新时期高校办公室工作效率提升路径探析

摘  要：高校办公室是高等学府的重要管理部门，在学校内部以及对外联络中发挥着重要作用。新时期背景下，如何提升办公室工作效率，已成为现阶段高校管理工作的重要内容。办公室人员应在高校领导的带领下，分析办公室特点，梳理办公室工作的现存问题，并以问题为切入点，提出优化策略，使办公室工作效率及服务质量得到有效提升。

关键词：高校办公室；工作效率；提升路径

中图分类号：G647    文献标识码：A    文章编号：1673-7164（2023）25-0063-04

作者简介：沈灵知（1986—），女，硕士，南京体育学院讲师，研究方向为高等教育管理。

高校办公室工作纷繁复杂，不仅包括教学工作、党政管理，还包括后勤保障、服务师生等各方面工作。在科教兴国以及教育体制改革持续深入的大环境下，新时期高校的办公室工作也将迎来新的挑战与机遇。作为高校管理体系的主要部分，办公室工作的重要作用毋庸置疑，其在对内管理、对外联系等方面的作用无可替代。高校办公室是学校管理系统中的重要组成部分，具有较强的综合性，能够有效协调各部门之间的关系，增强人员之间的交流与沟通，管理着学校整体教学、科研等多方面工作。

一、新时期高校办公室工作的特点

办公室作为学校决策的重要参与者，对决策的正确性起到关键性的作用。高校办公室的主要工作内容就是协调各种关系，协助校领导开展整体工作，为相关决策的制定提供重要依据。相比其他部门，办公室在高校管理体系中的地位比较特殊，工作性质与工作内容都存在着明显差异。办公室既要检查学校政策的落实情况，又要以此为基准促进整体管理工作的顺利推进，从而实现工作效率的提升。故而办公室工作有着其他部门无可比拟的特殊性，其主要工作特点包括以下几个方面：

（一）内政外联，工作任务繁重

在高等教育体制改革不断推进的背景下，高等院校的定位得到了进一步的明确。高校之间的联系，高校与社会之间的联系愈发密切，办公室的职能范围也随之扩大，工作内容与任务随之加重。高校办公室对内是检查和推进校内工作顺利开展的助力器，为学校决策的制定提供参考，对外则是学校与社会各界联系的重要窗口。

（二）参与决策，深化管理职能

相比校内其他部门，办公室是距离校领导最近的部门，可在领导提出决策时为其参谋、辅助。办公室还要在传达上级文件与学校政策的基础上，认真贯彻、执行上级主管部门与校领导的指示，对执行人的执行情况进行监督，并积极更新管理观念，根据学校现阶段的实际发展水平，不断完善各项管理制度，确保校内管理工作的规范化推行，最终使高校的整体管理水平得到提升［1］。

（三）上传下达，强化协调督办

协调内外关系，与社会各界进行联络，实现学校与外界的沟通是高校办公室的主要工作任务。针对已得到校领导同意、批示的文件与决策，办公室需要将其传达至个人及单位，并监督、落实到位。对于下属单位的请示报告，办公室要及时进行提交，得到领导批示后，积极交至相关职能机构按照相关规定处理，并对结果进行反馈。除此之外，办公室还要对提交给领导的文件进行查询，并将需要批示的文件情况进行汇总。总之，办公室要做好各级别机构的协调工作，以确保信息传递的有效性，使各部门之间建立和谐关系。

（四）迅速反应，增强效能意识

办公室开展日常工作，要确保高时效性，以免出现工作失误，对高校的正常工作流程产生不利影响。在工作开展过程中，高校办公室经常遇到突发事件，需要在短时间内紧急处理，否则会造成严重后果。因此，办公室相关工作人员面对突发事件要迅速做出反应，秉承急事急办，特事特办的原则快速处理。

二、新时期高校办公室工作职能定位

教育质量是促进高校发展的根本前提，为了实现质量的提升，应从重视办公室管理工作质量做起。如何能让办公室管理工作质量得到快速提升，是每一个办公室人员必须要考虑的问题。工作人员应明确自身的岗位职责，充分发挥主观能动性，积极参与各项工作，以确保办公室工作的顺利开展。新时期的高校办公室工作职能，主要包括以下三方面：

（一）校务管理职能

高校办公室的校务管理职能，主要体现在相关政策、制度的执行与落实上。办公室不仅要积极响应上级主管部门的政策要求，严格落实相关政策，还要听从校领导的指挥，有序开展校内的各项工作任务。高校办公室人员还要具备良好的政治修养，以促进自身管理能力的提高，进而在校领导与各上级部门的领导下，完成好一系列管理工作。

（二）统筹规划职能

高校办公室是校内管理体系的重要组成部分，其工作内容涉及学校管理的方方面面。如教学科研、行政管理、后勤保障等。办公室在工作过程中既要对高校领导人负责，輔助其开展各项行政事务，又要结合实际情况系统化安排教研、竞赛等相关活动。因此，高校办公室的工作人员还要具备一定的统筹规划能力，在应对校内发生的各种突发事件或各种问题、矛盾时，能及时妥善处理，避免由于处理不当而引发新的矛盾，影响高校的正常运转［2］。

（三）行政服务职能

新时期，高校办公室应以“牢牢把握服务宗旨，做好高校办公室工作”为工作理念。高校办公室工作效率的提升，既需要办公室人员对自身服务职能具有充分的认知与了解，又需要全体教职员工的大力支持。只有在全面优化办公室工作理念的基础上，不断更新服务内容，提升整体服务质量，才能真正实现办公室效率的提升。高校办公室工作人员还应积极接受新时期的服务理念与方法认真学习提升个人素养，确保现阶段高校管理、教研等各项工作的顺利开展。

三、新时期高校办公室管理工作中的问题

（一）管理体制缺乏严格要求

从管理体制角度分析，高校办公室具有长时间的实践经历，因此，已逐渐形成较为固定的工作模式，且涵盖了各方面工作。这也是高校办公室工作在遵守各项制度的前提下，能够顺利开展的主要原因。但随着社会的不断进步，高等院校也随之快速发展，在这样的大环境下，高校与社会各界的联系愈发密切，逐渐担负起与社会相关的服务职能，导致高效办公室无法准确进行权责划分。如部分人员不能贯彻落实各相关制度规范，无法完成综合管理层面的各项要求。因此，高校办公室的工作人员要定期组织开展在岗培训，以免不适应愈发严格的管理体制要求，而对办公室的正常工作产生不利影响［3］。

（二）职能设置问题

高校办公室的工作职能涉及多个方面，服务职能在其中占据着无可替代的重要位置。高校办公室更加侧重学校领导的工作要求，而对学生与普通教职员工的需求了解不够透彻。在学校发生某些重大事件时，高校办公室要给予学生与普通教职员工更多的关注，并推进相关政策的落实和执行。在日常管理上，针对有关校内师生的种种细节性问题，高校办公室的关注度明显不够，导致一些工作的开展、制度的落实等，要么迟迟无法实现，要么落实的时间较长，加之高校办公室工作普遍具有较强的被动性，长此以往，难免会严重影响学校的整体运行管理。协调职能是高校办公室的另一个重要职能。办公室在高校的正常运转中担负着极其重要的协调工作，不仅涉及学校内的人员与部门结构等多个方面，还涉及学校与校外相关单位、个人之间的联系。除此之外，办公室还肩负督办与监管两项职能，但无论哪一种工作职能的行使，都需要具备专业素养的人才作为支撑。人员素质不达标，势必会导致相关职能无法顺利执行，受影响的不仅仅是某个职能作用的发挥，还有高校办公室及学校的整体信誉度［4］。

（三）人员思想素质问题

人员思想素质主要通过两个方面来体现，即政治方面与个人素养方面。高校办公室工作是否具备较强的政治性与原则性将直接影响办公室工作人员的思想素质。鉴于高校办公室的工作较为繁琐、复杂，再加上相关工作人员自身存在的思想与工作压力，极有可能导致其缺乏严谨、认真的工作态度，从而造成办公室工作人员的综合组织能力无法得到提升。由于高校办公室工作的特殊性，在工作期间，不仅要执行国家相关部门的政策要求与规范，还要考虑到与学生息息相关的教学、研发、管理等一系列细节性工作。若相关工作人员的思想素质不高，协调能力较差，就很可能激发各种矛盾。

四、新时期高校办公室工作效率提升的路径

（一）增强服务管理意识，创新管理服务理念

现阶段，高校除了要努力提高办学质量，还要对学校内部教学与科研质量的提升加以重视。高校办公室工作人员应在不断强化个人服务意识的基础上，不断对服务理念进行更新。同时，还要努力学习科学管理理论，优化办公室相关制度，以此提升自身各方面的能力，并推进办公室工作的深入开展。除此之外，高校内部各个职能部门的联系都要通过办公室进行协调，因此，相关工作人员更要重视自身服务意识的提升，投入到为师生服务的工作中，做好协调、传达、监督等各方面的工作。

（二）采用精细化管理服务，提升办公室管理服务质量

新时期背景下，随着科学技术的不断更新，各种先进的科学技术被应用于各行各业。高校办公室工作质量的提升，同样离不开现代科技的支持，因此办公室应充分应用先进科技，将传统的管理模式转变为精细化管理，以此提升办公室的整体工作与服务质量，促进高校整体管理工作的正常运行。为了实现这一目标，办公室工作人员应主动学习先进的科学技术，提升自身对精细化管理模式的认知，并以此为依据，全力执行新的管理模式。实践表明，精细化管理服务是提升高校办公室工作效率的核心环节，也是新时期提升高校办公室工作质量的主要举措。高校办公室应在校领导的正确引导下，以高校的长远发展为目标，分析高校的未来发展趋势，为相关政策的落实保驾护航［5］。总而言之，合理运用精细化管理模式，以高校管理工作为核心，拟定适合各高校发展的相关制度与实施细则，将精细化管理理念运用在高校运营管理体系当中，是促进高校管理工作正常运转及办学质量提升的基本条件。

（三）规范管理服务制度，实现标准化服务管理

首先，优化办公室管理制度，确保工作流程的规范性。办公室管理制度的不断完善，是确保管理工作流程规范化的重要前提，也是促使新时期背景下，高校办公室管理工作向标准化发展的重要保障。高校办公室管理制度的标准化，是保证高校整体管理工作标准化的必备条件。这体现于高校管理工作的方方面面，包括组织开展各项会议，办公室内的文件管理，高校工会及信访接待等各方面工作。不断优化高校办公室管理制度，能够避免由工作人员工作失误引发的不良影响，能对工作人员的不当行为进行约束，有助于提高高校办公室的工作水平与管理能力。其次，完善办公室责任制度，确保工作效率的有效提升。只有不断完善高校办公室责任制度，将办公室内各项工作与相关责任真正落实到个人，才有可能确保高效的工作质量。办公室责任制度的完善，可从以下方面作为切入点，包括考核制度、督办管理、奖惩机制等。鉴于高校办公室的工作职能可直接影响高校的长远发展，办公室各个岗位的工作人员都要明确自身的岗位职责，并与校内各部门做好对接工作，以此保证工作职责与内容的执行与落实，最终使高校办公室的工作效率得到有效提升。

（四）树立现代化服务管理意识，创新管理手段

树立现代化服务管理意识，创新高校办公室管理手段是实现新时期背景下高校精细化管理的重要举措。高校办公室工作人员要积极参与高校精细化管理工作，首先，工作人员要明确认识精细化管理模式的流程与重要性，这也是实施精细化管理的重要前提。其次，创新高校办公室管理手段可以从完善办公室人员的考核登记切入，对人员的工作重点内容进行考核登记，对工作效果进行及时评价，从制度上约束办公室人员的工作行为，帮助办公室全体职工树立现代化服务管理意识。

（五）提升高校办公室工作的信息化程度

新时期背景下，各种现代化信息管理技术纷至沓来，对此，高校办公室也应积极引进各类适用的网络工具和相关技术手段，实现数据信息的传递与共享，并以此促进办公室工作效率的提升。打造新时期的自动化办公系统。例如在文件传输、会议室管理和内容审批等方面都可以以信息化和数字化的管理模式提升各项服务工作的效率，满足系统内部的互联互通要求。除此之外，还要重视构建学习型办公室。高校自身发展要秉承与时俱进的原则，一方面发挥高校服务社会的优势，另一方面根据高校的实际工作需求做好推陈出新，将所有人员进行协调分工，促进学习和工作之间的结合，不断提升服务水平，建立共同的发展愿景。作为办公室人员，应该增强学习意识并营造良好的学习氛围，端正自身的学习态度，保障制度的执行力。

五、结语

新时期背景下，高校办公室工作在学校管理中的作用更为重要，不仅具备特殊的工作职能，还对高校的未来发展产生重要影响。高校办公室工作效率的提升已成为促进高校长远发展的关键一环，高校办公室工作人员务必要以积极的态度，学习相关政策与法规，以确保各项决策及发展策略的落实与执行，发挥其自身的主观能动性，解决工作中遇到的难题与矛盾，协调学校内外的各方面关系。办公室人员只有不断更新知识，提高自身素质，不断创新、不断完善，才能确保高校办公室工作职能作用的充分发挥，为校领导做好参谋，为学生与教职员工提供高质量服务，维护办公室与高校整体的信誉度，最终提升高校办公室工作效率。

参考文献：

［1］ 王彩月，成星. 信息化背景下高校办公室工作效能提升的思考［J］. 办公室业务，2021（08）：11-12.

［2］ 刘梦娜. 新时期下高校办公室工作效率提升路径探讨［C］//中国环球文化出版社，华教创新（北京）文化传媒有限公司. 2020年南国博览学术研讨会论文集（一）. ［出版者不详］，2020：751-753.

［3］ 藍小凤. 新时期高校办公室档案管理工作的新特点与对策［J］. 今日财富（中国知识产权），2020（06）：169-170.

［4］ 瞿成雄. 新时代背景下高校办公室管理工作面临的新问题及其对策探讨［J］. 课程教育研究，2020（08）：202.

［5］ 张秀玲. “漏斗模型”在新时期高校院级办公室精细化管理中的应用［J］. 中国多媒体与网络教学学报（上旬刊），2020（02）：85-86.

（荐稿人：渠彦超，南京体育学院副教授）

（责任编辑：莫唯然）