财务报销管理中存在的问题及规范化建议

李敏

摘要：随着社会进步，事业单位体制改革不断深化，勘测设计行业生存发展面临层层考验，加之部分重复性工作逐渐被人工智能替代，执行企业会计准则的自收自支事业单位在风起云涌的市场竞争中将面临更多实质性的挑战。据此，财务报销管理工作也应不断探索创新，谋求转型，以期顺应单位管理需要和市场发展要求，在经济社会发展和财政管理大局中充分发挥会计基础工作服务功能。本文基于当前工程勘测设计行业自收自支事业单位的角度，分析财务报销实践管理中存在的现象和问题，并针对性提出规范化解决建议，以期提高单位财务管理效率和服务水平。

关键词：报销审核；财务管理；财务制度

财务报销审核是单位财务管理的重要组成部分，提高报销审核的速度、效率与审核质量对单位财务管理高效运转，保障单位职能正常行使有着重要作用，也是风险管理控制过程中的关键环节。财务部门作为单位发展中的一个重要职能部门，费用支出报销审核是财务管理的关键环节，费用报销的合规性、合理性一定程度上影响着单位账务处理、税收管理、资金的使用效率甚至是单位是否能正常可持续发展。而工程勘测设计类的事业单位财务报销业务具有一定特殊性，财务管理上虽属于自收自支事业单位但执行的是企业会计制度，资金既未纳入财政国库集中支付管理，资金流向也不属于财政拨款，介于企业与事业单位体制之间的经营模式。如被税务认定为一般纳税人，应按现代服务中的研发与技术服务缴纳增值税，即在事业单位体制管理制度模式下实行企业化管理，财务报销标准应以财政部门发布的相关政策制度执行，同时应注重费用报销票据、合同等附件审核，在规范进行账务处理的前提下计算缴纳各项税费。在财务报销管理过程中，容易出现制度建设不完善、职工未能深刻领会报销要领、报销流程繁冗、领导缺乏足够重视、财务人员专业水平参差不齐、会计信息化建设落后等问题，造成报销审核管理流于形式、内部控制管理缺乏监督机制等一系列问题的发生，造成资金管理效率低下，影响单位持续健康发展。

一、财务报销管理中存在的问题

（一）财务制度不健全，执行力薄弱

健全的财务制度管理体系是事业单位经济管理工作得以顺利运行的重要保障。制度建设与执行是财务管理工作的根本，倘若财务制度不完善，缺乏整套有关报销的管理办法或者操作规范，不能很好地指导业务部门报销实践。主要表现为事前领导缺乏对制度制定足够重视；过于强调报销审核的事中控制，审核过程中碍于情面、细节把握过于粗放；事后缺乏监督考核机制等。当前，我国事业单位的财务报销工作通常实行分级授权审批制度，在一定金额范围内由分管部门领导、财务部门分管领导在费用报销单上签字之后才能实现审批，超过金额上限需由单位负责人审批。实际上经手人是经济业务事项发生第一当事人，应对业务发生和票据开具的真实性负责，所在部门领导应根据财务报销制度标准和要求，对业务真实性、原始票据的合规性进行初次审核，实际报销过程中业务部门从当事人开始审核签字流于形式，片面认为但凡和数字有关的事项皆为财务部门职责，费用报销审批走完财务审核岗发现问题后予以驳回，进而促使财务报销进程滞后，加剧部门间沟通障碍，这些情况在一定程度也可归结为制度的不完善所导致的结果；此外，财务经营风险意识匮乏，缺乏有力的监督制度，许多单位内部控制管理制度也只是制定后挂在墙上、写在纸上的制度，实际的执行情况不容乐观。部分事业单位只有一个完整的审核制度，没有意识到监督机制对于财务报销的重要性，并未针对“虚假”报销、“重复、错误”报销当事人制定相应奖惩制度；财务审核也未设置专职专岗，存在事务繁多、一岗多责等情形，造成审核管理疏漏，财务内部管理混乱。

（二）制度认知有偏差，控制环节薄弱

随着国家财政资金监管日趋加强，事业单位费用报销和人员经费发放审核更加严格，审计和巡查力度增强，单位规范制度建设和内控管理迫在眉睫。面经济业务发生应符合客观实际生产经营所需，业务部门费用报销时对报销事项所需原始附件并没有概念，不知道事项完备性以及发生的前后逻辑严密性。加之财务部门报销制度主要通过单位自动化办公软件上传发布，并未针对具体费用报销项目发布详细操作指南。由于勘测单位人员经常外出测量，关注和研究内网制度时间甚少，对财务报销有关规定不熟悉，导致报销票据开具不符合规范，报销单填写随意性较大，各部门准备原始报销附件良莠不齐；其次当事人应该对业务发生的真实性负责，是否按照制度标准和要求执行，应做到事前审批、事中控制、事后监督，业务发生的第一责任人就是部门领导，部门领导才知部门人员工作动向，如果存在内控管理不严，部门上下人员“沆瀣一气”，极易导致日常财务报销并不能真实反映资金流向，审核监督职能流于形式，甚至出现一些不必要的开支和花销，为预算资金违规列支埋下隐患，最终使单位成为审计巡查重点对象。

（三）领导缺乏足够重视，财务人员专业素养有待提高

从“打算盘”手工记账到会计电算化，电算化会计发展为当今会计信息化管理，税制改革，财税制度更新迭代，财务人员不学习根本无法胜任岗位工作。纵观当下，精于数据分析、知晓大局意识、懂得与时俱进的财务人员相对较少，大多事业单位缺乏专业的财务审核人员，很多只是照章办事，凭经验审核报销，对于财务报销工作的职能理解不全面，在一定程度上影响到了财务管理的质量；领导者对于内控管理风险认知上缺乏足够重视，在许多管理层眼中内部控制是一种只会增加管理成本而不会增加收益的摆设；加之单位“一支笔”报销顶层流程设计，很多单位都是领导审批后走财务复审，即使领导审批出现错误，也不会在第一时间查验费用合理、合规性，财务监督作用没有发挥实质性的作用，财务管理工作漏洞百出；随着电子发票改革不断深入，现行税收制度下增值税发票种类和形式多样，纸电发票、数电发票接踵而至，税收管控力度也在不断增强，在一定程度上方便报销人员的同时，提升了税收管控效率。但就目前很多单位财务管理来讲，在并未完全实现会计信息化管理的情形下，费用审核问题上面临了极大挑战。如何把握員工发票重复报销问题，成了当下财务税收管控一大痛点，也给财务人员工作带来极大不便，以至于大部分时间花在了整理表格、统计数据、匹配数据和问题查重上，简单片面的去整理，一旦人员换岗更替，工作交接或者在没有理清工作思路时，很容易造成工作疏漏，甚至能否在企业所得税前合规扣除也成了单位税收难题。面对这些新问题、新情况、新挑战要求会计人员持续提升素质，加速转型。

（四）会计信息化建设滞后，管理问题突出

随着经营业务逐步市场化，行业规模越来越大，覆盖业务范围越来越广，给工程勘测设计类行业事业单位的财务管理工作带来一定阻力。使原本会计处理效率低下、会计信息可靠程度降低、会计处理成本居高不下等问题暴露得一览无余，尤其是近年来国家税制改革，纸质发票已不再是唯一的税前扣除凭证，逐步推行纸电发票、数电发票，实现无纸化以票控税。传统核算型财务管理已经不能满足单位高质量发展要求，如果仍然停留在财务纸质档案管理，提交各环节逐级审核的状态，发票重复报销问题屡见不鲜，合同附件报销不规范，不易找出工作差错的同时，导致财务工作效率极为低下。会计信息化建设在营商环境、宏观经济政策调控中发挥的作用越来越突显，创新财务管理模式，改进工作方法，会计信息化改革已成为必然的发展趋势。

二、财务报销管理问题的规范化建议

建立健全的财务管理制度和费用报销手册，保证会计信息质量、规范会计程序，进一步提升事业单位整体经济管理水平，增加单位经济效益。

（一）梳理财务管理制度，优化报销审批流程

财务制度须与时俱进，并不断适应业务发展的需要和市场发展要求。近年来随着工程勘察设计行业快速发展，为进一步落实经营发展战略，规范财务费用报销，财务制度化管理已经成为单位内部控制过程中的一项重要任务。应根据日常费用报销中出现的问题，结合最新财政部门编制的报销制度标准和规范准则，逐步修订财务管理制度和报销操作手册，按费用开支类别等依据文件将开支标准、联签流程、费用报销审批资料和附件要求分别罗列，使业务部门人员清晰报销要求，当好费用报销审核的“第一责任人”，进一步提高财务报销工作效率，强化会计核算和监督职能。即从原来的单位负责人前置审批管理制度，转变为费用报销审核前置复审制度。“三重一大”事项应实行班子成员集体决策联签制度，逐级上报主管部门审核、当地政府审批；单位经费开支实行分级预算、逐级审核、授权审批制度，从业务经办人开始，部门负责人对业务发生的真实性、合理性审核，经财务部门费用报销审核岗对票据合规性和金额准确性复核后，报至分管部门领导、财务分管领导审批后提交出纳支付，会计根据付款后凭证入账，逐步规范财务报销管理，建立一套有效的、科学的、合理的制度管理流程体系。

（二）重视财务管理，强化报销责任意识

各部门应重视内部控制管理，注重加强部门间沟通交流。财务部门制度修订不局限于在部门内部展开讨论，在不违反财政、税收、会计法等相关制度法规要求前提下，结合各业务部门实际情况，制定适宜单位发展的财务制度体系。制度正式修订完后以红头文发文形式通过单位OA系统及时发布，财务部门可定期或不定期实地组织各部门人员，进行费用报销或税收等相关的主题培训，让员工内心搭建起诚信做人的制度理念，注重报销业务的真实性和合理性。同时在新税制推进改革进程中，如个人所得税汇算清缴、劳务费报酬发票代开、合同签订涉税常识等问题，可依据实际情况需要制作“掌中宝”操作手册或税收知识“小锦囊”，发布于单位对外微信公众号或者交流群，便于各部门实时接收学习。业务经办人只有清晰知道财务报销办理的具体流程，报销审核必备原始资料要求、各级领导的审批权限后才能有效完成报销手续。各部门领导应重视财务管理信息的重要价值，强化部门责任落实担当，降低因虚假或重复报销引发的财税管理风险，防范徇私舞弊的行为发生，减少因虚假报销给单位带来的经济损失。

（三）加强人才队伍建设，深化财务管理体系改革

加强对财务人员的相关管理首先应当在人员的选用上严格把关，需具备良好的职业道德修养和专业能力素养，除每年继续教育外还应关注国家财税制度的变化，培养终身热爱学习的习惯，不断提高日常解决问题的能力和工作效率。做到提升专业技术服务能力的同时，读懂政策、用好政策，开源节流，提升资金使用效率；其次应建立岗位竞争激励机制，提升财务人员思想素质，明白自身岗位职责在单位发展中的重要性作用，避免出现思想上不稳定，工作中不积极，从而出现管理职责混乱的局面；再次可针对岗位设立相应的奖惩制度，激發财务人员对于本职工作的热情，让其有主动提升自己的专业水平的思想以及道德底线；最后，单位应建立运行良好的监督机制，不仅仅是财务人员对单位资金使用安排的监督，也是对财务人员本身工作进行监督，要定期开展各类专项培训，加强财务人员的法治观念，提升责任意识和风险意识，创造一个良好的监督环境。坚持岗位职责不相容原则，由出纳、会计人员和财务主管三方进行相互制约，协同业务发展要求，充分发挥会计工作基础性服务职能，提高财务管理水平。

（四）多部门协同管理，提升会计信息化服务水平

财务管理工作效率和水平提升，要依托单位各部门之间协作与配合，在现行管理体制下，财务软件系统不仅仅是财务部门使用，上升到ERP管理信息系统或者新型财务共享服务模式，搭建人力资源平台、资产管理平台、合同管理、采购管理平台、财务管理平台等部门数据融合，建立起信息交互渠道，避免流程再造，进一步降低由分区办公带来的“信息孤岛”效应，实现各部门数据共享，尤其是数电发票普及后，可将财务软件升级为云上端口，实现与上下游企业及政府税务系统之间信息共享，推动构建业财融合管理，会计职能从原来的报账、算账、记账向价值管理、战略投资、辅助决策等职能持续性升级；另外费用报销提交线上审批后，应明确各部门职责权限、访问查看权限，进一步完善使用人电子签章管理。原始附件根据审批要求逐张上传，流转至各部门领导审核后，财务部门进一步审核票据合规性和金额准确性予以支付，连接线上网银系统，以高质量的电子数据作为记账依据，提升财务管理效率，将基础工作智能化、复杂工作信息化，推动会计工作数字化转型，实现财务全流程“无纸化”管理。

三、结束语

费用报销工作是财务后续工作的开始，它如同一面镜子，关乎着单位资金安全、账务处理规范与税务合规与否，也同样关乎每位员工的切身利益，它也是会计工作开始的起点，审核不够仔细后续将导致一系列问题产生，进而影响财务信息的准确性、合理性和真实性。因此，事业单位应加强财务报销流程管理，探索财务报销管理模式的创新路径，进一步提高财务管理服务能力，助力单位持续健康发展。

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