信息化环境下制造企业全面预算管理的优化路径

韦楚天 浙江东横建材有限公司

引言

为更好地应对国内外经营环境变化所引发的运营困境，诸多制造企业在经营中愈发重视并积极推进全面预算管理。然而在传统的预算管理中，制造企业仍面临一系列亟待解决的问题，而在预算管理中充分发挥信息化环境的技术优势，有利于制造企业提升全面预算管理工作水平。

一、信息化环境对制造企业全面预算管理的积极影响

制造企业在信息化环境下积极推进全面预算管理具有重要意义，不仅有助于提高企业的信息获取效率，而且有助于提升企业的业财信息质量，对于企业科学决策也有着积极的促进作用。

（一）提高企业获取信息的效率

信息化环境下，企业可以通过自动化方式对财务数据作出相应的采集、处理与分析，对于提高企业获取信息的效率有着积极的促进作用。在传统的预算管理工作过程中，制造企业的相关工作者需通过手动的方式对企业内部各部门的预算数据信息进行收集与整理，在实际工作中所耗费的时间及人力相对较多[1]；而制造企业基于信息化环境则能够依托数据接口、借助自动化工具手段，以实时方式来采集和处理相关数据信息，预算编制的时间及成本将会得到很大程度上的缩减。此外，信息化环境下所衍生的一系列数据分析工具，可以使制造企业更加全面、深入地了解和掌握财务数据信息，以此更加快速、精准地发现风险问题以及潜在机遇，制造企业的预算管理也将得到更加强有力的支撑。

（二）提升业务与财务信息质量

制造企业借助信息化环境的优势，有助于推动企业本身实现业务与财务信息的一体化管理，信息的精准性和质量将会得到大幅提升[2]。由于制造企业在经营管理中涉及诸多业务，传统预算管理过程中经常会面临信息孤岛、数据差异等情况，无法就企业内部各部门的预算数据做出高效合理的协调与整合，进而影响到预算编制的精准性与可靠性。然而在信息化环境下，制造企业可根据实际情况应用ERP 系统等一体化管理工具，信息化系统的应用优势可以促进企业的业务和财务数据很大程度上实现“无缝”的对接及整合，进而更好地避免由于信息孤岛所引发的预算数据差异等问题。

（三）为企业科学决策提供有力支持

全面预算管理对于提升制造企业决策的科学性有着重要意义，而在信息化的影响和支持下，企业的预算管理能够与企业决策活动之间得到更好的结合，进而增强预算管理在企业决策中的重要价值和功能。从实际情况不难看出，部分制造企业在传统的预算管理过程中仅仅将其视作一种财务管理工具，并未将其与企业的战略和业务目标予以高度结合，导致预算管理活动无法为企业决策提供科学有效的指导与支持[3]。而信息化环境下，制造企业便可以使用更精准有效的数据分析手段及预测工具来了解和掌握制造业的市场发展情况以及行业运行走势等，以此对制造企业未来一段时间内的业务及财务状况进行分析和预测，进而促进企业可以做出更加科学合理的经营发展决策。此外，随着信息化环境发展应运而生的财务模拟、风险评估等工具，能够为制造企业的决策活动提供重要支持，有助于企业制定和实施更加科学合理的预算管理策略，强化预算管理的价值发挥，提高企业的决策能力。

二、制造企业传统预算管理中面临的主要困境

D 建材有限公司主要经营水泥制品制造、砼结构构件制造、建筑砌块制造、涂料制造、门窗制造加工等业务，属于制造业企业。在其传统的预算管理工作中仍存在一系列亟待解决的问题，包括：

（一）预算编制工作繁重

制造企业往往生产部门较多、资金流量大、职工数量多，加之企业生产制造车间的业务表现出多元化特点，如果使用传统的非信息化的预算编制模式，就会导致企业在进行预算编制时需要做大量的工作。例如，D 建材有限公司的预算编制是以“自上而下”和“自下而上”两种方式结合进行的，在实际的预算编制过程中，需要对数据信息进行下达、上报、整合、统计和调整，整个编制流程需耗时长、任务繁重。

（二）预算数据的精准性不足

D 建材有限公司在成立和运行之初利用Excel 的数据统计与合成功能开展预算编制，但由于Excel 并非预算编制软件工具，在实际使用过程中容易出现报表格式难以兼容、统计数据的纠错功能不足等问题。基于此，D 建材有限公司在2019 年开展了信息化技术改造活动，根据实际情况搭建起ERP 信息管理系统，系统中集成有采购、生产与销售等管理模块，D 建材有限公司在系统中嵌入预算管理模块，依托模块功能开展预算管理活动。但从实际情况不难看出，因为有的ERP 系统是在财务软件的基础上增加了功能模块，尽管它具备了预算管理的功能，但是在实际工作中，并不能做到对预算的全过程进行覆盖，这就导致了预算数据的准确性有待提高。

（三）预算控制能力不足

预算管理的重心是执行和控制，若能实时控制将有助于更大程度上发挥预算管理能效，这种实时控制主要包括过程监督和差异分析等两个方面，具体表现为在过程监督中及时发现预算执行出现的偏差，根据实际情况做出深刻分析后制定整改方案[4]。然而在D 建材有限公司的传统预算控制过程中，由于缺乏信息化预算控制工具，在实际工作中一般通过手工形式对预算执行结果进行整理和记录，预算控制更大程度上表现为“事后分析”；同时在预算偏差控制上，D 建材有限公司用支出审批代替了预算控制，也就是加大了对支出审核的力度，但D 建材有限公司在实际经营过程中所涉及的材料成本、制造费用等会受到市场环境变化的影响，可能经常会发生变动，同时不同制造业务订单也面临成本因素变化，一旦在预算控制中只关注支出审批活动，就偏离了预算管理的初衷，那么D 建材有限公司的财务部门、业务部门与预算管理部门便无法达到高效的协同作业，不但会对企业经营效率产生负面影响，而且降低了预算的约束力和计划性，使预算的控制能力不足。

（四）预算分析不深入，影响预算实施效果

预算分析是发挥预算作用的关键环节，贯穿于预算编制到预算考核的全过程。以往的预算分析侧重于事后的分析，实际上，预算分析更应该重视事前、事中的分析，如果预算编制时进行了大量的分析测算，不仅能提高预算执行率，而且大大减少了预算调整的频次和幅度。在D 建材有限公司成立之初，虽然开始实行预算管理，但由于受到多方面因素的影响，如预算分析不深入使预算编制不严，执行率偏低，而且公司在实际经营中频繁出现预算调整的情况，导致预算管理的权威性受到不利影响，无法产生预期的预算约束力和实施效果。

（五）预算预警机制有待健全

从现实情况来看，一些生产企业由于“重编制、轻执行”，对预算执行进度的监督和控制的力度不够，没有对预算执行结果进行实时监管。一旦预算执行发生较大偏差，通常通过“事后补救”的方式进行处理，并未充分发挥出预算管理在事前、事中管理中的作用。这主要是由于制造企业缺少专业的信息化预算软件，导致预算预警机制无法做到防患于未然。例如，D 建材有限公司在传统的预算管理工作中，主要是利用 Excel 或者购买一些非专业的软件来进行预算的编制，但是这样的预算工具不能与公司的实际状况紧密地联系起来，也无法建立相应的预警机制。

三、信息化环境下制造企业全面预算管理的优化路径

D 建材有限公司于2022 年7 月开始进一步推进全面预算管理信息化建设，截至目前已取得较为理想的成效。下文将结合该案例企业的实际情况，来分析信息化环境下制造企业全面预算管理的优化路径。

（一）加强预算管理的信息化建设，充分发挥预算管理的效能

D 建材有限公司在前期的预算管理信息化改造活动中购置相关软件，并以其为核心构建了 ERP 系统，但仍不能完全适应全面预算管理的实际需要。因此，D 建材有限公司为增强信息化系统的全面预算管理功能，对信息管理平台做出如下两个方面的升级：第一，在ERP 系统中嵌入预算管理模块，在此基础上利用不同层级的预算指标之间的相互联系，构建多维度模型进行分析，从而使 ERP 系统能够更好地实现对预算数据的预期功能；第二，将流程引擎内置到ERP 系统中，结合全面预算管理的流程，保证在整个预算管理的各个环节中，形成一个多维的数据库结构，让企业内部各部门、各层级的用户均能够实现在线协同办公，以此提高数据信息在企业内部的交换效率，进而提升预算管理的效率及质量。

（二）推动业财融合管理，持续提高预算编制精度

在制造企业传统的预算管理中，由于信息化技术支持匮乏，企业业财部门的数据并未集中在统一的系统中，业财部门间的信息资源共享存在一定难点，造成了制造企业的预算编制与采购环节、生产环节、研发环节、项目实施环节等不融合，最终所制定出的预算计划对于具体的经营单元的涉猎也相对不足。因此，D建材有限公司进一步打破业财部门间的信息壁垒，以提升预算编制的精度。一方面，D 建材有限公司对ERP、CRM、HR 等多个不同结构和功能的信息系统进行对接，使预算模型与业务数据的联系更加紧密，为全业务场景的预算提供了强大的基础；另一方面，D 建材有限公司还根据各个业务线的预算提报程序，建立了一个标准的、规范的、自动化的预算编制程序，在产、供、销、研等部门提交预算数据之后，系统自动将这些数据信息进行归类和整合，从而制定出一个更加精确的预算目标。

（三）加强预算计划的指导性和制约性

制造企业需要通过建立数据标准化或类似于数据接口的方式，将预算管理模块与 ERP 系统进行对接，以此将预算管理系统的数据成功地迁移到ERP 中，从而实现数据共享的目的，继而便于财务部门实施预算控制。D 建材有限公司已经在 ERP 中设定了一个“预算刚性控制”的功能，在这个功能的帮助下，各业务线的合同采购、订单提交，还有一些财务部门的资金支付、费用报销等，都可以通过与预算计划相比较来进行对比，从而能够及时地了解到预算的实际情况和预算计划之间的差距，方便进行后续的预算调整和控制，提高预算的精准度。另外，为了更好地加强对预算工作的制约，D 建材有限公司预算管理部门通过系统的双向功能进行实时监控，了解预算实施情况与计划的一致性，并坚持在没有得到公司主要领导的批准之前，不允许对预算计划中的内容进行修改或调整。

（四）加强预算分析，健全预算考核机制

制造企业需要在年度终了后将各个预算指标的实际值与之前的预算计划进行比较，并通过实施分析来探寻预算差异的成因。信息化环境背景下，企业的全面预算管理信息化不仅仅是在业务交易的层级上，还可以利用系统的数据分析功能来实现预算差异的分析。因此，D 建材有限公司为进一步提升系统预算差异分析报告的精准性与可靠性，在系统数据库构建了一系列内外相关变量和参数标准，比如内部层面的岗位职责、业务流程、管理程序等；外部层面的市场环境变化、政策变动等。如此一来，D建材有限公司对预算的偏差，也就有了最基本的信息依据。除此之外，在信息化环境下的系统软件还会附加有预算绩效考核的功能，将预算分析结果和相应的考核公式相结合，自动产生预算考核结果。

（五）构建完善的预算预警控制体系，增强企业风险识别能力

基于信息化环境的应用优势，D 建材有限公司在系统中设置预警模块，便可实现有效的预算预警功能，即通过在线的方式对预算的实际执行情况做出监测或分析处理，一旦发现风险问题则立即按照提前所设置的预警规则发出信号。要注意的是，要想有效地发挥预警模块的功能，离不开分析指标的精细化，同时，也离不开信息数据来源的多元化，只有在各个部门、各个信息系统或模块中提供足够多的预警规则和预警管控程序，才能提高企业预算管控能力和风险识别能力。D 建材有限公司在实际工作中仍在尝试优化与完善，在后续的预算预警管控中计划实现报销环节的自动提醒、预警反馈单的定期推送，促进管理人员据此做出科学可靠的响应及应对。

结语

总而言之，随着制造企业经营规模的持续扩大，在企业的运营过程中，相应的供应链管理、生产管理、销售管理等所牵扯到的一系列的事项变得越来越复杂，这些仅靠人力已经很难将其全部完成，必须依托信息化环境的技术优势，为企业高效管理运行提供有力支持。因此，制造企业要进一步推进全面预算管理信息化系统的升级与改造，切实提升全面预算管理水平。然而值得注意的是，全面预算管理的信息化建设并非一蹴而就，需要制造企业树立正确的信息化管理意识，积极借鉴和学习这方面的先进管理经验，制定符合自身实际发展需求的全面预算管理信息化建设路径并推进实施，以此推动企业健康发展。