信息化背景下档案数字化外包实践与优化策略

摘 要：信息技术的快速发展和档案利用需求的日益增长，使得以纸质档案管理为主的传统档案管理模式难以满足现代社会的要求。因此，将传统档案数字化处理，对数字副本管理和直接利用，成为新时期档案工作的发展趋势。本文通过分享档案数字化外包实践经验，针对外包中存在的问题和风险隐患展开分析和总结，提出优化策略，旨在为档案数字化外包工作提供参考或借鉴。

关键词：档案数字化；外包；实践；优化策略

传统档案管理方式在档案保管、查找利用和数据统计等方面耗时费力、效率低下，随着信息技术的快速发展，档案利用需求不断增长以及利用方式的转变，使得传统档案管理模式难以适应新时期档案工作的需要，档案数字化建设成为档案部门实现档案数字化转型和管理提质增效的必要途径。纸质档案数字化副本方便存储、节省空间、检索便捷、共享高效及安全保密性更强，对于提高档案管理效率和管理质量具有重要意义。由于档案部门存在人力、财力以及物力不足等问题，难以通过自身力量完成繁重的数字化任务，因此，档案业务外包成为推动档案数字化、信息化建设进程的一种有效的解决方式。

一、档案数字化外包实践

我馆拥有大量的纸质档案，包括文书、地质、声像、基建和会计等各类档案。早在2008年，我馆就组织内部人员开展档案数字化工作，然而，由于工作量大，人手有限，且只能在日常工作闲暇之余开展，导致进展缓慢。近年来，为应对新时期档案工作新挑战，加快推进档案信息化建设，我馆决定通过外包方式加快档案数字化建设步伐，切实提高档案管理水平和服务能力。通过本次外包，共完成56万页纸质档案数字化副本的制作，采用世纪科怡V5.0档案管理系统对其展开管理，实现了档案数据的集成，大幅提升档案的查找、利用效率和服务能力，紧密契合了新时期档案工作的要求，为后续数字档案室平台建设奠定坚实的数据基础。为确保本次外包工作的顺利开展，我馆采取了一系列措施，并取得了良好的效果。

1.开展充分的前期准备

在数字化外包前，成立了由单位领导、档案业务部门、办公室和财务部门主要人员组成的项目管理团队，明确了各方职责和主要任务。负责清点馆藏档案中未数字化的档案数量，拟对该部分档案全部数字化，明确按照《归档文件整理规则》《纸质档案数字化规范》等标准要求开展数字化工作，通过市场询价，并邀请外包公司实地核查档案现状，估算单价、工期和项目总费用等。

2.选择了可靠的外包服务商

按照政府采购要求，通过招投标的方式采购本次服务，并设定竞标要求，如要求竞标者必须持有涉密载体印刷资质证书，重点对竞标者的营业执照、相关资质、设备设施、人员情况、专业技术能力和工作经验、管理能力、信誉度以及报价等信息展开综合评估，经馆评审委员会评审，最终选择一家具有多年数字化工作经验且声誉良好的企业，并与之签订外包服务合同和保密协议。经过严格的审查和核实程序，提高了承包商的可靠性。

3.制定了科学、合理的工作方案

要求外包公司按照规范要求并结合实际，制定档案数字化工作方案，经馆评审委员会审批后严格执行。该方案包括目标任务、工作范围、组织管理、设备投入、技术路线和方法、执行标准、保障措施等内容，明确档案数字化各个环节的具体要求。例如，档案出入库履行交接手续，扫描环节要求按盒逐件逐页扫描，分辨率不低于300dpi，全部采用彩色模式扫描，图像文件采用JPG和PDF双格式保存，胶装成册的档案要求不拆装，直接使用高拍仪扫描，还要形成《纸质档案扫描工作单》等过程文件。

4.实施严格的管控措施

档案数字化实施过程中严格管理和控制人员、设备设施、场所、过程和质量。一是实行外包公司项目人员报备制度，项目实施过程中不得随意更换人员，数字化前项目人员必须经过岗前培训，培训内容包括档案数字化相关的标准、规范、安全和质量要求等方面，逐项培训并重点指导。二是要求外包公司配备满足不同需求的扫描仪，安全性检查、造册登记和全程监控所有设备设施，确保设备设施使用的可追溯性，电脑、打印机、扫描仪等与互联网物理隔离，拷贝数据必须使用我方提供的登记在册的光盘，項目结束后将外包方自带设备的硬盘与其他移动存储介质一同移交我方。三是采取了一系列措施确保数字化加工环境的安全可靠。例如，将数字化加工场所选在毗邻库房的独立工作间，工作间安装防盗系统，设立档案临时存放的铁皮柜，档案不在加工场所过夜，工作人员进入工作场所时不得携带与工作无关的手机、相机和背包等私人物品。四是要求形成档案数字化工作流程单，详细记录数字化加工环节的情况，确保工作流程单随数字化成果资料同步流转。五是制定了细致的质量控制标准，涵盖了数字化全流程的质控，定期检查著录质量、扫描质量、图像处理质量、挂接质量和档案装订质量，形成相应的检查记录。

5.制定了详细的成果验收标准

首先，质量验收。要求外包公司质检合格后，由我方采用人工抽检的方式开展最终质检，抽检比例不低于5%，目录数据与图像数据对应准确性达到100%，其他内容的抽检合格率不低于95%；其次，档案实体验收。随机抽取一定数量的档案实体，重点检查档案是否损坏、排序是否准确、是否缺页以及装订是否准确等，要求准确率达到100%；最后，过程文件的验收。要求档案数字化加工过程中形成的各种工作文件、日志、记录和元数据等齐全完整。只有满足上述要求，项目才能通过验收。成果验收合格后，采取“两式三份”备份策略展开成果资料备份，即采用PDF和JPG两种格式，服务器、移动硬盘和光盘三种介质备份。

二、实施过程中存在的问题与风险隐患

档案数字化外包为档案部门节省了人力、物力和财力，大幅提高了工作效率，但也存在一些问题和风险挑战，主要包括服务质量问题、档案安全风险、外包公司自身风险和档案部门管理风险。

1.服务质量问题

一是目录著录不规范、不准确。实施过程中常见档号、题名、时间、页数和责任者等著录项出现缺著、错著等问题。例如，责任者著录时使用多种不规范的简写表示同一责任者；日期著录时收文日期、归档日期、形成日期混淆不清；页数著录时将目录和备考表的页数分别统计到首件和末件档案；因字迹模糊、档案缺损、手写字潦草、繁体字和不规范的简体字，导致难以识别出现著录错误。

二是图像质量问题。数字化过程中，会遇到一些与扫描和图像处理相关的质量问题。其中，扫描质量问题主要表现为图像清晰度差、失真、分辨率低以及出现图像错扫、漏扫、扫描不完整及有异物等情况。此外，还存在图像歪斜失色、裁剪、纠偏和去污等图像处理不当造成的质量问题，这些问题都会影响档案后续的使用效果。另外，还有PDF格式保存的图像文件中存在错页跳号、信息缺失、页面倒置、多件档案混淆的情况。

三是挂接质量问题。因工作量大、工作人员粗心以及前期目录和图像质量检查不到位等原因，导致档案数字化图像与目录数据的挂接准确性不够、已挂接数字图像与实际扫描数量的不一致、图像无法正常打开等问题。

2.档案安全隐患

档案安全问题是档案工作的底线。档案数字化外包各个环节均存在一定的安全隐患，需要引起高度重视。第一，随意扩大外包范围会增加档案信息被泄露的风险。如果将涉密、重要或不宜对外公开的档案外包给没有相关资质的承包商，可能导致档案信息被泄露。第二，从业人员的专业素养不高或保密意识缺乏可能导致档案安全问题。第三，数字化加工环节多、周期长、经手人多，任意环节的疏漏都可能导致档案实体出现错乱、丢失、被盗或损坏等风险。例如，档案拆装操作不当可能导致档案顺序混乱、撕裂、破损或遗失；而一些老旧、脆化、纸张较薄的档案，在高速扫描仪扫描时容易撕裂、碎片化及破损。第四，档案数字化场所不符合库房“八防”要求，可能给档案实体带来丢失、被盗等潜在风险。第五，档案数字化副本容易复制和传播，虽然为档案利用带来了便利，但也增加了档案信息安全风险。档案信息可能被随意拷贝、下载和传播，而且不留下痕迹，很难追溯。

3.外包公司自身风险

外包公司作为档案数字化加工的直接实施者，对档案数字化加工效率、成果质量和档案安全产生直接影响。一是缺乏市场规范导致外包公司的准入门槛较低，一些资质普通的公司也能注册为档案服务企业，难以保证档案安全和数字化质量。二是部分外包公司的内部管理较差，没有建立完善的规章制度，内部监管不严，从而使得数字化质量失控，存在合同履行风险。三是外包公司以营利为目标的服务理念与档案部门渴望获得优质服务、加快档案数字化建设的愿景不符，存在过于注重项目进度而忽视工作质量的风险。四是外包人員的配置、个人素养和技术能力，以及使用不达标的扫描设备，直接影响档案数字化加工的效率、质量和安全等问题。选择外包商时，不仅要关注价格因素，还要全面考虑资质、专业水平、业务能力和服务信誉等因素，以降低潜在的风险。

4.档案部门监管风险

外包公司拥有独立运作权，如果档案部门缺乏监管或监管不到位，会引发潜在问题和风险。首先，人员监管风险。外包公司的从业人员，特别是临聘人员，存在专业素养不高、安全保密意识薄弱、工作流程不熟悉、操作不规范、工作不细致、人员更替频繁等问题，缺乏有效的监管将会对数字化进程、质量和安全产生影响。其次，软硬件监管风险。外包公司的硬件设备设施和软件系统可能存在安全隐患，如未经过安全检查、未采取必要的信息输出装置或端口封闭措施、设备和存储介质的交叉使用，以及使用质量不达标的硬件设备设施，这些问题都会带来潜在的风险。最后，流程监管风险。外包公司通常采用流水线式的工作方式以提高效率，如果监管机制不完善，流程管理过于松散或者过于注重结果而忽视过程监督，可能会导致质量和安全方面的隐患。例如，外包公司不按质量管理要求开展质量控制，或者只是做表面工作以应付检查，缺乏有力监管将导致质量和安全问题无法及时被发现。

三、档案数字化外包优化策略

针对档案数字化外包实践中存在的问题和风险隐患点，可从以下几方面进一步优化。

1.规范外包市场

档案数字化外包，优选外包公司是确保外包工作顺利开展和高质量完成的重要一步。然而，由于缺乏严格的市场准入标准和管理机制，致使档案服务行业进入门槛比较低，外包公司内部管理水平和专业技术水平参差不齐，给档案部门优选企业带来了困惑和风险。为了解决这个问题，政府部门应加强对档案服务企业的规范管理，制定市场准入机制和备案登记制度。通过审查评定企业的规模、设备设施、人员、专业资质、业绩和信誉等方面，确定其是否具备进入档案外包行业的条件，备案登记符合准入条件的企业及其从业人员，以便对其经营活动展开监督和管理。通过规范管理外包市场，有助于提高外包公司的整体素质和服务水平，为广大用户提供更优质服务，保障用户的利益和档案的安全。这样一来，档案部门可以根据自身需求，在政府备案的企业中选择可信赖的外包公司。

2.建立有效的沟通协调机制

档案数字化外包过程中，建立有效的沟通协调机制至关重要，可以确保双方对整个项目有清晰的认识，避免因工作协调不畅引起无谓的争端，能够及时协商解决实施过程中出现的问题，保障数字化加工项目顺利开展。可通过确定主要联系人、建立微信工作群、举办定期会议、提供进度报告、建立问题反馈和问题解决机制、共享信息和经验等方式保持良好的沟通，及时交流信息、交换意见、解答疑问和解决问题，确保外包工作高效、顺利开展。

3.实行“合理分批，动态调整”策略

在选择外包商时，尽管外包商可能提供了令人信服的竞标材料，但其真实的服务能力很难完全了解，加上各个单位档案管理存在差异性，给项目的实施带来了一定的风险。为了降低外包风险，及时发现问题，避免同类问题的累积而造成大量返工，可采用“合理分批，动态调整”的策略。具体而言，可将外包任务分为若干批次实施，每完成一批任务就验收一批，并根据实际情况动态调整和优化。通过这种方式，可以实现以下目标：一是能降低整体风险，及时发现和解决问题，避免问题的扩大化；二是能及时追踪问题，可以在每批任务完成验收后评估和反馈外包商的工作，及时调整和优化后续任务的实施；三是能适应变化，通过动态调整可以更好地适应不同类别和不同保管状况的档案，确保数字化工作顺利开展。

4.外包和自主数字化相结合策略

考虑到部分档案的保密性、重要性和数量相对较少等特点以及一些外包公司可能缺乏相关资质（如保密资质），如果档案部门拥有足够的人力、财力、物力和技术能力，可以考虑对这类档案展开自主数字化处理，以降低泄密风险。可以把握档案数字化外包的契机，鼓励本单位的档案人员参与档案外包全过程，通过提供岗前培训、自主学习和技术交流等方式，不断提升档案人员在档案数字化、信息化和档案信息管理方面的自主能力。此举既能保证档案的安全可控性，又能够培养内部专业人才，提升队伍整体水平。

四、结语

档案数字化外包是一种重要的档案资源建设方式，能够提高档案数字化建设效率和质量，降低成本，节省时间并释放人力。然而，也不能忽视外包所面临的服务质量、档案安全、外包公司自身管理和档案部门监管等风险和挑战。除了做好前期准备工作、优选外包公司、加强全程监管、制定科学合理的工作方案和验收标准外，还应从规范外包市场、建立有效的沟通协调机制、实施“合理分批，动态调整”策略、推行外包和自主数字化相结合策略等方面不断优化，以确保数字化外包工作顺利开展。随着档案部门对档案数字化外包工作日益重视，外包行业也会逐渐成熟，未来档案数字化外包的发展前景将更加广阔。

参考文献：

[1]吴艳玲.如何认识和应对档案数字化外包工作中存在的风险隐患[J].黑龙江档案，2021（02）：64-65.

（作者单位：广东省核工业地质局档案馆）

作者简介：杨磊（1987—），男，汉族，湖南衡阳人，本科，馆员，研究方向：地质档案管理与档案信息化建设。