广西地区本科高校档案信息化存在的问题及应对举措浅谈

文/河池学院 谭春锦 陈祯

党的二十大报告提出：到2035 年，我国要“建成现代化经济体系，形成新发展格局，基本实现新型工业化、信息化、城镇化、农业现代化”，提出要加快建设“网络强国、数字中国”[1]。在社会信息化、数字化的浪潮下，档案作为人类社会不可或缺的重要信息资源，也要紧跟社会脚步一起向前迈进。

2021 年6 月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，“加快推进档案信息化建设，引领档案管理现代化”，“加速数字档案馆（室）建设”等[2]。2020 年6 月20 日修订通过《中华人民共和国档案法》，新增了一章“档案信息化建设”，提出档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全；应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接；推进传统载体档案数字化等[3]。高校应积极响应国家政策，投身到高校档案信息化建设中。

我国地域辽阔，东西部经济发展差异大，在对档案的投入上也各不相同。即使同一地域，由于办学规模，办学层次的差异，也使得档案信息化进程各不相同。广西属于西部地区，经济发展相对落后，为了更好地了解广西高校档案信息化现状，笔者通过问卷调研结合QQ及电话咨询的方式，对广西26 所公办本科高校进行调研，其中参与调研的有23 所，占比88%，本文将以参与调研的23所高校为例进行浅析。

一、广西地区本科院校档案信息化建设存在的问题

（一）广西地区本科院校档案网站建设数量少，网页内容单一。郝静认为高校档案信息化建设的内涵应包括：“档案信息利用的网络化、档案信息存储的数字化和档案信息管理的标准化。”[4]档案利用网络化的前提是建立自己的档案网页，广西的高校一般是成立档案馆以后才会有自己独立的网页。参与调研的23 所公办本科院校中，成立档案馆机构的有13 所，占比57%。在成立档案馆的13 所高校中，仅有10 所建立了自己的网站，还有3 所尚未建立。档案室一般挂靠在党政办公室或者图书馆，没有自己的网站，只是在所属的部门中有一个简单介绍。在建立网页的高校中，档案网页的内容基本是关于档案馆的馆情介绍、服务指南、规章制度、新闻、通知等，没有目录数据库的检索，更没有全文数据库的开放利用。成立档案馆后，一般综合档案、人事档案（原归人事处管理）、学生档案（原归学工处管理）一起管理。为了方便利用，不用每次亲自跑到档案馆查档，尤其是毕业生档案转递去向、转递进度等信息查询，国内很多高校都可以在本校档案网站上进行查询。但广西的本科高校能为学生在线提供档案转递查询的仅有5 所，大部分高校都还是通过快递单号、接收回执或者纸质登记本来查询档案转递去向。

（二）部分高校缺乏领导重视。档案工作是否纳入学校工作计划，信息化是否纳入学校发展规划体现了一个学校对档案工作的重视程度。随着信息技术的发展，智慧校园在各高校建立起来，能否把档案信息化列入智慧校园建设之中体现出一个学校对档案工作的重视程度。参与调研的学校中，把档案信息化纳入学校“十四五”规划的有14 所，占比61%，还有9 所没有纳入学校的发展规划。

（三）档案管理软件缺乏系统化、规范化。要想实现档案信息化，好的档案管理软件是前提。参与调研的23所高校都有了自己的档案管理软件。有12所高校使用广西壮族自治区档案局推广使用的GD2000或者GD2016，占比52%。GD2000 于2000 年就推广使用，属于单机版，功能简单，只能建立目录数据库。GD2016 于2016 年推广使用，有网络版和单机版，基础功能可免费使用，升级其他功能需要额外付费，因此使用GD2016的高校也只是使用其基础功能，还未使用其他功能。其他有5 所高校使用南大之星档案管理软件，2所使用同略档案管理系统，1 所使用北京海泰方圆科技电子文件管理系统，1 所使用量子伟业档案管理系统。这9 所高校中与OA 对接的有3所，仅占13%，其他6所有的正在建设中，有的没有对接OA。

（四）制发文件流程中电子印章使用难以推广。进入档案管理系统的文件，要有电子印章才能算完整的档案，才能具有法律效力。但考虑到电子文件信息安全问题，仅有7 所高校使用了电子印章，占比30%，大部分高校还未使用电子印章。在这个信息化、数字化时代，各单位基本都是通过OA 进行办公，都是电子文件，但还是有70%的高校未使用电子印章。如河池学院就未使用电子印章，电子文件归档还是要通过纸质打印后盖章归档。在档案利用的过程中，如果需要使用电子版，则需要通过对纸质档案进行扫描，这无形中增加了档案管理人员的工作量，降低了工作效率。

（五）档案数字化程度普遍偏低、投入少。档案信息化要实现存量数字化，增量电子化，数字化是实现信息化的重要基础，目前调研的23 所高校，已进行数字化的有广西师范大学、广西大学、贺州学院、桂林电子科技大学、北部湾大学、广西民族大学、桂林电子科技大学7 所，占比30%，未进行数字化的高校有16 所高校，占比70%。已进行数字化的有广西师范大学、广西大学、贺州学院、桂林电子科技大学、北部湾大学5 所高校，广西民族大学是永久保存部分进行数字化，桂林电子科技大学是永久及长期保存部分。进行数字化的学校主要的数字化方式是业务外包，广西师范大学最早于2007 年开始进行数字化，总共投入约100 万（包括人事档案数字化）。广西大学2021 年开始通过业务外包的方式进行数字化，每年按扫描数量结算，计划10 万元每年。广西民族大学及北部湾大学分别于2021年及2022 年开始进行数字化，目前总投入约20 万。贺州学院及桂林电子科技大学由于经费有限，目前仅进行专题数字化，数字化方式是由学生勤工助学及工作人员完成。

二、广西高校档案信息化建设应对对策

（一）积极建立档案馆网站。档案网站的建设是档案信息化的重要体现。一般成立档案馆后才有自己独立的网站，符合条件的学校应由档案管理人员积极促进档案馆的成立。2008 年8 月20 日教育部令第27 号《高等学校档案管理办法》规定，具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：（1）建校历史在50 年以上；（2）全日制在校生规模在1 万人以上；（3）已集中保管的档案、资料在3 万卷(长度300 延长米)以上[5]。目前大部分高校都达到成立档案馆的要求，但是成立档案馆的仅占57%。成立档案馆后学校在人力、物力、财力上会给予更大的支持，才能更好地推进档案馆网站的建设。

（二）加强领导对档案信息化建设的重视。档案信息化建设包括环境建设及资源建设，环境建设包括软硬件设施设备的投入，资源建设包括存量数字化及增量电子化。要进行信息化建设需要投入大量的资金，在经济欠发达地区，经费紧张，加强领导对档案信息化建设的重视至关重要。《新档案法》《“十四五”全国档案事业发展规划》等国家层面的文件都提出重视档案信息化的发展，广西也紧跟国家步伐，2020 年出台《广西壮族自治区机关企事业档案工作年度检查办法》，基础分100分中信息化就占了15 分，95 分才能获得优秀，如果不进行信息化建设，就无法拿到优秀等次。档案工作人员争取领导支持的途径首先是向校级领导汇报自上而下的政策。巨额的信息化建设资金，需要校级领导的批准才能进行，档案管理人员应积极主动汇报相关政策法律等内容，让高层领导了解相关政策。其次积极开展国内及省内同类高校的档案信息化现状调研，撰写调研报告呈领导阅示，便于领导掌握行业前沿动态。最后，每年都有各个级别、各个层次的档案培训会，一般要求具体的档案业务工作人员参与，可把学校高层领导列入其中。

（三）购买功能强大的档案管理软件，确保电子文件在线归档。好的档案管理软件是实现档案信息化的基础。目前广西52%的高校使用GD2000 或者GD2016, 主要实现目录数据库的建设，未能实现与OA 对接，与OA 对接的高校仅有3 所，6 所正在建设中。随着档案信息化及数字档案室建设的蓬勃发展，市场上的档案管理软件功能越发强大，如智能分类、智能著录、全文检索、双层PDF、遮盖打印、人脸智能检索、多人智能检索等。在线归档是档案管理发展的必然趋势，广西目前实现与OA对接的高校数量较少，但多所高校也在积极申请购买这些功能强大的档案管理软件，争取早日实现在线归档。在线归档能解放双手，节省用户时间，减轻档案管理员负担。

（四）加强档案信息安全管理。由于互联网的开放性，档案数据容易受到互联网上病毒、木马、黑客等侵扰，导致档案数据被恶意删除、篡改或非法利用[6]。因此，很多高校购买的档案管理软件一般仅使用档案管理功能，档案对外利用发布的功能极少使用，甚至档案电子印章也慎之又慎。为了促进档案信息化，应加强档案信息安全管理。一是在系统设计上既要符合国家档案局2013 年印发的《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》要求，又要符合2016 年印发的《档案信息系统安全保护基本要求》及其他相关的规范性文件；二是重视加密技术的应用。系统应具备文件存储加密、传输加密等技术，符合国家档案馆安全保密体系建设的要求；三是建立档案馆（室）专用局域网。档案信息化建设不仅包括档案管理软件，还要配备相关的硬件设施，如应用服务器、存储服务器、计算服务器、网关服务器和数据服务器等，所有的服务器属于同一个档案馆（室）专用局域网，由校方从校园网中单独划分网段形成，此网段仅限档案系统使用，以保证系统安全性。

（五）不断推进档案馆（室）藏纸质档案数字化。数字资源建设是档案信息化建设的基础，然而参与调研的高校中，目前尚未进行数字化的高校高达70%。数字化需要投入大量资金，广西属于经济欠发达地区，对于高校而言，经费更侧重于基础设施建设，教学仪器设备的购置等，档案工作的发展往往排于后者。在经费紧张的情况下，可根据预算分年度进行。如广西大学计划每年投入10 万元进行数字化。其次高校应充分发挥自身的人才优势，召集一些政治思想素质高、有一定计算机基础、课余时间充裕的学生加入纸质档案数字化的工作中。如贺州学院及桂林电子科技大学数字化方式是由学生勤工助学及工作人员自己做。学生加入数字化建设中，一方面给学生提供了实践机会，另一方面节省了学校数字化建设经费支出，是推动西部地区高校档案数字化建设的重要措施。纸质档案数字化看似简单，实则不然。数字化负责人必须对《纸质档案数字化规范》有深刻的理解，比如图像的存储格式、分辨率、色彩模式、图像处理等。数字化负责人通过参观、培训等方式，掌握好数字化操作流程，才能对学生进行专业化的培训，确保档案数字化成果符合最新国家标准要求，维护档案的信息安全及实体安全。

档案信息化是未来发展趋势，全国正在如火如荼地开展档案信息化建设。广西地处西部地区，经济发展相对落后，广西高校档案信息化建设水平也相对落后。在现实环境中，我们应结合自身优势，寻找适合自身发展道路，积极投身到档案信息化建设中。