新时期加强费用报销工作管理的实践研究

高子茹

(中铁铁龙集装箱物流股份有限公司 特种集装箱运输分公司，北京 100032)

报销反映了整个公司生产经营成本的使用情况，不仅是财务工作中的基本环节，也是需要财务人员花费大量时间和精力的重要环节。企业成本是企业生产经营过程中不可避免的支出项目，是反映一定生产经营时期不同资源消耗情况的核心指标。企业在生产经营过程中发生的所有成本，需要根据现行财务准则的要求，按不同的科目进行归集。通过会计核算得到公司在特定时期的成本信息，通过分析成本信息，企业投资者可以决定是否继续投资。对于公司的内部管理来说，企业成本也是确定企业考核标准和计算公司盈亏的一个重要指标。因此，成本费用支出在公司的财务和生产管理中起着重要的作用。在企业发展过程中，财务是支撑企业发展的关键，只有良好的财务管理才能为公司的进一步发展铺平道路。

1 现阶段费用报销工作中存在的问题

1.1 公司制度不够健全影响费用报销质量

第一，管理制度体系不健全，有的有财务管控制度，却没有预算管控制度；有的有财务管控制度、预算管控制度，却没有会计基础工作规范，造成财务管理工作运作困难。第二，制度比较宏观，缺少细则、具体的管控点。第三，制度的贯彻执行力度低，未执行制度，或制度执行得过于宽松，制度形同虚设。

1.2 会计基础工作不健全影响费用报销质量

第一，实际经营过程中会遇到各种各样的原始单据，对待种类繁多的原始单据，报销人不知道应该用哪些报销，没用的票据贴了好些，有用的却没有索取到。第二，报销人员把各种类型的报销单据，不区分票据的类型、性质，一股脑粘贴到一张报销单上，影响财务人员审核效率。第三，原始单据大小规格不一，粘贴凌乱，不规范，既影响了会计凭证的美观和质量，又给财务人员审核、列账带来困扰。

1.3 财务人员的素质影响费用报销质量

第一，财务人员对公司制度、规范掌握不够全面、理解不到位，对管控制度执行比较宽松。第二，除小企业外，其他企业业务量大，财务人员多，报销人员多，轮岗频繁。在具体操作过程中，财务人员必须做出专业判断。不同的财务人员对同一事项可能有不同的理解，他们对报销单据的审核和对该事项合理性的判断可能不一致。第三，新政策法规学习不及时导致的偏差。税务建设日新月异，会计准则也逐渐向国际准则靠拢，对新政策法规把握不及时、理解不到位，导致审核偏差。

1.4 会计电子信息的意外毁损、丢失影响费用报销质量

会计信息化时代，由于计算机硬件更换、系统及应用软件升级，或者意外情况，导致会计信息丢失。要采取必要的技术措施，保护会计数据。

1.5 费用报销与预算脱节

第一，预算编制不科学。常见的方法是由财务人员闭门造车，独自在上一年的基础上加减调整后形成下年度预算。第二，预算指标粗放，都是利润表科目，未细化。第三，费用审核未严格按照预算金额和进度执行。

2 新时期加强费用报销工作管理的有效措施

2.1 统一报销标准，健全费用报销制度

要提高公司的经营管理水平，重点需要完善相应的财务管理机制，建立切实可行的费用报销制度，这对保证财务工作的有效实施是非常重要的。根据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》等结合行业和企业实际情况可制定《财务管控制度》《预算管控制度》等相关公司制度，并制定相应的细则。例如：第一，《业务招待费管理制度》应制定公司各级别员工的招待标准，招待审批单的样式及审批流程；大额发票应附有消费清单。第二，《差旅费管控制度》应规定城市间交通乘坐等级及城市间交通费费用标准，住宿费应规定酒店星级及金额标准，午餐补助的标准，以及出差审批单的样式及审批流程。第三，《会议费的管控制度》规定报销会议费应提供会议通知、会议议题、参会人员名单、签到表、会务费合同等资料，制度应规定会议餐费的标准、住宿酒店星级及费用标准、会议审批表样式及审批流程。

2.2 建立详尽的会计基础工作规范

第一，规定报销单的规格、样式、统一印刷，以实现财务统一化管理，便于装订。第二，规定报销单的作用。例如：报销粘贴单—会凭，第一步用于粘贴发票，报销粘贴单会凭；第二步，用于粘贴非发票的明细单据等原始单据，便于财务人员计算、审核。第三，规定报销单的填写要求，字迹必须清晰、工整、规范，不允许涂改，通常用蓝色或黑色签字笔填写，报销人填写报销的日期，费用报销大小写金额，报销单据用途，单据张数；原始单据张数要与报销粘贴单上标明的张数一致，采用“层层控制法”计算附件张数。第四，规定报销单按照性质粘贴，不可以多种性质，混淆粘贴到一个报销粘贴单中，例如，差旅费发票和购买办公用品的发票，不能粘贴到同一个报销粘贴单上，以便于财务人员审核、填制会计分录。第五，规定报销单粘贴要求，例如，同一规格发票粘贴到一起，原始单据右对齐，按仿鱼鳞式由上到下、由左到右依次摆开压页粘贴，粘贴要均匀、整齐。第六，原始单据编号。例如，要按阿拉伯数字排序填写至单据的右上角，加盖“凭证整理×××号”章。原始单据张数要与报销粘贴单上标明的张数一致。第七，规定财务收支审批制度。主要内容包括：财务收支审批人员和审批权限；财务收支审批程序；财务收支审批人员的责任。规定严格履行审批手续，审批手续齐全后及时送交财务部，方能付款。

2.3 提升财务人员综合素质

第一，加强职业道德教育，爱岗敬业，熟悉法规，依法办事，客观公正，搞好服务，保守秘密。第二，保质保量完成会计继续教育，提高财务人员业务素质和会计职业道德水平。使其知识和技能不断得到更新、补充、拓展，提高会计人员综合素质。第三，定期培训公司管控制度和会计基础规范。随着公司的不断发展，公司的管控制度、会计基础规范也应不断完善；随着财务队伍的不断扩充，需要定期组织培训，掌握公司的规章制度，使得财务工作能统一标准，保证质量。

2.4 加强会计电子信息安全性

要建立健全安全保密措施，规范软硬件故障处理流程，保障系统安全稳定运行和数据信息的真实准确。要制订系统应急预案。会计数据能单独备份出来的部分，每年至少将会计数据备份一次；要做好防磁、防火、防潮和防尘工作。要定期进行检查、复制。定期打印纸质会计凭证、会计账簿和会计报表留存。《财政部国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知财会〔2020〕6号》，单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。依据《会计档案管理办法》原始凭证保管30年，所以电子发票也特别注意要妥善保管30年。

2.5 费用报销与预算紧密联系

企业要为预算创造一套完整的循环，在此背景下，费用报销要与预算紧密联系，预算执行数据与预算系统同步。同时，公司要建立健全财务资金预算管控制度，对重大资本预算的执行情况进行比较，防止大量预算的执行失控；财务部门应同时建立《资金预算制度》和《资金预算控制制度》，以减少现金流量预算在实际实施中的显著差异，改进和实施预算管理。

2.6 利用数字化技术

费用报销的流程较为复杂，会计人员应该深入到资金的审批和使用过程中，实行动态管理。在新时代中，信息技术在数据整合和信息传播中所具有的优越性已为各大企业所重视。企业在拓宽费用报销路径上，可以把数字技术应用到这一领域，这需要公司改进其基础设施，引进计算机硬件设备以及财务管理软件。一般的财务管理系统都是基于 ERP系统，方便企业将内部管理工作与财务管理工作相结合，并通过网络渠道，为企业内部人员提供一个方便的方式来传达工作上的消息。员工在日常工作中，如果牵涉预先支付给企业的款项，必须保存报销凭证，并把相关的凭证上传到网上平台，由财务部统一审核，主要应该注意资金的使用情况和资金的金额有没有弄虚作假，确定该资金能否支付给雇员。并促进电子签名技术的应用，让每个部门的负责人都可以在网上审批费用报销报告时实现远程签署，从而规避领导出差无法签署该报告造成耽误费用报销进度的问题。数字化技术能够突破时空的限制，为费用报销工作提供了很大的方便。并且，通过对数据信息进行合理的分类，建立数据库，实现对报销数据的集中统一管理，方便经济风险进行预估，从而提高管理工作的精细化。

2.7 严格控制虚假的费用报销

企业中最重要的报销工作管理就是要对虚假费用报销进行严格的控制，如果不能及时地制止或拒绝，将会使企业的发展面临许多困难，使财务管理丧失原有的效果。所以，必须强化对原始凭证的有效核查，以确保报销的真实性和可靠性。从原始凭证自出具日期起，对凭证的费用种类以及不同凭证支付方法加以有效认证。比如，有关差旅费用报销差旅申请表上所列时间与酒店食宿费用报销日期是否一致，员工能否提供酒店发出的流水单；可否附上旅游申请表和旅行证明，作为退还机票费用的有效参考依据；报销出租车发票上合理并与业务有关的费用，需要对费用进行详细的描述，可在任何时候报销；检查计程车的发票的上下车时间是否与收费记录相符；在餐饮费用报销时，应当显示所有参会人员的名单，报销单上要提供银行卡的收据，以确认开出发票的时间与刷卡的时间一致。在报销办公物资的时候，还需要联同仓库文件并附有详细的采购项目，对每一项的原始凭证进行详细的审计，以便有效地防止出现错误的费用报销，也能对目前企业内部的费用报销工作进行改进。

3 常见报销审核重点

3.1 费用额度

依据经营预算，编制年度资金预算，根据年度资金预算与实际情况，编制下月资金预算。依据资金预算审核报销单，对超出预算可以按照追加预算授权程序支付费用。根据资金管控制度、财务管控制度和预算管控制度，核实本次费用报销是否超过规定的报销限额。超过报销限额的，拒绝报销限额，或实行预算外资金审批。

3.2 费用审批权限和流程

建立财务收支审批制度。主要内容包括：财务收支审批人员和审批权限；财务收支审批程序；财务收支审批人员的责任。第一，费用报销发起部门是否为费用管理的中心。例如，人力相关费用应该由人力相关部门发起和批准。第二，费用审批人是否经过授权。第三，费用审批人是否能够对其进行审批。第四，授权使用是否不当，例如，申请人借用账号。第五，授权程序和期限是否符合公司规定。第六，由两个或两个以上部门承担的费用，要取得各部门负责人批准。

3.3 发票合规性

3.3.1 发票的种类

随着营改增、国地税整合、增值税发票系统化、增值税发票电子化后，发票样式和种类也有了很多的变化，依据《国家税务总局关于增值税电子普通发票使用有关事项的公告》(国家税务总局公告2018年第41号)规定，2018年12月31日后旧版监制章的发票不能继续使用。旧发票已作废不能报销。财务人员应及时更新知识，目前我国增值税发票按照是否从增值发票新系统开具划分，可以分成如下两大类：

一类为增值税发票管理新系统开具的发票：增值税专用发票、增值税电子专用发票、增值税普通发票(折叠票、卷票)、增值税电子普通发票(非通行费、通行费电子发票)、机动车销售统一发票、二手车销售统一发票；另一类为非增值税发票管理新系统开具的发票：通用机打发票(平推式、卷式)、通用定额发票、通用手工发票、门票、火车票、航空运输电子客票行程单、出租车发票、客运发票、通行费发票。

3.3.2 发票票面信息审核要点

(1)发票中购买方名称(付款方名称)、纳税人识别号(付款方识别号)不全，或有错误均不能报销。参照《国家税务总局关于增值税发票开具有关问题的公告》(国家税务总局公告2017年第16号)第一条：自2017年7月1日起，购买方为企业的，索取增值税普通发票时，应向销售方提供纳税人识别号或统一社会信用代码。销售方为其开具增值税普通发票时，应在“购买方纳税人识别号”栏填写购买方的纳税人识别号或统一社会信用代码。不符合规定的发票，不得作为税收凭证。

(2)增值税专用发票中购买方“地址、电话”一行，请注意地址信息错误不能报销。依据《中华人民共和国增值税暂行条例》第九条规定：纳税人购进货物、劳务、服务、无形资产、不动产，取得的增值税扣税凭证不符合法律、行政法规或者国务院税务主管部门有关规定的，其进项税额不得从销项税额中抵扣。

(3)“货物或应税劳务、服务名称”或“项目”栏次要有“简称”且“简称”正确才可报销，否则不能报销。如果出现类似“*运输服务*+不动产”这样的错误，即使税率选择正确，也不可以抵扣进项税及进行所得税税前扣除。参照《中华人民共和国发票管理办法》第四章第21条。

(4)发票业务适用税率开错不能报销。增值税不同业务适用税率不同，收到适用税率开错的发票不得报销。参照《中华人民共和国发票管理办法》第四章第21条。

(5)收到发票备注栏未填写、填写项目不全或填写错误，不能报销。例如以下常见业务：①提供建筑服务：备注栏需注明建筑服务发生县(市、区)名称及项目名称；②增值税一般纳税人提供货物运输服务：备注栏需注明起运地、到达地、车种车号及运输货物信息；③销售不动产、出租不动产：备注栏需注明不动产的详细地址；④保险机构作为车船税扣缴义务人开具的发票，备注栏中需注明代收车船税税款信息，具体包括保险单号、税款所属期(详细至月)、代收车船税金额、滞纳金金额、金额合计等；⑤铁路运输企业提供货物运输服务：铁路运输企业受托代征的印花税款信息，可填写在发票备注栏中。

(6)发票附有清单的，清单不是从防伪税控系统开具打印而是自行用A4纸打印的不能报销。

(7)发票上加盖财务章、公章、发票章模糊的不能报销，未加盖发票专用章的不能报销。发票应清晰加盖发票专用章，但提请注意的是，通过增值税电子发票公共服务平台开具的新版电子普通发票，可以没有发票专用章，纳税人使用OFD阅读器打开发票，右键点击电子发票上的税务监制章，可进行查验。

(8)发票上销售方名称、纳税人识别号要和发票专用章上的名称和纳税识别号一致，否则不能报销。

(9)与实际业务不吻合，根据《国家税务总局关于增值税发票开具有关问题的公告》(国家税务总局公告2017年第16号)第二条：销售方开具增值税发票时，发票内容应按照实际销售情况如实开具，不得根据购买方要求填开与实际交易不符的内容。例如，购买的是礼品，开的却是办公用品，涉嫌虚开发票，不能报销。

(10)发票开具商品统称，如办公用品、报刊资料、清洁用品等，没有具体明细不能报销。“货物或应税劳务、服务名称”应列明明细，或附有从防伪税控系统开具的清单。

(11)增值税发票上自带的代码和号码，要与防伪税控系统打印的发票代码和号码一致，否则不能报销。

(12)银行付款凭证三流不一致的发票不能报销。所谓“三流一致”，指资金流(特别是银行的收付款凭证)、票流(发票的开票人和收票人)和物流(或劳务流)相互统一，即收款方、开票方和货物销售方或劳务提供方必须是同一个法律主体，而且付款方、货物采购方或劳务接收方必须是同一个法律主体，如果三流不一致，将不能对税款进行抵扣(税务局特殊规定除外)。纳税人本身抵扣进项基于两个基本的法律事实：①发生的货物或劳务采购是真实的(这里的真实包括交易本身、交易价格和结算时间等涉及交易的要素)；②取得的发票是真实的。前者是增值税抵扣的实质要件，而后者是形式要件。

3.3.3 发票的真实性

发票真伪的查询需要多种方法结合一起辨别，需要财务人员掌握多种辨别发票真伪的方法和技能。在实际工作中发现，仅凭在国家税务总局网站上查询识别发票真伪，不能确保是真发票的现象。例如：“北京市停车收费定额专用发票”按照常规方法，刮掉密码区，在国家税务总局网站输入发票代码、号码、密码、查验发票流向一致，一般情况下此时即可确认为真发票。但是发票经仔细观察，会发现“税徽”在强光下变色并不明显。带着疑问，此发票遇水，发票代码、号码变得模糊，发票并未“显现隐形图案”确认此发票为假发票。在“北京市停车收费定额专用发票”此类中，除了发票流向一致外，墨绿色的税徽标志在阳光下不同角度会出现明显的变色效果，类似50元人民币上的数字50的防伪标识。同时，遇水后发票呈现隐形税徽标志，待水干后水印消失，并且发票代码、号码字迹仍旧清晰可辨认。以此多项标准确定，此张发票为假发票。

4 结语

规范费用报销是财务工作的重要基石，也是财务管理的重要组成部分，对深入推进财务管理以及促进公司经营管理有序发展起到了重要的推动作用。企业要不断创新工作思路，开拓管理方法，实现费用报销的全过程管控，强调自控与监控相结合，将财务管理的引领和服务保障作用落到实处。应参照相关法律法规，结合本公司的实际情况，制定健全的公司管控制度，不断加强依法治企工作力度，强化建立长效机制，明确划分各层次人员的权责，制定详尽的会计基础工作规范，培养专业的、高水平的财务人员对成本费用审核把关，防范企业经营风险，同时紧密结合预算，确保成本费用真实、合理、可控，夯实管理基础，切实提升财务基础工作管理水平。