基于ERP系统环境的企业内部控制研究

罗兴钊

摘要：随着信息技术的发展，越来越多的新技术在企业管理中得以应用，信息化已经成为当前发展的重要趋势。财务信息化也是财务改革的重要方向。在财务管理的过程中引进ERP系统，对于提升企业的内部管理水平具有重要的意义，与此同时，内部控制工作的开展也受到越来越多的管理人员的重视，而ERP系统与内部控制的结合能够带动企业的管理水平的提升。本文介绍了ERP系统与内部控制的关系，对如何完善ERP系统在内部控制中的功能提出具体的对策建议。

关键词：内部控制；ERP系统；内部控制

随着我国市场经济的发展，企业也面临着新的机遇与挑战，企业通过行之有效的内部控制系统的建设，不仅能够实现企业的管理水平的提升，还能够提高企业的经济效益，实现企业的稳定增长。同时，信息化技术的发展为企业的内部控制提供技术支持，近年来ERP系统在企业管理中得到了广泛的应用，而信息化内部控制系统的建立能够起到事半功倍的效果，亟需加以重视与研究。

一、企业ERP系统建设的重要作用

首先，有助于提升企业内部控制水平。企业引入ERP系统有利与实现对各类资源的整合，能够对企业进行统一的管理。ERP系统通过对企业的各项工作的开展流程进行分析，并形成报告，帮助企业对企业工作的开展和工作流程的优劣有一个全面的认识，在此基础上可以对企业的工作流程进行调整，从而能够不断优化企业的工作流程，提高企业的工作效率。

其次，有助于推进企业业财融合。ERP系统强调业财融合的财务系统，能够促进企业进行财务改革，实现业财融合。它包含着详细的财务系统，因而能够将企业的资金流、信息流等内容进行整合。

然后，有助于优化企业人事控制系统。传统的管理模式下，对人事进行管理更加强调工作人员的行为，而ERP系统建立后，能够借助信息化系统对人事体系进行控制。企业进行ERP系统建设的过程，会对企业的组织系统等进行整合梳理，从而能够实现企业组织结构的合理化和管理水平的提升。

最后，有助于推动企业内部治理改革。ERP系统的应用能够发现企业在生产经营中存在的问题，并进行针对性的调整，提升企业的管理水平，促进企业转型升级，实现企业更好的发展。

二、企业ERP系统与内部控制的关系

（一）ERP是内部控制的技术手段

企业进行内部控制就是让员工在开展工作的过程中能够根据企业的规定制度开展工作，而ERP信息系统就是对业务流程进行强化的方法之一。通过这一系统的建立，能够帮助企业对工作流程进行优化，并且根据企业的预设的流程化目标，对企业的内部控制工作进行指导，使得企业内部工作的开展能够更加的顺利。因此，在进行企业业务流程优化的过程中发挥ERP的作用，能够为企业的内部控制提供技术支持，从而能够提升企业的内部管理水平。

（二）ERP是内部控制的表现载体

ERP的建立离不开人，因而人的主观意识会对ERP系统的建立产生重要的影响。在进行ERP系统建设的过程中应该考虑搭配人这一因素对ERP系统下过的影响。设计者决定ERP的建设方案，因此设计者的专业水平会影响到ERP的专业化程度。在进行涉及的过程中，如果涉及人员对企业的内部控制制度了解的不够细致，就会出现ERP系统与企业的内部控制不相符的情况。而与企业的业务流程和管理流程不相符的ERP系统又会对企业的运行产生负面的影响，无法对企业的现金流、产品流等进行有效监测，这也就使得在问题出现的时候，系统不能及时监测到。所以，企业管理层应该充分认识到ERP系统是企业内部系统的一个管理，是企业提高内部管理水平的一个工具，要想提升企业的内部控制水平还要从根源入手，对企业的管理设计进行调整，从而能够不断优化企业的内部控制管理系统，使其在企业管理的过程中有效发挥作用。

（三）ERP是内部控制的信息支撑

在企业尽心ERP系统的建设，能够将企业的各类信息进行有效收集，但是需要注意的是ERP系统并没有控制系统，因此需要借助内部控制管理建立的信息系统对信息进行分析，并对可能出现的风险进行控制。值得注意的是，对ERP系统的合理应用，能够有效规避管理中存在的问题，提高企业的内部管理水平，促进企业的发展。

三、企业ERP系统的应用对内部控制的影响

目前，越来越多的企业开始进行ERP系统的建设，并在内部管理的时候影响这一系统，而这一系统的应用也取得了较为显著的效果。建设ERP系统，对企业的各项系统进行管理，从而能够形成系统化的信息管理系统，能够助力企业的内部管理。具体而言：

（一）强化采购环节控制

通过ERP系统的应用可以对企业的采购工作进行有效的管理。在系统内可以进行原材料库存登记，并且对原材料的使用情况进行记录，根据企业的实际情况进行原材料库存数据红线的设置，一旦企业的库存量低于库存红线，系统就会发出警报，提醒相关负责人对原材料进行采购。企业进行原材料的采后，其采购清单的制定应该由采购部门制定，并提交财务部门，获得审批后方可进行采购。在进行采购的过程中应该减少吃回扣等不良现象的存在，有效维护企业利益。

（二）进行系統的资金预算

企业的财务预算工作的开展对企业的生产经营活动具有重要的影响，因此要重视预算的可行性和准确性。在进行ERP系统的构建的过程中设置资金系统，在进行预算工作开展之前，要求各个部门上报企业的预算情况，并将企业的预算进行分解，使人人都有预算任务，从而能够激发工作人员的工作热情，为企业的预算实施保驾护航。同时，应该在ERP系统中引入各个部门的财务预算报表。同时企业要重视资金审批工作的开展，对于预算内的费用根据企业的相关规定进行审批，而超出预算的部分，企业应该制定特殊费用的审批流程，从而能够对不同类型的费用进行审批，既能够满足企业的发展需要，又能够减少企业资金的浪费。企业进行ERP系统资金预算系统的建立，能够实现企业成本控制，提升企业经济效益。

（三）及时分析运行数据

企业进行ERP系统的建设后，企业的运营可以在ERP系统上进行展现，企业开展的每一项业务都会经过ERP系统，业务经过ERP系统会产生相应的数据，对这些数据进行实时更新，就能够随时了解企业的生产经营状况。企业的财务部门和业务部门可以根据自己的权限随时调取业务信息，并对这些信息进行分析，对企业经营的现状、发展态势等有一个详细的了解，能够及时发现出现异常的业务流程，并对异常业务进行修正，提升企业内部控制水平。

（四）强化企业内部各业务环节的控制节点

ERP系统的建立能够对企业的业务环节进行节点控制。企业业务活动的开展不是由单一部门就可以完成的，需要不同部门之间进行配合。例如在进行原材料采购的时候，企业的采购计划的制定、采购的审批就是由不同的部门负责的；产品的销售记录和审核记录也是由不同的部门负责的，这也就使得管理的难度加大，但是在开展工作的过程中借助ERP系统就能够有效解决这一问题。在ERP系统中设置不相容岗位（部门）的权限，不仅能够使各项工作有序开展，还能够将各项审批流程顺利开展，减少舞弊现象的出现。

（五）提高企业财务决策能力

经济的发展、先进技术的应用都赋予经济市场新的条件，面对高速变化的市场环境，企业就要不断调整自身的管理方式，迎合市场发展的需要，推动企业的经济发展。传统的会计模式已经难以满足市场的需求，在出现突发状况的时候，应急能力比较差，而ERP系统的建立则能够有效改变这一状况。通过ERP系统，企业可以对市场数据进行及时处理，从而能够了解企业的经营状况和市场需求的变化，为企业的决策提供可靠的依据，也能够使企业的管理实现从事发应对到事前预测的转变，使得企业能够准确把握市场变化，做出科学的决策。

因此，企业推进ERP系统的建设，不仅能够优化企业的组织结构，还能够使企业的管理流程更加的标准化，减少个人在开展工作的过程中舞弊现象的出现，能够实现各个部门之间畅通的信息共享，减少由于信息不对等而出现的管理不到位的情况，还能够提高领导层与基层之间的沟通，提高企业的办事效率，更能够为企业的决策提供所需恶的数据。因此，企业重视ERP系统的建设，不仅能够提高企业的办事效率，还能够提高企业的内部控制水平。

四、ERP 系统环境下完善企业内部控制的具体策略

企业借助ERP系统开展工作，不仅能够对企业的业务流程进行优化，还能够提高企业的内部控制水平，但是就当前ERP系统在企业中的应用而言，仍然由许多可以完善的地方，应该在以下几个方面对于ERP系统环境下企业内部控制进行优化。具体包括：

（一）强化风险控制

完善企业的ERP系统与内部管理体系，能够在第一时间发现企业管理中存在的问题，并采取相应的措施做好隐患防范工作，对企业的各项工作流程进行调整，在做好风险控制的基础上，使其能够更加满足企业的需要。一方面，企业在进行管理的过程中，应该具有较强的风险意识，能够构建企业的风险管理体系，发散企业智慧，对于管理中容易出现问题的环节提前制定控制方案，在出现问题的出现能够启动处理方案，将损失降到最低。另一方面，企业要重视ERP系统中评先评估程序的制定，通过该程序的制定，能够动态预判企业生产经营中存在的问题，并对问题进行处理。企业还可以通过建立风险库与借助大数据分析，对于出现的各类问题进行有效处理。

（二）规范业务流程

企业的业务流程的规范性、科学性都是在进行管理中应该关注的话题，为了能够提升企业的内部管理水平，在进行业务流程制定的过程中应该遵循“适宜”“高效”“管控”的原则。员工对事务的看法也会影响企业的内部管理的推行，只有让员工认识到规范业务流程的重要性，其在开展工作的时候才能够重视这一内容，并尽自己的努力助力这一目标的实现。因此企业应该通过各种渠道对规范业务流程的重要性进行宣传，从而提高员工对规范业务流程的认可程度，使得企业的流程开展过程中能够达到标准化，能够起到更好的管理效果。在對企业的管理流程进行规划的时候，应该重点考虑影响企业内部控制水平的因素，如管理、财务、营销等，从而能够构建一个要素全面的业务流程；在进行企业的业务流程规划的时候还要考虑到信息沟通的渠道，企业的发展不能靠某一个部门单打独斗，需要多个部门协同发展，因此加强企业部门之间的协调能力，实现部门之间信息共享，从而保证业务流程的推进。明确主体责任人、执行人，在进行企业管理的过程中，如果存在主体不明、责任不明的情况，就会导致企业管理问题的出现，影响企业业务的正常开展，明确各个岗位的职责，在开展工作的时候将责任落实到具体的个人，实现具体业务的顺利开展。

（三）建立成熟的ERP职责分离机制

企业建立ERP体系，并进行岗位的设置，需要做到不相容岗位的隔离。企业对自身的业务活动进行分解，被分解后的各个项目应该做到具有互斥性，不同项目的负责人也应该是相互制约的，并且各个项目的负责人在开展工作的时候应该相互监督，从而能够减少舞弊情况的出现，保护企业的权益。对企业的业务进行分解，将责权落实到具体的个人，有利于提升企业的经济效益。

（四）建立专业的ERP运维队伍

ERP系统的建设对于企业的内部管理水平的提升具有重要的意义，能够不断优化企业的管理流程，提高企业的管理水平，为了能够适配ERP系统的运营要求，在管理的过程中企业应该加强专业的ERP运维队伍的建设。在进行人才队伍建设的过程中，要重视人才的综合素养，其不仅具有较强的专业知识，能够应对ERP系统出现的各类问题，对系统的各项数据进行分析解读，还应该具有较强的沟通协调能力，能够架起不同部门之间的沟通的桥梁，减少由于沟通不顺畅导致的问题。根据企业的业务的发展对ERP系统的数据库资源进行调整。同时工作人员还应该具有一定的维修能力，能够处理ERP系统出现的基础的系统故障，从而能够对问题进行有效解决。

（五）建立控制机制

就传统的内部控制机制来说，针对突发事件，只能在事件发生后，根据事件的具体情况，制定解决方法，但是这种控制机制即使反应再快，也已经给企业的发展造成了损害，而ERP系统的应用则能够有效改善这一情况，ERP系统对事故的关注横贯前中后三个阶段，并在不同阶段承担不同的职责。在事件的前期和中期事件中，应该做到预防为主，防范于未然，从而保证企业的经济效益，而事后的突发事件的处理，侧重点在于当前事件的解决和对企业政策的调整，并形成经验文字，为以后的管理提供帮助。

综上所述，企业进行ERP系统的建设对于企业的发展具有重要的意义，实现企业ERP系统与内部控制的结合，能够实现两者的相互促进，提升企业的内部控制水平。在进行ERP系统修建之前，应该对企业的内部控制进行详细的了解，并在此基础上进行ERP系统的设计，使其能够满足企业的发展需要，从而能够更好地发挥其作用。而在完成ERP系统的建设后，企业更应该积极运用这一系统，不断优化企业的内部控制，实现企业的内部控制水平的提升。

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