行政总值班对于医院行政管理的意义及管理效能提升策略

房 玮 马宏霞 .青岛市精神卫生中心 .青岛大学附属青岛市中心医院

引言

医院行政总值班是医院安排行政管理人员在非工作时间代表医院全面协调、处理临时性和紧急性事务，确保医院正常运行而设立的管理制度。医院各院区、各级各类人员均须服从医院总值班的调度与安排。医院行政总值班在各个方面均起到了重要作用。但在不同的运行模式下，行政总值班会面临着困难和阻碍。一方面，由于现阶段医院行政管理人员中部分是业务出身，缺少行政管理背景，即行政管理的技能不够专业；另一方面，部分群体是医院管理人员中的非中层干部和各个迈入医疗行业的新员工，该部分人员不了解自身岗位的工作流程，并且管理和医学知识相对匮乏，甚至需要老员工的引导。但是作为老员工的中层干部，部分人员虽然具有足够丰富的医学知识，但缺乏行政管理背景。医院中的管理人员是确保医疗结构能够正常运维的底层基础，同时，需要具备带领新人成为优秀且具备医疗素质的成熟员工的引领者特征，引导新人学习[1]。

一、医院行政总值班的发展

对于医院规范的管理体制项目的落实，行政总值班起到重要作用，并且其对提高医院的整体管理水平也起到一定作用。医院的行政实行精细化管理，需要改变行政服务的传统管理模式从过去的粗放型管理转变为现在的标准化规范化的服务模式。分析医院行政总值班的发展，其发展的时间轴如图1所示。

根据图1可知，医院行政总值班的发展主要分为4个阶段，分别是领导在家待命、建立专门的领导办公室和值班室、建立智慧化的行政总值班系统、医院行政总值班进入现代化阶段，第一个阶段医院行政总值班最初起源于国内大型医院，领导只需要在家中待命，在接到电话通知后，立即前往医院指挥处置突发事件；第二个阶段许多医院开始建立专门的领导办公室和值班室，并配备专职值班人员，医院行政总值班需求逐渐增加；第三个阶段随着信息技术的发展，医院行政总值班开始逐步实现信息化、网络化等现代化特点，一些医院开始建立智慧化的行政总值班系统；第四个阶段医院行政总值班进入现代化阶段，借助云计算、大数据、人工智能等新技术，智能化程度不断提升。医院行政总值班已经成为现代医院建设中不可或缺的组成部分，为医院紧急情况提供决策、协调、指挥服务的组织形式。也有很多学者医院行政总值班的发展分为以下三个阶段：

(一)初期阶段

医院行政总值班最初起源于国内大型医院。起初，领导只需要在家中待命，一旦接到电话就立即前往医院指挥处置突发事件。

(二)中期阶段

随着医院规模、业务量和服务水平的提升，医院行政总值班需求逐渐增加。此时许多医院开始建立专门的领导办公室和值班室，并配备专职值班人员。

(三)现代化阶段

随着信息技术发展，医院行政总值班呈现出现代化趋势。现代化医院行政总值班已经实现了信息化、网络化、智能化等现代化特点。一些医院甚至借助云计算、大数据、人工智能等新技术，建立智慧化的行政总值班系统。

总之，医院行政总值班自其起源以来，经历了不断的改革和完善，已经发展成为现代医院建设中不可或缺的组成部分。从初期阶段到现代化阶段，医院行政总值班的发展历程也充分反映了我国医疗卫生事业的发展历程。

二、行政总值班对于医院行政管理的意义

经济发展带动了人们思想观念的转变，从之前的“舍不得看病，看不起病”变成了“人人都能看病，不仅要看病还要预防疾病”的观念转变。因此，医院原有的传统的管理体系，已经无法满足逐渐庞大的病人群体的医疗需求，因此，医院的行政管理体系从传统模式转变成由树枝形态的管理，已经是社会发展的必然趋势。在医院行政管理体系转变的过程中，行政总值班对其具有重要意义，其在该转变过程中起到重要作用。这是因为医院行政总值班是医院管理人员值班，为医院紧急情况提供决策、协调、指挥服务的组织形式，其对医院行政管理具有重要的意义[2-3]，主要表现在以下几个方面：

(一)应急管理

医院行政总值班是医院应急管理的重要组成部分，能够快速响应并处理各种突发事件，最大程度地保障医院安全和稳定。

(二)信息共享

医院行政总值班能够及时了解医院运营情况，掌握各科室的情况，实时分享信息，避免了信息孤岛。

(三)沟通协调

医院行政总值班具有协调沟通的作用，能够协调各科之间的工作，协商解决事故和纠纷问题，使医院内部的工作更加有序。

(四)领导决策

医院行政总值班还能够协助医院领导做出决策，特别是在重大事件发生时，能够及时制定有效的应对措施，降低风险。

(五)提高应急处置能力

医院行政总值班负责管理突发事件和紧急情况，可以通过制订针对性的预案、定期演练等方式，提高医院应急处置的能力和水平。

(六)保障医院安全稳定

医院行政总值班可以及时了解情况，发现风险和问题，并给出合理有效的指导和建议，加强医院安全稳定工作。

(七)优化工作流程

医院行政总值班在协调各科室工作和管理医患关系方面有着积极的作用，促进医院组织效率提升，改善医疗服务质量。

(八)推进信息化建设

医院行政总值班是医院信息化建设的需求之一，借助网络化和智能化技术，不仅可以提高管理效率，还能为医院数字化转型提供支撑。

(九)加强社会联系

医院行政总值班在协调社会与医院的关系方面，也具有着积极的作用。它可以帮助医院与相关政府部门、社会组织、媒体及其他利益相关方联系，增强医院的社会责任感和公信力。因此，医院行政总值班在医院行政管理中具有重要的地位和作用，可以在医院管理中发挥重要的作用，不仅可以提高医院的管理效率，还能够在加强医院的安全稳定、提升医疗服务质量、推动医院信息化建设等方面做出积极贡献。

三、行政总值班管理效能的提升策略

(一)优化值班人员的配置

通过搜集和整理文献，发现管理人员的配置数量和管理效果存在一定关系：一是管理人员的配置影响管理效能。二是管理效能的变化同样影响医疗机构的两种效益，一种是经济效益，另一种是工作效益。

作为行政总值班，应该通过合理的制度建设，对于既定时间内的值班人员进行规范有效的配置，并且实施特色化值班搭配。在人员数量足够的基础上，发挥值班人员能力互补作用。除此之外，还需要制定培训方案，按照方案对值班人员加强培训，尤其是法定节假日前，可以提高值班人员的值班能力，使其具备良好的反应性和应对力，以保证在特殊时刻能够冷静面对突发事件，第一时间进行调度处置，稳妥且高效地解决问题。管理人员费用支出的数量，取决于管理人员的数量，而费用的花费则会影响到本身的效率问题。与之相关的是管理效率的高低决定了医院管理效能的状态。行政管理的费用占比越高，则医院本身的管理效能越低，因此，需要确定合理化的管理人员数量，从而提升管理效能。根据相关文献，当医院的行政管理人员数量做到合理化配置时，管理效率会获得提升。

(二)制定值班制度和方案

建立层级化、人性化的行政总值班管理制度，制定应急值守方案，能确保医院的总值班管理制度得到稳定推进，保证管理制度的有效运行。其中应包含对人员组成、岗位职责、工作流程等的详细说明，有一定的管理协调经验的行政人员方可参与行政值班；在行政人员的年龄和性别基础上，面对女性的怀孕情况予以规定的保护待遇。对白班与夜班、法定节假日和周六末以及重大活动保障期间进行合理划分和调配，重要时期增设AB角，用制度保障行政值班各项工作落实。为减少其他特殊情况，合理排班是保证日常化运行的关键步骤， 调班报备审核也为行政值班工作的精细化管理提供了制度依据。对常见问题和突发问题的解决方案进行归集整理，编写行政值班工作指南，不定期更新，可以为值班人员的工作提供标准和遵循。

在制度建设方面，医院每个班次的岗位职责在具有重合度的同时又兼具了差异性。相同性体现在：面对上级领导的紧急通知，不瞒报、不提供虚假信息；发现问题及时协调解决，对于当前无法解决的问题，需要及时上报。差异性则体现在员工的个人属性上，解决问题的方法各有侧重，但是对于基本问题还是在管理体制的规范下进行统一解决。

行政总值班要掌握上级有关部门兄弟单位有关部门和医院各部门及基本员工的联系方式，以便做好信息接收和有关事项的实时跟进。与相关部门进行沟通合作，及时解决问题，在制度的规范下依照规定工作。行政总值班的重点工作在于解决问题，而不能在发生问题时，出现脱岗现象。通过以上的制度规范，促使行政管理的效能提升[4]。

(三)加强科室间合作与协调

在行政总值班的医院行政管理中，每个科室都拥有不同的职能和特点，需要相互配合和协作，才能保证医院整体运行效率。具体来说，行政总值班可以采取以下措施：

1.建立科室协调机制

行政总值班可以建立科室协调机制，明确科室间沟通渠道和频率，定期召开协调会议，及时处理各类问题和矛盾。

2.完善工作流程

行政总值班可以通过完善医院各项工作流程，规范科室间的协作关系，明确责任和工作要求，避免因工作流程不畅导致的问题。

3.加强信息共享

行政总值班可以通过信息化手段，实现科室间信息的及时共享，避免信息孤岛，提高管理效率。

举例来说，综合性医院的不同科室之间，由于职能不同、病人病情不同，工作重心也会有所不同。但如果沟通协调不畅，就容易出现资源浪费或者病人转移不畅等问题。因此，行政总值班可以建立科室间的协调机制，定期召开协调会议，落实相关责任，保证科室间信息畅通和协作有序。这样就可以最大限度地发挥各科室的特长，提高整个医院的工作效率。

(四)完善社会沟通渠道

完善社会沟通渠道是提升医院管理效能的重要措施之一。行政总值班应注重与外部利益相关方、社区居民和患者群体的联系，及时反馈问题和需求，取得社会信任和支持，营造良好的医疗服务环境。具体包括以下几个方面：

1.建立公众咨询平台

行政总值班可以建立医院的公众咨询平台，为社区居民和患者提供咨询和投诉渠道。通过此平台，患者和居民可以向医院反馈问题和需求，并获得医院的回应和解决方案，增强了医院与社会的联系。

2.加强与社区的联系

行政总值班应该加强与社区的联系，定期召开座谈会，听取社区居民对医院的反馈和建议，以便更好地了解社区居民的需求和期望。同时，医院也可以向社区提供健康宣传和普及教育，提高居民的健康意识和防病知识，加强与社区的互动。

3.开展公益活动

医院可以定期开展公益活动，如义诊、体检、健康讲座等，提升与社区居民和患者的互动和交流，增强社会责任感和公信力。

4.加强病情告知

行政总值班可以加强病情告知工作，为病人提供尽可能详细的病情解释，使他们充分了解自身情况和治疗方案，提高治疗效果，同时也增强了医院与患者之间的信任和联系。

通过以上措施，行政总值班可以完善社会沟通渠道，建立良好的医疗服务环境，为医院的管理和服务水平提升奠定基础。

四、结语

本文对行政总值班对于医院行政管理的意义及管理效能提升策略进行分析研究，阐述了医院行政总值班的发展，明确了行政总值班对于医院行政管理的意义，以此为基础，提出了优化行政总值班人员的配置、制定行政总值班制度和方案、加强科室间合作与协调、完善社会沟通渠道等途径提升管理效能。但是在优化值班人员配置的研究中还不够透彻，还需要在接下来的研究中进行更深一步的探究。