事业单位档案管理工作的现状与对策

冯晶 河北省保定水文勘测研究中心

一、事业单位档案管理工作优化的意义

优化和发展档案管理工作，是推动档案工作信息化的关键环节。为确保事业单位档案的安全性和保密性，以及推动事业单位档案的信息化和持续发展，必须对其进行深入、系统的研究。内容安全是档案信息化管理的关键，应确保电子档案信息的使用和传输的真实性和完整性。确保档案信息的真实性、安全性、完整性和可用性是档案管理的最优目标。在我国，公共服务的主体通常是事业单位，其文件管理起着确保社会公益性服务正常运行的核心作用。提高文件管理的品质与效益，对于满足社会公众的需求至关紧要。

二、事业单位档案管理工作现状

近年来，我国档案管理规范化水平不断提高，事业单位建立了相对完善的档案管理制度体系，各种档案资料得到了妥善的保管和利用。

首先，档案管理人员已经加强了对各类初级信息的搜集和储备，确保了档案的实用性和完备性。根据档案管理的相关规定，档案管理人员会妥善处理所有类型的档案收集和整理任务，积极督促各部门做好上一年度档案的移交工作，接收好上年度产生的各类档案资料，按要求及时做好分类、整理、编目等工作。

其次，在进行档案管理时，需要确保库房的防火、防盗、防虫等“八防”措施得到充分执行，同时也要确保档案的保密性。

最后，在档案利用工作中，应不厌其烦，对于借阅档案者及时登记在册，督促按时归还；同时要做好编研成果的编制工作。

现阶段，尽管事业单位对档案管理工作越来越重视，但档案管理工作仍然存在不少问题亟待解决。

（一）单位各级领导对档案工作的重视程度不够

受到传统思维的束缚，许多事业单位在很长一段时间里，将主要精力和发展焦点投入到各类特定业务的研究和管理上，却忽视了对档案工作的深入理解和重视。甚至有些单位领导认为档案管理只是对文件的搜集、整理和储藏，缺少技术含量，并且对事业单位的成长并无实质性的帮助，因此，他们在日常的工作中并未积极配合档案管理人员的工作。一些事业单位的领导者并未充分理解和重视档案管理的职责，没有深入了解档案管理工作所能产生的实际效益，也不会在档案管理过程中投入充足的人力、物力和财力，这极大地降低了档案管理工作的品质和效率。与此同时，事业单位的工作方式正在快速地向电子化发展，并随着时间的推移加速整合，传统档案管理规定与规范已经不能适应目前与将来的档案管理需求。而各层级管理人员对档案管理缺乏足够的了解及应有的管理意识，造成单位内部控制制度的缺位或形同虚设。在这种情况下，若没有一个合适的档案管理体系，档案信息的管理必然会受到制度因素的影响，也势必会影响档案管理工作的顺畅进行[1]。

（二）档案管理人员的认知程度和素质有待提高

许多人认为档案管理仅仅是文档保管和简单的登记、抄写等事务性工作，而所谓的管理仅仅是确保文件、资料不被丢失或泄密等工作，他们认为档案管理是一项人人都可以完成的简单工作，甚至可以由兼职档案员来管理，从而忽略了档案管理的专业性。事实上，档案管理是一项具有较高专业要求的工作，需要专业人员对各种档案资料进行分类整理，以便于快速检索和查询，这就要求档案管理应配备相应的专业人员。然而，许多事业单位的档案管理人员尚未认识到档案管理的重要性，对档案管理工作的开展认知程度不高，未能将档案管理纳入日常工作，从而导致档案管理工作无法得到有效实施，无法充分发挥档案管理在事业单位发展中的作用。

（三）缺乏健全的档案管理制度和必要的硬件设施

目前很多事业单位在档案管理制度上存在很多问题，有的事业单位虽然建立了相关的档案制度，但也只是流于形式，没有真正落到实处。另外，一些事业单位的档案管理人员由于档案管理意识淡薄，在进行文档保存时会随手将档案保存在空置档案柜里，没有对其进行标记，使得在后期档案整理时出现各种错误，不利于档案的快速查询。

档案保存需要严格的条件，如档案库房建筑必须符合国家有关规定，库房应设置防火防盗门窗，并采取密闭措施；库房内应配备灭火器、防盗门窗、防火防盗监控、防虫防霉药、除湿机等设施设备，但由于受经费限制，部分事业单位在档案工作上的资金投入不足，导致部分设备配置不齐全，存在各种安全隐患，更不用说配备先进的设施设备了。这类问题在一些基层单位尤其突出。

（四）收集资料不齐全、不规范

虽然档案管理工作的重要性已广为人知，但依旧有部分管理人员由于重视程度不够，缺乏系统的理论学习和实地研究，导致在收集和整理资料时出现许多问题，难以保证资料的完整性，而且在实际工作中没有根据所制定的档案管理制度开展工作，导致工作不规范、管理质量不达预期。

（五）档案管理的信息化程度不够

现阶段，虽然信息化档案数据库数量不少，但信息化资源的质量有待提高，在现今的信息化档案管理中，计算机技术是必不可少的。然而，在实际的工作环境中，管理人员仍然倾向于使用传统的手工管理方式，这使得他们在实际操作中难以熟练运用信息化技术[2]。在这种情况下，信息化和网络化还未完全实现。如果缺乏相应的电子设备，一旦纸质档案丢失，将会导致相关资料的遗失，这将使得人工查找档案变得耗时耗力，极大地降低了工作效率。

（六）档案管理工作主动性较差，服务功能不强

促进档案管理工作长远发展的前提是要有计划和目标，而事业单位的档案管理在日常工作中大多只是发发文件，收收各部门的总结、报表等，没有及时地对各部门进行监督，没能很好地掌握档案管理的实际情况，如对各部门档案资料的收集不及时、对档案资料的借阅归还情况不督促等，主动性较差，对档案工作重要性的认识程度不够。另外，许多基层档案馆的主要服务模式就是“等待”使用者的到访，还有很多珍贵的历史档案往往“珍藏”在档案馆或档案室中，实用性不强、利用范围狭窄，没能有效地服务于社会，没能发挥其历史价值。

三、事业单位档案管理工作的优化对策

（一）提高思想认识，加强组织领导

档案工作是一项有益于国家、人民，并且能够惠及后世的伟大任务。要想推动档案管理的融合发展，必须优化国家、省、市、县的管理架构。依照档案行业的发展计划，应强调事业单位的档案作为关键信息资源和独特历史文化遗产的地位，并且强调事业单位的档案管理工作在党和国家的各个领域中的基础性、支撑性影响。在档案工作实践、档案理论和档案制度等方面，要坚持以创新为导向，不断推进档案管理工作。要在新《中华人民共和国档案法》的基础上，逐步建立完整、系统的事业单位档案工作规范化、法制化管理制度，提高事业单位依法行政和依法治档的效率。依据对历史和单位进步的责任感，需要建立并优化事业单位档案管理的领导负责制。在领导层高度关注的基础上，需要完善单位内部的档案管理、考核和责任追究等制度。需要全面实现档案工作与业务工作的有效衔接，包括制度、管理、人才和设施等方面的档案信息化管理工作。只有这样，才能充分利用事业单位档案管理工作完善国家治理体系、提高治理能力。

（二）配备档案专兼职管理人员，提升其素质

随着科学技术的不断发展，档案管理工作的现代化水平也有了很大程度的提高，档案管理模式的信息化和多样化特点决定了要想做好档案管理工作，档案专兼职管理人员就要不断更新档案管理观念，增强档案管理意识和责任感，加强对档案管理工作重要性的认识，勇敢探索和创新档案管理手段。

档案管理不是简单的工作，要定期组织管理人员进行专业知识培训，不断加强其对档案的理论知识学习，同时对其进行定期考核，使其改进陈旧的工作方式，学习及汲取档案管理的新理念，并将新理念与现代化管理方式充分结合，以新技术和高效率为目标，进一步提高档案工作的业务水平，尽快适应档案管理信息化要求，充分保证档案的完整性和准确性。唯有坚持创新与发展，才能顺利地适应当前的环境，开创档案管理的新局面。

（三）构建并完善文件管理体系，实现管理工作的标准化

在信息化时代的背景下，事业单位除了要认真学习和贯彻《中华人民共和国档案法》等相关法律法规外，还要制定一些符合本单位实际的档案管理规定，使档案管理工作有章可循。同时，要对制度的实施情况进行严格的监督，管理人员应根据制定的相关制度，对各类档案进行全面收集整理，充分满足使用者的多方面需求，最大限度地发挥档案管理的价值。

（四）加大档案工作宣传力度，保证档案收集的齐全和完整

档案宣传工作是档案管理工作的重要组成部分，是搞好各项档案工作的前提，是增强档案管理意识的重要手段。为更好地推动档案事业的发展，要不定期地开展专栏、电视、网络等形式多样的档案宣传活动，拓展档案宣传渠道，提高公众对档案管理工作的知晓度，确保档案收集的完整性。

（五）积极引进先进技术和设备，加大投入，提高档案管理的硬件保障能力

近年来，为了深化我国事业单位档案管理领域的改革工作，新技术也逐步代替了传统的手工管理模式，很多事业单位成立了独立的档案管理科室，配备了专业的档案管理人员，为员工提供了更便捷的档案搜索方式。这样不仅发挥了档案的利用价值，也确保了文档的质量。单位在提高了对这些文件管理任务的关注度后，还需要对文件的硬件设备进行升级和审核，以保证宝贵的文件资料能储存在一个安全的环境中。

为加强档案信息化平台的软件建设，事业单位应根据实际需要向第三方购买档案管理软件或自主研究软件，通过信息技术的运用，切实提高档案管理建设的信息化水平，以便更好地为事业单位服务，满足事业单位档案业务发展的需要。

（六）提高事业单位档案管理服务能力和主动性

档案管理的核心任务在于服务于公众，这不仅是地区档案事业进步的关键环节，同时也是推动国家档案事业进步的重要元素。提高档案管理的服务水平对于公共机构的档案管理工作的进步至关重要。

一是要提高服务水平。过去，公共机构的档案管理服务仅限于简单的搜索和查找，但在信息化的推动下，档案管理需要利用尖端的技术来实现自动化的筛选、比对和归档管理，积极地开发新的档案管理功能模块。

二是要拓展服务内容。以前的档案管理工作往往是被动等待，而在信息化档案管理模式下，应将档案内容从被动等待拓展到主动提供，在档案服务过程中，增加其他功能，如设置高级检索，提供更为详细的数据信息，使档案使用者方便快捷地查询相关资料。在进行档案管理时，档案管理人员需要在职责范围内提升主动性，重视提供优质的服务，强调档案管理的严谨性、一致性和高效性，并致力于提高档案管理工作的规范化、制度化和科学化水平。

四、结语

在新形势、新技术不断发展的社会背景下，事业单位档案管理工作必须适应经济时代发展的需要。事业单位应拓展档案管理工作的新思路，下大力气做好档案基础管理，切实提高档案管理人员的综合素质水平，确保各项档案管理制度的完善性、档案保存的完整性和档案整理的规范性，更要大力加强档案的开发利用，实现信息资源的共享，开创档案管理工作新局面。