事业单位人事档案管理规范化水平提升策略分析

文/山东省临沂市兰陵县人力资源和社会保障局 郭红艳

随着我国教育水平的不断提高，人才数量不断增长，建立人事档案管理制度能够有效满足人事工作的需求。当今社会人们对自身权益的关注度日渐提高，人事档案管理的合理性关系到每个人的切身利益，因此，受到广泛关注。此外，由于人才流动机制的不断完善，部门间的人才流动性较大，建立完善的人事档案制度，可以确保人事档案管理工作的有序进行。

一、创新人事档案管理的重要性

（一）做好人事档案管理关系到事业单位的持续发展。在事业单位的日常管理中，往往忽视了人事管理工作的重要性，而把业务性工作放在首位。很多单位的人事档案管理模式已无法满足如今信息化时代的发展需求。人事档案管理工作所涉及的人才管理、选拔以及人力资源的合理配置，关系到一个单位的持续健康发展。因此，需要高度重视人事档案管理工作，在人事档案管理的方法与制度上进行创新和改革，以确保事业单位的顺利发展。

（二）做好人事档案管理对人力资源优化配置至关重要。人事统计工作在事业单位的人事管理工作中属于比较基础的工作内容，但也是推动事业单位进行创新发展的重要源动力。事业单位需要进行创新发展，涉及的人员和部门比较复杂，因此在创新过程中，要对工作部门的设置和人员配备进行合理性优化。另外，事业单位中的人事管理人员在工作职责上也会出现职责交叠的问题[1]。因此，我们应该积极调整不同工作部门的工作职责，避免业务交叠的现象发生。同时，应当根据现代化的人力资源管理观念，进行人事调整和安抚，防止人才流失。

（三）做好人事档案管理对于人才的培养至关重要。做好人事档案管理工作：一是需要根据事业单位自身的现实因素和发展状况，为员工量身定制培训计划，并针对培训计划进行实践总结，不断优化培训内容和方向，达到强化员工工作能力的目标；二是有意识、有目的地挖掘员工潜能，将职业培训和职业规划当成重要任务，让员工养成良好的工作习惯和态度；三是积极开展员工之间的调研，了解员工对当前单位的工作任务和工作要求所持有的态度，是否认可当前人事管理模式，深入了解员工内心动态，实时掌握其工作和生活中的真实情况[2]。并结合员工特点，开展多样化培训活动，提高人才的综合素质，从而更好地适应单位的各项工作要求。

二、我国人事档案管理制度的现状

（一）管理模式较为单一。在当前的人事档案管理工作中，管理模式较为单一的问题主要有以下几个方面的原因：1.人员思想较为保守。大多数人事档案管理人员的档案管理都是在固定的情况下进行，习惯了这种方式，形成了固定的思维，从而导致了当前的档案管理模式较为单一。2.管理机构过于分散。在当前事业单位的档案管理工作中，管理机构过于分散，甚至出现了人档分离现象。这种档案管理方式适合于上级部门对单位进行管理，但是随着社会的发展，档案材料类型的增多，档案材料的激增，事业单位对于档案处理的内容和范围均出现了非常大的变化，尤其是基于信息化的发展，当前事业单位的档案管理方式已不适合事业单位对于档案管理的需求，因此，必须迎合时代的需求，做出调整，才能够适应当前的社会现状[3]。3.档案更新不够及时。随着社会的不断发展，人们对于时效性的重要程度越发重视，在这样的情况下，增强自身的时效性成了所有行业所有部门共同注意的问题，如果在人事档案方面缺乏足够的时效性，将会导致了人事档案无法发挥作用，甚至在一定的程度上干扰到事业单位的正常工作进程，从而造成损失。因此，准确、及时的更新档案信息，加强档案管理的更新与维护，能有效提升档案的时效性，帮助用人单位更好地做出人才决策。

总之，人事档案管理要注重创新思维，调整管理机构，加强档案信息的更新与维护，提升时效性，以适应当前社会的发展和用人单位的需求。

（二）管理存在封闭性和局限性。在档案管理工作中，封闭性和局限性是常见的问题。过去，由于档案包含大量个人信息和涉密信息，对封闭性有着非常高的要求。然而，随着国家的逐渐稳定和发展，许多涉密的个人档案已经被归类。尽管这种传统做法不再必要，但仍然作为一种习惯保留下来。这种现象对人事档案管理工作造成了很大的影响[4]。首先，人事档案管理过于封闭，一旦出现人事调动，将难以及时找到相关个人档案信息，找寻档案的过程不仅浪费大量的时间，还会造成人员流动困难的情况；其次，档案的封闭性和局限性对人才流动造成了很大的影响，如档案不能调动，导致当前的人才流动只能限制在某些地区。使人才无法发挥其应有的效应，影响了社会中人才资源分配的灵活度。

三、事业单位人事档案管理规范化水平提升理念思路

档案工作规范化是实现档案工作现代化的先决条件和根本。随着计算机技术和信息化的普及，档案的现代化已经得到了极大的推动，在网络环境下，档案工作规范化是实现网络信息资源共享的基本前提。

档案工作规范化是历史发展的必然趋势，也是档案工作现代化的重要环节和内容。它综合运用各种档案工作要素，对档案工作进行科学化的管理，使档案工作从无秩序走向秩序。没有档案工作规范化，档案工作就会走向混乱，失去意义和价值[5]。因此，档案工作规范化是档案工作现代化的必备条件，只有通过规范化的管理，才能实现档案工作的现代化，更好地发挥档案的功能和价值。

四、创新认识档案管理制度以及模式的方法

（一）打破现有的人事档案管理统一的现状。当前部分单位的人事档案管理，效率低下，导致管理效果达不到预期。因此，在实际管理中，必须充分优化管理，可以从以下几个方面入手：首先，设置分类管理模式，对不同专业性质的人员进行专项管理。以此提高工作与管理效率；其次，提升人事档案管理人员的专业素养，培养其创新意识并增强其在创新方面的动力。单位应定期对人事档案管理人员进行培训，以增强其工作素养和创新素养；最后，增强人事档案管理的信息化能力，通过采用统一的人事管理平台，进行人员信息化知识培训，在各部门之间建立人才库，便于人事管理和信息更新，同时也有利于人才的交流和选拔，体现人事管理在人才选拔方面的作用。

此外，需要贯彻以人为本的立卷档案管理方针。在实践中，要重视以下三个方面：第一，正确掌握档案立卷的时间，确保能够及时立卷；第二，确定立卷的优先次序，进行正确分配。在以人为本的指导下，应注重区分文档和材料，特别是要区分在内容、形式、作用等方面有许多相同之处的文档材料，以降低档案的重复和信息的冗余，从而达到更好的使用效益；第三，在坚持以人为本的基础上，注重对整个部门的整体保护。

（二）建立规范化的档案管理制度。第一，确保整个档案部门工作流程的稳定。在整理档案时，要把握好要点，区分轻重缓急，严把门禁，防止不能存档的档案出现；与此同时，要避免档案丢失。尤其是立卷，应将相似且相互关联的档案资料集中于一册，以保证同一个题目的完整性，反映出整个事件的流程和始末，这样，档案的使用效率得到了提升，也使得档案资料的保存更加完善，不会造成混乱；第二，要促进档案规范化、标准化，必须不断地提升档案工作者的能力。加强档案管理队伍的组织，加强职业道德教育、规章制度和专业教育，进一步的提升技术。一是强化责任感。要对档案工作产生浓厚的兴趣，要有高度的责任感和使命感；二是加强对《中华人民共和国档案法》的研究，树立“依法治档”和“依法用档”的观念，切实地保护好档案的完整性和安全性，档案工作的隐蔽和保密性质，注定了它不可能像其他工作一样引人注目；三是利用现代信息化技术推动档案工作规范化。实行现代的经营模式有利于提高事业单位的规范化水平。要逐渐转变过去陈旧、单一的人工管理模式，采用现代化的管理手段，通过电脑、网络对档案的整理、立卷、编号、制作检索工作、存储、査找调阅，才能迅速、准确、全面、系统的管理档案资料，实现档案管理的标准化、规范化、自动化和现代化；四是加强档案的收集、整理、鉴定和统计工作。要加强档案的收集工作，需要建立完善的档案管理机制，制定档案收集的标准和规范，明确档案收集的范围和目的，并加强对档案收集的监督和管理。同时，还要注重与各个部门、机构和个人进行沟通和合作，共同推动档案的收集工作。要加强档案的整理和鉴定工作，需要对收集到的档案进行分类、整理和鉴定，确保档案的准确性和完整性。另外，还要建立档案鉴定制度和专业的鉴定团队，对档案的真实性、可靠性和价值进行鉴定。要加强档案的统计工作，需要建立档案统计制度，对档案的收集、整理和鉴定情况进行统计和分析，及时了解档案资源的情况，为档案资源的利用和管理提供参考和依据。

（三）做好档案数字化的流程。档案数字化并不是简单的信息输入，而是需要保存好源文件，然后进行上传的过程，这个环节需要对原本的文件进行完善的归档流程，确保源文件不会出现问题。第一步，做好档案选取。根据档案保存的需要和实际利用价值，选择需要数字化的档案；第二步，做好准备工作。对选定的档案进行分类、整理和鉴定，清理、修复和整理档案文件，为数字化工作做好准备；第三步，数字化设备的选择。根据档案的特点和要求，选择合适的数字化设备和软件，如扫描仪、相机、OCR 等；第四步，数字化操作。使用数字化设备和软件，对档案进行数字化操作，包括扫描、拍摄、录入、编辑、标注、保存等；第五步，质量控制。对数字化后的档案进行质量控制，检查数字化的质量、准确性、完整性和可读性等；第六步，数字档案的管理。建立数字档案的管理系统，包括数字档案的存储、备份、检索和维护等；最后，共享和利用。建立数字档案的共享和利用机制，使档案资源能够更广泛地被利用和共享，提高档案资源的利用价值。

（四）加强档案保密和安全管理。在数字化和信息化时代，档案的保密和安全管理至关重要，特别是对于包含敏感信息的档案，应当多措并举做好保密和安全管理。第一，制定好档案安全政策。建立明确的档案安全政策和流程，确保档案的访问、传输和存储都符合法律法规和组织内部的规定。制定安全政策可以帮助规范档案管理，并明确责任人和授权访问人员；第二，做好数据加密和访问控制。对数字化档案采用强密码和数据加密措施，确保只有授权人员能够访问和修改档案。实施访问控制，限制不同用户的权限，确保只有有权人员能够查看敏感信息；第三，定期备份和制订数据恢复计划。建立定期备份档案数据的计划，并制订数据恢复计划，通过数据阵列多重备份、冷备份等技术方式，确保即使发生数据丢失或意外事件，档案仍能够迅速恢复；第四，做好敏感信息的脱敏处理。对于包含敏感信息的档案，可以考虑采用脱敏技术，将敏感信息替换为虚拟数据，以降低潜在的安全风险。

总之，做好档案数字化需要注意每个步骤的细节，注重档案的选择、准备、数字化、质量控制、管理和共享、保密和安全管理等环节，以保证数字档案的质量和实用性。

五、结语

通过对人事档案管理的探讨，可以看出其在事业单位管理中的重要性。一个高效的人事档案管理系统可以帮助单位更好地掌握人才资源，提升管理效率，同时也为人员的晋升和发展提供了更多的机会。在实际的管理工作中，需要不断优化档案管理的各个方面，包括分类管理模式、人员培训和信息化建设等，以实现管理的有效性和效率。此外，档案管理工作者也应该注重以人为本的立卷存案方针，正确掌握档案立卷的时间和优先次序，注重对整个单位档案的整体保护。只有在这些方面得到不断改善，才能够推动人事档案管理的发展，为事业单位的发展作出更大的贡献。