档案数字化转型：实践与经验★

程晓楠

(宽甸满族自治县疾病预防控制中心 丹东 118200）

0 引言

我国作为世界上人口最多的国家之一，其档案数字化转型的实践经验具有独特的价值和启示。中国政府高度重视档案事业的发展，出台了一系列政策和法规，为档案数字化转型提供了明确的方向和制度保障。同时，中国积极探索和应用先进的技术与工具，通过组织和管理模式的创新，推动档案数字化转型取得了显著成果。这一转型不仅能够提高档案管理的效率和便利性，还有助于保护档案信息的安全性和长期保存。对于中国而言，档案数字化转型具有特殊的意义。

1 中国档案数字化转型的背景

中国档案数字化转型的背景是信息技术的快速发展、数字经济的兴起、档案管理现状的不足以及政府政策的推动。这些因素共同促使中国积极开展档案数字化转型，提升档案管理水平，满足信息化时代对档案服务的需求。

首先，信息技术的迅猛发展为档案数字化转型提供了有力支撑。随着计算机、互联网、大数据、人工智能等信息技术的快速发展，数字化转型成为了档案管理的必然选择。数字化技术能够实现档案的电子化处理、数字化存储和在线检索，大大提高了档案的可访问性和利用效率。其次，数字经济的兴起对档案数字化转型提供了新的机遇。随着数字经济的崛起，数字内容的需求日益增加，包括企业的电子商务数据、个人的电子档案等。数字化转型能够满足数字经济发展的需求，促进信息资源的流通和价值的释放。再次，中国档案管理现状存在一些不足之处，需要通过数字化转型来改善。传统的纸质档案管理面临着许多问题，如档案保管空间有限、检索效率低下、档案信息安全难以保障等。数字化转型能够突破传统档案管理的限制，提高档案的存储容量、检索速度和信息安全性。最后，中国政府的政策推动也是档案数字化转型的重要动因。中国政府高度重视档案事业的发展，并提出了一系列政策措施来推动档案数字化转型。例如，《中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035年远景目标纲要》明确了档案数字化转型的目标和任务，提出了提高档案服务水平，向标准化、信息化、智能化、服务化的“四化”同步推进的总体目标。

2 中国档案数字化转型的挑战及应对策略

2.1 档案新技术挑战及应对策略

第一，大数据处理。档案数字化转型需要处理大量的数据，包括扫描、识别、存储和检索等操作。面对大数据的挑战，需要优化技术手段，提高数据处理的效率和精确度。在档案数字化转型过程中，大量的纸质档案需要进行数字化处理，转化为电子形式。这涉及到大量的数据扫描、图像识别、文本转换等任务。技术挑战主要体现在处理速度和准确性方面。传统的扫描和图像识别技术可能存在处理速度慢、识别错误等问题，导致数字化转型的效率不高。因此，需要采用先进的数据处理技术来解决这些问题。可以通过训练模型，使其能够准确识别档案中的文字和图像，并进行正确的转换和存储。同时，优化算法和硬件设备，提高数据处理的速度和效率。例如，可以采用并行计算和分布式存储等技术来加快数据处理的速度。此外，数据质量的控制也至关重要，通过引入数据校验和纠错机制，可以提高数据处理的准确性。

第二，数据安全与隐私保护。在档案数字化转型过程中，涉及到大量的敏感信息，如个人身份证件、企业机密等。确保数据的安全和隐私保护是一个重要的技术挑战。面对不断增长的网络安全威胁和数据泄露风险，采取有效的技术措施来保护档案数据的安全至关重要。具体而言，通过对档案数据进行加密处理，可以确保数据在传输和存储过程中不被非法获取。同时，建立完善的权限控制机制，只有经过授权的人员才能访问和操作档案数据。此外，应建立严格的访问审计机制，记录每一次的访问和操作行为，以便及时发现和处理安全事件。

2.2 档案人才组织挑战及应对策略

档案数字化转型面临的组织挑战是一个复杂的问题，人员培训和技能提升是关键因素。在数字化转型中，需要专业的技术人员和管理人才，然而，当前组织内部存在人员技能和知识的不足，无法适应数字化转型的要求。因此，组织应该制定培训计划，培养员工掌握数字化转型所需的技术和知识，包括数据处理、信息安全、数字化工具等。同时，建立学习和知识分享的机制，促进员工间的交流和合作，提高整体组织的数字化素养。此外，组织架构和流程优化也是组织挑战的一部分。数字化转型需要对组织架构和工作流程进行重新设计和优化，以适应数字化环境下的工作要求。组织应进行全面的组织架构分析，重新划定各部门和岗位的职责和协作关系，优化工作流程，将传统的纸质档案管理流程转变为数字化的工作流程。这包括数字化采集、在线协作、远程访问等方面的改进。需要注意的是，变革管理和组织文化建设是重要的改革措施。数字化转型是一项全面的变革过程，需要组织内部有良好的变革管理和积极的组织文化支持。组织应制定变革管理计划，明确目标和步骤，并与员工进行有效的沟通和参与。同时，培养积极的组织文化，鼓励创新和合作，使员工能够适应和支持数字化转型的变革[2]。

2.3 档案文化挑战及应对策略

档案数字化转型面临的社会挑战主要涉及文化传承、公众参与和信息不对称等问题。档案作为重要的文化遗产，数字化转型应注重文化传承的角度。在数字化转型过程中，应充分考虑档案的文化背景和意义，通过适当的元数据标注和文化解读，使数字化的档案能够传承和展现文化的内涵。同时，数字化转型应该考虑公众的参与和利益。档案是公众的共同财富，如何促进公众对数字化档案的参与和利用是一个挑战。解决这一挑战的关键在于加强公众教育和参与机制的建立。通过举办档案展览、开放数字化档案数据库等方式，鼓励公众了解和利用数字化档案资源。此外，建立用户反馈机制，从公众的角度了解他们的需求和意见，进一步优化数字化转型的成果。最后，信息不对称也是一个重要的社会挑战。部分人或组织能够更好地获取和利用数字化档案，而其他人或组织却无法获得相同的机会。解决这一挑战的关键在于推动数字包容，促进信息的平等获取和利用。政府和相关机构应提供公共数字化档案资源，建立开放的数据共享机制，减少信息不对称现象的出现。

2.4 档案政策挑战及应对策略

档案数字化转型需要政策和法规的支持和指导，而政策制定和执行过程中可能面临一些挑战。首先，档案数字化转型需要建立相应的法规制度和标准体系，以保障数字化转型的顺利进行。解决这一问题的关键在于完善法规制度和标准体系。政府和相关部门应制定档案数字化转型的相关法规和政策，明确数字化转型的目标和要求。同时，推动制定与档案数字化转型相关的技术标准和规范，促进行业间的协作和信息共享。其次，跨部门合作和信息共享也是一个政策问题。档案数字化转型涉及到不同部门和机构的合作和信息共享，但现实中存在信息孤岛和合作障碍的问题。解决的关键在于加强跨部门的合作和信息共享机制。政府应加强协调，促进各部门和机构间的信息共享和合作。建立统一的档案信息平台，实现档案数据的互通和共享，为数字化转型提供更好的支持。同时，鼓励公共和私营部门的合作，共同推动档案数字化转型的实施。

3 中国档案数字化转型的实践经验

3.1 档案数字化转型的政策与法规支持

在中国的档案数字化转型实践中，政策与法规支持起到了关键作用。政府出台了一系列的政策和法规，以促进档案数字化转型的顺利进行。

首先，根据《中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035年远景目标纲要》（以下简称《纲要》）要求，擘画了未来5年档案事业发展蓝图，为档案事业高质量发展提供了行动指南，在规划内容上，围绕《纲要》要求，规划明确了档案事业发展的总体目标、主要任务和保障措施，充分体现了档案事业在服务国家治理、服务人民生活、服务经济社会发展中的重要作用。规划提出，将深化档案事业改革，完善档案管理体系，加强档案基础设施建设，强化档案人才队伍建设，规范档案服务行为，提高档案服务水平，向标准化、信息化、智能化、服务化的‘四化’同步推进。同时，《档案法》对档案的电子化、数字化和网络化进行了规范，明确了电子档案的法律地位和管理要求。此外，相关的技术标准和规范也得到了制定和推广，如档案数字化采集、存储和检索的标准。

通过政策与法规的支持，中国的档案数字化转型得到了明确的方向和制度保障。政策的制定和法规的落实为数字化转型提供了有力的推动力。

3.2 档案数字化转型的组织和管理模式

我国在档案数字化转型中积极探索和实践新的组织和管理模式，以提高转型效率和效果。一方面，建立了专门的档案数字化转型机构和团队，负责项目的规划、实施和监督。这些机构和团队集中专业人才，具备丰富的数字化技术和档案管理经验，能够有效推进数字化转型工作。另一方面，采用了分阶段、分项目的管理方式。根据档案数字化转型的规模和复杂程度，将转型工作分解为不同的阶段和项目，逐步推进。这样可以更好地掌控工作进度和质量，减少转型过程中的风险和压力。同时，加强了档案数字化转型的协作与合作。政府、档案机构、科研机构和企业等各方加强了合作关系，共同推动数字化转型工作的开展。这种协作与合作的模式促进了资源的共享和优势的互补，提高了数字化转型的效率和质量。

3.3 档案数字化转型的技术与工具应用

在档案数字化转型中广泛应用了各种技术和工具，以提高数字化转型的效率和质量。例如采用先进的扫描和图像识别技术。通过高速扫描设备和图像识别算法，可以快速将纸质档案转化为数字形式。这种技术的应用大大提高了数字化转型的效率。利用信息系统和数据库管理档案数据，实现对数字化档案的存储、检索和共享。这种技术的应用使得档案的管理更加便捷和高效，方便用户随时获取所需的档案信息。还积极探索人工智能、大数据和云计算等新技术在档案数字化转型中的应用。通过人工智能的自动化处理和智能化分析，可以提高档案数据的处理和利用效率。大数据和云计算技术则提供了更大的存储空间和计算能力，支持档案数字化转型的规模化和扩展[3]。

综上所述，中国的档案数字化转型实践经验为推动档案管理现代化提供了重要参考。在信息化时代，数字化转型已成为档案管理的必然选择。通过借鉴中国的经验，不断创新和适应新的技术与需求，我们能够更好地应对挑战，实现档案数字化转型的成功，并为数字时代的档案管理开创新的篇章。