信息化视角下高校学生事务财务管理研究

文/刘长兰

随着信息技术的应用和发展，财务管理信息化已成为提高高校财务管理水平和服务能力的必然趋势和发展方向。本文以信息化视角展开，结合笔者在高校进行学生事务财务工作的亲身经验，以财务信息化视角，从高校学生事务 财务管理的内容、重要性展开，分析高校学生事务财务管理信息化现状、收费管理、“奖助勤贷补免”等方面存在的不足，并提出优化软件模块、建立数据共享、再造业务流程等建议，促进业财一体化，实现业务在不同部门间的无缝衔接。

一、研究背景

信息化概念的广泛使用始于1993 年9 月美国克林顿政府提出的“信息高速公路”计划。我国《“十四五”国家信息化规划》也指出了实施国家教育数字化战略的重要性，强调了要从教育信息化1.0 时代走到2.0 时代。从“简单应用”走向“深度融合”，开启教育数字化转型新征程。并提出对于高等教育，应注重利用信息化促进科教融合。

高校学生事务管理主要指高校对学生人格教育、生活服务、成长辅导、素质拓展等方面，是高校教育教学工作的一个重要组成部分，我国关于高校学生事务现有文献多从社会学、教育学、心理学、管理学等领域展开，较少从财务视角展开讨论学生事务工作。但财务部作为高校重要的职能部门之一，涉及到学生各类费用的收缴、各类奖学金、助学金、勤工助学、贷款、补贴、减免等发放。学生从入校、休学、服兵役、退学等学籍异动、转换专业、更改个人信息到毕业离校整个过程都离不开财务环节。因此，高校学生事务财务管理也是学生事务管理重要的一环，且对于保障高校学生权益、提升高校教育质量有重大意义。为了在各个环节为学生提供更好的服务，通过信息化手段提高服务质量和工作效率具有现实意义。

二、高校学生事务管理信息化的必要性

近年来，国家对于高校学生资助经费的投入不断增加导致高校需发放给学生的经费增多，财务部门的学生发放业务量加大。与此同时，随着高校扩招，在校生总人数、招收的学生类别也不断增加，尤其是成人教育学生类别繁多、收费标准不一。各类学生的学费、住宿费、培训费、报名费、培训费、医保费等都需要财务部门收取。这些变化都对学生事务财务管理提出了更高的要求，信息化是提高工作效率的重要手段。

三、高校学生事务管理信息化现存问题

（一）各部门间信息独立

高校内各个部门在信息化初始阶段更多从自身发展考虑，忽视了相互间的互联互通，各自都拥有单独的信息化系统，由于缺乏顶层设计和统一规划，信息不能及时、高效共享，导致信息孤岛现象普遍存在。例如，教务处有学籍管理、学分系统。学工部使用学生信息系统、毕业离校系统。宿舍管理部门有宿舍管理系统。财务处使用收费系统、发放系统等。当学生需要休学、退学、调整专业和调整住宿时，往往先由各业务部门收集资料并办好相关手续，通过发送电子邮件、纸质文件传递等方式告知财务部门，财务部门以此为依据在财务系统中对学生的相关信息、学杂费应收款等进行维护，这不仅容易造成管理疏漏，还使在财务部门收费系统中的相关信息无法得到及时和准确更新。

（二）收费管理存在的问题

1.财务软件未优化

高校财务系统建立之初，能够满足当时的财务需求，但随着高校的发展，财务系统却没有及时更新、优化。在每年九月新学年开始前，财务处需要梳理出新 学年所有在籍学生需要缴纳学费的名单以及缴费金额。以笔者所在高校2023 学年为例，财务部根据学生学号的编码规则，判断该生的入学年份以及学制，再判断该生是否已经在2023 学年前已经缴满相应学制的学费，若未缴满，则2023 学年需要缴纳学费。比如，2023 学年共梳理了本科生及研究生应收学费约5400 条数据，除了业务量大之外，这种人工梳理新学年应收学费的方式容易导致少收、多收、漏收的情况，若信息化系统能够提升自动化水平，在新学年时自动生成需要缴纳学费的学生的数据，将大大提高工作效率。

2.业务流程不通畅

在高校收费管理中，由于财务部门作为流程末端，前期需要业务相关数据支持，但若信息化工作流程不够畅通，也会影响工作效率。例如，某同学在新学年申请了退宿，在宿舍管理部门办理完毕了相关手续，但是由于退宿信息并没有及时更新到学生管理部门，学生管理部门仍然将该生划分到新学年需要继续收取住宿费的同学类别中，并将需要收取住宿费的名单给到财务处。财务处根据名单进行托收，导致该同学扣款后又前往财务处办理退费手续，这无疑增加了学生和财务部门的负担。若高校能建立学生信息交互共享平台，各部门在学生信息变化的第一时间就进行数据维护，简化流程流转过程，将避免一些跨部门业务沟通过程中的低效和反复。

3.终端学生未纳入到信息化体系中

除了财务部自身软件需优化、与各部门间工作流程不够通常外，财务部还与学生的联系不强。银行代扣是高校常见的收费方式之一，但有些学生未与银行进行托收代扣签约、余额不足或账户尚未激活等原因，导致扣款失败，收费效果不显著，欠费率较高。由于财务部门没有与学生端能直接取得联系的信息化系统，无法从信息化平台向所有同学发布托收通知。财务部大约在扣款日前三天在研究生、本科生辅导员群里发布托收通知，请辅导员通知同学们足额存入相关费用。但由于各种原因，同学们时常反馈并不知道扣款时间，导致未及时将费用存入学费卡中。可见，信息传递的不通畅会导致收费结果不理想。因此，需要一体化平台使得各个参与高校学生事务管理的部门都能及时将通知传递到学生。

（三）“奖助勤贷补免”发放存在的问题

随着国家对高校学生“奖助勤贷补免”经费的不断投入，资助范围不断扩大，资助标准也逐渐提高，资助领域也不断拓展。这对高校“奖助勤贷补免”的管理就提出了更高的要求。由于发放种类较多，本文仅从具有代表性的奖学金和贷款两项业务展开分析。

1.奖学金发放与欠费补缴流程不顺畅

奖学金的评定与发放直接影响对优秀学生的激励和发展，高校只有做好奖学金相关工作，才能激发优秀学生的创新精神和求知欲望，提升他们的综合素养和专业能力。部分高校评优管理办法中规定，欠费的同学不参与当年的奖学金评定工作，但是相关部门提交至财务处的各类奖学金发放明细中，仍然有一定数量同学暂未缴清相关费用。以笔者所在高校为例，2022 学年学工部提交发放学业奖学金共3400名同学，金额约3045 万元，经财务处梳理，其中约有150 名同学欠费，这部分同学形成奖学金挂账，财务部后期需定期核查该批同学的费用缴纳情况，若其中一部分同学后期缴纳了相关费用，财务部定期清理挂账完成奖学金补发工作。此外，有部分欠费同学申请了助学贷款或学费减免，因此他们未缴纳学费。但财务部无法区分这部分同学与无正当理由不缴纳学费的同学。因此，该部分同学挂账后，财务处也接到许多同学的电话问询，同时也影响了这些有合理原因欠费的同学收到奖学金的时效性。此外，部分发放由于同学银行卡未激活、姓名与账户不符等原因形成了落账。

2.各类贷款到账处理流程复杂

助学贷款目前主要有两种形式：校园地国家助学贷款和生源地信用助学贷款。高校学生助学贷款财务部门需要将到账的贷款额与贷款学生信息匹配后，贷款金额抵交该生学费、住宿费，多余贷款退回至学生学费卡。但到账贷款笔数较多，财务部也不掌握哪些学生申请了贷款信息，在将到款与贷款学生一一匹配上有一定的难度。尤其是2021 年9 月财政部、教育部、人民银行、银保监会印发《关于进一步完善国家助学贷款政策的通知》，调整了国家助学贷款资助标准，全日制普通本专科学生每人每年申请贷款额度由不超过8000 元提高至不超过12000 元，全日制研究生则由不超过12000 元提高至不超过16000 元。学生贷款金额普遍高于应交学费和住宿费之和，财务处在将贷款冲抵学费后，贷款结余退费工作量大增。

四、高校学生事务管理信息化建设途径

（一）收费管理的信息化建设

1.优化现有软件、挖掘新功能

涉及到学生事务管理的各部门应先着眼于本部门自身的软件，思考现有软件可以在哪些方面进行开发、优化。高校财务部也可根据自身的业务变化和新需求及时与软件公司进行沟通，优化新学年在校生学费应收模块，使得系统能够根据学生的入学年份以及对应的学制，自动测算出当年是否需要缴纳学费，以及缴纳多少金额；高校现有的校园一卡通也可以在原有功能基础上，实施第三方应用介入。增加一卡通缴纳学费、住宿费、医保费的端口。

2.借助信息平台加强收费宣传

财务处在托收前，通过公众号等宣传媒介，向所有在校生及家长公开收费项目、标准、收费时间等。在公众号中进行教育收费标准公示，方便学生了解自己 所要缴纳的学费、住宿费金额。此外，财务处可协同信息办在托收前三天给学生发送即将扣款的短信提醒，确保托收信息传递到每位同学。此外，财务处定期将欠费同学的数据按照学院逐一进行梳理，反馈给二级学院，并督促二级学院催收学费。若有学生反馈缴费困难，学院也可以及时了解同学们的经济情况，给他们提供相关帮助，申请相关困难补助。

3.建立部门间共享信息平台

教务部门、学生管理部门、财务部门的信息系统有效对接，实现信息共享和数据联动的大数据平台。当学生发生学籍变动或者宿舍调整后，作为该项业务的发起部门，在修改相关信息后，数据会第一时间同步到大数据平台，推送给后续流程的部门。财务人员依此调整该生的在校状态、应收金额，恢复收费或者办理退费结算等，有效避免因纸质凭据传递丢失、延迟、遗漏和错报等造成的漏收、少收和多收情况，保证学生学籍状态、住宿情况和缴费信息相符，兼顾学校和学生双方利益，也有利于部门之间相互监督、减少人为操作的失误率。

（二）发放管理的信息化建设

1.与学工部合作建立“奖助贷”系统

学生作为高校学生事务管理的客体，也应被纳入到信息化管理中，高校财务部与学工部合作建立发放系统。学生能够在该系统中申请各类奖学金，学工部在系统中审核后，将数据推送到财务处，财务直接在系统中能够将欠费学生筛选出并予以提示反馈。学生在收到预警后及时缴纳费用，进而不影响该生的奖学金发放。在数据确认后进入发放流程。学工部和财务处的信息传递通过系统进行，学生也可以集中在一个平台上查询奖助学金、贷款的所有信息。若发放产生落账，财务部能将落账信息反馈学生，敦促学生前往财务处办理相关业务，也能在一定程度上减少财务的往来款的挂账情况，此外，该信息库中包含全校学生的姓名、学号、学院、身份证号、银行卡号等基本信息，学生可以自己维护个人信息，如银行卡更换、更改姓名等，信息更新后，财务处也会收到相应的提示，更新信息，大大降低奖助学金发放的退票率。

五、结论

高校学生事务财务管理随着国家教育经费的不断投入以及高校在校人数逐渐增多势必离不开信息化的支持。高校现有的信息孤岛现状以及收费管理中软件不及时优化、业务流程不通畅等问题，津补贴发放管理中流程负责等问题，迫切需要高校打破各部门间的信息交换壁垒，并将学生纳入到大数据信息化管理平台中，实现高效、高质量的学生事务财务管理。