集团型企业数字档案管理系统前端控制规范性研究

黄为 任万菊

摘要：随着企业信息化的不断发展，电子文件日益成为企业文档管理的主要对象。集团型企业业务系统众多，电子文件分布环境复杂，类型、格式多样，实施前端控制是确保电子文件档案属性的必要条件，也是提高企业电子文件管理效率的必要手段。中国五矿集团有限公司数字档案管理系统的设计和建设贯彻了前端控制的理念，通过制定统一的元数据标准和电子文件封装规范、建立标准归档接口平台和预归档模块、规范电子文件归档流程，将文件关联、归档查询、归档电子文件格式转换、预归档管理等功能前置于业务系统，有效推动了中国五矿集团有限公司文档一体化的发展和档案管理向单套制转变。

关键词：集团型企业 电子文件 电子档案 前端控制

随着企业信息化的不断发展，相较于纸质载体文件，电子文件日益成为企业文档管理的主要对象，企业数字档案管理系统则逐步成为企业档案管理的重要工具。另外，企业档案单套制发展趋势逐渐深入，对数字档案管理系统及电子文件管理方法提出了更高要求。特别是集团型企业，由于其业务系统众多、电子文件数量庞大，要想对电子文件的各个阶段进行更全面、更有效的管控，就要贯彻前端控制理念，从而更好地保障电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。20世纪80年代的超前控制思想是理论层面“前端控制”的起源，之后国内外学者对“前端控制”相关学术内容有所涉及，冯惠玲教授较早对“前端控制”的来源及基本内容进行了较为完整的阐述。[1]前端控制理念主要依托于文件生命周期理论[2]，即从文件形成到永久保存或者销毁包含不同阶段，这些阶段构成一个完整的过程。其中文件的形成是前端，文件的处理、鉴定、整理等具体管理活动是中端，永久保存或销毁是末端。[3]前端控制要求针对整个管理过程的目标、要求和规则展开系统的分析，并对其进行科学整合，将需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能，尽量在文件形成阶段实现。[4]在集团型企业电子档案管理背景下，将前端控制理念嵌入数字档案管理系统的设计与管理中，是实现企业档案单套制管理的必要条件，也是提高企业电子文件管理效率的必要手段。

一、集团型企业数字档案管理系统实施前端控制的必要性

（一）集团型企业电子文件分布环境复杂

集团型企业往往业务范围广泛，业务类型多样，业务系统众多。各个业务系统架构、性能各不相同，电子文件分散分布于各业务系统中，分布环境复杂。不同业务系统对其内部所产生、存储的电子文件的格式与质量要求不一，缺乏统一规范，导致不同业务系统中电子文件质量参差不齐。为实现电子文件的统一收集、归档、利用，就要在电子文件的形成、流转阶段对各业务系统中的电子文件质量进行统一管控。缺乏前端对电子文件质量的管控，电子文件质量达不到电子档案的标准，就无法实现电子文件的在线归档。

（二）集团型企业电子文件管理对象复杂

集团型企业规模庞大，生产经营和管理活动繁多，在此过程中所产生的电子文件类型多样，包括文书类、科研类、设备仪器类等，电子文件格式丰富，电子文件管理对象复杂。贯彻前端控制理念，在电子文件形成阶段对其格式、内容等方面进行规范，才能实现电子文件的全程管理，确保电子文件的档案属性。此外，电子文件从形成阶段便产生元数据，如果不对元数据进行全程管控，容易导致元数据缺失等问题，无法保障电子文件的真实性。实施前端控制，有助于保证电子文件元数据的完整性，确保电子文件的“四性”，更好地保障其利用价值。

二、中国五矿数字档案管理系统实施前端控制的具体做法

本文将以集团型企业中国五矿集团有限公司（以下简称“中国五矿”）为例展开论述。中国五矿规模庞大，子公司数量众多，于近期统筹建设数字档案管理系统，拟将其推广应用到各级子公司，实现全集团电子档案的共享利用。中国五矿的数字档案管理系统功能全面，涵盖档案收集、整理、保存、利用等电子档案管理全流程，同时包含用户管理、三员权限管理（安全保密员、安全审计员和系统管理员）、日志审计等系统管理功能。在设计数字档案管理系统和电子文件管理流程时，中国五矿贯彻前端控制的管理理念，将文件关联、归档查询、归档电子文件格式转换、预归档管理等功能前置于业务系统中，通过对业务系统的“流程重构”，减少并消除各个管理环节的重复与疏漏，实现了档案管理与业务流程的整合，进一步推动了文档一体化发展，实现了电子文件规范化归档、标准化操作、完整性存储。

（一）制定统一元数据标准和电子文件封装规范

中国五矿根据国家有关标准，结合集团实际，制定了《中国五矿集团有限公司电子档案元数据方案》，明确了各类型电子档案元数据元素的定义。中国五矿根据元数据方案要求全面收集元数据，满足国家归档电子文件及其元数据的有关要求，特别强调机构人员实体元数据、业务实体元数据、实体关系元数据的信息收集，同时根据电子档案的不同门类，将文书档案和非文书档案元数据区别设置，便于业务系统对元数据的采集。此外，中国五矿参照《基于XML的电子文件封装规范》，明确并制定了电子文件封装结构，开发了统一的电子文件及其元数据通用封装包组件，以提供在线服务、嵌入业务系统插件等方式将相关业务要求转变为技术要求，降低业务系统开发难度。

（二）建立标准归档接口平台和预归档模块

为实现业务系统和数字档案管理系统的无缝集成，实现电子文件在线归档，中国五矿设计了标准的归档接口平台。中国五矿的归档接口平台满足以下要求：一是与业务系统具有良好的兼容性，设计结构简单，形成的统一标准便于不同业务系统共同遵循；二是数据传输安全可靠，能够保障数据的完整性和保密性；三是操作简便易用，便于进行数据采集和归档操作；四是具备良好的扩展性和兼容性，能够适应未来的技术发展、业务需求变化及系统扩展要求。中国五矿建立标准的归档接口平台，是实现前端控制的基礎，能够实现数字档案管理系统与业务系统的无缝集成，提高数据管理的效率和质量。此外，中国五矿在业务系统中增设了电子文件预归档模块，在业务系统中明确了电子文件归档范围，并接收电子文件归档状态、数量、归档失败原因等信息，以保障电子文件归档质量。

（三）规范电子文件归档流程

电子文件在线归档需要进行电子文件分类与保管期限鉴定、版式电子文件固化、归档信息包封装等处置动作。根据国家有关标准规范中的电子文件归档要求，中国五矿重新梳理制定了统一的电子文件数据处置和归档的标准规范及工作流程，明确各个环节的职责和要求，打破“线下”传统工作思维，充分利用信息化手段，进行流程再造，依序进行电子文件及其元数据采集、归档信息包封装、“四性”检测等操作，做到电子档案来源可靠、程序规范、要素合规。中国五矿电子文件归档流程如图1所示。

在进行电子文件归档时，业务系统初步检测业务数据的完整性并判断其是否满足归档要求，主要检测三个方面：一是电子文件在业务系统中是否已办结；二是判断其是否在归档范围内；三是电子文件的要素是否齐全，其内容和元数据是否完整。如符合归档要求，业务系统会将电子文件转换为PDF格式，并添加电子签名，保障电子文件的完整性和真实性。中国五矿已在业务系统内嵌入中国五矿档案分类方案与保管期限对照表，系统根据对照表自动识别并生成电子文件分类与保管期限信息。随着电子文件进入预归档流程，依据中国五矿电子文件归档接口规范，在业务系统中调用通用封装包组件对归档电子文件及其元数据进行归档信息包的封装，并向统一归档接口平台上传归档信息包，提交电子文件归档申请。归档接口平台接收到业务系统的归档信息包和归档申请后，对归档信息包进行解包，同时进行“四性”检测，并将校验报告提交数字档案管理系统归档。此外，中国五矿在归档接口平台与业务系统之间建立了归档信息互通机制，归档接口平台归档信息包接收、“四性”检测、文件归档、取消归档等操作完成时，归档接口平台会将电子文件归档状态反馈至业务系统，业务系统的预归档模块能够接收电子文件归档状态信息，便于业务部门的档案管理人员掌握电子文件归档状态。对于归档失败的电子文件，归档接口平台会将失败原因同时推送至业务系统，业务部门的档案管理人员据此进行调整后可重新归档。对于原本已归档，但又发生变更的电子文件进行二次归档时，归档接口平台会通过互通机制取消前次归档，以确保业务系统和数字档案管理系统中的数据保持一致。

三、中国五矿数字档案管理系统实施前端控制的效果及影响

中国五矿数字档案管理系统的规划和建设贯彻了前端控制管理理念，通过标准归档流程设计、标准归档数据处置和标准归档接口设计等方面的改进，有效提高了电子文件归档和电子档案管理的效率与质量，降低了电子档案管理成本，推动了文档一体化的发展和档案管理向单套制转变。

（一）提高电子文件管理效率和电子档案质量

中国五矿在建设数字档案管理系统中贯彻前端控制管理理念，有效提高了电子文件归档和管理效率。中国五矿通过将电子文件关联、归档格式转换、内置分类与保管期限鉴定、归档状态查询等预归档管理功能前置于业务系统，能够对已收集、积累的电子文件的所有操作进行跟踪、审计，及时发现电子文件归档过程中的问题并进行反馈，减少电子文件管理与电子档案收集管理环节的重复与疏漏，实现功能优化。此外，中国五矿的数字档案管理系统能够保证电子档案质量，通过标准归档流程设计、标准归档数据处置和标准归档接口设计等方面的改进，能够实现电子档案来源可靠、程序规范、要素合规，确保数据的完整性、可读性和长期保存，避免出现无效电子文件归档、业务系统与数字档案管理系统数据不同步等问题，提高数据管理质量。

（二）降低数字档案管理系统建设成本和电子档案管理成本

中国五矿数字档案管理系统实施前端控制，能够有效降低全集团电子档案管理成本。一是通过制定统一的电子档案管理规范、统筹建设数字档案管理系统。中国五矿各子公司均可直接应用该数字档案管理系统开展电子文件归档和电子档案管理各项工作，有效规避了中国五矿各子公司电子档案管理标准不统一与数字档案管理系统重复建设的风险和成本，减轻了中国五矿电子档案管理的投资压力，缩短了数字档案管理系统的建设周期，降低了全集团档案信息化投入费用。二是中国五矿通过完成标准归档流程设计、标准归档数据处置和标准归档接口设计等数字档案管理系统建设内容，能够利用技术手段保障数字档案管理系统与业务系统数据的一致性，降低数字档案管理系统数据准确性维护方面的人力成本和时间成本。

（三）推动文档一体化的发展和档案管理向单套制转变

中国五矿数字档案管理系统的建设及前端控制的实施，能够促进文档一体化的发展和单套制的实现。一方面，中国五矿在建设数字档案管理系统中，按照电子档案管理标准对电子文件的格式、元数据质量等进行管控，在一定程度上推进了电子文件管理与电子档案管理统一成为有机整体的进程，促进中国五矿文档一体化的发展。另一方面，中国五矿严格按照国家有关标准规范建设数字档案管理系统，满足电子档案安全保管需要，从管理系统层面为实现档案单套制管理奠定了基础。此外，中国五矿通过技术手段实施前端控制，能够确保各业务系统中电子文件的档案属性，实现电子文件的在线归檔，同时保障电子档案的质量，从资源建设和管理层面为实现电子档案单套制管理奠定了基础。

四、结语

集团型企业业务范围广泛，电子文件分布环境和管理对象复杂，实施前端控制有助于确保电子文件的档案属性。中国五矿在设计和建设数字档案管理系统的过程中，制定统一的元数据标准和电子文件封装规范、建立标准归档接口平台和预归档模块、规范电子文件归档流程，通过技术手段实现了前端控制，带来了较强的管理效益和经济效益。中国五矿统一接口平台的设计、元数据定义方法、标准化电子文件归档流程等内容，具有普遍参考性和广泛推广价值，能够为其他企业的电子档案管理工作提供借鉴和参考。

注释及参考文献：

[1]丁海斌.档案工作中的“后端反馈调节原理”——兼谈对“前端控制”理论的修正与完善[J].档案管理，2022（5）：5-13.

[2]赵屹.基于前端控制思想的电子文件形成过程研究[J].档案学研究，2012（3）：16-23.

[3]郑伽.电子文件的全程管理与前端控制的比较研究[J].北京档案，2017（10）：19- 22.

[4]冯惠玲，刘越男.电子文件管理教程[M].2版.北京：中国人民大学出版社，2017：43-57.

作者单位：中国五矿集团有限公司