合同签订前的审批、准备，完善合同变更的相应手续和审查、完善合同后续的归档工作等等，这无疑是为企业管理人员增加了工作量，因此，企业的管理人员并不乐意实施这项额外的工作。

4.由于航天企业性质特殊，网络须与外界物理隔离。受局域网制约，目前与市场供应商的往来特别是型号物资采购合同，绝大多数仍然采用纸质传递形式，这使得合同评审、签订、履约、闭环、归档等全流程合同管理信息化程度较低，存在大量需要人工输入、判断、统计的环节，导致工作效率不够高、合同低层次错误时有出现、人工成本较高等问题，存在较大合同法律风险。

5.合同保密防范不到位。航天企业承担着保障国家科学研究和技术开发的重任，相关研究数据需要严格保密，一旦信息泄露将会带来严重后果。尤其是随着互联网信息技术的运用和信息化管理水平的提升，给单位的保密工作带来了不小的挑战。虽然在一定程度上由于信息化管理的开放性、共享性等特点可以提升单位管理效率和合同审核审批速度，但与此同时也增加了信息安全保密的难度。敏感信息一旦泄露会带来一定严重危害。

6.航天型号物资采购合同乙方企业水平参差不齐。乙方企业包含国企、私企以及境外企业等供应商，企业性质、规模、业务范围、技术与管理水平、企业文化间也有很大差别，结构复杂，管理难度较大。供应商在收到合同后需走内部审批流程，对合同各项条款和物资信息进行审核，周期较长，各个供应商内部审批流程不尽相同，导致合同长时间无法返回。

三、改进措施

1.合同签订前防范。企业在合同签订前需要重视事前防范，主要针对合作对象的资信核查和合同文本核查两个环节的内容。从资信核查角度而言，充分了解客户是建立双方平等合作关系的重要基础，包括合作对象的经营范围、经营情况、商业信用、组织结构以及偿债能力等内容，通过资信核查避免自身权益受到侵犯。企业可以通过财务资料核查、经营场所实地参观考察、与管理人员进行访谈等途径，了解对方的资信情况，也可以针对企业对方的主要负责人或者管理人员进行非隐私信息的调查，从多重途径了解合作方的基本信息。工商行政管理部门、房地产管理部门、网络信息平台等途径，都可以作为企业了解合作方信息的渠道，需要注意的是，合作方的资信信息可能出现动态变化，企业需要对其资信信息给予动态关注，以保证企业了解资信状况的准确性。为提升合同管理效率，企业可以针对合作方建立信用档案，将对方的资信情况、双方合作情况形成档案信息，从而为后续管理工作的开展提供参考。

2.采购员建立合同台账，标记清楚每份合同的状态。对超一定周期尚未收讫的合同需采购员逐项说明并做好记录，同时将供应商合同返回及时性纳入供应商绩效评价。部门综合业务管理员将合同交科研时双方做好交接并记录交接时间。

3.加快框架合同推进工作。在物资采购业务尝试和推行框架合同管理思路，制定型号物资采购框架合同实施方案，打破“一单一签”合同的采购业务模式，明确了“先签订暂定价框架合同，最终金额以实际发生为准”的全新管理思路。通过“标准文本+框架合同”模式，与合作量较大的供应商签订科研生产用物资采购框架合同（明确合作意向及合同金额上限，签订暂定价框架合同，最终交易金额以实际发生为准；订单为实际发生费用的依据。在合同金额上限之内，一份合同可对应多个订单）。通过框架合同签订的订单，通过系统审批后采购员导出的订单已经完成签字、盖章工作，订单邮寄供应商，供应商签字、盖章后双方即完成订单确认，省去了合同管理部门签字、盖章、盖骑缝章等工作。通过签订框架合同达到了提高合同评审审核效率、提升合同管理效益、提高合同签订效率，实现标准化、规范化合同管理，从而防范风险的目标。

4.加强合同执行管理。合同管理工作中要重视过程的监管，以实现管理风险的事中控制，企业与合作方建立合作关系需要保证合同能够切实得到履行，保证合同法律效能的实现。法律顾问部门或者岗位人员对合同的履行过程进行监管和指导，是合同管理工作的重要环节，通过过程监管，洞察合同管理工作中存在的问题、企业运营及管理工作中存在的不足，对合同的履行情况进行阶段性记录，以跟踪整个合同的执行流程，通过管控关键控制点的方法管理合同履行过程。当合同出现履行不到位等情况时，合同管理部门或岗位工作人员应当及时与企业其他管理部门反馈相应问题，并对管理策略的制订提供可行参考意见。合同执行管理即合同执行期间的管控，是全过程管理中较难监控的一个阶段。首先，合同管理部门通过设置专门的岗位人员对采购合同的执行进行跟踪管理、监督执行，与业务部经常沟通交流，及时向上级领导汇报相关情况。其次，建立完善的采购合同管理工作流程。具体应包括文件的审批签字流程、合同变更流程、付款的审查批准程序以及跟踪报告程序。再其次，合同管理部门要充分利用合同赋予的权力，监督对方的合同履行，全面掌握合同的进度和质量，并按照合同内容和期限按期行使权力，避免损失进一步扩大。

5.加强供方和合同条款管理，降低法律风险。航天一院物资中心加强对采购合同的版本的分析研究，确保各项内容和条款切实可行，权责明确，有效防范由于合同内容而产生的合同风险。在合同签订前，对采购合同的供方进行测评。采购合同管理人员会同业务部门人员进行调研，对所需资质进行审核。必要时，还应组织临时调查组，对所需供方进行现场调研，以确保所需供方具备履行合同所必需的设备和专业技术能力。制定合格供方管理制度，形成合格供方名册，对企业的合格供方进行统一管理，并定期审查。

6.合同管理的事后管控。以合同为基础建立合作关系，还可能出现合同违约的行为，企业的合同管理也需要关心违约等事后问题的管控。违约行为也是一种违反法律责任的行为，违约方需要承担与之相应的法律责任，当企业遭到合作方的违约侵权情形时，应当通过合同管理与合作方进行交涉，要求对方能够主动履行因为违约而对自身造成的经济损失，而当企业自身出现违约情况时，也需要以合同管理为途径，主动承担因为自身违约而给对方造成的经济损失，通过违约金补偿的方式，维护企业的信誉。事后控制也是保证合同建立双方合法权益的重要措施，企业需要重视事后管控，以全面体现合同管理的效能。

7.推进企业合同管理信息化。随着信息化技术的应用，现阶段企业均已经采用了信息化的管理系统，合同管理可以作为一个新的模块引入企业现有的信息系统中，对企业来说并不需要增加许多成本，但却可以发挥信息化技术带来的管理效率的提高。一方面，信息化的合同管理可以有效规避人为舞弊、人为的错误等。另一方面，信息系统经过授权后，只有相关人员才能进行操作，防止合同内容丢失。计算机的操作往往会留下痕迹，因此，一旦出现问题，事后问责时也能快速找到相关的责任人。以信息化手段为支撑，将风险防控措施嵌入业务流程内，物资中心的合同标准文本确定后，利用信息化手段固化至系统流程，确保文本内容的不可更改性，最大化降低人为因素影响。方法是由信息化部门将文本固定至供应链系统内，业务部门在制作合同时直接对文本进行选择，系统自动生成合同；同时，对于使用标准文本的合同，评审过程采用系统自动会签，针对需求单位提出特殊技术指标要求的合同则须技术支撑部门在系统中进行人工评审确认。对外，在互联网背景下创新供需对接机制，联合专业的物资技术人员、采购人员、设计人员形成新研物资的论证团队，通过安全、高效的采购信息转化及传递建立基于内外市场连通的物资共享及全流程控制平台，广泛引入民企供应商，支持发布供应商、供应商在线投标、供应商诚信及绩效管理、采购业务及采购大数据分析，通过信息共享及公开透明的采购业务互动实现型号物资采购领域采购需求信息与供应商的采购业务高效协同，进而实现阳光采购，最大化降低各类风险。

8.强化保密防范技术。首先，科研事业单位应按照保密工作要求定期进行保密知识的培训学习和法治安全教育，以此增强保密观念，养成保密习惯，提升敏感性和鉴别力。其次，单位应进行主动性预防性检查，采取定期检查和突击检查相结合的方式，及时发现窃密和泄密隐患，对保密情况、存在的问题、责任归属和整改措施做好检查记录。再其次，针对涉密人员，应签订个人保密承诺书，将保密管理工作进行细化分工，做好责任分工，避免互相推诿情况的发生。最后，针对信息化技术的应用，科研事业单位应紧跟社会发展，对涉密工作所用的计算机进行定期检查，做到涉密电脑不联网，并制定专门的硬盘台账，做到存储介质不混用，杜绝非法人员网络入侵，而且要加大保密防范技术研发投入以应对信息化条件下保密要求跨领域、跨部门的特殊性，从根本上把国家保密工作落实到位，维护国家和单位的信息安全。

9.以大力推动合同标准化文本为手段，降低合同风险防范难度制定简明的合同标准文本。首先综合评估物资品类特点、物资质量要求、乙方供应商性质、采购频率和额度等因素，例如有长期业务往来且资信状况、履约能力良好的合作方风险较小，因此可参考国家工商总局颁布的《工业品买卖合同》（GF-2000-0101）制定相对简明的合同文本。合同标准文本的确定经过业务部门草拟、中心合同评审小组审核、正式发布等过程，确保条款内容的合规性；所有合同标准文本均经过法律部门审核，重要文本委托律师事务所出具法律意见书；针对使用供应商合同文本的情况，均对文本条款进行了逐一评估和分析，进而规避经营风险。最终论证形成了 24 份合同标准文本，包括 2 份国家或北京市标准文本，4 份行业标准文本，16份定制标准文本，标准文本覆盖达到了 91.67%。

四、结语

交易活动中采购合同是规范双方权利与义务的重要形式。采购合同管理愈发重要，这关系到企业的核心竞争力和公司的经济利润。若企业拥有完善的采购合同管理制度，并可以高效地组织实施，为企业带来市场竞争的优势。本文通过对大批量采购模式下采购合同管理的现状进行分析，重点对提出的问题进行研究解决，对部分企业在面临业务量激增时的合同管理问题具有借鉴意义。本文通过在供应商管理机制、合同文本标准化、业务流程信息化、不断提升合规管理等方面有所突破，形成高效、安全、协同的物资采购合同管理模式，切实达到防范航天型号物资采购合同风险的目的，为今后解决合同管理问题提供了一定经验和思路，后续通过不断提升信息化手段和合规管理，继续为我国航天事业的高质量、高效益、高效率发展保驾护航。