大数据时代背景下事业单位档案信息化建设策略

摘 要：在大数据时代背景下，事业单位档案信息化建设具有重要意义，同时，也面临着许多挑战。为了实现档案信息化管理的目标，需要制定相应的策略。文章分析了大数据时代背景下事业单位档案信息化建设的价值，并根据当前事业单位档案信息化建设的现状提出了几点可行性的策略，希望可以为推进事业单位档案信息化建设，促进档案管理工作的顺利开展提供有益参考。

关键词：大数据时代；事业单位；档案信息化

随着大数据时代的到来，信息化建设已经成为现代社会各个领域的重要发展方向，包括事业单位档案管理领域。事业单位作为社会组织的重要组成部分，其档案信息的管理和利用对于保障机构运行和服务效能具有重要意义。传统的手工档案管理方式已经无法满足信息化时代对于高效、精确和便捷档案服务的需求，因此，事业单位迫切需要制定相应的档案信息化建设策略。只有通过全面推进档案信息化管理建设，才能更好地适应大数据时代的发展需求，事业单位应该对此提高重视。

一、大数据时代事业单位档案信息化建设的重要价值

1.能够提高工作效率

传统的纸质档案管理方式存在很多弊端，如需要占用大量的空间、档案查阅速度慢、管理效率低下、容易出现遗失或损坏等问题。随着信息技术的快速发展，数字化档案管理方式已经成为事业单位档案管理的重要趋势。数字化档案可以将纸质档案转化为数字形式，实现档案的电子化管理和查询，与传统的档案管理方式与理念相比较，这種方式能达到更高的效率。首先，通过数字化的方式，档案管理原本所需要的物理空间有所减少，大幅缩短了档案查阅的时间，提高了工作效率。其次，数字化档案可以在数据库中快速检索和查询，快速找到需要的信息，从而加快了工作流程。

2.可以提高档案管理的安全性

传统的纸质档案管理方式存在很大的安全隐患，如档案易被损坏、遗失或盗窃，这些安全问题可能对事业单位造成严重的损失和影响。在这种情况下，数字化档案的出现成为一种重要的档案管理解决措施。将档案转化为电子文档，可以实现档案的电子化存储、备份和管理。数字化档案可以实现多重备份和加密存储，以保证档案信息的安全性和完整性。数字化档案的备份还可以通过云存储或本地存储等方式实现，确保档案信息不会因为硬件故障和灾害等原因而丢失。同时，数字化档案的加密存储可以防止不法分子利用黑客攻击等方式盗窃档案信息，从而保护档案信息的安全。此外，数字化档案还可以实现档案信息的权限控制和审计追溯，保护档案信息不被未经授权的人员查看和修改。通过制定完善的档案管理规则和权限控制机制，能够确保档案信息的安全性和完整性。

3.可以实现档案资源共享

传统的档案管理方式通常是各个部门或单位独立管理，档案资源无法共享，这种方式容易造成资源浪费和信息孤岛。通过数字化的相关技术开展档案管理则能进一步解决当前存在的问题，使得档案资源和信息能够在不同部门之间共享。信息化的档案处理方式还能存储庞大的档案信息，方便不同部门或单位的共享和使用，通过内部网络或互联网等方式实现档案信息的共享和交流。档案信息的共享可以使得不同部门或单位之间信息互通，从而避免信息孤岛，实现信息资源的高效利用。此外，数字化档案的共享不仅可以提高信息资源利用效率，还可以避免重复建设和浪费，节约成本。事业单位通常需要处理大量的档案信息，传统的档案管理方式效率低下，需要大量的人力、物力成本。数字化档案的出现能够实现信息共享和协同，避免重复建设和浪费，提高资源利用效率，节约成本。数字化档案的共享还可以促进跨部门、跨单位合作和交流，加强协同工作和沟通，提高管理和服务的质量和效率。

4.可以提高档案信息的可追溯性和透明度

传统的纸质档案管理方式存在档案信息不透明和难以追溯的问题，档案信息容易被篡改或删除。数字化档案的出现能够解决这一问题，实现档案信息可追溯和审计，使得档案信息更加透明化。通过信息化处理档案信息，能够使得人们更加直观地看到档案的所有操作信息，包括档案的创建、修改、查看和删除等操作记录。其追溯功能可以追溯档案信息的来源、处理和保存过程等，从而避免档案信息被篡改或删除。数字化档案可以通过内部网络或互联网等方式实现档案信息的公开和透明，通过设置权限，确保档案信息只被授权人员查看和使用，能够加强档案信息的监督和管理，避免信息被篡改或删除。

二、大数据时代背景下事业单位档案信息化建设的现状

1.事业单位档案信息化建设的进展缓慢

由于传统的档案管理方式已经深入人心，数字化档案的推广和应用需要一定的时间和成本。许多事业单位还停留在传统的档案管理模式中，档案管理信息化程度较低，缺乏系统化和规范化。基于此，事业单位应该注重加快档案信息化建设的步伐，促进其朝着数字化和智能化的方向发展。

2.档案信息化建设的技术和管理水平存在差距

数字化档案的管理需要一定的技术和管理水平，还要求管理人员能够具备较高的专业水平，能够及时掌握档案信息的相关操作，并解决存在的问题。但是，当前的现状是其管理技术水平较低，缺乏专业的档案管理人员，导致信息化档案管理不能充分发挥其优势。

3.事业单位档案信息化建设存在安全问题

事业单位档案信息化建设面临着一系列的安全问题。首先，档案信息的数字化和网络化使其更容易受到黑客攻击和恶意篡改。未经适当保护的档案系统可能成为犯罪分子获取敏感信息的目标，造成信息被泄露和隐私侵犯。其次，信息化建设中的技术漏洞和系统缺陷可能导致数据的意外丢失或破坏。例如，硬件故障、软件错误或人为操作失误等，都可能导致档案信息的不可恢复性损失。

4.事业单位档案信息化建设存在文化和心理障碍

许多事业单位在信息化档案管理推广的过程中还存在文化和心理上的障碍。一方面，很多档案管理人员已经习惯使用传统的方式开展工作，缺乏主动学习先进技术，应用创新理念的动力；另一方面，信息化档案管理需要依赖信息技术，需要档案管理人员接受新技术和新知识的培训和教育，这也需要一定的时间和资源。

三、大数据时代背景下事业单位档案信息化建设的策略

1.加强档案信息化建设的组织和领导

加强档案信息化建设的组织和领导是事业单位档案信息化建设的基础和前提，在有效地组织和领导下，才能实现档案信息化管理的全面推进和应用。事业单位可以从以下几个方面入手：（1）建立专门的档案管理部门，主要的工作内容为信息化处理档案、优化组织与管理实施。档案信息化管理机构可以由档案管理部门和信息技术部门共同组成，也可以独立设立档案信息化管理机构，该机构应该制定档案信息化管理的规范和标准，推广档案信息化管理的理念和技术，进一步推动档案信息化管理的实施和应用。（2）制定完善的档案信息化管理战略。档案信息化管理需要得到领导的重视和支持，并要求领导人员能够积极参与其中，推进档案信息化管理的落实。领导要在档案信息化管理的实施和应用过程中提供全方位的支持，包括人力、物力以及财力等方面的支持，确保其能够顺利实施和运营。（3）档案信息化管理的成功实施需要多部门之间的协同合作。首先，档案管理部门需要与信息技术部门密切合作，以确保系统的稳定性、安全性和可靠性。信息技术部门负责系统的搭建、网络安全和数据管理，而档案管理部门则提供业务需求和流程指导，双方合作可以确保系统能够满足档案管理的实际需求。其次，与其他部门的协同合作也是至关重要的，如人力资源部门、财务部门等。与人力资源部门的合作可以实现档案无纸化管理和信息共享，与财务部门的合作可以实现财务档案与业务数据的关联，从而提升数据的准确性和综合利用效益。

2.优化档案信息化管理的技术和平台

首先，档案信息化管理一般依靠先进的技术和平台，因为技术平台的应用可以使得档案的存储和检索等更加数字化。基于此，事业单位应该基于云计算、大数据以及人工智能等先进技术，为档案信息化管理提供良好的外部环境，构建完善的信息系统，具有高效、智能和安全等特点。档案信息化管理系统能设置权限，还能实现审计追溯。其次，档案信息化管理应该依照一定的标准和规范来实现，使得档案信息化管理朝着标准化的规范化的方向发展。因此，要求事业单位能够制定相应的管理标准，包括数字化档案的格式、存储方式、检索方法和保密要求等，为档案的信息化处理提供科学的指导方向。当然，事业单位也要重视相关技术的研发，因为实现档案信息化管理主要依赖先进的技术和平台。尤其是对数字化档案的扫描技术、存储技术和检索技术的研究和开发，能够进一步提升信息化档案管理的技术水平。

3.加强信息化档案管理人员的培训和教育

要实现档案信息化管理就需要专业的人员，而档案信息化管理的技术和方法也需要不断更新和学习，因此，事业单位应该加强档案信息化管理的人员培训和教育。首先，要建立档案信息化管理的专业培训机制，可以由档案信息化管理的机构负责，也可以由培训机构或相关专业机构提供，培训内容除了要包含相关理念和技术之外，还应该包含档案信息化管理的标准和安全知识等。在对管理人员开展培训的过程中，实践教育也是必不可少的，因为理论教育最终要落到实处才能真正发挥作用。还要通过具体的实践活动切实提高管理人员的專业技能，熟悉档案信息化管理的流程和方法。其次，事业单位也要注重档案管理经验的交流和分享，如管理人员之间的交流，或者行业之间的沟通等，使得管理人员能够了解到最新的管理技术与方法。交流的方式也应是多样化的，可以是信息化档案管理的会议、研讨会、论坛等活动。最后，事业单位也要重视考核评估机制的建立，考核评估机制可以以项目进展、系统运行效果和信息安全等指标为依据，评估和考核各部门和个人的档案信息化建设工作，并根据评估结果采取相应的激励或惩罚措施。促使事业单位各部门充分认识到档案信息化建设的重要性，并激发其积极性和创造性。

4.加强档案信息化管理的安全保障

在大数据时代背景下，安全管理是档案工作需要解决的一个重要问题。首先，要建立档案信息化管理的安全保障体系，包括档案信息化管理的安全策略、安全规范和安全措施等。其次，采取档案信息化管理的安全技术和防范措施。当前，管理人员经常使用的安全技术包括防火墙与加密传输等，可以对一些重要的档案信息设置权限，只允许特定的人群查看，并要注意信息的备份处理，使得档案管理的安全性得到提高。其中，访问权限控制主要是通过管理用户的身份、角色和权限等信息，提高档案信息的机密性。访问权限控制可以通过密码、加密卡和生物识别等多种方式实现。当然，也要求事业单位人员能够具备较强的安全意识和保密意识，遵守档案信息化管理的安全规范。同时，培训之余也要定期开展安全审查和评估，使工作人员能够不断增强安全意识。最后，事业单位还要建立档案信息化管理的应急响应机制，规范安全事件的报告和处理流程、应急预案和应急演练内容等，使得事业单位中的档案管理安全事件能够得到妥善处理。

5.推广档案信息化管理的理念和文化

首先，事业单位档案信息化管理要想尽快实现，还应该注重管理理念的推广，建立先进的管理文化，以此提高全体员工对信息化管理的认识和积极性，营造积极的信息化文化氛围。其次，档案信息化管理的宣传和推广可以采用多种方式，可以建立专门网站，通过图文并茂的形式开展推广宣传，在网站上及时发表一些档案管理的动态，以增强档案信息化管理的认知度和接受度。网站的形式也应是多样化的，如档案信息化管理平台、档案信息化管理的互动交流平台等。除了通过专门的网站推广以外，还可以通过实践活动，加强管理经验的交流和学习，从理论和实践两个方面提供支持，如组织学术会议、管理论坛等。最后，事业单位还应该加强与社会各界的沟通和合作，借助社会资源和力量，推进档案信息化管理的落实和应用。

四、结束语

总而言之，大数据时代背景下事业单位档案信息化建设的策略需要从组织和领导、技术和平台、人员培训和教育、安全保障以及文化推广等多个方面入手。档案信息化管理不仅能够提高档案管理的效率和精确性，还能为事业单位提供更准确的决策依据和服务支持。随着信息技术的发展和档案信息化管理的不断完善，事业单位将能够更好地应对大数据时代的挑战，实现数字化转型和管理创新。

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（作者单位：平阴县档案馆）

作者简介：张红丽（1984—），女，汉族，山东济南人，本科，档案馆员，研究方向：档案管理、档案信息化建设。