浅谈勘察设计企业知识管理存在的问题及对策研究

文/毕海峰 叶鹏 商丽娜 王俏

一、引言

伴随我国社会经济的快速发展和基础设施建设的不断加快，我国勘察设计企业数量不断攀升，从2010 年的14662家增长到2019 年的23739 家，从业者更是高达463.1 万人[1]。进入“十四五”新发展阶段，面对日益复杂的外部环境的不确定性，如何实现勘察设计企业的高质量发展，保持企业核心竞争力，是摆在企业管理者面前的巨大难题。勘察设计企业作为典型的知识密集型企业，知识资源是企业进行技术创新、获取竞争优势的首要战略因素，知识管理对于企业适应环境变化、增强组织适应力、组织生存力和竞争能力具有重要意义。所谓知识管理，就是企业在制度创新的前提下，以技术为手段，对组织内所存在的隐性知识和显性知识进行挖掘和共享，并采取适当的手段传递给正确的人，从而实现知识资产的增值、提高管理效能、为企业创造更多价值等目的[2]。这种知识经济时代背景下诞生的新型管理模式，在国外已经发展多年，AECOM、西门子、万宝等跨国公司通过实施知识管理，均取得良好成效[3]。近年来，知识管理逐渐被我国企业重视起来，但在勘察设计企业中实践较少，亟待加强。

二、勘察设计企业实施知识管理的必要性

（一）是提升科技创新能力、推动企业做强做优的需要

面对日趋复杂的国际环境，特别是面对国外势力对我国的技术封锁，党和国家提出“把科技自立自强作为国家发展的战略支撑”。我国成为基建强国，勘察设计企业贡献了“中国智慧”。科技是第一生产力，创新是引领发展的第一动力，两者贯穿了企业做强做优的全过程。其中，“做强”主要体现在科技创新能力强、资源配置能力强、风险管控能力强和人才队伍能力强四个方面。实施知识管理，一是可以高效整合既有零星、分散的知识资源，搭建知识库或资源池，为科技创新提供基础支撑；二是可以科学评估企业在某领域的创新能力和发展方向，提出创新资源匹配建议，为创新孵化提供战略支撑。自主创新能力的不断提升，将为企业可持续发展提供强大动力。

（二）是提升企业管理效率、促进企业改革转型的需要

随着行业竞争的加剧，勘察设计企业加快了转型发展的步伐，由传统勘察设计业务向差异化、多元化业务方向发展，企业规模不断扩大，管理层级和内容日益增多，导致部分企业存在职责不清、管理有盲区、多头管理等突出问题，部门间沟通不畅，信息不对称，造成大量知识或信息重复收集，严重影响企业管理效率，增加管理成本。对标国有企业改革三年行动方案，要求大力推进管理体系和管理能力现代化，充分运用现代管理理念，积极采用信息化智能化方式，创新管理能力，提升管理效率。实施知识管理，可将碎片化的信息进行资源整合、清洗筛选、分类归档，实现信息共享、快速查询、历史对比查询等功能，从而达到避免知识遗漏、减少查询时间、提高管理效率的目的，切实提升管理精细化水平和管理质量。

（三）是提升勘察设计质量、推进区域化战略实施的需要

勘察设计质量是企业赖以生存和发展的“生命线”。迈入新发展阶段，新兴城镇化建设是固定资产投资的主要动力，以城市群和都市圈为核心的区域经济发展成为重点，为应对日趋激烈的市场竞争环境，部分大型勘察设计企业积极开展全国化布局，实施区域化战略。区域化战略有利于为业主提供更为便捷高效的服务，但不利于控制勘察设计质量，部分业主会质疑区域公司的勘察设计实力，采用矩阵式项目组织模式又不利于项目成本控制，矛盾较为突出。实施知识管理，可实现总部知识资源的共享，区域公司可实时调用并深入参考借鉴，有利于保障区域公司与集团总部勘察资料的一致性和设计理念的先进性，确保区域公司勘察设计质量稳定维持在较高水平，满足业主的需要。

（四）是挖掘隐性知识、加强人才选育用留的需要

人力资源是勘察设计企业的核心资源，当前较多勘察设计企业均处于职工结构调整的关键期，大批经验丰富的技术专家或管理专家面临集中退休，除了显性知识的留存，隐性知识也亟待挖掘；同时青年员工比重持续升高，存在业务培训提升的需求。实施知识管理，可以最大限度地留存显性知识和挖掘隐性知识，促进知识由个人资源向企业资源转化，有利于扩充企业知识总量，提升企业知识品质，促使企业知识资源得到更优利用。此外，通过实施知识管理可以构建更高效、更优越的知识学习体系，提升培训课程的针对性，促进青年员工加速成长。

三、勘察设计企业知识管理存在的问题

（一）对知识管理的认识程度不高

目前，知识管理作为“舶来品”没有引起国内企业管理者及广大职工的强烈关注。一是企业管理层对知识管理的内涵理解不够深入，对实施知识管理重要意义的领会不够深刻，推动知识管理的意愿普遍不强。相比知识、经验、技能等无形资产，企业管理者更看重固定资产的保值增值；二是广大职工对知识管理的理解难以全面系统，建立综合性的知识管理体系存在较大障碍。同时员工更加务实，相比管理更关注如何应用，因此建立了分散的、自发的“知识管理系统”，不能够发挥其对科技创新、质量控制等方面的支撑作用；三是知识管理理念尚未融入公司企业文化，对隐性知识的重视程度不高，不注重积累和归纳总结，缺少有效方法提升隐性知识挖掘能力。

（二）知识管理组织建设和资源投入不足

知识管理是一项专业性很强的工作，知识管理能否有效实施的关键在于健全的组织机构和高效的资源投入。一是组织机构方面，优秀的组织机构能够更好地推动知识管理的有效实施和正常运作，但目前勘察设计企业一般由科技部或档案馆进行管理，知识管理作为其多项管理职责之一，被给予的时间和精力有限，往往造成组织推动不利、效果不佳；二是资源投入方面，勘察设计企业将更多的资源投入到维持既有企业规模和市场份额上，对于知识管理的投入不到位，在专业管理人才团队建设、网络安全和信息化建设方面均存在较大不足，致使知识管理在软硬件方面均得不到有效保障。

（三）知识管理体系建设缺乏系统性

知识管理是一项系统工程，目前勘察设计企业的知识管理基础较为薄弱，仅存在着一些分散的、自发的“知识管理系统”，如实体硬盘、网络共享硬盘等，普遍不成体系。一是普遍缺乏知识管理的战略和目标，没有将知识管理融入公司治理环节中，知识管理的方向和重点不太清晰；二是缺乏科学的、易操作的管理手段和方法，“知识管理系统”信息化程度低，无法满足知识资源快速整合、清洗筛选、分类归档等功能和实现知识共享、快速查询等使用需求；三是知识管理体系与其他管理系统的衔接性、协调性较差，缺乏统筹考虑，与科技开发管理系统、人力资源管理系统、学习培训系统等存在功能重叠、数据偏差等现象，容易导致管理混乱；四是知识管理与应用实践脱节，职工所学知识不能较好地应用于实践。

（四）知识管理应用效果有待进一步提升

部分勘察设计企业知识管理体系建成后，应用效果却未达到预期，主要问题在于以下方面：一是缺乏有效的制度约束，导致管理边界和职责分工不清，管理流程混乱、不规范；二是缺乏有效的执行力，过程管控不到位，导致知识管理成为“空中楼阁”；三是缺乏有效的政策激励，未能充分激发使用者主动挖掘个人对显性或隐性知识的热情，部分员工基于对知识价值的自我保护，不愿意进行知识共享和交流互动；四是缺乏事后评估和整改环节，PDCA 管理经验没有得到充分利用。

四、勘察设计企业实施知识管理的对策

（一）提升对知识管理的重视程度

高层的支持和员工的重视对于知识管理的实施十分关键。企业管理层方面，应充分发挥其顶层设计作用，意识到知识是企业无形的资产和财富，将知识管理纳入企业战略规划，甚至可以编制知识管理专项规划，梳理企业本身知识管理的现状和发展条件，确定知识管理的战略与目标，既达到统一思想、凝聚共识的目的，又能够形成具有可操作性的实施方案，厘清与科技开发管理等的相互关系，达到促进科技创新、提升核心竞争力的目标；职工层面，要提供全员共享的、宽松的学习环境，营造知识共享的企业文化，鼓励个人创新与团队创新相结合、专业创新与跨学科创新相结合，提升科技创新与工作实践的紧密程度，提高勘察设计企业的核心竞争力。

（二）优化组织机构，加大资源投入

知识管理具有很强的专业性，企业设置与专业对应的知识管理部门并配备相应技能人员，能够更好地推动知识管理战略和目标的实施落地。作为领导和实施机构，成立知识管理委员会也是一种选择，可以由集团领导担任委员会组长，全权负责委员会的工作，同时在公司的各部门设置专职或者兼职的经理，负责实施知识管理与应用推动，再配备一定数量专职或兼职的知识管理人员定岗定编，负责具体的实施工作，保证人力资源的投入。

此外，资金方面也要加大投入，保障信息化建设的顺利实施。一是加快基础设施建设，提升数据中心服务能力，增加网络带宽，提升整个系统的稳定性、安全性；二是加快“知识管理系统”开发，打通个人间的知识壁垒，让知识流动起来，促进知识共享文化的形成，共同挖掘知识价值，加速知识成果转化；三是围绕区域化战略的需求，充分运用物联网、云平台、大数据、区块链等先进技术，促进知识管理从线上到线下、从集团到区域公司的持续深化，推动知识融合、创新和应用，达到提升勘察设计成果质量的目的。

（三）构建科学完整的知识管理系统

知识管理至少应遵循五项基本原则，即积累、共享、交流、应用和安全。其中，知识积累是基础，共享是理念，交流是手段，应用是目的，安全是保障。基于上述原则，笔者认为科学完整的知识管理系统应至少包含四大系统：知识整理系统、查询问答系统、知识应用系统和安全监督系统。四大系统下又分若干子系统，如图1 所示。

图1 知识管理系统总体框架

1.知识整理系统。主要功能是对企业内外部的知识进行收集和整理。外部知识主要包括宏观经济、行业政策、竞争对手信息等；内部知识主要包括各种规章制度、勘测资料、设计文件、科研课题、管理课题、发明专利、总结报告等显性知识，以及个人的技能、经验等隐性知识。因此，可划分为外部知识、内部显性知识、内部隐性知识三个模块。知识整理系统的关键是对知识进行分层分类，构建知识体系，形成企业知识库，将各种知识放在合适的位置，并以若干关键词作为标签和查询条件，便于快速查找。目前常用的分类方式有按职能分类法、按业务流程分类法、按客户分类法、按行业分类法等。

2.查询问答系统。主要功能是满足职工日常对企业知识库的信息查询、答疑解惑等使用需求。该系统致力于建立标准规范、自由平等的知识平台，打通部门及个人之间的知识壁垒，实现知识共享，让知识流动起来。建议设立检索查询、交流问答和知识推送三个模块。

（1）检索查询模块主要实现快速查询功能，这是最重要的功能模块。

（2）交流问答模块主要解决工作实践过程中遇到的重点、难点问题。系统根据不同专业安排专家进行答复，答案按照程序审批后在系统公开发布，这也是一种有效挖掘隐性知识的手段。

（3）知识推送模块主要采用大数据分析技术，结合职工以往检索内容、兴趣爱好进行定期或不定期的知识信息推送，提高知识内容的针对性，满足职工学习需要。

3.知识应用系统。主要功能是将知识管理融入科研管理、人力资源管理等，开发出跨模块的应用系统。知识管理的最终目的是将知识应用于实践，提升设计质量和管理效率。结合勘察设计企业发展实际，笔者考虑可初步建立制度协同模块、设计协同模块、学术交流模块和学习成长模块四个模块。

（1）制度协同模块是以规章制度管理为主体，建立它们之间的关联关系，例如找到某一制度办法，则与之相关的上级办法、下级办法、本级相关办法以及该办法的历史版本系统能够自动筛选出来，为制定办法提供充分依据。

（2）设计协同模块与制度协同模块类似，但服务于勘察设计任务，当开展某项设计任务时，同地区同类型的项目数据或文件资料可以自动筛选出来，为设计人员提供借鉴和参考，助其将更多的时间和精力放到方案优化中。

（3）学术交流模块是以学术交流和研讨为主的功能模块，可采用专家推荐的方式优选出一批规划咨询、勘察设计、科研课题等领域的优秀案例，开展线上或线下学术沙龙，供大家开展学术交流和研讨，系统总结先进经验，研究讨论发展方向，为技术质量提升奠定坚实的基础。

（4）学习成长模块是为职工个人量身订做的功能模块，可以根据个人目前的岗位职责，针对性制定培训计划，包括文件、视频等多种形式，并随着入职年限和个人能力的增加而逐步提升难度。通过构建学习型个人、学习型组织，最终达到构建学习型企业的目标。

4.安全监督系统。主要功能是保障知识管理系统的安全，避免出现网络安全、保密安全以及知识产权外泄等问题，可划分为管理权限模块、网络安全模块、统计分析模块和监督检查模块。

（1）管理权限模块是为满足不同层次、不同岗位、不同专业管理需要而设置的，核心也是为了确保系统运营的安全稳定，以及保护知识产权。

（2）网络安全模块主要是为了防范系统风险和网络攻击，保障系统安全。

（3）统计分析模块是为了满足PDCA 优化管理的需要。

（4）监督检查模块是通过运营监控和大数据分析，识别不规范操作并实时预警，确保规范运营。

（四）强化保障体系，确保执行到位

三分规划、七分执行。知识管理系统若想展现出强大生命力，需要强大的保障体系来支撑。一是制定知识管理制度，明确管理职责和管理边界，规范运行流程，使知识管理有章可循；二是加强过程管控，建立执行力文化，引领全体员工能够按照规章制度来执行；三是健全激励机制，将知识管理纳入业绩考核要求，健全考评体系，让贡献者受益，让末位者淘汰；四是加强统计监督，定期开展评估和整改，保障知识管理能力不断提升。

五、结束语

当前勘察设计企业普遍对知识管理不够重视，知识管理基础也较为薄弱。面对日益复杂的外部环境的不确定性，为满足高质量发展的需要，保持核心竞争力，勘察设计企业需要认识到知识管理在提升科技创新能力、提升企业管理效率、提升勘察设计质量和挖掘隐性知识、培养可塑之才等方面的重要意义。针对企业对知识管理不够重视、缺乏投入、不够系统和效果不佳等问题，笔者从思想、资源、系统建设和保障措施等方面提出了具体对策建议。期望本文能够为勘察设计企业提供一些借鉴和参考，为实现“十四五”高质量发展贡献力量。