浅谈如何对医院往来款进行清理

张风利 周 燕 朱 浩

（作者单位：1.北京中永信会计师事务所；2.乐竞文化传媒（上海）有限公司）

一、医院往来款清理意义

往来款长期未清理，会造成医院债权债务不清晰，资金沉淀，不利于医院财务管理，影响医院财务收支和经营状况准确性。为保证会计信息核算以实际发生的经济业务为依据，客观真实地反映财务收支状况及结果[1]，为贯彻执行公立医院财经管理要求，满足上级财务、卫生部门和医院内部经济管理的需要，应全面梳理往来账目，解决历史遗留问题，保证会计信息清晰明了，便于理解和使用的要求。

二、清理总体步骤

（一）成立往来款清理小组

医院成立以分管院领导或总会计师为总负责人，财务部门为牵头部门，审计部门、信息部门、资产管理和采购等与往来款清理相关的部门为辅助的账务清理小组，聘请会计师事务所为账务清理具体实施力量。

（二）制订清理方案

方案总体思路：从企业资源计划（Enterprise Resource Planning, ERP）或 医 院 信 息 系 统（Hospital Information System, HIS）系统导出近五年应付药品款、应付卫生材料款供应商明细表、客户分类辅助账、卫生物资、非卫生物资近五年收发存统计表，近五年收费系统导出的应收医疗款、预收医疗款，医保部导出的应收医保款、近五年序时账、记账凭证获取近五年各月卫生（非卫生）物资入库、出库单，物资采购合同、付款记录、各年银行对账单、个税申报表明细表、工资表、薪酬结构及发放记录、增值税申报表，获取医院应收款、备用金、采购付款、预收账款相关内部控制制度，实际抽查相关会计记录、查看相关合同等资料，逐一核对账、钱、物的形成记录，与账面进行核对。

（三）医院根据事务所提交的清理结果和处理建议讨论研究处理方案

根据清理结果，医院清理小组与事务所召开沟通会，由事务所出具初步解决方案，清理小组研讨决策，最后清理小组签署统一意见。按照国家相关制度，医院先内部决策，最后按逐级由上级部门审批。

（四）医院根据完成审批的往来款处理意见进行账务调整

为真实、准确反映医院应收应付款项的会计信息，根据往来款清理结果，对于涉及账务调整事项，医院财务部门根据审批结果进行账务调整，将审批决策文件作为附件，做到有据可查。

三、往来款清理具体实施程序和内容

（一）应收账款清理

第一，了解医院收入、价格、票据、退费管理等环节的控制要求，和收入确认原则，每天结账时点，重点关注门诊收入与住院收入；了解医院门诊收入、住院收入退费管理办法，各项退费是否有提供交费凭据及相关证明，核对原始凭证和原始记录。

第二，现时点导出的信息系统的数据很有可能与记账当时数据不一致，因此应收款项的核对主要依据门诊日报表、住院日报表，应收款项的核对主要依据银行流水，同时和财务账、信息系统核对，查找差异和形成原因。具体操作：获取截止日应收账款末级明细科目，往前推5 年明细账，与收费系统导出每日或每月应收医疗款收款明细表、应收单位合同，核对应收在院病人医疗款、门诊病人、应收合同单位医疗款、应收欠费病人医疗款挂账明细，抽查会计凭证、银行对账单逐一核对挂账明细正确性。

第三，了解医保政策及回款情况。具体操作：获取应收医保款明细与医保部系统导出的医保款明细与应收医保款核对，抽查会计凭证、银行对账单核对，核实每一挂账明细性质和准确性，核实是否存在会计差错或明细项目记错情况，并进行记录。

第四，了解每年发生的医疗纠纷，对由于医疗纠纷未收回的挂账进行统计，并逐笔分析原因，若确实属医院原因，但由于时间较久且科室人员变动较大，找不到直接责任人，建议经医院审批程序，冲减医疗风险准备金。

第五，梳理“三无”病人挂账情况，汇总记录。

第六，梳理医院相关人员背书，出院前未结清款金额。具体程序：导出每个末级明细科目辅助明细账，逐笔抽取凭证，查看每笔凭证发生额原始单据，核实挂账金额正确性、明细科目核算分类准确性。以应收在院病人医疗款为例，导出收费系统日报表、获取收费收据、处方、收费收据类别，医院门诊卡消费日报表、医院门诊收入报表、医院出院病人结算报表等，结合预收医疗款，医疗保险机构回款回单，医院垫付医保资金-应收医疗款（借方）和财务部门记账凭证和医院收到医保资金-应收医疗款（贷方）逐笔核对，核对挂账余额真实性，编制核对过程工作底稿。对存在因医疗纠纷欠费病人，查看解决纠纷结果资料，核实是否存在用医疗风险基金冲销应收医疗款情况。

（二）其他应收款

向财务部门询问医院其他应收款核算内容、记账习惯等，获取医院备用金制度等与其他应收款核算内容相关的内部管理制度。获取截止日其他应收账款明细末级科目，获取往前推5 年以上明细账，导出科目辅助明细账；获取备用金审批单、个人或科室借款单等其他应收款明细，抽取记账凭证，追查至银行对账单、借款人和借支单据号、支出审批单逐一核对，核实挂账明细的性质和记账准确性，并做记录。其他应收款-其他明细科目，往往是挂账比较杂乱的科目，涉及暂收不清楚来源或事项，或者银行卡回款有差异等情况，此明细科目可能涉及科室多，事项多，比较难清理，需要逐笔查找、询问、计算、记录。对内部（科室）借款进行梳理，通过追查原始凭证，访谈当事人等方式，弄清挂账的每笔借款人、事由和经过，并针对不同借款事项，给出相应的建议。

（三）预付账款

获取截止日预付账款末级科目明细，导出医院5 年以上按客户核算辅助明细账，获取与预付账款相关的预付设备款或工程款全部合同，与记账凭证、支付审批单、设备验收单、工程结算单、银行回单等逐一核对，核实借方发生额准确性。检查贷方发生额原始凭证，结合“库存物品”“固定资产”“无形资产”“业务活动费用”科目，查证每笔调账凭证和预付账款退回账核实明细科目余额真实性，以合同单位明细科目借贷发生额对应核对，核对应挂账明细正确性，根据结果查看是否存在挂账错误或款项性质不符、客户记串户等情况进行记录备注。如果根据核实结果挂账金额正确无误，必要时发询证函给挂账单位，对挂账超过3 年以上，如果追查到原始凭据确凿表明预付账款不再符合预付款项性质，或者因供应单位破产、撤销等原因可能无法收到所购货物、服务的，按政府会计制度规定应当先将其转入其他应收款，再按照规定进行处理。

（四）应付账款

获取截止日应付账款末级明细科目，五年及以上供应商合同台账，应付款辅助明细账，采购合同，付款记录，以截止日应付款明细余额为基准。以供应商辅助账追查至采购合同、银行对账单、采购入库记录、付款审批记录、与供应商对账记录等进行逐一核对，采取逆查、顺查方法同步，结合库存物资科目进行核对，根据核实结果与账面产生的差额，作为调账依据。对3 年以上无数据变化、无请款信息的应付款项余额，重点逆查核实合同金额、入库数量、相关会议纪要，是否为不需要支付的尾款或优惠折扣；对有请款信息的供应商，自交易起点顺查到截止日年底，核实余额；对持续交易的供应商，逆查核实每笔交易信息，确定实际应付数据。

（五）预收账款

获取截止日预收账款末级明细科目，向财务询问预收账款核算内容，除预收医疗款外有无预收科研经费等情况，从财务导出辅助明细账，从收费系统导出预收医疗款明细表，门诊预收款、住院预收款、病人伙食预收款等明细。将预收医疗款，门诊预收款、住院预收款、病人伙食预收款等明细与银行收款记录、门诊收费日报、月报表明细、门诊收费收据、医生处方等核对，结合应收医疗款、医保款、医疗结算、出院结算单、医疗收入结转等科目对应核对每个病人挂账金额准确性，根据逐笔检查结果，落实是否存在某病人个人长期挂账，是否存在因医疗纠纷欠费或个人经济条件欠款造成未结算情况并做记录，同时还要结合因解决医疗纠纷用医疗风险基金冲销情况，核对过程资料留存作为清理依据。

（六）其他应付款

获取截止日其他应付款末级明细科目，询问其他应付款核算内容，按其他应付款核算内容获取相关其他支撑资料。按款项性质分类别核查。如“质保金”明细需要结合预付账款、合同、工程验收或采购验收报告，结算资料、收款凭证进行核对；如“就诊卡押金”需要与收费系统导出数据核对挂账金额正确性等；其他明细需要根据挂账性质与收款记录、银行回单、非财务资料核对，同时与借方核销记录核对，计算实际应挂账余额，所有核查过程资料留存作为调账或清理款项依据。

四、清理工作遇到的困难和应对措施

(一)清理过程遇到的困难

1.清理团队胜任能力出现短板

因清理过程时间长、内容复杂，清理工作通常分小组进行，每组独立完成某方面工作。如团队成员工作胜任能力弱，无法独立完成自身工作，或提交了错误工作结果，导致其他工作小组交叉运用清理结果时，结果均错误，则加大清理工作难度，返工增加清理时间。

2.历史资料缺失，增加清理难度

账务清理需核实某一时点数据准确性，需要倒推几年的数据，如果历史资料缺失，会增加清理工作难度。如以前年度对账单无法找到，银行只能重新打印近五年对账单，会延缓清理核对工作，甚至造成清理工作进行不下去的情况。

3.记账人员或业务人员变动频繁，增加清理工作难度

如果被清理单位往来款记账人员变动频繁或出现业务人员轮岗等情况，无法了解到不同人员记账习惯对账务处理的影响，在清理过程中会增加账务核实工作量[2]。

4.医院财务人员和各部门的配合情况直接影响清理进度和结果

如果财务部门配合不积极，账务无法核对，如果信息部门、医保部门、资产采购部门等相关部门配合不积极，与账务核对的相关佐证信息无法取得。如与应收账款直接相关的合同、与医保拒付相关的资料、与医疗收入相关的信息系统数据等。

（二）应对措施

第一，事务所委派有经验、责任心强的业务团队，团队人员数量和质量与清理工作量匹配。清理项目负责人和各工作小组组长对团队成员清理工作定期进行监督、复核，发现问题及时更正，避免出现清理结果错误情况发生，各科目之间交叉运用清理结果时，需要团队在清理中及时沟通，共享原始数据资料和工作底稿，过程中工作内容及时交叉核对[3]。

第二，部分历史资料缺失的，运用替代程序，查找其他佐证资料作为依据，或由业务人员回忆事情经过说明情况，或向第三方发函证实。

第三，记账人员或业务人员已离岗，一是可以向主管会计、业务部门上级人员进一步核实情况，或其他原始资料核实；二是委托医院知情人请回相关人员，解答当时账务处理的思路和习惯，配合相关清理工作[4]。

第四，医院清理工作小组需要强有力的领导力来协调各部门积极配合账务清理工作。一是清理开始即制订过程中的配合要求，包括相关资料提交的时间要求，无法提交资料的书面原因说明等；二是医院对事务所提出的与账务清理配合有关的申诉建立快速反应机制，能协助事务所快速协调解决。

五、清理结果处理建议

第一，医院要制定专门债权债务记账制度和记账流程，按会计制度要求分类细化末级科目，同时做好往来款记账员书面交接衔接工作，保持记账习惯前后一致，记账附件齐全，加强审核力度，及时发现问题及时更正，加强与业务部门对账，建立催收制度，才能保证债权债务工作记账清晰，会计信息真实可靠[5]。

第二，对于账务处理有误的应提交账务清理收集的相关佐证资料，及时交由医院财务进行调账处理。

第三，账龄3 年以上的款项查证清楚后，应收应付往来款单位已注销或破产，由事务所出具损失鉴证书，进行往来款账务核销报批处理；应付款项3 年以上未再发生业务关系的单位按相关规定进行调账处理。

第四，对于最终不能够核实清楚的账务应收集、留存清理过程中的所有资料，包括当事人签名的回忆笔录，由会计师事务所根据职业判断出具清理意见。

六、结语

医院往来款清理工作是一项任务艰巨而又复杂的工作，需要医院各个科室配合财务人员才能完成，实际清理过程中需要各部门之间反复沟通核实，合同往来还需要对外单位发询证函复核，个人往来需要大量翻阅业务发生初始凭单、核对银行对账单等各种资料复核。现阶段医院需要建立往来款定期清理的内控机制，设立清理内控小组，定期提交清理报告，编制账龄分析，将各项债权债务做到账目清晰，余额可控，挂账人员和单位可溯，将清理工作作为一项长效运行机制开展。