基于组织变革理论的我国综合数字档案馆建设人力资源支持策略——以陕西省榆林市为例★

曹天帆 徐杰 黄新荣

（1.西北大学公共管理学院 西安 710127 2.榆林市档案馆 榆林 719000）

0 引言

自进入21世纪以来，云计算、人工智能、大数据、机器学习、元宇宙、虚拟现实等新技术正在重塑我们整个客观世界。《“十四五”全国档案事业发展规划》强调，技术环境的变化急需转变档案工作当前的理念、方法、模式，破除观念障碍、制度缺陷、技术瓶颈和人才短板[1]。这对于数字档案馆而言提出了更高的质量要求，要从数字档案馆建成转向数字档案馆建好、建优，从而实现全面数字转型和智能升级。

数字档案馆的高质量发展既是技术问题，也是管理问题[2]。因为一昧地堆叠技术与设备，而缺乏相应的框架设计，只会降低数字档案馆运行效率[3]。除了技术的管理问题，数字档案馆的资源管理也需要得到重视。各种数据接口和数据格式的使用，催生了大量档案数据，细化了档案管理的粒度。这就需要我们更加关注对于档案数据的治理，制定相应的数据政策、标准和制度等，推动档案馆的全面数字转型和智慧升级[4]。

无论是技术框架还是数据资源，都需要数字档案馆的人员来进行管理，发挥主导作用[5]。未来档案人员的职业也将从单纯的档案管理者，转向记忆维护者、知识教化者[6]，这种职业转变也更加需要发挥档案人员的主观能动性作用。因此，需要考量我国综合档案馆中的人员队伍，为数字档案馆的建设和后续运行提供人力资源支持。

1 相关研究回顾

从宏观上看，专门研究数字档案馆中人力资源管理或人员队伍问题的相关文献并不多，且研究时间主要分布在2000年至2013年。从微观上看，张晓霞最先从文化、信息、用户三个视角对数字档案馆时代档案人员的多重角色进行探讨[7]；随后巩宝荣将人才、技术、标准、制度作为数字档案馆构建与运行的四个因素[8]；何志华着重强调要发挥现有计算机人员在数字档案馆建设中的作用[9]；谢海洋和曹树华从数字档案馆安全角度出发，认为需要对系统管理人员、领导层和普通工作人员进行针对性安全培训[10]。

综合现有研究来看，学界已经认识到数字档案馆的人力资源管理问题，并倡导开发现有档案馆人员的价值。但是，相关研究对于数字档案馆建设背景下的人员队伍整体建设考虑不足，缺乏将数字档案馆建设与人员管理结合起来进行考察。

因此，本文从数字档案馆高质量发展的背景出发，针对数字档案馆建设过程中的人力资源状况及其面临困境，运用组织变革理论重新审视数字档案馆建设，提出数字档案馆建设背景下的人力资源管理策略，希望能够优化档案馆人员队伍，从而为当下数字档案馆以及档案馆未来的建设与发展，提供内生动力和智慧支持。

2 数字档案馆建设中的人力资源状况

陕西省榆林市档案馆正在建设国家示范数字档案馆，主要采用基于云计算的建设模式，将软件系统和服务器统一部署在榆林市智慧局的安可云上，可以实现一次部署、12个县区共用，并且便于后期市直部门的数据接收和数据交换。在建设数字档案馆期间，榆林市档案馆也组织过多次人员培训，具有一定的实践基础可供本次调研。

为使本文的研究更加贴合数字档案馆建设的实际工作状况，特向榆林市及下属区县综合档案馆工作人员发放了关于数字档案馆建设的人力资源状况调查问卷。由于疫情影响，此次问卷通过线上发放，最终获得63份问卷。本次问卷包含26道小题，涉及档案人力资源基本情况、数字档案馆建设相关知识掌握情况、数字档案馆建设思想认识情况、人力资源存在困境和建议等等。通过数据导入SPSS分析工具和Excel表格工具，基本可以得到榆林市综合档案馆的人力资源状况。

2.1 人力资源基本情况

从档案人力资源的文化程度来看，本科学历的占比为57.14%，是受访对象的一半以上，在所有学历层次中人数最多；其次是大专学历，占比将近40%；博士和硕士学历则占比较低，约为3%；人数最少的是初中、高中、中专学历，占比1.59%。

从档案人力资源的专业情况来看，语言文学类专业占比30.16%，在所有专业中居于第一位；其次是计算机与电子信息类和公共管理类专业，占比均为20.63%；其余专业占比均低于10%，人数与前者专业相差较大，如图书情报与档案管理（7.94%）、经济与工商管理（6.53%）、法律（4.76%）、人文历史（3.17%）、护理专业（3.17%）、教育管理专业（1.59%）、无专业（1.59%）。

2.2 数字档案馆建设相关知识掌握情况

通过问卷分析，超70%的受访者对于档案业务知识、计算机操作知识和党政理论知识的掌握情况比较好，而仅有40%至50%多的受访者掌握了数字档案馆理论知识和技术知识，且尚未掌握数字档案馆技术知识的受访者约占13%，人数相比尚未掌握其他四种知识的受访者最多。

2.3 对于数字档案馆建设的思想认识情况

档案人力资源关乎数字档案馆的建设、运行与维护。因此，综合档案馆人力资源对于数字档案馆建设的认知情况，也是需要重点考察的部分。

第一，受访者普遍认为数字档案馆更多是“现有馆藏资源数字化”（84.13%）。另外也有近一半受访者认为数字档案馆更多是“主要依赖于技术手段”（52.38%）、“现有业务全部线上进行”（47.62%）、“核心是档案信息管理系统”（44.44%）。

第二，受访者倾向于否认数字档案馆建设脱离本馆实际状况和能力水平（34.92%），但仍有不到20%的受访者表示认同。

第三，认为自己在处理数字档案馆建设中各种问题时存在困难的受访者，与相对而言处理问题时表现轻松的受访者，二者人数大致相同，均占25%左右。

第四，相对而言，受访者更加认同数字档案馆建设应该由技术部门负责（34.92%），或由各个部门分摊任务（33.33%）。

第五，相比数字档案馆建设工作，受访者倾向于优先完成本部门工作（42.85%）；仅有25.4%的受访者持否定态度。

3 数字档案馆建设中的人力资源困境

结合问卷调查情况来看，榆林市数字档案馆人力资源方面的困境主要表现在以下几方面。

3.1 档案专业人员不足

从学历水平来看，只有约60%的受访者是本科和研究生学历；从专业排名来看，与档案馆高度相关的图书情报与档案管理类专业在所有专业中排名第四，占比仅为7.94%，相比之下与排名第一的语言文学类专业相差约22%，表明榆林地区国家综合档案馆还是缺乏档案专业人才。另外，为了使得调查结果更加符合实际，特别在问卷中询问了受访者在数字档案馆建设过程中所遇到的人力资源方面困境。结果显示，“馆内缺乏关键技术型人才和复合型人才”居于首位（69.84%）。由此可见，人员短缺是建设数字档案馆面临的突出困境。

3.2 关键知识存在短板

从问卷分析结果看，在所有尚未完全掌握数字档案馆建设相关知识的受访者中，选择数字档案馆技术知识和理论知识的人数最多，分别约为13%和8%；而且这两类知识掌握水平一般的人数与其他知识差距较大。本次调查中，38.1%的受访者也反映“对数字档案馆系统架构不了解，不清楚对当前工作有何帮助”，34.92%的受访者反映“对数字档案馆建设相关标准不清楚”，约30%的受访者反映“对档案外包公司工作细节不了解，无力进行监管和控制”。

在受访者处理数字档案馆实际问题时，约25%的受访者认为在应对数字档案馆建设时“很困难”或“较为困难”，大约一半的受访者则认为自身的应对情况“一般”。33%左右的受访者表示“已有的知识结构无法应对新的技术和设备，有些力不从心”。

可见，榆林地区综合档案馆在数字档案馆人力资源培训方面，还是有待进一步优化。

3.3 较少关注价值内涵

数字档案馆建设固然强调技术属性，同时也是一种工作理念的革新，代表着新时代信息服务观念的确立和推广[11]。但是，84%的受访者对于数字档案馆的认识主要还是局限于“馆藏档案资源数字化”，而认识到数字档案馆是“一种新的思想和价值观念”，仅为19%左右。这从侧面反映档案人员对于数字档案馆的认识还停留在表面，缺乏对于数字档案馆内涵的深层认识，如20.63%的受访者表示“不太了解数字档案馆的概念和内涵”，这一点需要引起重视。

3.4 馆建可行性认识不一

数字档案馆建设是个复杂的系统工程。各级档案馆实际状况不同，开展数字档案馆建设的基础也就存在差异。因此，数字档案馆建设要从各馆实际情况出发，综合考量各类因素，同时也要向馆员征询看法和意见，取得数字档案馆建设的共识。但从调查问卷结果分析来看，约19%的受访者认同“数字档案馆建设脱离本馆实际状况和工作能力”，约25%的受访者则对数字档案馆建设是否合乎实际持中立态度。这说明在数字档案馆建设之前，榆林地区档案人员对于各级档案馆是否适合开展数字档案馆建设的看法存在差异，尚未取得思想认识上的共识。

3.5 建设责任划分不明确

数字档案馆建设应当有一个明确的责任承担方或者负责方，来筹划和把控数字档案馆建设。但是从调查问卷的分析结果来看，有受访者认为由技术部门负责或者由各部门分摊责任，也有受访者选择让领导、专门小组、外包公司来承担数字档案馆建设责任，尚未形成统一的责任共识。

另外，责任未能明确划分和落实，就会造成当数字档案馆建设新任务与自身原有任务冲突时无法协调的问题。从问卷回收情况来看，相比数字档案馆建设任务，大约43%的受访者表示会优先考虑本部门工作，只有约25%受访者表达了否定态度，可见人员责任不明确，缺乏约束力，制度尚待完善。大约33%的受访者就表示“数字档案馆建设任务和已有工作任务无法协调，有些疲于奔命”。

4 组织变革理论及其适用性

4.1 组织变革理论

组织，是一个综合了组织人员、组织目标、信息交流等诸多要素的有机体，并在组织内外环境的互动中，实现组织的生存和发展。因此，当组织内外环境变化时，组织需要对原有状态进行改变，进行变革以适应环境变化，推动组织长远发展，即“组织变革”[12]。

李斯特（Harold J.Leavitt）将组织变革的内容归纳为四个因素，即任务、技术、结构、人员，并通过这四个因素之间的相关性和互促性，实现组织的动态变革和适应。在这四个因素中，人员因素包括了组织成员的态度、动机、行为等，对组织影响深刻，需要相应地进行变革。

以勒温为代表，认为通过改变组织成员的态度和行为，可以有力推动组织变革，并将其划分为“解冻”、“变革”、“再冻结”三个阶段[13]。（1）“解冻”，是变革前心理准备阶段，通过积极的引导和动员，改变成员原有观念和认知，使得成员接受改革并参与其中；（2）“变革”，是变革中行为转换阶段，正式重塑组织成员的思想认识和行为；（3）“再冻结”，是变革后行为强化阶段，对员工的心理状态、行为规范和行为方式等进行不断地巩固和强化。

4.2 组织变革理论对于数字档案馆建设的适用性

将“组织变革”一词引入数字档案馆建设，在学界早有先例。2007年，张玉影先生在《中国档案》上发表的《论档案组织变革》一文，就提及在21世纪背景下，档案组织已不得不面对高新技术所带来的“电子政府的建立……电子档案的远程查询和利用以及数字档案馆的构建”等新情况，因此，“档案组织必须正确预测电子时代的未来走势，优化组织制度与规则，实现有效的组织变革。”[14]

在调查问卷中，我们也特别询问了填写者对于造成数字档案馆建设过程中人力资源困境原因的看法。结果显示，约65%的受访者认为上述情况是“工作任务繁重，人手不够”所致，且有约50%的受访者表示“专业技术类人才无法进入档案馆”，22%左右表示“当前档案馆留不住人才”，这些因素综合构成了人力资源困境的首要原因。其次，约41%的受访者认为“缺乏激励机制和工作动力，部门之间不配合”是当前困境的第二大原因，并且约35%的受访者表示“领导体制和管理机制存在短板”。另外，约27%的受访者认为“对于数字档案馆的定位不清，重要性认识不足”，是第三大原因，有受访者表示存在“专业知识技能更新脱节，部分同志按部就班，业务水平不足，且没有学习进步意识”的情况。

综合来讲就是人员机制和管理体制不健全，归根结底还是档案人员（包括领导和工作人员）或组织成员在思想和行为上存在与数字档案馆建设不相适应的地方，需要从组织变革的视角进行组织成员变革，推动数字档案馆发展。

5 基于组织变革理论的人力资源支持策略

5.1 变革前的人力策略

变革前的人力资源策略，对应于组织变革过程的“解冻”阶段，即正式开始数字档案馆建设之前，使档案人员做好思想准备工作。

首先，在进行数字档案馆建设之前，榆林市档案馆就积极开展了数字档案馆建设动员会。动员会应当面向整个榆林地区，向全部档案人员讲解数字档案馆建设的重要性，认识到数字档案馆是顺应国家发展和时代进步的必然之举。只有馆内人员认识到数字档案馆建设的重要性，增强职业使命感，才会积极投入数字档案馆建设。

其次，我国综合档案馆可以组织考察团队到高等院校、先进示范数字档案馆现场考察。在考察中，了解数字档案馆如何建设、运行和维护，以及相应的技术架构、制度框架、组织结构、人员安排、资金保障等等。经过考察，对于数字档案馆会有一个比较具体和明确的认识，同时档案馆内各部门和档案人员对于自己在数字档案馆具体实施过程中所承担的职责，也会有相应的理解和参照，进一步能够主动提出自己对于数字档案馆的功能需求。

最后，充分论证数字档案馆建设方案，然后准确传达到各级档案馆和人员。榆林市档案馆在进行数字档案馆建设时，邀请第三方公司和高校咨询团队对于各县区档案馆的数字化建设水平，以及其他各种情况进行调研，摸清榆林地区建设数字档案馆的现实基础和各县区档案馆存在的问题，并进一步完善建设方案。尽管如此，仍有档案人员对于数字档案馆概念认识不足，对于数字档案馆建设现实性存疑。因此，需要增强决策的透明度和公开度，听取更多档案人员的意见，讲解数字档案馆建设思路，在最大范围内达成数字档案馆建设的共识，从而增强参与感，减少思想阻力。

5.2 变革中的人力策略

变革中的人力资源策略，对应于组织变革过程中的“变革”阶段，即在做好相关数字档案馆建设的准备后，正式开始数字档案馆建设，并运用一些策略和技巧，重点是解决馆内人员方面存在的问题和阻力，引导和帮助馆员进行相应的思想和行为模式转化，达到数字档案馆建设目标。

首先，明确各级档案馆、馆内各科室及其相关负责人的责任与职权，建立责权相统一的责任制度。在数字档案馆建设过程中，面临问题复杂多样，不是一个部门或科室单打独斗就可以解决的。因此，建立责权统一的相关制度，可以明确规定各级部门、各个科室、各级领导、各个馆员在数字档案馆建设中所承担的责任，督促相关责任部门主动配合，完成相关建设任务。同时，将责任落实到每个人，预防馆员精神懈怠风险，提高学习新知识的主动性。对于学习主动性不强和消极不配合数字档案馆建设工作的馆员，在年度或季度馆员考核评价中考虑予以降级处理或经济处罚。

其次，加强针对性培训，建立回溯学习和交流制度。在数字档案馆建设过程中，要注重数字档案馆关键知识和技能的培训，抓住重点领域和知识弱项进行针对培训，比如数字档案馆建设指南以及数字档案馆建设标准、数字档案馆基础业务工作规范等等。对于一些基层档案馆，重点可以考虑放在档案业务知识上，摸排档案业务疑难杂症，规范县区级档案管理水平。榆林市档案馆多次开展数字档案馆建设专题培训，但是通过问卷调研，发现依然有馆员存在相关知识模糊的情况，如数字档案馆概念和内涵、数字档案馆建设标准等。因此，在培训之余，可以考虑进行专题培训测试，对存在疑惑的地方进行回溯学习和培训，检验和巩固培训效果。同时，加强内外交流，和高校档案专业、企业档案馆、综合档案馆加强联系，促进馆员交流，汲取先进经验和知识，避免知识更新断层风险。

最后，保持各级档案馆及其内部各科室的信息畅通。保持畅通且有效的信息沟通，能够促进馆内成员的思想交流和相互学习，进一步理解各自在数字档案馆中承担的工作和职责，形成相互信任和密切配合的良好氛围。榆林市档案馆定期召开数字档案馆建设定期推进会，各科室主要负责人进行面对面沟通和交流，及时总结阶段性工作成果、成功经验、存在问题，并将下一阶段的任务目标和工作计划准确传达至每一位成员。同时，相关信息渠道也要考虑向基层档案馆延伸，向区县级档案馆传递数字档案馆建设信号，以及各自所要承担的工作，避免盲目采购相关软件和设备，及时对接数字档案资源元数据著录标准。

5.3 变革后的人力策略

变革后的人力资源策略，对应于组织变革中的“再冻结”阶段，主要是以制度形式巩固数字档案馆建设过程中的人员队伍建设效果。

首先，要完善人才进馆机制，充实档案队伍。当前我国综合数字档案馆普遍面临的一个问题是人才缺乏。在管理体制层面，要破除我国综合数字档案馆的编制限制，增加国家综合档案馆招录考试名额，让更多的人才通过公平竞争进入综合档案馆。同时要大力推行事业单位聘用制，广泛吸纳更多的社会人才进入档案馆工作。另外可以考虑与高等院校进行合作，进行定向培养和馆员继续教育，为综合档案馆发展提供高质量人才。

其次，解决馆员待遇问题，把人才留在档案馆，让我国综合档案馆事业发展后继有人。因此，要完善馆内成员的待遇制度，做好全方位的保障工作。另外，要在人员管理中采用平等包容的态度，重视和用好每一位馆内成员，形成引进人才、使用人才的良好氛围。

最后，进一步完善档案馆人员考核和激励制度，并将其纳入数字档案馆建设。只有建立健全馆内成员的考核评价制度，实行优胜劣汰，提升我国综合档案馆人员队伍活力，才能打造一支高素质的档案专业队伍，为档案事业长远发展提供智力支持。设立定期考核制度，将馆员的数字档案馆建设责任、任务、成果纳入现有考评制度，并在后期动态修订，形成数字档案馆人员考评方案。同时，对于表现良好者，进行一定的经济奖励，鼓励更多馆员不断学习、日益进步。

6 结语

我国综合数字档案馆的高质量发展，固然与技术、资源有着密切关系，但是归根结底还是在于档案人员的发展。只有馆内成员经历了思想和行为的更新，才能适应数字档案馆的建设。组织变革理论为数字档案馆建设过程中馆内人力资源的考察提供了理论依据。为此，需要阶段性地进行馆内成员的变革。首先在进行数字档案馆之前，充分传达数字档案馆建设的重要性，并使馆内所有成员就建设方案达成一致意见。其次，在数字档案馆建设过程中，重点解决馆内成员知识更新和技能培训。最后，在数字档案馆建设完成后，不断完善馆内成员的管理体制和机制，动态优化人员队伍，为档案馆未来发展提供长远支持。

从长远发展来看，我国综合数字档案馆建设并非一馆、一地区单打独斗的事业，更需要从全国档案组织体系来看待组织变革。换而言之，数字档案馆建设的组织变革及其成员变革，不能仅仅局限在某个档案馆或某个地区，而是国家层面的组织变革。我国综合数字档案馆建设，应该是整个档案管理体制和机制的相应变革，需要从上到下贯彻组织变革的理念，推动综合全国数字档案馆的高质量发展。因此，应当从顶层设计角度将数字档案馆建设从软硬件拓展到人员队伍的革新，使得馆员队伍理念通过培训学习跟上时代步伐，让人员队伍的成长与综合档案馆的成长相辅相成。以数字档案馆建设推动人员革新，以人员革新带动数字档案馆发展，二者相互促进，才能从根本上解决我国综合数字档案馆建设的人力资源困境。