内部审计角度看企业采购业务的内部控制

□ 广州 杨庆莲

随着业务的发展和公司的发展，公司采购活动的内部控制在公司的日常工作中发挥着重要作用。公司采购是生产和经营活动的开始，贯穿整个商业周期，是生产和销售之间的纽带，影响公司产品的价值、质量和利润水平。因此，一个良好的内部采购控制体系是提高公司价值和长远发展的重要保障。通过提升采购质量的内部控制，以降低生产成本，并在市场经济中保持一定的竞争优势。通过加强公司内部审计控制，充分发挥内部审计的作用，深化公司内部风险管理审计模式。本文就内部审计角度对企业采购业务的内部控制进行分析，对公司内部审计和风险管理的可行性进行研究，以提高企业采购业务管理水平。

一、企业采购业务内部控制概述以及内部审计内容

1.企业采购业务内部控制概述。企业采购业务内部控制是指企业通过制定、执行和监督采购规定、程序、制度和措施，保证采购活动合法、规范、诚信、高效；确保采购行为符合企业战略、业务计划和风险管理的要求；防范和纠正采购业务中出现的违规行为，保护企业利益和形象的一种管理模式。其主要包含了采购流程的规范化管理。采购程序的内部控制、供应商评估和管理、合同的管理、采购数据的记录与保存、风险管理、监督和检查措施等相关内容。通过对其进行严格的内部控制能够防止资产流失和滥用，提高企业的资产安全，加强内部控制规范采购流程，并严格要求员工遵守采购程序，使采购业务的操作流程更加透明。通过科学的内部控制可以规范采购流程，减少采购时间和成本，提高企业的运营效率。此外，内部控制规范了员工采购行为，防范员工的内部欺诈行为，保证采购业务的公正性和合规性。同时，有效的内部控制能够建立企业的声誉，提升信誉度，增强消费者对企业的信任度。

2.企业采购业务内部审计内容。①采购管理流程和制度：审查企业采购管理流程和制度是否健全，是否符合相关法规和标准，是否能够有效遵守和执行。②采购合同管理：审查企业采购合同管理制度的完整性、流程的有效性，是否规范、合法、严谨，并了解企业是否按照合同要求履行义务。③供应商管理：审查企业供应商管理制度是否健全，是否有透明的途径确认供应商的技能、资历和合作能力，并进行供应商评估，以确保合作伙伴的质量、运营、及时性以及合同规定的其他方面均符合要求。④采购预算管理：审查企业采购预算管理制度的完整性和有效性，是否能够科学合理地控制采购成本，避免和消除浪费和误用，确保采购预算的充分实现。⑤内部控制和风险管理：审查企业的内部控制制度和风险管理制度是否健全，是否有明确的职责分工、流程、权限等规定，并对采购业务的风险及时识别，采取相应的控制措施。⑥质量管理：审查企业采购质量管理制度的完整性和有效性，是否有适当的质量标准和程序，并合理评估和监控采购材料、设备、服务的质量。⑦供应链信息化：审查企业采购管理是否实现信息化，通过信息系统控制采购与供应的全过程，从而快速响应和解决采购过程中的问题和瓶颈。⑧业务执行效率：审查企业采购业务执行效率，包括采购周期、采购成本、供应链延迟和项目压力等方面，并提出改进意见，促进采购业务效率的提高。

二、采购业务内部控制原则

在企业采购的内部控制中，应加强不相容职位分离的原则。采购和批准由单独授权的工作人员进行。采购行业的控制人员越多，发生的业务错误就越少。随着控制的增加，控制成本也会增加。应在成本和效果以及成本控制之间考虑控制的影响，以最大限度地提高业务效益。因此，采购业务内部控制需要遵循以下原则。①采购程序要严格，依据公司制定的规章制度及标准化操作流程进行实施。②采购合同的签订要明确，不能存在合同漏洞或不良条款。③对采购对象（供应商/服务商）进行严格的筛选和评估，确保其资质、信誉和实力符合公司要求。④采购人员要遵守法律、法规及公司内部规定，避免违反诚信原则，维护公司形象和信誉。⑤采购过程要保证信息的准确性和透明度，确保采购活动完全以公司利益为导向。⑥ 采购流程需要严格的审批和授权制度，保证采购申请、采购审核、支付审批等各环节都得到相应的授权。⑦采购数据要及时记录并做好档案管理，以便日后审计和成本控制。⑧采购活动需遵循合理经济性原则，以实现公司财务效益。

三、采购业务内部控制的关键点

1.采购计划控制点。采购计划是指根据自身需要，采用科学的方法对所需采购的物资与材料进行预约。在这种情况下，有必要仔细审查和批准申请部门的采购要求，以避免不正确的批准程序或未经授权的采购行为。可通过以下方式开展：①采购计划的审批：采购计划应该经过审批程序，确保计划符合预算、业务需求和采购政策。②需求识别和需求调查的严格性：在采购计划编制前，需求识别和需求调查应该严格进行，确保采购计划的准确性和合理性。③采购计划的跟踪和执行：采购计划应该通过跟踪和执行来确保实现计划中的目标，并及时调整计划以适应变化的需求。④客观评估供应商：选择供应商时应该客观评估其质量、价格、信誉度和供应能力，确保选择最优的供应商。⑤收集、审批和记录采购合同：采购合同应该经过审批程序，并建立有效的记录，以便监督和审核采购过程。⑥采购成本控制：采购过程中应该控制成本，降低采购风险，防止采购成本超支和其他损失。⑦供应商绩效评估：定期评估供应商绩效，以确保供应商全面合规、符合要求，并保证采购业务内部控制的连续性和稳定性。⑧风险管理：在采购过程中应该建立有效的风险管理体系，预防和控制采购风险，降低损失和影响。

2.供应商管理控制点。供应商管理是指建立供应商管理体系，对供应商的信用和交货进行管理和控制。供应商管理影响采购的成本和质量。这一环节是采购活动内部管理的关键，也是一个高风险环节，可通过以下方案开展：①供应商评估和选择：建立供应商评价制度，对供应商进行定期评估和审核，严格控制供应商准入标准，选择优质供应商，保证采购材料的质量和价格优势。②合同管理：建立合同管理制度，对采购合同进行规范化管理，明确供应商的责任和义务，及时跟进合同履行情况，确保合同履行的有效性和可控性。③采购流程控制：建立严格的采购流程，确保采购后所有情况都有记录，规范采购行为，防止内部操作不规范或者被他人干扰。④建立价格监管机制：建立合理的采购价格评估制度，对采购价格监管，加强合同履行过程中的控制和调整，确保采购过程公平。⑤物资接收管理：建立严格的物资接收和验收管理制度，对接收的物资进行全面检测，保障物资质量，及时发现和处理问题。⑥费用审批和支付：建立严格的费用审批制度，确保采购活动符合公司的财务政策，控制采购成本，及时支付供应商费用。⑦监督管理系统：建立健全的监督管理体系，对采购活动进行监督，确保采购符合法规和规定，防范非法行为。

3.采购过程控制点。采购过程包括根据市场和采购计划选择采购方法、价格、签订合同和审查库存。不必要的采购做法、不合理的机制和未经适当授权的采购流程可能导致不合理的采购活动。为防范这些风险，应严格遵守授权程序。同时，检验点和储存点应分开，交货合同编制点和审批点应明确划分。

四、从内部审计看采购业务内部控制存在的问题

1.采购流程不够规范。采购流程通常包含采购计划、采购需求、采购招标、供应商评审、合同签署、采购执行和付款等环节。不少企业在采购流程的实施中，流程不规范，并且缺乏透明度和审批制度。例如，一些采购人员可能存在以个人利益为重、忽视质量、价格等需求的现象。

2.采购合同缺乏规范性及完整性。在采购合同的签署方面存在问题，如合同内容不规范、保密条款不充分、义务和责任未明确、仅仅以口头约定等。这些问题导致企业缩减了自身的利益。

3.供应商管理缺乏严谨。供应商是企业采购业务的重要一环，供应商的质量、信誉度，以及供应商的产品或服务价格是企业进行采购决策的重要参考指标。然而企业供应商管理通常存在问题，如对供应商的评估和审查不充分，对采购人员和供应商员工关系的管理有所欠缺等。

4.财务管理制度有限。企业采购业务的财务管理是企业内部控制的重要环节，包括采购预算、财务审批、采购支付、差旅费及费用报销等。但是，很多企业内部控制财务管理制度存在问题，没有实行完善的预算控制、费用报销审批制度以及采购支出账务管理等。

五、企业采购业务内部控制的重要措施

1.加强对商品采购计划的审核。对于服务企业来说，采购计划是企业运营成功的重要保障之一。因此，加强对商品采购计划的审核非常重要。①建立采购管理制度，明确采购流程和职责分工。②由专门的采购人员进行商品的采购工作，确保采购流程的规范性。③制定完善的商品采购计划，根据企业实际需求确定采购量、采购时间等。④加强对供应商的选择和考察，确保供应商的信誉和质量。⑤严格执行采购合同，明确各方责任和义务。⑥定期对采购计划进行评估和审查，及时调整采购计划以适应市场变化。通过以上措施，企业可以有效控制采购成本和风险，提升采购的效率和质量，从而为企业的持续发展提供有力的支持。除了上述措施，企业还应该注意以下几点。①避免单一供应商，建立供应商库，合理分配采购订单，防止供应商卡壳。②建立仓储管理体系，合理规划仓库布局，确保采购商品的存储和管理。③加强采购数据分析和管理，及时掌握采购情况，为后续采购计划做出合理的决策。④尽可能采用优质、环保的商品，关注供应商的社会责任和环境保护。⑤定期开展供应商评估工作，维护供应商关系，防止供应链中出现的问题影响到企业的正常运营。因此，企业应该加强对商品采购计划的审核，并建立健全的采购管理体系，从而保证采购工作的顺畅和质量，为企业的可持续发展提供保障。

2.采购风险评估体系的完善。采购风险评估体系是对采购过程中可能面临的风险进行识别、评估和处理的一套制度化、规范化的方法。为了完善采购风险评估体系，可通过以下方式进行开展。①制定风险评估流程：采购风险评估应该成为采购流程中的一个必要步骤，制定风险评估流程，明确每个流程节点的职责和操作方法。②明确评估标准：根据采购对象的不同，制定相应的评估标准。将采购对象的风险分为各种等级，可以通过分值的方式对风险进行分级评估。③建立风险信息库：收集和整理历史采购项目案例，建立一个风险信息库，对常见风险做出规范的评估标准和应对措施，为今后采购项目的决策和风险控制提供参考。④加强对供应商的审核：对供应商进行严格的审核，对供应商的实力、信誉、财务状况等进行评估，减少与不良供应商的交易，从而避免采购项目风险的发生。⑤制定应对措施：制定一系列针对不同风险的应对措施，以预防和控制采购项目中可能出现的风险，避免损失和影响。⑥建立反馈机制：收集和整理采购项目中的不良事件，建立反馈机制，及时调整采购流程和风险评估标准，提高风险评估体系的科学性和实效性。

3.制定更为科学的采购管理计划。根据风险评估系统监测和控制采购计划，明确企业需求、目标及计划，梳理物品或服务的需求范围、数量、质量要求等。分析采购中存在的风险，制定规避计划和应对措施。示例包括质量问题、交期延误、价值风险等。制定采购方式、谈判和招标方式、选定供应商要求、采购方式流程等。通过搜寻网络和其他渠道搜寻供应商、制定谈判和招标程序以及选择供应商的标准等。与供应商协议、签署合同并实施协议。关注价格、交货时间、质量文化、安全、保险、价值等。实施前设定合理的采购计划流程、监督采购执行、记录数据及与供应商保持联系。这一步鼓励不断反思改进采购管理计划。评估是否满足采购需求，评估供应商表现，并寻求改进的方案。

4.优化供应商的选择与管理。在选择供应商之前，公司需要对所需产品或服务的规格、质量和数量进行详细的分析和评估，并确保明确的需求标准可以有效地帮助筛选合适的供应商。了解市场上的不同供应商的优劣势，以及他们的价格、质量、信誉等方面的信息，可以帮助公司更好地筛选出合适的供应商。对潜在供应商的信誉、资质、生产能力、交付能力、质量管理系统等方面进行详细评估，可以帮助公司确定最合适的供应商。在与供应商协商合同时，公司需要确保合同条款明确、合理，包括价格、数量、交货时间、付款方式、质量标准等。

5.采购价格管理优化。采购价格管理优化指的是在采购过程中，通过优化采购流程、管理采购资源和协调供应商关系，实现采购成本的最小化，提高采购效率和采购质量的提高。通过对供应商的选择、评估、跟踪等管理，加强与供应商的合作关系，从而获得更好的价格和质量。合理建立采购流程，加强采购合同、发票等管理，避免采购过程中出现纠纷，减少采购成本。通过对采购需求进行详细的分析和评估，确定采购计划和采购预算，以便更有针对性地进行采购。加强对采购成本的控制和管理，避免不必要的浪费和超支，实现采购成本的最小化。通过对采购过程中可能出现的风险进行预判和防范，降低不确定性，确保采购的安全和稳定。

六、结语

随着公司采购数量的不断增加，内部审计在公司采购内部控制中显得尤为重要。在采购控制方面，有必要找出内部采购控制的不足，采取有效的改进策略，不断提高业务控制水平。严格控制采购成本，提高业务运营的整体效率。在采购内部控制中，不仅要规范采购内部控制制度，结合企业实际情况，将审计方法不断完善，以更好地开展采购审计工作。