数字出版时代在线协同编撰系统研究

周宏标

2021年12月，《出版业“十四五”时期发展规划》正式发布，明确了出版业“十四五”时期发展的指导思想、基本原则、目标要求、重点任务、保障措施。其中，“壮大数字出版产业”作为出版工作的重点工作被提出。数字出版在出版业中的地位和作用被提升到一个前所未有的高度。在线协同编撰系统作为数字出版的一个关键环节，在编辑出版工作中发挥着重要的作用，它的出现是传统出版与数字出版不断融合的结果，也是数字出版技术不断发展的必然结果。

一、在线协同编撰系统的出现背景及概念

在出版行业中，传统出版由于制约因素多，如出版周期长、成本高、产品一经定型便难以更改、发行流程长等，加上受到新出版业态的剧烈冲击，不少图书、期刊、报纸的出版和发行呈现出衰落的状态。数字出版作为一种新型出版形式，因为拥有传统出版无可比拟的优势，如出版流程短、成本低、产品可拆分组合进行多次出版、发行方便快捷等，得以迅猛发展，并逐渐成为行业的趋势和潮流。［1］2021年10月，中国新闻出版研究院发布了《2020—2021中国数字出版产业年度报告》。其中显示，2020年我国数字出版产业全年产业收入超过万亿元，达到11781.67亿元，比10年前增长了约11倍。由此可见，数字出版的发展可谓如日中天。那么，到底什么是数字出版呢？具体来说，数字出版是指用数字技术进行内容编辑加工，并通过网络传播数字内容产品的一种新型出版方式。

数字出版相较于传统出版的特征体现在内容生产、管理过程、产品形态和传播渠道全过程数字化。在出版数字化的大背景下，与出版活动三要素编辑、复制、发行密切相关的在线协同编撰系统应运而生。在线协同编撰系统面向出版单位提供的数字化生产流程解决方案，能够为作者、编辑、照排、美编、审读等人员提供统一的数字化生产平台。

二、在线协同编撰系统的优势

在传统出版实践过程中，采编审工作拥有了一整套行业标准和规范，有力地保障了出版物的质量。而在线协同编撰系统的工作模式是对传统编校模式的颠覆性改变，具有很多传统出版方式所不具备的优点。

（一）提升出版工作效率

广义的数字出版包含的范围很大，涉及内容创作、采编、印刷、发行等各个方面。而在线协同编撰系统能够为作者、编辑、照排、美编、外审等人员提供一个多人协同撰写、编审、排版、设计、审读的工作平台。该平台可以实现多个部门、多个工种的多个人同时在线操作，从而大大提升了工作效率。另外，期刊数字化呈现和传播可以说是数字化出版的终极目标。使用该系统之后，期刊内容能直接以数字化形式呈现，方便重新进行排列组合和修订，为以后再次出版或者个性化出版创造便利。

（二）节约出版成本

纸张和印刷成本是出版成本的重要组成部分。传统出版从稿件发排到三审三校，再到编排、上图等工序，都要通过纸稿进行，因而需要使用大量的纸张以进行编校。而使用在线协同编撰系统，作者在网上投稿到系统，编辑通过电脑审稿和校稿，照排人员和美编直接在系统上进行排版和设计，最终效果也直接在系统上显示，可以做到全程无纸化，节约了大量纸张和印刷成本。［2］另外，在线协同编撰系统会根据出版流程设置多个时间节点，让负责各阶段工作的人员知道在哪个时间段该做什么工作，能够非常严格地把控时间，基本上不会出现延期发稿、编校不及时等情况，进而保证了期刊能够按时出版，极大地节约了时间成本。

（三）全程数字化留痕

传统出版行业管理部门在对出版流程进行管控的时候，往往要安排专人负责和对接，将每一步都做成表格，完成步骤后请相关负责人员签字，相当繁琐。对编辑进行业务考核的时候，常常要翻阅该考核阶段编辑处理过的所有稿件，考核得越细，需要核查的稿件就越多。这样一来工作量大不说，各类稿件还不易保存，常常出现遗失的情况，给考核带来困难。而在线协同编撰系统可以根据出版流程设置多个节点，稿件在哪个时间处于哪个处理阶段，可谓一目了然。另外，因为编辑是通过系统审稿和校稿，所有审稿的意见和调整、校对的记录都能够清晰地呈现在系统中。管理部门在考核的时候只要打开系统，根据标准进行认定即可，方便快捷，遇到需要核实的地方，溯源起来也十分简便。特别是各类稿件都能以数据的形式保存，只需要一个移动硬盘便可以实现长时间海量存储。

三、使用在线协同编撰系统的注意事项

相对于传统的采编审流程，在线协同编撰系统虽然优势众多，但作为一种相对来说比较新的数字化出版解决方案，有些事项需要出版单位和使用者引起足够的重视，以便使在线协同编撰系统的功用得到最大限度的发挥。

（一）对编辑素质提出了更高要求

在传统出版中，审稿改稿等步骤都是在纸质稿上，编校人员通读文本的同时可以直接用笔在稿件上进行标记、批注、删减或做其他修改，对之前处理过的意见进行调整也非常方便。使用在线协同编撰系统，审稿和改稿都是在电脑上的电子文本中进行，用鼠标、键盘操作并不方便。如果只涉及极少数文字的修改，问题并不大，但如果修改的地方太多，效率会非常低下。因此，编辑发稿的时候一定要做到更高标准的“齐清定”，力争后期少改甚至不改。这就要求编辑人员既要有精湛的专业技能，又要有敬业的工作态度。此外，一些年长的编辑长久以来习惯了用笔在纸张上修改，而使用在线协同编撰系统需要一定的电脑操作基础，也比较考验眼睛。这也要求出版单位想方设法采取多种措施促进新编辑尽快成长起来，早日能够独当一面；同时，也要鼓励年长编辑转变思想，主动求新求变，能够顺利地使用在线协同编撰系统。

（二）管理部门应本着灵活管理的原则使用系统

因把控编辑出版流程和业务考核需要，管理部门需根据期刊编辑出版流程在系统中设置一些时间节点，以保证期刊按时顺利出版。但是在具体实施时，要根据实际需要决定哪些节点是需要纳入考核范围的，哪些节点是不适合纳入考核范围的，并非多多益善。如果节点设置过多，纳入考核的也多，虽然精细，但是繁琐，特别是如果将各次审读和校对等设置了绝对固定的时间，会造成编校审工作的割裂。如文字编辑和美术编辑因工作需要，有时得出差，不能天天在杂志社，有时候需要灵活处理工作。另外，因为保密的需要，有些杂志社设置了只有在单位的电脑上才能打开和操作在线协同编撰系统，这也在一定程度上限制了工作自由。管理部门考核得过细反而不利于正常开展工作。因此，管理部门只需要考核发排、终审、上图、送审等少数几个节点，其他时间可以由文字编辑、美术编辑、照排人员等协商确定，各类人员配合在规定的几个时间点内完成该阶段所有的工作即可。

（三）需配备专业的设备

使用鼠标、键盘在线协同编撰系统上改稿并不方便。特别是有些需要大量配图的杂志，如面对青少年的综合性期刊或者面对幼儿的画报等。美术编辑在配完图之后，一般会统一合成PDF文件，如果再有调整，文字编辑只能用鼠标在PDF文件上修改。要是涉及句子或者段落调整的，用鼠标根本操作不了。因此，出版单位可以为相关人员配备统一的iPad设备，并且安装在线协同编撰系统。用触屏电脑笔在iPad屏幕上修改文章近似于用笔在纸质稿上修改，相对来说更加容易。而且，工作人员出差时也方便携带iPad，一离开单位就无法使用在线协同编撰系统的问题就可以得到解决，有利于工作的开展。

四、在线协同编撰系统的改进方向

（一）注重开发和优化，确保系统稳定好用

目前，大多数在线协同编撰系统都是由软件开发公司在文字处理软件基础上增加各类工具和插件进行二次开发而成的。因为缺少足够的技术支撑，会出现比较多的问题，比如系统不够稳定，有时候会出现进不去、使用不了的情况。这需要杂志社跟系统开发公司密切合作，在在线协同编撰系统开发出来之后进行充分的调试，切实提高系统的稳定性，并增强系统跟不同网络的适配性。此外，各类文件难以兼容也是常见的问题。比如文字编辑发排一般用Word文档，照排人员使用的是飞翔排版软件，而美术编辑设计用的是Adobe Photoshop或者Adobe llustrator。将这些软件集成到系统中极易出现不兼容的问题，特别是数理化公式、英文字母大小写、角标、拼音、表格等，会有乱码或者变动。这也是目前学术期刊使用在线编撰系统多，而综合性期刊，特别是涉及一些中小学生学科内容的期刊则使用较少的主要原因。系统能做到兼容具备各项软件功能是采用该系统的基础和前提。

（二）在确保系统使用流畅的情况下增加新的功能

目前大多数在线协同编撰系统在一些环节可以节约出版成本、提升效率，但还是有很多环节必须脱离该系统进行，导致工作人员在系统上操作一些步骤后，又得脱离系统做其他工作。如此反复，使整体工作效率降低，影响了大家使用系统的积极性。因此，出版单位在做系统的规划时可以要求开发公司在其中增加一些新功能。

1.学术不端检测功能

近些年来，随着人们知识产权保护意识的增强，学术不端成为从业人员深恶痛绝的现象之一。对于刊物编辑来说，要坚决与学术不端行为作斗争，也要善于练就发现学术不端行为的火眼金睛，善于使用各类工具。每次发稿前，编辑需要到特定的学术不端检测网站上传稿件进行付费检测，以防止抄袭、伪造、一稿多投、篡改、不正当署名等多种学术不端行为，稿件通过后再复制到在线协同编撰系统中，工作量大，速度慢。如果该系统能够增加学术不端检测功能，发稿前进行自动检测，无疑能够极大提升编辑的工作效率。

2.智能校对软件

在传统出版流程中，校对工作都是由人工完成。校对人员会拿原稿与排版打印出来的样张逐字逐句对照进行校对。在进入计算机时代后，纸质稿件逐渐变为电子稿件，从而使原稿和样张合二为一，这种改变对校对人员提出了更高的要求，要求校对工作对编辑工作起补充和完善作用。［3］校对软件应运而生。随着科学技术的发展，各类智能校对软件在出版工作中发挥着越来越重要的作用，不少出版单位都配备了多种多样的智能校对软件，如黑马校对软件、凤凰智能校对软件等。它们能校对各类人工校对极易疏忽的错别字、多字漏字、标点以及一些政治用语，成为人工校对的有力补充。在线协同编撰系统如果能够集成这些软件的功能，可以有效减少差错，提升杂志的编校质量，为编辑工作提供不少便利。

3.智能稿费系统

对于出版单位来说，稿费的发放向来备受重视，与稿费相关的工作往往慎之又慎。从填稿费到层层审核，再到财务邮寄，流程繁琐且漫长，常常会出现杂志印出来几个月后作者都收不到稿费的情况，直接影响作者的写稿积极性。从传统的出版流程来说，编辑发稿填稿签时写了作者信息，等样刊出来后又需要填作者信息和稿费，由行政人员录入电脑，再打印核实，由各级负责人分别签字，做了不少重复工作。如果在在线协同编撰系统中增加智能稿费系统，编辑发稿时就按要求填好作者信息和稿费，复审、终审审核通过后，后期只需要将系统中直接生成的稿费表打印出来签字，拿给财务部门邮寄稿费即可。

（三）建立资源数据库

在数字出版时代，出版单位建立自己的核心资源数据库势在必行。一些大的出版单位旗下往往拥有众多的刊物，出版海量的精神文化产品。如果能够整合出版资源，将在线协同编撰系统打造成单位的资源数据库，就能实现资源共享，方便全体出版人员的工作，同时也能为以后的再次开发、个性化出版和数字发行创造条件。

另外，目前很多杂志社都使用了在线协同编撰系统，特别是学术期刊，极大地方便了员工的工作。但因为开发成本高、开发公司技术水平有限等原因，开发一套成熟的在线协同编撰系统需要纯熟的计算机和网络技术以及各类镶嵌软件公司的授权，因此成本比较昂贵。小的出版单位往往无力承担巨额的开发费用。在数字出版已成大势的今天，需要在线协同编撰系统的杂志社不在少数。出版单位可以通过联合众筹开发费用，委托大公司开发出系统功能强大、使用稳定、方便快捷的在线协同编撰系统。

使用在线协同编撰系统是期刊数字化发展的大势所趋，作为期刊出版单位，必须充分认识到它的重要性，鼓励出版人员多学习研究，努力成长为一专多能的复合型数字出版人才，进而推动出版产业不断向前发展。