“双碳”背景下无纸化报销发展探析

赵竹明

【摘 要】 “双碳”目标的提出和实践带来了多个行业经营业态的巨大变革，电子票据的推行与无纸化报销的普及即是财务领域践行“双碳”政策的重要体现。文章基于“双碳”政策实施背景，探讨了无纸化报销的内涵和实现基础，并以某项目的智能报销平台为例梳理了无纸化报销的业务流程，同时结合当前各单位无纸化报销的实践深入剖析了无纸化报销面临的主要问题，并围绕这些问题提出无纸化报销发展的对策，主要包括进一步推动票据电子化进程、构建无纸化报销的良性制度环境、加速财务信息化建设、深度“业财融合”以及全面做好无纸化报销的内部保障。文章围绕“双碳”背景下无纸化报销展开分析，以期能为实践提供一定的借鉴，促进各单位更好地实现财务数字化转型。

【关键词】 “双碳”目标； 无纸化报销； 无纸化； 电子发票

【中圖分类号】 F275；F812.42  【文献标识码】 A  【文章编号】 1004-5937（2023）24-0145-06

一、引言

为全力应对全球气候变化形成的巨大挑战，2020年9月在第七十五届联合国大会上，习近平主席向全世界做出庄严承诺：我国将力争在2030年之前实现CO2排放达到峰值，2060年之前实现碳中和。之后在2021年3月举行的全国两会上，碳达峰与碳中和作为重点内容被正式写进政府工作报告，由之“双碳”政策成为了我国全面转变经济增长模式、加速推动绿色可持续发展的重大战略举措。党的二十大报告中指出，“推动经济社会发展绿色化、低碳化是实现高质量发展的关键环节。完善支持绿色发展的财税、金融、投资、价格政策和标准体系，发展绿色低碳产业，健全资源环境要素市场化配置体系，加快节能降碳先进技术研发和推广应用，倡导绿色消费，推动形成绿色低碳的生产方式和生活方式。”《会计改革与发展“十四五”规划纲要》指出，要积极推动会计工作数字化转型，做好会计工作数字化转型顶层设计；探索建立跨平台、结构化的会计数据共享机制；制定、试点并逐步推广电子凭证会计数据标准，推动电子会计凭证开具、接收、入账和归档全程数字化和无纸化。在此背景下，全国上下从经济生产与社会运行的各个层面都开展了绿色革新，■力推动资源高效利用以及绿色低碳发展，以实际行动践行“双碳”政策。在财务领域，我国持续加大票据电子化推广力度，通过把票据的承载媒介由纸质变换为电子，可以大量减少票据开具过程中的纸张消耗，同时也能降低传统票据在印刷、管理等环节造成的污染与耗材，是更为绿色低碳环保的发展方式[1]。为助力国家数字经济发展，2023年国家档案局会同财政部、商务部、国家税务总局依据国家相关法律法规和标准规范，编制形成了《电子发票全流程电子化管理指南》。该指南细化了电子发票开具、接收、报销、用途确认、入账、收集整理归档、档案保管利用及鉴定处置诸多环节的操作规范。虽然票据电子化对于碳减排具有显著的作用，但在实践推广过程中仍存在着诸多堵点，要使其真正地发挥节能减排的作用还有赖于打通电子票据全生命周期的无纸化，特别是报销环节的无纸化。只有实现了无纸化报销，票据电子化对于节能减排才不是“隔靴搔痒”，才能真正地摆脱纸张依赖，向财务数字化转型以及绿色财务管理更进一步。但从现状来看，尽管票据电子化已蔚然成风，但无纸化报销的推进却面临着重重现实困阻，普及程度相当不足，极大地限制了票据电子化在碳减排方面的效用。基于此，如何从现实困境出发，积极探索无纸化报销的发展对策，助力国家“双碳”政策落地，在越来越强调绿色发展的当下值得深入探析。

二、无纸化报销的内涵与实现基础

所谓无纸化报销即费用报销全过程脱离纸质载体介入，不但报销凭证本身实现电子化，同时凭证获取、申报审核以及入账归档等报销流程也实现信息化处理的报销新模式。根据国务院办公厅2022年9月7日发布的《关于进一步优化营商环境降低市场主体制度性交易成本的意见》（以下简称“国办发〔2022〕30号”），市场主体应于“2022年底前，实现电子发票无纸化报销、入账、归档、存储等”。从传统纸质会计凭证报销模式向无纸化报销模式的转变不仅能够较大地减轻财会人员的工作强度，而且对于纸张节约、环境保护具有现实意义，是我国在会计领域践行“双碳”政策的有力说明。无纸化报销不仅是“双碳”背景下绿色减排的客观要求，也是信息技术与数字化发展的必然趋势，是企业减负创效的重要方向，还是税务部门强化规范管理的有力手段。

虽然无纸化报销具备诸多优势，但由于电子化报销凭证与传统纸质报销凭证具有明显的区别，财会人员在实务工作中需要结合电子化报销凭证的特点适应全新的报销方式。而当前我国会计凭证无纸化的发展尚不成熟，导致无纸化报销的推行受到了一定阻碍，如目前我国大部分中小企事业单位的内部会计处理流程不能完全满足电子发票无纸化的要求，在报销过程中依然需要将电子化的报销凭证打印出来，导致电子化报销凭证不仅未能发挥其节省纸张、自动识别、节约财会人员时间的优势，反而使得报销程序更为复杂，造成了报销时间与材料成本的双重浪费[2]。报销程序从“有纸”到“无纸”的变革，涉及法规、技术、人员、观念等多重要素，不可能一蹴而就。具体而言，无纸化报销的实现基础包括以下方面：一是法规基础，无纸化报销的实施首先需要以法规的形式明确电子化报销凭证的有效性、各种电子化会计凭证的合法性以及相关法规合力配套推进。《会计档案管理办法》第八条规定，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案。在监督审计方面，国家要求各级审计机关加快审计信息化建设，广泛运用数字化审计方式，归集数据、分析数据、查找疑点、综合提炼，大幅提高审计的精准度和时效性。在工程招标采购方面，国家要求搭建高效的电子化操作平台，确保数字信息的完整、安全等。二是技术支持，无纸化报销离不开完备的财务信息系统，也离不开金税工程的不断完善。三是财务人员，相较于传统有纸化报销形式，无纸化报销对财会人员的专业化程度要求较高，为熟练处理无纸化报销流程，财务人员不仅需要掌握传统的会计记账原理、报销流程等技能，还需要熟练掌握ERP操作系统、电子发票审核要点、金税系统填报规则等[3]。四是观念更新，无纸化报销的推行与金税工程的完善不仅带来了税务的严监管，与此同时无纸化使得许多业务无需去税务部门大厅就能办理，但许多单位的负责人及财务人员尚未意识到无纸化报销带来的便利，由于对流程的不熟悉对这一新事物依然有一定的抵触情绪。此外，无纸化报销的顺利推行还需要各单位负责人以及财务人员树立环保意识，尽量避免电子发票的打印，不将无纸化流于形式。

三、无纸化报销的业务流程

随着“双碳”行动的推进与国办发〔2022〕30号的实施，我国大部分企事业单位开始将费用无纸化报销运用于实践。得益于应用程序编程接口（API）技术、光学字符识别（OCR）技术、办公自动化（OA）系统的发展完善，无纸化报销在技术上成为现实。API技术将内部业务系统、外部系统以及财务信息系统连接为一个整体，实现了电子单据在组织内不同部门间的无纸化传递，OCR技术自动抓取电子单据金额避免了传统报销过程中手工录入信息产生的录入错误。OA系统实现了不同审批权限的电子化连接与管理，在提高审核效率的同时也保障了财务报销流程的合规性。本文以某项目所使用的中科普德智能报销平台为例梳理无纸化报销的业务流程。就内容上而言，该平台包括前端差旅等采购平台的费用审核系统、中端费用账务处理系统、后端会计檔案电子管理系统；就流程上而言，囊括了财务信息采集、发票鉴伪、智能填报、业务审批、财务稽核、财务记账、线上支付、档案归档等流程（如图1所示），全流程实现无纸化线上报账。

（一）发票采集

发票采集是无纸化报销的第一个流程，费用报销所需的差旅审批单、宴请审批单、采购申请单等业务审核单据及发票信息，可连接至前端业务系统，通过引入票据的形式实现一键化的发票采集工作，如与“携程商旅”等差旅平台对接，在差旅行程结束后差旅平台将费用信息自动推送到报销系统；或者通过上传电子发票的形式完成发票信息的上传与填列，对于增值税专用发票、已打印的火车票、手撕发票等纸质发票，则需通过拍照的方式完成发票上传。

（二）发票鉴伪

完成发票上传后，无纸化报销系统将通过连接税务系统等方式对发票进行鉴伪工作。该项目根据财政部出台的《电子凭证会计数据标准深化试点技术问答》并结合单位特点建立了一套全面的发票鉴伪体系，通过OCR技术（如图2所示）鉴别发票开票日期、抬头、发票专用章等信息是否完备、开票日期及金额是否符合业务审核要求及单位报销限额规定，以及对发票是否存在重复上传进行验证。对于存在不合规的报销流程及时返回给报销发起人，并提示流程返回原因。

（三）智能填报

无纸化报销系统根据自动抓取的发票信息及内存的报销规则要点库，对报销人上传的发票所涉及的报销信息进行自动匹配和填报，如出差行程、费用科目、出差补贴、报销收款信息，并提示报销经办人完成相关信息的填列。

（四）业务审批

通过制定全所标准化的报销审批流程规范，构建覆盖各关键审核节点的审批流，将部门领导、单位领导均囊括在内，实现审批全流程的线上运转。在全单位标准化的报销审批流程之外，无纸化报销系统还根据不同职能部门、不同业务部门的管理需求制定个性化的审批授权。报销系统能够按顺序将流程推送到预设节点，审批人员可以任意选择PC端或使用手机APP随时随地完成流程审批，报销人也可以随时查阅报销进度。无纸化报销流程实现了报销审批流程的全流程线上运转，使用体验获得提升。

（五）财务审核

报销人上传的报销凭证流转至财务部门后，报销系统将采集的报销凭证信息自动解析为结构化数据。智能审核系统根据预先设定的审核规则来对所提取的结构化数据进行自动校验，并自动弹出可能存在的风险事项（如图3所示），财务人员可对风险提示的单据以及自动审核系统提示无法判断的单据进行人工补充审核。同时在人工审核过程中系统能够运用机器学习技术通过不断总结人工审核经验使智能审核系统日益完善。智能审核系统的运用大大提高了财务审核效率、降低了财务运营成本、缩短了报销周期、提升了财务管控能力。

（六）财务入账与线上支付

财务审核通过后，无纸化报销系统会将报销凭证一键导入财务核算系统，财务核算系统根据预先设定的记账规则自动生成记账凭证，同时自动关联报销人的姓名、工号、公务卡卡号、银行卡卡号等信息，将支付信息导入资金支付系统（银企直联支付和预算一体化国库集中支付系统），完成对报销人的线上支付，使财务记账与报销支付流程精简化。

（七）归档

记账凭证生成与完成支付后，电子档案系统将相关发票、影像文件、审批单、报销款支付的银行回单以及国库集中支付凭证回单等原始凭证和记账凭证作为电子会计档案进行归档；纸质凭证等纸质资料则是以纸质会计档案的形式存档（电子档案系统所存储的档案类型如图4所示）。

电子档案系统作为单位电子会计档案的统一管理中心，囊括了档案的收集、整理、归档、存储、检索、调取、借阅等功能（如图5所示）。电子档案系统属于无纸化报销系统的重要组成部分，该系统以无纸化报销系统中上传或生成的相关凭证为基础。在报销系统完成记账和支付后，电子档案系统从报销系统中获取电子发票文件与纸质发票影像资料，并自动处理为符合归档规范的档案文件。电子档案系统还支持调取和借阅功能，能够满足单位内部审计及外部独立审计的需求。为保障会计档案的安全性与可靠性，电子档案系统通过加密、水印、签名等安全技术措施防止数据篡改。电子档案系统的建立有效解决了电子发票的存档问题，是无纸化报销流程的重要工具。

四、当前无纸化报销面临的主要问题

由前述关于无纸化报销系统运行流程的分析可以发现，相较于传统纸质发票报销方式，无纸化报销在报销效率方面具有较大优势，有效减轻了财务人员的工作负担。但由于无纸化报销相关政策推行时间尚短，相关支持性技术尚未完善且普及率不高，导致当前无纸化报销推行的过程中还存在一些难点和堵点，主要体现在以下方面。

（一）电子票据报销仍需打印件入账

发票、火车票、飞机票等票据电子化的推行不仅为民众带来了极大的便利，同时也减少了票据开具端的资源浪费，是一项利国利民的重要举措，然而到了报销环节，由于当前大部分单位仍需要将电子票据打印出来作为报销凭证，使得在票据开具端所做的无纸化努力最终收效堪忧。关于电子会计档案在财务处理中的法律地位，早在2016年财政部与国家档案局发布的《会计档案管理办法》中已明确指出，只要满足档案管理的要求，电子会计档案在法律效力上与纸质档案无异，除法律法规另做要求的情形外，电子会计档案无需再以纸质形式归档保存。可见，电子票据不必打印就可直接报销，但由于当前大部分单位的报销体系仍停留在纸质阶段，造成票据电子化在报销环节又被拉回到了依赖纸质票据的原点，并且在这一过程中，打印电子票据所消耗的纸张甚至高于原来的纸质票据。以发票为例，原来的纸质发票只需要一张B5大小的纸，而打印电子发票则通常需要一张A4纸，由之形成了更多的资源消耗，也造成了更大的环境代价。

（二）电子发票鉴伪困难，票据电子化程度偏低

票据电子化是无纸化报销的基础和前提，其普及程度直接关乎无纸化报销的推行[4]。从当前发展状况来看，发票、火车票、飞机票等票据已经实现了电子化并得到了逐步普及，但像汽车票、船票等应用频次较高的票据仍未实现电子化。就已经完成电子化的票据而言，其电子化程度也未达到令人满意的水平，以发票为例，尽管自推出以来电子发票的开具数量每年都在快速增长，并在2021年达到了约500亿张，但发票整体的电子化率仅为24%左右，可见票据电子化的推行依然任重道远。同时，由于现阶段各种电子票据在数据标准方面尚未统一，造成报销单位在接收管理电子票据过程中广泛存在难于接收、不好入账与归档等实际问题，累及了无纸化报销的发展。此外，尽管电子发票已经推行了七年时间，但电子发票在核对入账以及安全性等方面存在相对劣势，造成很多单位的财务人员仍未转变传统的观念与习惯，在实际的财务工作中或是由于电子票据的真实性难以核对，或是由于电子票据入档可能出现审计不合规等问题，从而依然更倾向于使用纸质凭证，对于电子票据报销也是要求纸质形式入账存档。同时，虽然近年国内电子发票适用的场景越来越多，电子发票的开具数量飞速增长，但国家并未取缔纸质发票的使用，导致报销过程中同时存在纸质发票与电子发票。如何实现对电子发票与纸质发票信息的迅速识别与录入，如何实现对两种类型发票的鉴伪及查重成为无纸化报销亟须解决的一大难题。

（三）财务信息化建设滞后限制无纸化报销发展

无纸化报销是对传统报销管理模式的一次深刻变革，要达成无纸化报销，票据开具端的电子化只是第一步，还需要实现信息提取、上报审批、财务核算、归档保存等环节的网络化、信息化、智能化。当前大部分单位的信息化基础建设较为有限，信息共享水平不足，使得无纸化报销在现实层面困阻重重。例如多数单位的财务系统尚未建立与电子发票、电子车票等系统的联结，导致财务人员较难完成对电子票据的收集与审核；还有很多单位的报销系统尚未实现同业务、档案管理以及审批等职能系统之间的互联互通，造成员工进行报销单填写、票据审核以及材料归档等环节时出现诸多堵点；此外，无纸化报销需要较高标准的电子档案系统作为支撑，用以保存、查取电子报销凭证，这就要求相关单位拥有高效的电子数据库以及先进的硬件设备，而当前很多单位并不具备以上条件。可见，无纸化报销的实现是以较高水平的信息化建设为前提的，这也意味着报销单位需要在网络信息化方面进行较大的投入。尽管当前很多单位或多或少地配置了一些财务软件来推进无纸化进程，但整体上看我国财务信息化建设水平依然较低，多数单位无法实现报销全流程的网络化、自动化，造成无纸化报销难于付诸现实。

（四）无纸化报销的制度环境有待优化

无纸化报销作为新兴事物，其推行有赖于良性制度的推动与助力，但从现状来看，当前无纸化报销缺乏支持性与鼓励性的制度环境。比如无纸化报销与当前财务制度的相关规定并不适配，现行财务制度对于报销的要求依然停留于纸质报销阶段，报销流程与步骤较为烦琐，与無纸化报销的内涵存在一定脱节，造成无纸化报销不能顺利落地。还需要指出的是，在无纸化报销的推进过程中政府相关部门起着至关重要的作用，报销单位能否方便地对接税务等管理部门的数据，电子票据入账能否顺利地通过审计等监管部门的审查，都极大地左右着无纸化报销的推广。从现实情况来看，当前我国税务等管理部门的数据系统并未给予基层单位充分的开放权限，监管部门与审计机构对电子会计档案的认定标准不一，这些问题在很大程度上制约了单位对无纸化报销的应用。

五、无纸化报销的发展对策

无纸化报销是财务管理工作向数字化方向转型的重要一步，其实现既需要政策法规的支持推动，又需要信息技术提供基础支撑，同时社会上各单位财务管理理念的转变以及对信息化建设的重视程度也影响着无纸化报销的普及。可见，无纸化报销是一项系统性工程，需要从制度建设、实务指引以及信息化技术应用等多个层面入手对无纸化报销的发展环境进行优化。

（一）进一步推动票据电子化进程

票据电子化是达成无纸化报销的必要前提，无纸化报销的顺利推广有赖于电子票据的高水平普及。考虑到当前票据电子化在发展广度以及深度上的不足，政府一方面应持续加大票据电子化的覆盖范围，尤其要尽快全面实现汽车票、船票等使用较多的票据的电子化。只有票据基本都实现了电子化，才能切实减少无纸化报销在落实层面的障碍，为无纸化报销替代传统报销创造更有利的条件。另一方面，对于当前已经实现电子化的票据，还应根据现存不足加大改革力度，提升电子票据的管理水平和使用便利性，不断提升电子票据的整体应用率。同时，政府还应加强电子票据在数据标准化方面的建设，实现电子票据信息的统一，以方便电子票据的入账管理以及信息传递，打通无纸化报销的数据关。另外，关于当前电子票据报销仍需打印件入账的问题，政府相关部门也应起到表率作用，在检查审核过程中支持并鼓励无纸化办公，形成节约资源、绿色低碳的社会风气，为无纸化报销营造良好的外部生态环境。

（二）构建无纸化报销的良性制度环境

作为无纸化报销最重要的推手，政府需从顶层设计的维度加强对无纸化报销制度环境的构建，立足无纸化报销面临的现实问题开展针对性的制度优化并出台相应的支持性政策。具体而言，首先，政府应从鼓励无纸化报销的角度出发对现行财务报销制度做出改革调整，精简电子票据报销的手续流程，使无纸化报销的成本与效率优势在合规框架内得到充分体现，同时要进一步规范政府监管部门和外部审计机构对电子票据报销的审查要求，对合乎规定的直接使用电子票据进行财务入账以及档案管理的行为要给予充分认可，以切实推动无纸化报销对于节能减碳的社会价值的实现。其次，政府应积极完善电子票据直接报销、审核入账以及归档保存等无纸化报销环节的制度建设，出台更为明确的业务操作细则以及实施指导意见，不断扫除制约无纸化报销高质量发展的机制障碍[5]。最后，政府还应健全无纸化报销的保障措施，筑牢无纸化报销的发展根基，为更好地促进无纸化报销落地，政府相关部门可以联合创建电子票据的基础数据平台，以方便报销单位进行电子票据的信息查验，有效解决电子票据在报销过程中存在的来回打印以及重复报销等问题，为无纸化报销铺平道路。

（三）加速财务信息化建设，深度“业财融合”

无纸化报销的落地需要报销单位依托数据与信息技术手段实现电子票据从提报到审核再到入账以及存档整个流程的电子化，这在客观上就要求报销单位必须建立起能够承载无纸化报销各个流程的信息系统，并实现系统间信息的高效传递以及协调运作。为达成这一目标，报销单位一方面应积极引入新兴技术工具来解决电子票据报销过程中存在的“痛点”，比如利用API技术来实现电子票据信息的智能采集，利用OA系统来达成财务报销的线上审批，利用智能审核系统来加速电子票据的审核进程，通过先进信息技术的应用，实现电子票据全生命周期的数字化、自动化，以促进无纸化报销的推广使用[6]；另一方面，报销单位应统筹规划好自身财务信息化建设工作，现阶段很多单位都不同程度地建立起了财务与业务的信息化系统，但因为战略统筹不足，造成信息化建设零碎分散，不同系统间数据传递不畅甚至断裂。基于此，报销单位应从整体的视角全面统筹信息化建设工作，加强已建成系统的集成整合。另外，报销单位应统一对接财务信息化服务平台，实现各类业务财务融合一体化办理，提升单位内部业务纸质单据的治理水平。通过对内部业务智能填报、在线审核、在线财务记账、在线归档等智能报账全流程管理，打通内外业务和财务之间的数据壁垒，真正实现无纸化管理。

（四）全面做好无纸化报销的内部保障

要实施会计原始凭证无纸化，需要作为会计主体的单位的思想认识、人员素质、业務流程均达到足够的高度。为保障无纸化报销的顺利实施，各单位应从以下方面做好内部保障：

一是做好思想观念的转变。目前一些单位对无纸化报销流程不熟悉等原因，导致部分单位负责人、财务人员以及进行报销的员工对无纸化报销还存在一定的抵触情绪。只有从思想上认可了无纸化报销在节约时间、环境保护方面的优势，这项“有纸”到“无纸”的改革才能更好地推进。为此，可通过以下方式做好思想观念的转变：首先，各单位负责人应响应国家号召，认可与支持无纸化报销形式；其次，财务人员应充分认识到无纸化报销的优势，并在单位向其他部门人员普及电子发票检验技术和法律效力的知识，提高每一名员工对电子化发票的认知，进而从整体上提高各单位对无纸化报销的接受度和认可度。

二是全面提高财务人员素质。无纸化报销形式在我国的全面推行对财务人员的综合素质提出了更高的要求。为此，应加强财务人员培训，使其不仅熟知会计记账原理、税务知识等传统必备技能，也能够熟练掌握ERP操作系统、无纸化报销处理流程、电子发票审核要点、金税系统填报规则等无纸化报销必备技能。在本单位相关人才紧缺时可以考虑聘请专业财务人员来辅助无纸化报销工作的开展，为无纸化报销的实施提供保障。

三是制定与之配套的内部制度与操作指引。各单位在实施无纸化报销前，应对原纸质报销方式下各种报销所需发票、凭证等各种附件进行统一梳理，在此基础上将单位各种类型的报销划分为“差旅报销”“费用报销”“资产负债报销”等，再根据自身业务特点在前述大类下进行细分，根据前述大类小类的划分开发与自身相配套的无纸化报销电子平台，制定报销操作指引，明确不同业务类型的报销所需上传的发票、凭证等，以及发票上传的位置、报销摘要填列方法等。同时各单位还应制定与无纸化报销相配套的内部控制制度，明确划分可以报销费用的类型及报销限额，并通过财务函数编程将报销范围、报销限额、判断标准、审核规则等转化为无纸化报销系统能够识别的机械语言，实现对风险事项的自动识别，在提高报销效率的同时有效防范操作风险与道德风险。

【参考文献】

［1］ 刘梅玲，蔡磊，吴婧.京东电子发票项目的建设与应用［J］.会计之友，2018（24）：49-53.

［2］ 王俊禄.车票无纸化：方向对，着急忙慌“一刀切”不对［N］.新华每日电讯，2019-12-18（004）.

［3］ 李宝智，赵旖旎，徐凯.科研经费报销信息化管理现状与无纸化报销展望——基于典型科研单位的调研问卷分析［J］.财务与会计，2022（3）：29-31.

［4］ 陈立，刘纤云.“互联网+”环境下电子发票对企业财务工作的影响［J］.会计之友，2016（13）：92-93.

［5］ 帅振威.电子发票报销的无纸化探讨——数字化转型助力解决高校科研经费“报销繁”［J］.财会通讯，2021（7）：148-151.

［6］ 郭奕，朱子凝，朱睿.关于推进科研经费无纸化报销的思考［J］.财务与会计，2022（3）：47-50.