水利工程项目档案特点与新成立单位档案管理体系的建立

摘 要：水利工程项目档案是水利工程建设全过程的真实记录，是工程项目建设的重要技术资料，也是工程竣工验收的重要依据。水利工程项目档案对了解、分析和掌握工程建设情况，总结经验教训，发挥档案工作服务经济社会发展的积极作用，具有十分重要的意义。水利建设项目档案管理工作是一项政策性和专业性很强的工作，新成立的单位档案管理体系建立的好坏直接影响水利工程项目档案的管理水平和质量。水利工程项目档案具有不同于其他工程项目档案的特点，文章对其梳理总结，并提出相应的措施，旨在为新成立单位做好水利工程项目档案管理工作提供参考。

关键词：水利工程项目；档案特点；档案管理体系

一、水利工程项目档案特点

水利工程项目档案是水利工程建设全过程的真实记录，具有很强的专业性、政策性和连续性。一般情况下，水利工程项目档案具有以下特点：

1.形成周期的差异性

水利工程项目档案与普通工程项目档案的形成周期有所不同，水利工程项目档案从其立项、施工、竣工验收到正式运行均需要较长时间，在这个过程中形成的档案形成周期也有所不同。并且，水利工程项目建设过程中还会存在不同时期的工程变更，也会导致水利工程项目档案的形成周期有所变化。由此可见，水利工程项目档案的形成周期受到诸多因素影响，具有明显的差异性。目前，我国水利工程项目建设中普遍存在对工程建设过程中的变更管理不够规范、变更审批程序不够完善、变更审批后执行不力、对变更后可能存在的质量问题重视不够以及未建立起严格的变更管理制度等问题。

2.形成过程的复杂性

水利工程项目档案是在水利工程项目建设过程中形成的，其形成过程较为复杂，而且水利工程项目建设是一项庞大的系统工程，包括前期准备、施工和验收等多个阶段。此外，水利工程项目档案的形成是一个长期的过程，一般需要几年甚至更长的时间。因此，水利工程项目档案形成过程的复杂性对其形成周期有很大影响。此外，文件材料的完整性和准确性要求高，水利工程项目档案的内容既要体现工程建设的一般过程，又要反映工程建设各阶段的具体要求，既要体现水利行业特点，又要符合水利工程项目建设的一般规律。因此，水利工程项目档案在内容上具有全面性和准确性要求。

3.内容涵盖的丰富性、时效性和综合性

水利工程项目档案不仅要反映建设工程的一般过程，还要反映水利工程项目建设的主要内容和工作成果，包括前期工作、施工管理、监理管理和质量监督管理等方面的内容。同时，水利工程项目档案还必须与水利工程项目建设相关，具有较强的时效性，特别是对于一些重大水利工程项目而言，由于工期较长，建设过程中资料变化也较大。此外，水利工程项目档案内容的综合性还体现在不同方面的建设资料都必须汇集在一起，形成一个综合报告，包括建设任务书、设计概算、施工图、招标投标文件、施工方案、施工合同等文件材料以及相关单位提供的重要技术资料。

4.规范管理的科学性

水利工程项目档案的管理既要体现水利行业特点，又要符合水利建设规律，水利工程项目档案管理必须坚持“统一领导、分级负责”的原则。同时，水利工程项目档案管理必须遵循“内容完整、归档及时”的原则。在水利工程项目档案形成过程中，形成单位必须对所有文件材料分类整理，按照统一的要求归档。在此基础上，对资料分类、组卷、编目和立卷，并按照工程建设要求，将相关资料在规定时间内及时整理归档。此外，水利工程项目档案管理还必须确保档案信息的完整性、准确性、系统性和安全性，并遵循“先分类，后组卷”的原则。

5.利用服务的社会性

水利工程项目档案是水利工程项目建设的重要组成部分，不仅可以反映水利工程项目建设的主要内容，而且可以作为水利建设项目验收的重要依据。此外，水利工程项目档案还是水利行业内部各单位之间交流学习的重要资料，特别是在水利工程项目建设过程中，各参与单位之间互相交流学习的机会很多。因此，水利工程项目档案可以为行业内部交流学习提供便利条件。同时，水利建设项目档案管理必须确保档案利用服务的安全性和保密性，防止泄密和失密事件发生。

二、水利工程项目档案管理中的问题

1.水利工程档案管理体制落后

水利工程檔案管理的主体是工程建设单位，即建设单位负责工程的设计、施工和监理等单位的档案管理工作，但建设单位在项目建设中往往只重视工程项目的投资、进度和质量等，对于项目档案管理不够重视。有些建设单位只保管项目施工中形成的资料，而对于工程竣工验收后形成的资料并未开展档案管理，导致水利工程档案在收集、整理过程中由于管理体制落后而使工程资料丢失严重。在水利工程项目建设过程中，部分施工单位对档案管理不够重视，导致水利工程资料丢失严重，使水利工程竣工后的档案无法得到有效整理和归档。

2.对水利工程档案作用的认知比较匮乏

一些水利工程建设单位没有意识到档案管理对于水利工程建设的重要性，甚至有些水利施工单位认为项目档案只是工程竣工后对资料归档的一项工作，对于档案管理也只停留在对其收集、整理和归档的层面上，导致水利工程档案的作用没有得到充分发挥。同时，由于水利工程建设过程中产生的档案资料具有时效性，在工程竣工后，如果没有及时对其整理归档，这些资料可能会随着时间的推移而消失殆尽。因此，如何有效管理这些资料，充分发挥档案的作用，是当前水利工程建设单位迫切需要解决的问题。

3.水利工程档案与水利工程建设缺少一致性

水利工程档案是工程项目建设的真实记录，工程档案的形成与水利工程建设是同步的，从水利工程项目立项，施工单位就开始档案资料的收集、整理和归档，施工完毕后也需要及时收集档案资料，这就造成了水利工程建设与水利工程档案管理存在脱节现象。水利工程项目竣工后，由于前期工作不到位和资料不完整等原因，导致施工过程中形成的资料无法得到有效收集，造成水利工程项目档案与水利工程建设的不一致性。

三、水利工程项目档案管理体系建立的重要意义

水利工程项目档案是水利工程建设全过程的真实记录，真实反映了水利工程建设的全过程，是工程建设、项目管理和工程验收的重要依据，也是水利水电工程建设和管理、经营与开发的重要参考资料。加强水利工程项目档案管理，建立完善的水利工程项目档案管理体系，是提高水利工程项目档案质量和管理水平的需要。因此，建立完善的水利工程项目档案管理体系对于促进水利工程建设项目规范有序开展、提升工程项目档案管理水平具有重要意义。

1.統一思想认识，提高政治站位

建立完善的水利工程项目档案管理体系是新成立单位落实《全国水利水电建设工程档案管理办法》（水建管〔2015〕157号）、《水利部关于加强水利工程项目档案管理的指导意见》（水资发〔2016〕49号）等有关规定的要求，是水利工程建设单位提高工程项目档案管理水平、保障工程质量和安全生产、促进工程顺利实施的有效手段，是水利工程项目档案工作的重要组成部分。同时，也是新成立单位贯彻落实中央有关要求，充分发挥档案在水利水电工程建设管理中重要作用的必然要求。新成立单位应加强对水利工程项目档案管理工作的宣传，使项目参建各方明确认识到水利工程项目档案管理工作的重要性、必要性和紧迫性，以高度的政治责任感和使命感抓好水利工程项目档案工作，为新成立单位构建完善的水利工程项目档案管理体系奠定坚实基础。

2.成立领导机构，加强组织领导

新成立单位在组织机构上应充分考虑工程档案管理工作的需要，成立由单位主要负责人牵头的领导小组，负责工程档案管理工作的组织、协调、领导、监督和检查，以保证工程档案管理工作顺利开展。同时，还要结合单位实际情况，设立专门的工程档案管理机构，配备专兼职人员。工程档案管理机构在人员配备上应充分考虑专业性和专门性，配备具有水利工程项目档案专业知识的专职人员负责工程档案管理工作。在职责划分上，应根据工程建设项目具体情况和人员配备情况，明确各职能部门及具体责任人的职责。

在组织领导上，要充分发挥领导小组作用，定期组织召开工程档案工作会议或专题会议，及时研究部署工程档案管理工作任务及要求；要建立健全以单位主要负责人为组长的水利工程项目档案管理领导机构，加强对工程档案管理工作的组织领导；要制订工作计划和年度实施方案，建立健全档案工作机构和工作制度，明确档案工作目标、任务和要求；要落实制度、经费等保障措施，为工程档案管理工作开展提供有力的组织保障。

3.建立健全制度体系，规范工程档案管理

（1）建立健全相关制度

结合单位实际情况，制定《档案管理办法》《档案工作人员管理制度》等制度，进一步明确各部门、各岗位职责，做到制度健全、职责明确、责任到人。

（2）加强工程档案管理

将水利工程项目档案管理纳入单位内部管理考核范围，健全考核评价体系，对工程档案管理情况定期或不定期考核评价。根据水利工程项目档案管理要求，建立《工程资料归档制度》《工程资料查阅利用制度》《工程资料档案保管制度》等多项配套制度，确保工程档案管理的规范性、完整性和准确性，提高工程文件整理归档和利用效率。

（3）强化业务培训指导

组织开展水利工程项目档案工作培训，学习了解《档案法实施办法》等法律法规和工程文件归档、整理等相关标准规范。组织学习水利工程项目档案的内容、范围和整理要求，提高单位干部职工对水利工程项目档案工作重要性的认识。同时，通过组织观摩交流、现场指导等方式，鼓励新成立单位在水利工程项目档案工作中先行先试，积极探索新经验、新做法。

四、新成立单位水利工程项目档案管理体系建立措施

1.高度重视，提高对水利工程项目档案管理的认识

水利工程项目档案是工程建设全过程的真实记录，是工程建设管理的重要组成部分，是不可再生的宝贵资源，水利工程项目档案管理工作在工程建设中起着重要的作用。通过对水利工程项目档案资料的收集、整理和归档，可以为今后水利工程项目实施过程中项目管理、工程变更和工程验收等提供真实、可靠的依据，为确保水利工程建设质量提供可靠保证。因此，新成立单位必须高度重视水利工程项目档案管理工作，提高认识，把档案管理工作作为一项重要工作来抓，使领导和相关人员认识到档案管理工作的重要性，高度重视水利档案资料的收集与归档。

2.健全机构，为做好档案管理提供组织保障

新成立单位应建立专门机构，配备专人负责水利工程项目档案管理工作，及时组织学习掌握水利工程项目档案管理政策，掌握《建设工程文件归档规范》《水利工程建设项目档案验收办法》《水利工程建设项目档案管理办法》等相关规定，并对本单位的档案管理工作展开监督、指导、检查和考核。同时，要做到分工明确、职责清晰，要明确工程文件形成部门及整理归档部门，确保水利工程项目文件资料的收集、整理和归档工作有专人负责，建立健全项目文件形成部门与档案管理部门之间的协作配合机制，使水利工程项目档案管理工作有序开展。

3.建立健全制度，实现规范化管理

新成立单位应根据本单位实际情况，结合《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国建筑法》《建设工程文件归档规范》《水利工程建设项目档案管理办法》等法律法规，建立健全水利工程项目档案管理制度，从规章制度、人员管理、档案收集、整理和保管等方面规范档案资料的收集与归档，做到完整、准确、系统地记录水利工程项目建设过程，保证水利工程项目档案的真实性和完整性，提高水利工程项目档案管理水平。同时，要定期检查水利工程项目档案的收集情况，发现问题及时纠正，确保水利工程项目档案管理工作有序开展。

4.完善档案管理系统，实现信息化管理

水利工程项目档案管理工作具有一定的特殊性，必须按照《水利工程建设项目档案管理办法》有关规定开展管理，新成立单位应结合本单位实际情况，建立完善的水利工程项目档案管理系统，实现水利工程项目档案信息化管理，通过建立水利工程项目档案管理系统，做到对档案的收集、整理、归档和利用等工作全程跟踪监控，做到对水利工程项目档案信息的动态跟踪与掌控，实现工程文件资料的实时更新与维护，能够及时准确地了解工程建设进度及工程质量，为以后的水利工程项目档案管理工作提供可靠的数据支持。

5.加强培训，提高档案管理人员专业素质

水利工程项目档案管理人员必须具备较高的业务素质，既要精通业务，又要熟悉档案管理工作。因此，新成立单位应加强对档案管理人员的培训工作，通过定期组织培训、座谈讨论和经验交流等方式，不断提高档案管理人员的专业素质，使其掌握水利档案管理的法律法规及水利工程项目档案管理要求，明确水利工程项目档案管理工作职责和要求，切实提高水利工程项目档案管理水平。

五、结语

水利工程项目档案管理工作是一项专业性很强的工作，只有在单位领导重视、加强组织领导的基础上，充分发挥档案部门在项目建设中的参谋、助手和技术服务作用，才能提高档案管理水平，确保水利工程项目档案真实、完整、准确地反映工程建设活动情况。档案部门应主动介入水利工程建设项目的全过程，并以此为契机，不断提升自身综合素质和专业能力，在水利建设事业中发挥更大作用，为水利事业高质量发展作出贡献。

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（作者单位：广东省粤西水资源管理局）

作者简介：姜小惠（1978—），女，汉族，湖北英山人，大学本科，经济师，研究方向：档案管理。