建筑企业办公室行政管理精细化思路研究

王帅华

办公室是建筑企业的关键部门，办公室行政管理工作水平的高低对企业的经营与发展起着重要作用。建筑企业办公室行政管理工作内容多、体量大，因此对管理人员的工作能力提出了更高的要求，精细化已成为当前企业行政管理的重要发展趋势。本文介绍了现阶段建筑企业办公室行政管理的基本原则和存在的问题，详细分析了落实精细化行政管理工作中的思路和方法。

在建筑企业中，办公室行政管理部门承担着内部沟通与联系的功能，是企业的重要中枢部门。办公室工作内容涉及办文、办会、办事、参谋、督办、协调、服务等方面，精细化管理的理念是实现行政管理工作科学化、系统化、规范化的重要思路，有利于以高质量的工作水平保障企业健康、稳定和可持续发展。精细化的行政管理对降低企业的经营管理风险同样也具有重要的意义，警醒着管理人员在办公室行政管理的职能规划方面要加强重视，有效提升各岗位工作人员的责任意识。

一、建筑企业办公室行政管理精细化的基本原则

所谓办公室精细化管理就是在工作中以精、准、细、严为核心思路，其目的是提升管理水平，优化运行效率。通过将精细化管理理念融入办公室工作，可以为建筑企业生产经营提供保障。以下就针对办公室行政管理精细化的重要原则展开分析。

（一）可细化、可量化原则

可细化、可量化管理科目主要是指以整体行政管理为对象，将抽象的行政管理分解为若干模块，通过将不同的模块进行分类，量化、分配以及管控，从而达到优化工作流程，推动工作效率的目的。这种作用主要表现在企业可以通过行政管理工作量化以及监测相关指标来帮助行政工作人员把控全局，提升相关工作人员对于细节问题的处理能力，使其可以将问题隐患消除在萌芽状态。与此同时，通过业务量化、流程细化以及协调机制优化，解决传统工作存在的缺陷问题，将刻板的工作任务转变为精细化的管理模式。把行政管理工作转变为可细化、量化的内容，能够更好地为落实绩效考核管理提供有效参考，进一步推动企业办公室行政管理的工作效率与质量。

（二） 标准化、流程化原则

标准化、流程化的管理模式更有利于实现工作的对接、排序，这和办公室行政管理工作的特点之间有十分密切的联系。办公室行政管理在企业内部沟通联系上具有十分重要的作用，许多业务工作都需要和相应的部门展开协作，标准化、流程化的工作方式更有利于形成科学的企业内部工作制度，且在工作标准上有明确的规定要求，确保每项工作的流转、执行都有据可依。管理人员在日常工作中可以将复杂的目标进行拆解，形成更适应企业内部工作流程的分项内容，在具体执行中也能够保证其衔接的合理性。

（三）协同化、合作化原则

协同工作是企业办公室工作的重要特点，高效率的交流能够有效减少工作内耗的现象，对企业的业务推进、增效创收等具有重要意义。在以往的工作中，由于各部门之间的业务相互较为独立，沟通协调较少，工作中产生内耗，不利于企业整体业务开展。而办公室可以充分利用自身“桥梁纽带”的作用，及时收集各方面、各层面的指令和信息，并对其进行落实执行、分解传输、综合反馈、联络沟通等处置工作，能够有效平衡、调整和改善相关业务部门及其人员之间的关系，确保目标一致、行动统一，能够提高效能、减少内耗，推动企业工作顺利开展。

企业内部的许多业务部门都需要和办公室之间形成信息的对接交流，这也对管理人员的工作提出了一定的要求，必须能够及时地完成信息的收集与分析，并结合实际情况做好分解、传递、执行、反馈、沟通等基本工作，确保能够合理地平衡调整企业内部各业務部门及人员之间的关系，确保能够为了高质量、高效率落实企业经营发展目标而努力。

二、建筑企业办公室行政管理精细化中存在的问题

（一）思想认知不足

办公室行政管理是企业上下级之间衔接的重要岗位，承担着重要的服务功能。办公室工作对企业的经营发展、决策落实等具有十分重要的意义，但部分管理人员在思想认识上仍存在不足，将其视为不创造效益的工作岗位，在推进企业办公室行政管理精细化工作的过程中没有给予相应的支持。同时，在办公室内部，有些管理人员站位不高、管理意识有所欠缺，工作中只求满足领导需求，不求精进，缺乏对企业发展负责的工作态度，导致办公室行政管理工作水平不高、质量不精。

（二）制度流程缺陷

部分建筑企业内部管理办法不完善，在工作制度和执行流程上还存在一定的缺陷，无法有效覆盖办公室行政管理的全部工作内容，当遇到超出规定部分的工作内容时则很难高效率完成，甚至可能会出现延误、遗漏等问题，对工作落实带来了一定的影响。另外，部分建筑企业尽管制定了办公室行政管理的工作制度和管理办法，但在具体执行的过程中缺少实用的工作指导书，导致不同工作人员在实际工作过程中存在着标准不一、质量参差不齐的情况，一定程度上影响了后续的业务工作开展。

（三）工作内容繁杂

企业办公室的工作内容较为繁杂，大至参谋决策、细至室内卫生，对外调研接待、对内跟踪查办，还有办文、办会、办事等具体业务等等。工作的机动性要求较高，对工作人员的综合能力也提出了更高的要求。部分建筑企业没有落实好办公室行政管理精细化的工作要求，在业务内容繁杂的情况下会出现手忙脚乱的情况，各项工作的完成质量也无法得到有效保证。

（四）人员水平不高

部分建筑企业招收的办公室工作人员的整体素养能力偏低，无法满足信息时代的办公需求。在信息处理方面还存在许多问题，这导致了其工作效率、质量的不足。管理人员在开展工作分配、人员调度时缺少前瞻性，总是沿用老思想、旧办法，导致管理效率偏低。企业办公室工作人员缺少终身学习的理念，没有主动开展常态化的工作学习，在工作方法、思想认知和技能水平上不能与时俱进，企业也缺少相应的培训教育活动，有时会影响正常工作的开展。

三、建筑企业办公室行政管理精细化的工作思路

（一）提高工作站位

办公室工作牵动全局，这就要求办公室管理人员提高站位，要有“身在兵位、胸为帅谋”的工作意识。在工作中要善于站在领导的角度思考问题、开展工作，要切实发挥好“参谋助手”的作用，为企业的发展出思路、出观点、出实招，为领导决策提供有用的依据和参考。办公室管理人员同时要树立牢固的大局意识。办公室担负着协调企业正常运转的重要任务，是企业领导层的参谋助手，这就要求办公室在开展工作时着眼于企业发展大局，紧紧围绕大局、时时聚焦大局、处处服务大局，做到胸怀大局、登高望远、因势而谋；把握大局、明辨方向、应势而动；服务大局、切中要害、顺势而为。在开展工作时自觉想企业之所想，急企业之所急，办企业之所需。

（二）完善制度保障

管理制度是保证企业运营的根本，在落实办公室行政管理精细化工作的过程中，更需要从制度层面形成有力支持。考虑到建筑企业的行业特点，在管理制度的建立过程中需要根据实际业务的开展范围来予以制定，明确岗位责任和操作标准，制定系统的工作流程。如在建工企业内的人员管理需要结合项目的实际开展，为保证企业内部工作的有效运转，可以采取动态化管理的方式来落实各项行政管理的要求，充分进行工作流程梳理，规范工作标准；同时还要制定配套的考核标准以及考核事项，尽可能减少施工项目开展带来的影响。规范的行政管理章程更有利于提升企业内部工作流转与处置的效率，企业应重视做好内部宣传工作，通过制度宣贯、制定工作任務指导书的方式来保证全体员工能够正确领会工作制度的要求，为后续的绩效考核与管理形成有力支持。同时也可以通过这种方式强化管控力度，围绕生产经营进行组织管理，在建筑企业、子公司、项目部等设置科学的组织架构，推动项目的顺利完成。

（三）优化工作方法

办公室行政管理是企业内部业务联系的重要枢纽，既具有较强的互通性，也存在一定的独立性，在进行精细化发展的过程中需要做好其工作方法的优化处置，合理妥善地解决其业务工作内容繁杂的问题。总体思路是“审大小而图之，酌缓急而布之，连上下而通之，衡内外而施之”。这就是说，要发挥办公室的整体效能，权衡大事小事、急事缓事，抓住大事不放手，抓住急事先办理；沟通上下左右，做到上情下达、内外有别，使各项工作有条不紊地进行，提高工作效率。另外，在办公室行政管理工作的岗位配置上，应当按照具体的工作内容来区分，有效避免任务分配的随机性问题，减少员工之间的工作内容重叠问题，使业务的纵向流转更加顺畅，也为企业减少人力成本的支出。许多现代化的工作方法对提升行政管理的效率具有重要辅助作用，管理人员可以通过建立企业内部网络平台的方式进行工作的流转与分配，不仅能够实现工作留痕，也能使沟通交流更加及时有效，同时还践行了无纸化办公的要求，提升办公室与其他业务部门工作衔接的协同度。

（四）创新绩效考核

由于办公室行政管理工作岗位不直接为企业创造经济效益，在落实绩效考核管理上存在一定的困难，也导致了部分工作人员思想滑坡的问题。在开展精细化管理的工作过程中，必须要做好绩效考核的有效创新，以严格明确的管理办法提升工作人员的积极性。结合建筑企业办公室行政管理的工作特点，各项工作都应当有对应的标准和要求，通过核查工作质量的方式来形成量化考评，更有利于保证实际工作水平。绩效考核不是单一维度的考评，而是需要多层次、多角度地予以落实，确保考核结果的可信度，避免评价出现偏差而影响结果，也避免给员工的心理产生负面影响，阻碍办公室工作。绩效考核应当对应着企业内部的奖惩制度，有效的经济奖励、荣誉表彰等可以更好地刺激员工的积极性和主动性。

（五）加强队伍建设

由于建筑企业办公室行政管理工作量较大，需要有高素质的建设团队才能够保证工作质量。因此企业在人才引进方面可以有针对性地招收专业对口的本科生、研究生，其理论水平更加扎实，对许多信息化办公软件的应用水平较好，经过简单的培训就能快速上岗。这些高学历的专业人才是企业的重要人才储备，企业要重视给予其一定的实践空间，有针对性地展开培养教育，确保能够满足更高的工作要求。另外，企业应重视定期开展内部培训教育活动，特别是在行政管理方面的新理论、新方法等应加强主动学习，通过员工之间的经验分享实现个人工作能力的综合提升，使企业的办公室行政管理工作有更好的人才保障。此外，还可以为员工提供更加广阔的学习平台，鼓励员工积极参加行业交流会、研讨会等活动，开阔个人视野，提升个人专业技术和综合水平，为企业未来发展提供保障。

（六）深耕企业文化

企业文化是建筑企业的核心要素，科学、正确的企业文化可以推动企业的发展。所以在开展精细化管理的过程中，要以企业文化为基础提升渗入能力。一方面，办公室要对现行企业文化进行总结和分析，并对其作用进行研究，从而明确其真实价值。另一方面，在开展精细化管理的过程中，将理念和企业文化相融合，通过企业文化使工作人员树立正确的思想，从而规范个人行为。良好的企业文化建设能够有效提升员工的凝聚力与思想境界，行政管理的精细化发展也属于企业文化的重要内涵之一。管理人员要重视从精细化发展的价值和意义出发做好总结归纳，确保能够在实际工作中形成重要指导。

管理人员可以把办公室行政管理的工作要点与现有的企业文化之间形成有效融合，通过建立良好文化氛围帮助员工树立正确的工作认知，自觉地对自身的工作职能、工作态度等形成规范，进一步提升企业的行政管理效率。行政管理岗位是企业上传下达过程中的重要服务保障，企业文化的建设更有利于提升员工的工作积极性，在工作中充分发挥其个人价值。

结语：

建筑企业办公室行政管理工作直接关系到企业的未来发展，因此，管理人员必须对行政管理精细化形成正确的认识，做好工作的总体把控与优化调整，有效提升行政管理的工作效率。管理人员要重视加强各部门、各岗位之间的协作沟通，以健全的管理机制、标准化的作业流程明确行政管理工作的规范要求。企业要加强专业人才的吸纳与培养，充分结合建筑企业的行业发展特点，落实工作职责，为企业提供高质量行政管理支持，不断提升企业在全行业的核心竞争力。