西藏高校档案数字化建设情况调研报告

李丽

摘 要：文章基于对西藏自治区六所高校档案数字化问卷调查资料，对数字化的建设规划、硬件设施、软件配备、网站建设以及数字化数据挂接等情况展开了较为系统的分析。分析结果发现：档案数字化建设基础条件具备，但存在观念上的障碍、制度上的缺陷以及基础薄弱、人才短缺等问题，需要改变惯性思维，充分利用后发优势，加强顶层设计和整体规划，重视人才建设，注重人才储备以促进档案数字建设的更好实施。

关键词：西藏高校；档案数字化；调研报告；有待规范

一、调研目的

《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出了“全面推进档案资源存量数字化”的发展目标，并预计到2020年“全国省级、地市级和县级国家综合档案馆馆藏永久档案数字化的比例分别达到30%～60%、40%～75%和25%～50%”。现阶段的西藏高校档案信息化建设相对滞后，大多处于初始阶段的档案数字化项目启动开展期，目前西藏自治区内诸多机关和企事业单位正在实施档案数字化工作，但档案机构和部门因缺乏相应实践和经验指导，很容易因项目的盲目跟风、仓促上马，将其他区域不同类型档案数字化中使用的设备与流程照搬到本区域、本机构和本部门，而导致相关的资源重复购置或闲置浪费；或者因决策流程的“生搬硬套”、数字化的相关标准规范不统一而使档案数字化的质量下降。

为广泛了解西藏高校档案馆藏的基本情况和档案机构馆藏资源的实际情况，课题组成员通过暑期赴藏调研，对西藏六所高校档案机构档案数字化开展情况，尤其是如何确保数字化质量的实际措施，展开细致的实地调研以及获取最直观的感受，以此支撑起本课题的数据基础，同时通过对设计调查问卷，对区内高校档案信息门户或档案工作板块开展相关访问，对前期数据归纳和补充。本调研报告采取问卷调查、数据统计和人物访谈相互佐证的“三重证据”法，力求对西藏高校目前的档案信息化建设情况做客观实际的探讨，并在此基础上提出相应的对策，笔者结合西藏地区的区域特征和高校档案馆藏的特有类型，分析数字化质量提升的可能路径和档案数字化质量管控体系的构建模式，以期对西藏自治区同类档案数字化工作有一定的参考性和前瞻性。

二、西藏高校档案数字化建设现状

以西藏高校档案数字化建设为主要研究对象，问卷调查分两步。2020年3月～4月，课题组针对西藏自治区六所高校档案数字化建设的基础设施建设、馆库资源建设、档案网站建设以及经费投入等方面对网络检索、电话调查和实地探访，得到大量调查内容，2020年5月又对调查内容进一步核实，利用“问卷星”小程序的调查问卷，对西藏自治区的六所高校的档案数字化监理和外包培训等情况开展调查，收到有效答卷23份。

结合从收回问卷的情况来看，有来自西藏大学、西藏民族大学、西藏藏醫药大学、西藏警官高等专科学校、拉萨师范高等专科学校和西藏职业技术学院，目标对象的覆盖率为100%，调查的结果基本上能够如实反映西藏高校档案数字化建设的大致情况。

1.档案数字化的基础建设情况

从调查结果来看，在数字化建设规划方面，六所西藏高校档案机构均制定了有关档案信息化建设的中、短期规划，并将档案数字化纳入本高校信息化建设的统一规划，有正在开展或将要开展的档案数字化项目，个别条件较好的高校档案机构在档案数字化建设的经费预算和资金投入也在逐年增加，但大多西藏高校的每年增量档案数字化建设多为专项经费，并未将增量档案数字化建设列为信息化建设规划的持续性项目。

在档案数字化的硬件建设方面，调查涉及的西藏高校档案馆（室）均具有相对独立、封闭、方便管理以及安装监控等的数字化加工场所。作为档案数字化的常用设备和基本设备已经得到普及，六所高校均拥有数量不等的计算机、打印机和复印机、扫描仪，在此基础之上，并均已组建用于利用数字档案的局域网，但大多无独立的专用数据机房，没有或者与校内其他单位共用数据机房，以存放档案管理系统的数据和电子档案文件数据。除此以外，西藏高校档案机构在磁盘阵列、查阅终端机、交换机、机柜和UPS供电系统档案数字化的硬件建设方面略显不足。

在档案数字化管理的软件配备方面，西藏高校档案机构均已应用或打算采购相应的档案管理系统，具体表现为：一所高校未使OA案管理软件，目前均未升级为数字档案馆综合管理系统。在档案管理软件的品牌选择上，因高校档案机构本身缺乏自主研发能力，西藏高校之间并无统一的品牌，在使用年限上均为近三年新采购的软件系统，使用年限在三年以上的仅有两家，对档案管理软件的整体使用评价良好，但也存在着档案管理系统检索结果不全面与高校办公自动化系统衔接不畅、系统升级换代服务不及时、年度维护费用太高等不友好的用户体验。

在档案网站的建设方面，六所西藏高校档案机构中有一家有独立的档案信息网站，包括网站设计、运行维护和数据更新，另有三家将网站管理纳入高校信息化建设的统一规划中。其中西藏民族大学档案信息网具有一定的代表性，提供的档案信息内容包括档案信息公告、业务指导和档案业内动态等模块，旨在为高校提供便捷的人才培养、科学研究、服务社会的服务入口。

在档案数字化数据的挂接方面，六所西藏高校存在发展不均衡的现象。大多高校并未实现档案数字化成果的全数据挂接，其中西藏民族大学已完成馆藏档案数字化项目，并同时完成了档案电子数据的挂接功能，实现数字化档案副本及数据全文的存储、查询、管理以及导入功能，初步具备数字档案馆雏形，实现档案数据的全文检索，并探索办公自动化系统的对接、归档，逐步实现电子文件归档与电子档案接收的规范化、常态化。

2.档案数字化的项目建设情况

在档案数字化方式选择上，西藏高校档案机构均采用或者有意向采用数字化外包服务的方式实施本单位的档案数字化建设。按照国家档案局有关档案数字化服务的相关条款，数据检验的方式为计算机自动检验，检验合格率应为100%。其他以卷或件为单位采取人工抽检的方式，抽检率不得低于5%。档案数字化验收抽验的主要内容包括：数据库条目和数据内容对应的准确性，抽检合格率应为100%，其他内容的抽检合格率应不低于95%。抽检合格才能通过项目验收，抽检不合格则要求承包方返工直至抽检合格。在档案数字化的馆藏类型上，数字化档案或计划列入数字化项目的档案占馆藏档案的数量比超过90%，大多采用年度倒溯式逐步完成对馆藏存量的档案数字化。各高校档案馆藏还有一定比例的汉藏双语档案，多为文书档案、特色档案。在档案数字化的优先级上基本能够按照利用频繁的学籍、文书、基建档案、价值珍贵的档案、面临字迹消退、载体脆化风险的档案以及特色档案和历史档案等的优先次序。

在数字化人才队伍建设方面，档案数字化项目的实施一般是在保证档案馆（室）正常运转的前提下开展的，为保证档案安全，一般需要专人负责档案的调档出库与接收归库，以及对外包方提交的数字化数据质检。涉及调研的西藏高校档案机构在此方面均出现人员不足，尤其缺乏数字化数据质检工作所需的计算机专业和精通藏语的人员类型。

在数字化项目监理方面，西藏7所高校只有西藏民族大学已经开展并完成了馆藏存量档案数字化，所以此处主要以西藏民族大学的档案数字化工作为调查样本。调研发现，西藏民族大学档案数字化项目以国有资产招标，能够规范档案数字化服务的承包方工作，并采取必要的监理措施，比如考察承包方的资质和信用，接收发包方在档案数字化服务外包工作中形成的交接、总结材料等重要文件的归档保存。

三、存在的主要问题

近年来，西藏高校档案机构普遍开始探索现代化管理手段在档案管理中的运用，档案数字化的常用设备和基本设备已经得到普及，档案管理系统已经开始应用，档案数字化建设和档案全文数据库建设基础已经具备，但是也存在着一些问题。

1.观念障碍

部分高校对档案数字化、信息化建设缺乏足够重视，具体表现在：（1）部分档案机构因为对档案工作缺乏足够的重视，档案数字化建设规划浮于表面或者虽有档案数字化建设规划，但规划落地不到位、实施不彻底。（2）部分西藏高校档案机构的档案管理工作观念落后，认为现有查档方式可以满足档案利用需求，没有认识到档案数字化建设的必要性，落后的档案管理观念严重制约着档案管理的规范化和现代化，对西藏高校档案数字化工作在观念上造成了障碍。

2.制度缺陷

西藏高校档案机构具体表现在：（1）档案机构的行政级别低，均为科级及科级以下建制，在机构名称上除西藏大学为档案馆，其余均为档案中心或档案室。行政级别不高的现状也严重影响了档案数字化过程中档案机构所能调度的人力、物力、财力资源。（2）档案数字化建设缺乏顶层设计和统一规划，西藏高校档案馆馆际之间信息化发展不均衡、不统一，不仅高校和高校间档案信息化发展的程度不一，馆际合作和交流较少，缺乏馆际互联互通，各高校内部教务管理系统、办公自动系统以及学籍管理系统等与档案管理系统的衔接不顺畅，规划衔接滞后，造成数据接口不统一，衔接不良，为后续档案数字化、信息化、一体化增加了难度。

3.基础薄弱

档案高校档案数字化工作还存在着基础薄弱的问题。主要表现在起步比较晚，自主能力较弱，对外包服务的依赖性大。数字化前期工作准备不充分，比如在档案数字化之前的库房清点、档案鉴定等。档案数字化工作自主性弱，严重依赖外包服务。档案数字化过程中的数据检验：把控不严，缺乏有效的监督，起步较晚，各自为政，标准不一，发展状况不均衡。

4.资金瓶颈

西藏高校档案数字化工作还存在着严重的资金瓶颈。资金投入严重不足，造成档案数字化工作开展缓慢，数字档案馆、智慧档案馆建设严重滞后。虽然已经实施或者正要实施档案数字化，档案数字化的基本条件已经具备，但档案数字化的人、财、物等必备条件依然捉襟见肘，存量档案数字化进程缓慢，也严重影响后续档案数字化成果的利用效果。

5.人才短板

档案数据质检工作要求高，档案数字化标准繁多，涉及著录、数字化、数据和档案实体等诸多内容，专业性强，而档案部门自身人员不足以满足抽检的工作需求。若将质检工作项目单独承包给第三方公司，又难以避免公司质检私下串通，最后抽检压力仍然在档案部门自身。若聘请临时人员，难以保证其专业性，项目实施阶段性特征还会造成临聘人员的不稳定。档案工作是一项专业性很强的工作，数字档案馆（室）建设对专业人才的要求更高，各地具有档案管理知识的专业人才匮乏，同时具备计算机专业技能的更少。由此所产生的结果，便是西藏高校档案馆（室）中，作为档案目录著录工作缺乏科学规范的指导，前期标准不统一，存在目录著录进展缓慢且质量参差不齐等情况，加大了后续工作的难度和成本，造成了部分重复建设。

四、调查结论与对策

1.调查结论

根据以上问卷统计与分析，本次调研可以得出如下结论：当前西藏高校档案数字化建设情况在近几年基于后发优势，有较大进步，档案数字化项目大多正在开展或正在筹备中，但同东南沿海等发达地区的院校相比，依然存在着整体发展滞后、软硬件基础薄弱、西藏高校间档案数字化发展不平衡和档案数字化成果开发利用效果不佳等问题。

2.对策建议

（1）增强档案意识，改变惯性思維，充分利用后发优势。首先，西藏高校档案部门需摒弃边缘部门的思想和行为习惯，放弃“等、靠、要”的路径依赖，在创新思路和主动作为上做文章。积极加强档案宣传，增强档案意识，发挥后发优势，利用援藏资源，加强馆际和行业间的交流与合作，关注行业动态，积极落实习近平总书记关于“档案资源”的重要指示，把档案数字化上升到“开发档案资源”的高度上来。规范管理，夯实基础，充分利用后发优势，实现西藏高教系统档案事业的跨越式发展。

（2）正确制定档案信息化的整体规划，加强顶层设计和统一规划西藏各高校的档案馆藏资源虽然各有特色、差别很大，亟须档案数字化的档案类型和可能面临的实际问题也千差万别，但需秉承的原则却指向唯一——即推进高校档案数字化建设，统筹规划、分步实施、量力而行及务求实效。

西藏高校档案部门应正确制定档案信息化的整体规划，积极争取上级主管部门的支持，加强档案数字化和档案信息化建设的顶层设计，按整体信息化建设的标准来严格要求和执行档案数字化的标准、要求和规范。尽可能地减少乱规划、乱建设，低水平重复建设，分散使各自为政的建设等一系列暗藏隐患的建设。

（3）重视人才队伍建设，注重档案信息化人才的培养与储备。档案数字化项目的实施和推进想要专业、专门的档案数字化人才，要想解决档案数字化建设中存在的不规范不专业的问题，必须重视人才队伍建设，注重档案信息化人才的培养与储备。首先，在西藏高校档案部门的学历层次、年龄结构以及男女比例普遍不合理的现实面前，如果单位和部门允许，引进档案专业和计算机技术相关专业技术人员无疑是一条捷径。档案数字化建设亟须一批懂档案、懂技术和懂专业的人才来推动实施。其次，加强现有档案人员的专项培训和继续教育也是一项可行之策。在部门内部营造良好的学习氛围，为档案工作人员提供专题培训和继续教育的机会，通过培训、继续教育和自我学习提升实现普通的档案工作人员向专业的档案数字化人才转变。

参考文献：

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[5]赖相燕，陈 雪.基层档案数字化外包安全保密的问题 与对策——以浙江省某县为例[J].城建档案，2016（2）：16-17.

（作者单位：西藏民族大学图书馆）