计量技术机构内部审核案例与质量管理探讨

陈怡璇，王 伟

（1.晋城市市场监管综合行政执法队，山西 晋城 048000；2.晋城市综合检验检测中心，山西 晋城 048000）

1 内部审核的基本知识

内审工作由计量技术机构质量负责人依据机构质量管理体系文件要求提出并组织。质量负责人确定本次内审的内审组成员及组长人选，然后再由内审组编制内审检查表组织实施。内审一般分为内审策划、现场审查、审查分析、审查报告、纠错改进5个步骤。内审一般要做到覆盖所有要素（活动）、所有资源、所有岗位及部门，但要注意首次和后续内审的不同，首次内审务必全覆盖，后续内审可根据计量技术机构平时工作实际以及以往内外审情况，有侧重点、有针对性地开展内审。作为内审员，在进行内审前对审核依据至少要做到了解知悉，在内审过程中必须秉持公正、客观和学习的态度，独立于被审核活动，一定要站在计量技术机构风控管理的角度进行审核。内审流程图如图1所示：

图1 内审流程图

2 内审案例

随着市场监督管理部门持续加强对检验检测机构证后监督力度，以及“双随机、一公开”监督检查的常态化管理，计量技术机构务必要警惕，时刻增强风控管理意识，不断加强内审工作，努力提升机构技术能力与质量。某机构为依法设置的计量技术机构，在2017～2021年连续5年内审中共发现30个不符合项，以下为不符合项在审核要素分布统计（详见表1、图2和图3）。

表1 不符合项在审核要素统计

图2 内审不符合项分布

图3 年度内审不符合项数量

从上图、表可知，近5年内审开具的30个不符合项，对照JJF1069-2012《法定计量机构考核规范》和JJF1033《计量标准考核规范》要求，发现不符合多集中在人员、设备、文件、记录、量值溯源、结果质量保证以及内审后的跟踪验证等环节，其中包括人员档案信息不全、年度培训有计划有实施但未做评价；仪器档案（包括履历书、作业指导书）更新不及时，多次出现当年度计量标准稳定性记录、检定或校准结果重复性试验记录未填写；校准证书未做计量确认，极少部分计量标准溯源时间不连续；原始记录数据处理不当，数据单位丢失，部分缺少核验人签字；日常监督记录未能提供监督试验记录及相关证据；实验室部分仪器设备摆设未做隔离，一些标准器三色标识不全；质量管理体系有年度修订未见体系宣贯证明；上年度内审不符合项在当年度又重复出现。近5年每年不符合项的数量基本维持在6个，分布在14个要素中。不符合项排在前两位的分别为“6.4设备”占比最高超过三分之一，为33%，其次是“6.2人员”占比为23%，两者之和超过50%，人员和设备的不符合项目几乎每年都出现。

3 该机构内部审核存在的问题

该计量技术机构近5年的内审工作，总体来看，人员、设备问题是年年审，年年审出问题，而且每年都会有新的不符合项目出现。出现这些问题的原因，笔者归结为以下几个方面。

一是管理层的重视程度不够高。管理层未从质量管理的角度深入理解内审的重要性，实验室质量管理工作的有效、有序运行，既取决于实验室在检测、校准中做好过程控制，更依赖与自身的内部监督，作为八大计划中的“内部审核计划”，可以帮助实验室及时发现工作中存在的问题，不断完善和改进质量管理体系。管理层多将内审作为一项管理业务工作目的为完任务，多流于部署，不关心审核结果，能应付外审就行了。

二是内审员素质参差不齐。虽参加内审的内审员均是通过内审员培训取得证件后上岗，但有证不代表有能力，因为内审员培训多以CNAS CL01：2018《检测和校准实验室能力认可准则》或者RB/T214-2017《检验检测机构资质认定能力评价 检验检测机构通用要求》作为培训材料，计量技术机构（未通过CNAS认可）的内审员在实际内审中还需要转换成JJF1069-2012《法定计量检定机构考核规范》、JJF1033-2016《计量标准考核规范》和本单位的管理体系。内审既要覆盖全要素、还要覆盖全过程、全部门，部分内审员在分配的审核领域相关技术专业知识缺乏，多是泛泛地看待问题，问题多关注在面上，不能保证内审工作的公正性、客观性和有效性。该机构每年都有6个不符合项提出，但每年都会有1～2个新问题出现，那是否还有深层次的问题未被内审员提出或者说找出。

三是内审的策划和实施过于草率。内审工作是一项系统工作，内审计划通知发放、内审工作的启动、内审组员的确立、内审检查表的编制、文件、记录、报告及现场的审核到最后内审报告的形成，需要环环相扣，层层递进。实际内审中，质量负责人多会组织召开首次、末次会议，内审过程中会听取各内审组的汇报，但在内审中内审组与被审核部门发生争执或被审部门不配合内审时，确没能及时参与解决协调。内审组长在安排内审时，多是现场审核在前，内审检查表在后，导致内审员审核时多以固化自身内审经验来内审，内审程序颠倒。再者是内审中对往年的内审不符合项以及后续跟踪验证关注度不高，所以才会导致同一个要素“6.4设备”年年反复出现。内审在改进质量管理体系方面没有起到应有的作用，成为摆设。

4 如何更好地发挥内审的作用促进质量管理

4.1 统一认识，做好内审顶层设计

国务院《计量发展规划（2021—2035年）》要求计量技术机构要有力推动实验室质量建设，提升计量能力和服务水平，全面开启计量事业发展新征程，推动经济社会高质量发展。2023年年初，中共中央、国务院发布的 《质量强国建设纲要》中指出要“牢固树立质量第一意识”“加强全面质量管理”“着力提升产品、工程、服务质量，着力推动品牌建设”。计量技术机构生产的产品就是证书/报告，其生存的动力就在不断降低证书/报告的时效率、差错率，提升证书/报告质量，提升技术服务能力。作为最高管理者或是说管理层，一定要清晰地认识到质量在机构运营中的作用，务必要高度重视内审，深刻理解内审对改进质量管理体系、推动质量管理体系高效运转的意义。质量负责人是内审的提出者、组织者，但内审作为发现和验证管理体系运行最便宜、最实用的工具，单有质量负责人还不行，管理层也要加入到内审工作中来，作为辅助配合内审员完善内审方案、优化内审方式、及时分析纠错。对标单位质量方针和质量目标，还需注重机构品牌建设。对内审发现的不符合项，要时刻保持风险意识，紧紧抓住“质量”不放手，结合往年通盘考虑，不断提升日常业务水平，防止同一问题反复发生砸了招牌。

4.2 精化流程，运用好标准化，改善内审质量

推行计量技术机构内审精细化、标准化管理，通过对内审中各关键环节、重点要素的标准化、精细化管理，实现整个内审过程的质量控制，进而改进单位质量管理体系。内审工作一般会安排两天时间，时间紧任务重，两天时间既要做到审核精准抽样，还要找到问题，没有精细化、标准化的准备安排是无法实现的。那么怎么实现呢？一是作为最高管理者或管理层，要做“会前动员”，让每一位职工都知道一年一度的内审工作要开展，引起大家的高度重视；二是作为质量负责人，需统筹组织好内审，制定好年度内审计划，选定好内审员，安排好内审员与被审核部门的衔接，做到内审策划实施标准化；三是内审组及组员一定要根据单位实际编制好内审检查表，检查表要接地气，审核要注重资料审核与现场询问相结合，对照质量方针与质量目标，多看多查多问，讲证据重实效，客观工作，不走马观花。四是纠错要及时，长期跟踪不能少。内审不是“单程”，是“往返”，需要形成闭环，内审组要督促不符合项部门纠错、更正、改进。最后将内审报告输入单位质量管理体系评审。

4.3 抓好内审队伍建设，提升业务素养

质量管理体系“人机料法环测”六要素中人是排在第一位的，人是机构发展壮大的基石，是质量管理的核心。内审工作质量与内审员的素质密切相关，机构要真想提升内审质量，适应新时代发展需求，就需要持续加大对内审员队伍建设，提升业务技能。一是不断加强业务理论的学习培训。机构应每年组织针对内审员的外部或内部培训，既要帮助内审员熟悉掌握CNAS CL01、RB/T214、JJF1069、JJF1033、JJF1059.1以及机构《质量手册》和《程序文件》等相关管理体系文件及运作，还要精通机构授权领域基本专业知识；二是增强实战经验，在实战中见真章。重点关注现场审核，现场审核是内审质量好坏的关键一环，内审员要秉持客观、公正的职业素养，“多听、多看、多问、少说”，不偏不倚、真实准确的审核每一个要素，不放过任何一个证据，不主观臆断。审核不符合项的提出要有理有据，要基于机构风险管控措施，要多从服务客户的角度。三是做好内审传帮带。传就是要传承单位优良作风，将内审中好的风尚传给年轻人；帮就是要帮助解决内审过程中遇到的问题、麻烦，教导其内审技巧、方式方法；带就是要带动年轻内审员成为单位质量管理提升的骨干，给年轻人搭台，让其挑大梁、当主角。

4.4 利用信息化手段，做好数字内审

数字经济已经融入生产生活的方方面面，传统的内审手段随着数字时代的到来必然无法满足质量管理的改进，不能及时发现问题及时纠错起到预警效果。因此，机构需利用信息化手段，做好数字内审。一是建立内审数据库。将往年内审外审工作数据、信息、资料进行收集汇总形成内审数据库，有效保存，索取方便。二是强化数据分析。应用大数据手段通过多方位多维度研究内审数据，深入挖掘数据中隐藏的风险，精准防控，持续改进。三是加强内审数据与技术记录数据配合，降低证书/报告差错率，提高客户满意度。

5 总结

总之，内审是一项系统化的质量管理体系验证改进工程，是一项需要实验室全员参与的工作。实验室管理体系要想全面有效的提升其中就需要高质量的内审。作为计量技术机构，要深刻领会认识内审工作的重要性，要充分发挥内审工作的监督作用，不断加强内审人才队伍建设，推动内审工作精细化、标准化，有效利用好数字内审的方式，持续提高实验室体系运行适宜性、充分性和有效性，真正体现内审工作的价值与效用。