管控采购成本，让大数据实现价值变现

文/高杨

企业降本增效是当下比较热门的话题之一。当企业处在经济下行时期，除去直接裁员之外，企业还可以在许多地方下功夫，例如降低人力成本、营销成本、运营成本等等。从企业层面来看，成本控制情况会影响企业的经济效益及生存与发展，也是决定企业市场竞争力的一个重要指标。从员工角度来看，成本过高会影响企业利益，成本过低会影响员工的工作积极性。所以，成本控制需要极强的科学性。为了更好地对成本进行管理，一些企业借助大数据的力量，通过成本的量化管理，整体提升企业成本管理的精益化水平。采购是企业重要的供应链端口之一，更加智能化和数字化的采购管理能够帮助企业升级采购方式，进而改善企业与供应商关系，提高敏捷性，对企业提高核心竞争力意义重大。

采购：降本增效的第一道关卡

大数据是指数据量巨大、类型多样、速度快、价值密度低的数据集合。这些数据来自各种不同的渠道，包括企业内部的数据和外部的数据，如社交网络、电子商务、物联网等。大数据的主要特点包括数据量巨大、数据类型多样、数据速度快、价值密度低等等。企业成本管理是指通过各种手段和方法，控制和降低企业的成本，提高企业的利润率和盈利能力。随着经济的不断转型升级，传统的成本居高不下，极大地制约了企业效率的提升，因此，越来越多的企业开始利用大数据手段降低成本。大数据在企业成本管理中的应用主要包括以下几个方面：采购管理成本、生产管理成本、能源管理成本、物流管理成本、人力资源管理成本。其中，采购成本成为降本增效的第一道关卡。

企业采购的流程可以简单概括为需求确认、供应商筛选、执行与追踪以及交付验收四个环节。通常而言，主营物资是企业成本的重要来源，一旦管理不当，不仅无法帮助企业合理降低采购成本，更容易造成库存积压或物资短缺，对于供应链风险的把控能力将直接影响企业的日常经营活动。而非主营物资方面，采购的品类繁多、涉及需求部门不一，企业需要对接多个供应商进行询价比价，工作流程烦琐且容易出错，虽然整体金额不及主营物资，但对采购人员仍然有较高的能力要求。此外，近年来服务型采购的增加也让传统的采购工作面临挑战，如网红达人等服务型采购更直接关系到企业的经营效益，建立数字化采购进行全流程管控的价值进一步凸显。

大数据：有效降低采购成本

随着企业对采购精细化管理的要求越来越高，数字化采购开始由ERP（企业资源计划）时代迈向SRM（供应商关系管理）时代。狭义的数字化采购即SRM 软件，覆盖从采购寻源到交付结算、供应商评估的整个生命周期，能够对主营物资、非主营物资进行不同维度的管理。企业采购流程复杂、品类繁多，供应链流转效率低、成本居高不下，制约企业发展。科学运用数字化采购的手段，可以帮助企业低成本、高效率地构建紧密的采购与供应关系，提高库存周转率，加快供应链响应速度，减少资金占用。

C 公司是一家全球制造业公司，为降本增效，C 公司引入大数据系统，采集了2020—2023 年的采购数据。通过对成本的确认、计量，最终计算产品成本，同时将成本计算深入到执行层次，对企业所有作业活动进行追踪及动态反映，进行成本链分析，为企业决策提供准确信息，指导企业有效地执行必要的流程，消除和精简不能创造价值的流程，从而达到降低成本、提高效率的目的。以下是大数据在该公司采购管理中的应用。

●供应商评估和选择

数据应用：C 公司收集了供应商的历史交易数据、供货稳定性数据、质量指标和交货准时率等数据。建立大数据平台，对供应商的产品价格进行实时更新。当供应商对相关产品的价格进行调整时，企业可以通过大数据平台第一时间知晓供应商价格的变动。最大限度地保证信息对称，根据自己的需求选择最匹配的供应商，降低相应的交易成本和信息成本。通过分析数据，公司发现与供应商A 合作的产品平均质量指标高于其他供应商，但交货准时率较低。C 公司决定与供应商A 保持合作，同时与其他供应商建立备选关系，以确保产品质量和交货稳定性。

●采购需求预测

公司采集了历史销售数据、市场趋势数据和产品库存数据。利用大数据分析公司历史数据，对每种商品的历史采购数量、采购价格、采购质量、到货速度等进行分析，选择性价比最高的采购公司、采购渠道进行采购；再利用大数据将销售数量、销售速度、购买人群、畅销滞销时间等生成报表，进行细化分析，最终选择采购数量和采购时间，降低采购成本。基于对历史数据的分析，可以预测商品未来的销售情况以及消费者未来的需求。根据预测情况制定动态的采购计划，确定当前应该采购的商品种类。

通过对历史数据的分析，C 公司发现某产品的销售与季节和市场活动相关，并且具有一定的周期性。公司利用预测模型结合市场数据和历史销售数据，精确预测该产品的需求，以便及时调整采购计划，避免库存积压或供应不足。

●采购成本优化

C 公司收集了供应商报价、原材料价格、运输成本和交易条款等数据。利用网上采购平台系统统计，通过询价采购、竞价采购、招标采购等等环节，引入供应商充分竞争，降低采购价格。数据分析：通过分析数据，公司发现某个供应商的报价较高，但其运输成本较低，而另一个供应商的情况则相反。C 公司在选择供应商时综合考虑报价和运输成本，并与供应商协商交易条款，以优化采购成本，并确保物资的及时供应。

●建立绩效考核

对采购人员的绩效考核一直是考核难点，采购成本通常可细分为原材料成本、运输成本、废弃成本、期限成本、仓储成本等。把这些指标一一量化，并与前一周期的相同指标进行对比所得到的综合评价，就是对采购人员绩效考核的基本流程。采用大数据技术便可对企业的采购总成本和各分项成本进行实时监督，实现数据对比，将成本的变化作为绩效考核指标。根据绩效评估结果对采购人员实施奖惩措施，激励采购人员不断提升业务能力、加强对采购成本的控制。

●提升采购人员能力

随着大数据在采购全流程的广泛应用，企业对采购从业人员的能力需求也发生了变化。传统的基础性、重复性的人工操作逐渐被自动化取代，而对从业人员的数据分析能力、算法应用能力和大数据管理能力的需求逐渐增加。当然，大数据并不是要取代人工采购，而是为其在选择供应商、价格谈判等过程中，提供更好的决策支持。采购从业人员可以利用大数据进行分析和预测，做出更加理性的决策，降低采购风险，提升自身价值。可以说，大数据技术给采购从业者既带来了挑战，也带来了机遇。

除了以上应用外，企业在引用大数据技术的同时，还要关注以下三点。第一，企业采购指标不是独立存在的，而需要依靠大数据技术进行体系化的建设，才能避免盲点，实现收益最大化。第二，当企业规模增长，业务线繁重的时候，需要进行预算管控，以实现业务的自助式治理，从而实现持续控本目标，这样做，大数据团队可以释放更多精力进行一些技术相关的成本优化探索。第三，大数据团队一个重要的使命是通过技术手段和健康的运营，实现减少业务损失、优化和控制成本的目标，而不是通过迫使采购部门减少流程等粗放的手段达到降低成本的目的，成本的限制仅仅是兜底的措施。最后，大数据场景具有多样性，且具有个性化特征，成本优化需要持续精进并不断地探索。