存货资产管理弊端及信息化实践研究

刘祥波 云南省房地产开发经营(集团)有限公司

存货资产本就是企业资产的重要组成部分，存货资产管理就是指企业通过有效的管理控制手段，对存货的数量、质量进行严格管理与控制，确保其能够满足企业生产和销售的需要，同时不会出现较多的库存积压和资金占用；如果企业的存货资产管理策略不当，很容易导致企业亏空，甚至威胁企业基本的生存状态。[1]基于此，加强对企业存货资产管理弊端的研究，推动其实现信息化管理和建设具有一定的必要性，对于处在快速发展进程中的企业而言具有十分重要的意义。

一、存货资产管理概述

(一)存货资产管理的基本概念与含义

存货资产管理本就是企业内部管理控制的重要组成部分，是企业实现运营管理目标、贯彻企业经营决策，维护内部资产的稳定、完整以及安全，确保财务收支合法、会计信息真实的，集监督、协调和制约于一体的管理控制体系。

(二)存货资产管理的重要性阐释

在社会经济飞速发展的进程中，不同企业之间的竞争压力越来越大，此时，优化存货资产管理有着十分重要的意义。所谓存货主要是指企业在经营管理过程中为满足日常耗用所存储的物资，包括各种易耗品、产成品以及半成品等，为了确保企业运营管理的稳定性，企业需要对存货资产实施科学管理，从某种意义来说，企业是否重视存货资产管理，管理的质量如何，关系到企业发展和建设的活力，不合理的存货资产管理很有可能让企业陷入发展的窘境甚至危机。

一方面，存货资产管理对企业发展而言有着颇为重要的意义，也是确保企业能够正常开展工作的基础和前提。科学有效的存货资产管理不仅可以帮助企业节约和控制采购成本，减少资金周转的压力和负担，同时提高企业的利润和收益空间。

另一方面，现阶段很多企业所面临的生存发展环境都不够理想，企业之间的竞争很容易从最初的销售业绩、市场份额，转变成内部管理质量的提升。良好的存货资产管理能够帮助企业减少存货对资金的占用，让企业的资金周转效率得以提升，降低管理和使用成本。

二、企业存货资产管理存在的问题和弊端

总结来看，目前一些企业进行存货资产管理的过程中表现出一定的问题，比如，存货资产管理的信息化建设相对落后、管理方法不够科学、缺少科学的内部管理控制制度及采购计划、对第三方物流的利用程度有所不足等。

(一)企业存货资产管理的信息化建设相对落后

现阶段，一些企业采用传统的模式进行存货资产管理，对其重要性缺乏认知，更缺少对现金管理技术的使用。在这样一种情况下，企业内的各个部门、员工之间以及企业和供应商之间都没有完成信息网络的建构，间接导致内部信息流通不畅，工作效率严重低下，运营成本显著增加，最终影响存货资产管理的准备性以及及时性。

(二)存货资产管理的方法不够科学

一些企业存在着存货资产管理办法不科学的情况，主要表现在以下两个方面：

一方面，部分企业的存货资产习惯于随意摆放，再加上仓储管理环境很差，一些重要的资产随意摆放很容易出现丢失的情况。

另一方面，一些企业在货物领取方面没有严格的管理制度，甚至根本没有专门的管理人员或者库管定期对存货资产情况进行清点，以至于出现质量、原料或者半成品等方面的问题时，无法及时进行处理。

(三)企业内部管理控制制度不够健全

内部管理控制制度的存在，本就是企业运营管理的关键性环节，也是辅助存货资产管理的关键所在。但是目前很多企业在此方面都存在缺失，间接导致存货资产管理效率低下。此外，企业内部机构设置得不够完整，部分之间缺乏制衡和约束，在企业各部门管理责任界定不清晰、不明确的情况下，导致企业对内无法形成有序的监督预约机制，很容易促使采购、资产管理和发货等无章可循、无据可依，最终导致严重的资源浪费，也增加了存货流转过程中风险的方式。[2]

(四)缺少科学的采购计划

一些企业在面对获取存货资产的主要渠道，也就是采购的过程中缺少必要的管理和计划，导致存货资产管理遭遇一定的问题和瓶颈。

一方面，部分企业在和供应商订货的过程中，往往只是停留在口头协议的维度，没有签订具体的合同，没有明确各方面的权利义务，如果在货物采购运输的过程中出现意外，就很难界定具体的责任，如此很容易导致企业无法按期收到货物，后续的产业链运行受到影响；另一方面，一些企业将存货资产管理的重点放在对原料的采购以及成品的销售方面，没有考虑到存活的资金占用和成本问题，在没有规范的采购计划的情况下，其往往只是根据订单量的大小临时性地提出采购计划，不仅会导致采购运输成本增高，更会因为分批采购而无法享有相应的折扣。

(五)对第三方物流的利用程度略有不足

就目前一些企业的实际情况来看，其在实施存货资产管理的过程中，明显存在着对第三方物流利用程度不足的情况。

首先，从一些企业的产业构成来看，传统的存货资产管理模式并不支持企业充分利用第三方物流。

其次，现阶段，国内很多企业的物流管理都呈现出明显的半封闭状态，大多采用自主物流，而不愿委托给第三方公司，究其原因在于维护企业信息的安全。

最后，现阶段部分企业的存货资产管理存在着明显的“小而全”的情况，换言之，其只关注内部物流系统的建设和使用，很容易忽视对外部资源的调度和使用，没有将第三方物流可以帮助企业节约成本、提高利润和管理效率的作用进行最大化的释放。

三、企业存货资产管理问题的解决策略及信息化实现路径

针对前文所提及的存货资产管理存在的问题，笔者认为其需要从这样几个角度做出突破和应对，同时推动信息化管理路径的最终实现。

(一)应用新进的存货资产管理软件，打造完善的业务集成系统

在市场经济环境及条件下，企业管理信息化建设被提出更高的要求，如果企业本身的信息化建设水平不高，有可能在竞争中处于劣势，甚至存在被淘汰的风险。[3]企业为了提升自身的存货资产管理水平，有必要实施全方位的信息化管理和建设，借助有效的核算策略，确保资产存货管理的科学性、合理性。

另外，企业应将存货资产管理软件和内部各个业务系统统一管理、集成运营，条件允许的情况下企业还可以自行组织团队研发软件，并且做好相应的人才选拔和培训工作，其不仅能够熟练操作存货管理软件，而且可以熟练进行数据分析与核算，最终提高存货资产管理的效率、质量。

(二)结合企业的实际情况生成相应的存货资产管理模式，丰富管理手段及办法

企业存货资产管理的质量高低与否，很大程度上取决于企业本身的存货资产管理模式，由于存货资产管理和企业所实施的财务核算办法之间存在密切的关联性，而且不同企业所采用的模式存在环境上的差异性，需要企业结合自身的实际情况，选择正确的管理模式。

首先，企业必须加强内部实际负责资产存货管理人员的业务培训，不断提高其专业技能。

其次，企业需要从自身的实际出发，设计完善的存货资产管理模式，并及时对其进行调整和优化。通过导入精准的核算办法，围绕企业的特殊性进行核算，切忌复刻和模仿。对于任何企业而言，其只有紧随时代的步伐，优化内部存货资产管理模式，才有可能提升企业整体的竞争实力。

最后，企业有必要结合自身的存货以及发展建设情况，制定科学的存货资产管理制度以及流程，同时在此过程中考虑如何推动各个部门之间的合作以及信息的整合，实现流程上的相互配合，也提高制度及流程实现的可行性。如果企业没有考虑到自身的差异化因素，盲目照搬其他企业的存货资产管理模式，很容易导致存货资产管理的制度流程复杂、细节不够合理，影响最终的管理效果。由于存货资产管理本身是一个系统性的工作，涉及企业运营管理的多个环节，所以从设计部的角度来说，其在进行存货种类的选择时，需要尽可能压缩存货资产的品种，提高存货使用的流通性和共享性；采购部门需要结合企业对于各类物料的诉求及现有的存货情况，制定科学合理的采购计划，必要时可以采取自备货和供方备货相结合的采购方式，减轻存货资产的压力；仓储管理部门需要严格按照库存管理要求实施存货资产管理，确保账物完全一致，更要定期及时对存货情况进行盘点。针对存货积压，仓储管理和采购部门有必要也有责任及时提出建议，减少企业的资金占用和损失。

(三)建立健全企业内部管理与控制机制

根据存货资产管理资产，企业有必要从内部管理控制环境、人员以及技术层面等角度出发，构建完善的内控管理机制。[4]

一方面，有必要对相关工作人员实施专门的业务培训，不断帮助其树立正确的存货资产管理意识，保证其在实际参与存货资产管理的过程中严格贯彻和参与程序执行，提升存货资产管理的品质。

另一方面，企业需要进一步明确存货资产管理部门及相关工作人员所承载的责任，需要针对企业的重点业务实施全方位的监督管理及控制，只有对内构建完善的控制机制，才能为存货资产管理提供优良的工作环境，减少舞弊等情况的发生。

(四)实施恰当的存货资产盘点工作，为采购计划的顺利实施提供科学的依据

企业需要定期、恰当地进行存货资产的盘点工作，进而为采购工作的顺利开展、正确制定采购计划提供信息和数据支持。概括而言，其主要包括这样几个要点：

首先，企业必须及时优化自身的存货资产盘点流程，提高盘点的效率，也为其他工作的顺利进行，提供有序的数据支撑。

其次，企业需要尽可能分散定期盘点的工作量，目的在于提高盘点数据的精确度，发现可疑问题可以及时进行处理。

再次，企业需要定期开展存货资产自查活动，对于临期的资产存货需要及时进行处理，做好更新换代，避免其占用过多的库存和资金。

第四，企业需要构建完善的存货资产盘点制度，定期盘点，同时结合盘点结果，确保数据能够准确、客观地反映存货状况。

最后，在企业实施存货资产管理的过程中，需要围绕自身的资源情况选择最佳的盘点方式。比如如果企业属于生产加工型企业，存货资产必然会占用较多的资金，此时存货资产的盘点必然以半成品、原材料以及成品为主。

(五)坚持将存货资产管理系统纳入财务共享中心，加强同第三方物流之间的合作

财务共享中心是近年来很多企业实施财务信息管理所主要采取的手段，旨在汇总企业各个部门的信息，通过信息平台对其进行统一的管理与监控，进而达到共享资源、及时传递的目标，帮助企业减少沟通成本。坚持将企业存货资产管理纳入财务共享中心当中，有其必要性和合理性所在。[5]

首先，企业需要将存货资产管理纳入财务共享中心，将存货预算管理纳入其中，方便工作人员对其实施动态的信息使用和监督管理。对于部分行业容易出现的存货剩余情况，可以及时跟踪资产剩余数量，避免浪费等的发生，帮助企业有序节约和控制成本。

其次，对企业存货资产管理实施信息化监督和控制，也意味着企业实现了从传统存货资产管理向现代化存货资产管理的过渡与转型。通常情况下，企业所采取的存货资产管理使用ABC 管理办法，其虽然实现了对不同类型存货资产的科学分类，但是当一些企业本身在内部管理控制方面就不够专业时，即便进行了分类，也有可能因为分类的有效性不足，出现贵重资产损失、毁坏甚至变质的情况。将存货资产管理及时和财务共享中心衔接起来，可以直接提高管理水平，从根本上杜绝这些问题。

最后，企业需要结合自身的实际情况，加强同第三方物流之间的合作，尤其是云仓库、集中库、电子库的建立和使用，在维系必要生产和运营的基础上，尽可能减少存货积压和资金占用。同时充分发挥第三方物流集散和货运管理的优势，减少企业存货资产管理方面的负担和压力，提高产出、运输等工作的效率和质量。

总而言之，存货资产管理对于企业发展有着极为关键性的意义和价值，关系到企业的实际利润和收益情况。针对目前很多企业在此方面存在的问题和不足，企业有必要采取更加具有针对性、契合企业实际状况的运营管理模式，在优化内部管理控制的同时，实现信息化管理与建设，提高存货资产管理的有效性，为企业的可持续发展奠定坚实的基础。