央企物资采购成本管理与控制策略分析

王 洁

(北京中铁建工物资有限公司，北京 100043)

1 相关理论

(1)采购是指企业通过交易的手段从市场中获得原料、产品或者服务等资源，以此保证企业正常生产经营活动得以顺利开展而实行的一项基本经营环节。采购和其他环节最大的不同之处就是存在很强的商业色彩，对于企业来说生产经营活动最重要的保障就是采购，只有通过采购才能得到生产经营所需的材料、物资、产品和服务等。采购活动除了是一项获得资源的过程，还是一项重要的经济管理过程，更是物资和资本流动的过程[1]。企业的采购十分复杂，包含很多的流程，企业想要获得市场的主动权和竞争优势，就需要明确了解采购的所有流程和环节，根据企业的实际情况和市场的发展趋势创新自身的采购模式，只有这样才能保证企业在全球化的市场中站稳脚跟，得到长久发展的契机。

(2)采购成本是指企业在进行采购活动中产生的支出，主要包括外部支出和内部支出两个部分。内部支出主要是指企业为了获得物资支付的资金成本、质检成本、储存成本、运行成本以及处置成本等；外部支出还包括和供应商交易产生的额外交易成本。采购成本的定义也分为狭义和广义两个方面，狭义上讲是指企业生产产品的原材料成本；广义上讲是指除了原材料成本之外，还包括采购活动中支付的所有成本以及采购活动失误产生的额外成本。对于企业来说，日常经营需要的物资很多，因此物资的采购成本管理就会比较复杂。

(3)成本控制是指企业提前设立成本管理的目标，通过在物资采购过程中对成本影响因素的控制和调节，保证企业可以有效地控制物资采购成本。企业采用物资成本管理的方式是降低成本、获得更多利润的有效手段。目前出现了很多采购成本管理和控制的方法，主要有生命周期成本分析法、总所有成本法、作业成本法、经济采购批量法等[2]。

(4)成本管理体系。宏观成本管理体系：国家通过对市场的宏观调控达到间接管理企业的目的，就企业的成本管理来说，主要就是通过完善企业管理成本的相关法律条文来实现对企业的规范管理，但是国家目前在企业成本管理方面制定的法律条文比较分散而且繁多，这也为企业根据法律条文制定自身的管理制度带来了一些障碍。因此国家需要针对出台的政策条文协调各部门的责任和功效，完善宏观成本管理体系。

企业内部的成本管理体系：企业内部的管理体系是整个成本管理的重要环节，直接影响到成本管理的功能和效用，为了达到控制成本的目的，企业一般会从以下四个方面进行成本管理：①核算制度方面：企业根据自身的经营管理情况以及具体的目标设计适合自己的成本核算制度，这其中包括成本费用的计算方法、操作流程以及费用的分摊方法等。成本核算制度为企业制定经营发展的方向和规划提供了参考；②管理制度方面：企业内部的管理制度除了需要根据国家的法律法规来设计之外，还需要结合企业的实际情况，做到科学合理。针对物资采购管理制度来说，企业的物资采购费用可以说是企业很大的费用支出项目，因此企业需要针对这部分的费用设计科学合理的管理制度，有效控制企业的物资采购成本；③责任制度方面：由于企业的成本管理是一项繁重复杂的工作，因此企业在进行成本管理的时候需要建立配套的责任制度，明确各部门的责任，并且将各部门的成本控制和绩效挂钩，加强各部门工作人员的责任意识，进一步提高成本管控的效率；④考核制度方面：成本费用考核制度是企业评价各部门工作业绩的重要指标，主要就是通过将各部门的业绩指标和责任指标相对比，为管理层评价各部门指标完成情况提供参考。

成本管理评价体系：成本管理评价体系是作为成本管理体系的保障存在的，企业为了检验成本管理的质量，需要使用成本管理评价体系进行检查，也就是利用考核标准对企业的成本管理效果进行检验和评价，方便企业的管理层充分明确管理的质量和效果，进一步调整和控制成本。为了保证成本管理评价体系的科学性，企业可以从成本利润、单位成本和总成本、主要产品及项目成本等角度制定考核指标，采用系统化的评价体系完成对成本管理评价体系的设计，及时发现体系存在的缺失，采取科学合理的解决办法。

2 央企物资采购成本管理现状

2.1 央企物资采购市场情况

采购工作既是央企运营管理的重点，也是央企管理的难点。从20世纪80年代以来，央企就采取了招投标的方式开展采购工作，这种方式的引入对于央企来说意义重大，不仅在提高企业效益方面发挥了很大的作用，而且对于提高自身的竞争力、防止企业内部腐败问题以及加深体制改革都有很强的推动作用。不过央企在开展物资采购工作的时候，也存在一些不足和缺失，比如一些央企在采购的时候没有认真了解自身的需求、充分做好市场调研工作；在质量方面没有给予足够的重视等，结果在采购方面出现了“人情物资”“关系物资”“高价物资”“假冒伪劣物资”等现象。当前，央企物资采购市场混乱，央企内部也存在很多采购管理不善的问题，一直到1999年，党和国家总结了一批优秀央企的采购经验，推荐央企使用采购比价管理模式。这种模式的推出和普及，大幅度提升了央企的采购质量。直到今天，央企的采购模式从当初的粗放式到今天的集约式，不管是对于央企还是市场来说都是一个质的飞跃[1]。

2.2 央企物资采购成本管理需求

央企进行物资采购成本管理主要是为了控制物资采购的成本，在保证物资质量的基础上，进一步降低采购的价格，提高内部物资管理的水平，实现更高的收益。首先需要明确成本管理的目标，就是为了控制物资采购的费用，在保证物资质量的基础上，控制成本实现更高的收益。另外，就是完善央企物资采购成本管理的制度，按照央企的实际情况以及物资市场的情况制定科学合理的物资采购成本管理的制度和标准，保证物资采购合理合规，避免出现物资质量不合格或者是高价买进的现象。物资成本管理的质量还取决于物资购买人员的专业素质以及物资购买成本管理人员的素质，物资购买人员需要充分了解企业对物资的需求标准，然后进行充分的市场调研，这样才能在保证质量的前提下控制成本。物资购买成本管理人员需要详细分析市场价格以及购买的信息数据，综合多方面的消息合理判定物资购买的成本消耗情况。

2.3 央企物资采购成本管理的必要性

其一，央企是我国经济体系重要的组成部分，央企加强对物资采购成本的管理，可以更有效地控制物资采购的价格和质量，提高央企的经济效益；其二，央企加强物资采购的成本管理可以为企业带来价格优势，帮助企业在激烈的市场竞争中获得主动权，保证企业的发展；其三，加强对物资成本的管理控制也是央企内部控制重要的环节，有利于完善央企内部的成本控制制度和体系，健全成本控制流程；其四，央企进行物资成本管理是保证企业可持续发展的基础措施，物资是企业生产经营的重要保障，加强对物资成本的管理和控制可以有效地降低央企产品和项目的费用，进一步保证央企的收支平衡。

3 央企物资采购成本管理存在的问题

3.1 央企物资采购流程不完善

一些物资采购的项目没有提前规划科学合理的采购计划，在审核监督方面也存在漏洞，导致物资采购的整个流程出现缺失和漏洞，一旦物资采购的某个环节出现问题就会给企业内部物资成本管理的整个体系带来影响，甚至会影响物资成本的变化，严重削弱了企业对于物资采购成本的控制。目前央企一般使用订单采购方式、合同采购方式以及招标采购方式，具体采用哪一种方式对于企业来说也会产生影响，一些项目的物资采购没有充分考虑到央企和项目的特点，导致选择的采购方式出现问题，可能会使物资的采购成本大幅度上升的情况。物资采购是企业和物资供应商之间的交易过程，因此供应商的质量也会影响到企业物资成本管理的质量。供应商会影响到物资的价格和质量，可见对于供应商的选择直接关系到企业物资成本管理。一些中央企业在供应商选择和采购方式选择等环节缺乏合理的流程设置，导致企业的物资采购出现问题[3]。

3.2 管理过程中面临的挑战

一些央企在针对物资采购方面并没有建立完备的监督机制，日常的监督工作进行得也不彻底，造成物资采购的自主性过大，严重影响到物资成本管理的质量。监督方面的松懈也成了项目成本不可控、风险增加的首要原因。另外，央企一般涉及很多的项目，因此在项目物资采购方面十分的复杂，通常央企的物资供应商很多，这些供应商也不是固定的，央企会根据市场变化和项目变化等因素更换供应商，其中可能就会出现对供应商的审核不严等现象，导致供应商的质量良莠不齐。供应商的不稳定性也给央企物资成本管理工作造成了一定的障碍。集中采购是目前党和国家比较提倡央企采用的制度，央企的很多项目可能会涉及全国各地，因此采用分散采购或者是项目独自采购的方式不利于物资成本的统一核算和控制，也会导致央企监管力度削弱，在采购方面不能形成规模效应，因此推荐央企实行集中采购的制度。但是目前一些央企在集中采购方面运用程度比较低，严重影响了央企物资采购成本控制的效力。

4 央企物资采购成本管理与控制策略优化

4.1 确立央企物资采购成本控制目标

央企想要在市场竞争中获得竞争力，就需要在采购制度方面和世界接轨，通过制定物资采购成本控制的目标，完善成本控制流程和相关的制度，来提高自身的管理控制质量。要保证物资采购的质量，合理控制成本价格，提高国有资产的资金使用效率。央企需要结合以往的采购经验以及存在的问题和不足，挑选合适的供应商，确认资金预算以及物资采购的流程，从采购的细节中保证采购预算成本的准确性，防止出现资本浪费的现象。

4.2 制定央企物资采购成本控制方案

央企需要针对物资成本管理的目标，结合央企的实际情况制定详细科学的采购管理制度，及时上报采购计划合同、采购信息等，为之后物资采购成本管理工作奠定基础。同时这些数据也可以成为之后实际生产时调整物资采购计划和制度的参考，进一步保证物资采购的利益最大化，降低物资采购成本。在央企内部大力实施集中采购制度，将项目的物资总需求整合起来，达到规模采购的标准，利用规模采购的方式降低总成本。另外是大力推进招标采购的方式，利用信息技术和现代化的采购系统，吸引更多的供应商，为央企的物资采购提供更大的选择权，挑选合适的供应商签订长期合作协议[4]。

4.3 完善央企物资采购工作精细化流程

第一，梳理采购流程、明确工作内容。一是应该做好供应商选择与价格确定。在招标环节，应邀请更多的投标企业参与，并尽可能选择拥有直接生产权利的国家，从而将价格成本压到最低。在确定物资采购价格后应避免管理人员与采购人员的主观意识的影响，加强对物资产品的市场调查，同时也要分析网上相关产品的市场价格。二是应该做好物资采购的货物验收管理。物资采购过程中，货物验收管理是关键。对此，应建立独立的验收队伍，与采购、财务进行切割。三是企业收货部门应对采购的货物进行质量检测，通过质量检测后才能进行验收。如果存在物资数量规格不符、产品包装破损以及产品质量问题，应及时记录并反馈到采购部门进行解决[6]。

第二，优化采购体系。一是合理选择参照对象，正确使用采购方式，在进行物资采购的过程中，相关采购必须符合法律法规，并结合央企自身行业特点制订有针对性的实施细则，以保证采购行为的公平性、市场性和程序规范性。二是做好成本分析，尽可能降低采购价格，并设置紧急措施，以便及时进行预警。三是重视对成本的管理，减少不必要的成本支出，提升成本的有效使用率，促使各项成本支出都有据可查。比如：优化审批审核工作流程；加强监督管控，实现对采购全过程的动态监管[7]。

第三，健全采办人员精细化管理机制。在进行精细化管理过程中，管理人员也需要根据采购工作不同岗位的工作特点明确考核指标和管理制度，并在企业内部加强采购工作精细化管理的宣传工作，保障采购工作人员能够充分认识并理解精细化管理对央企采购工作提升的意义。通过健全采办人员及其他采购相关工作人员的绩效考核指标，还能够有效促进其工作积极性，进而提升采购工作的效率，促进精细化管理在采购部门的有效推进。

4.4 夯实央企物资采购人员队伍

第一，要加强工作人员对先进的采购系统的应用能力。央企在建设先进招标采购管理系统过程中，要注意做好规划，在丰富系统功能、提升系统稳定性的同时，加强新型采购管理系统与企业管理系统的对接。同时也要对新系统的各项功能进行介绍，促使采购人员能够尽快习惯并熟练应用相应采购管理系统，进而实现采购人员队伍的精细化管理提升，提升央企的运营效率。在推行采购管理系统的过程中，企业的管理人员也要定期对系统进行检测，进一步提升系统的稳定性，避免因系统瘫痪而造成资料丢失、项目停滞等问题[8]。

第二，加强人员培训、提升人员素质。首先，要提升采购人员的综合素养和职业道德水平，央企采购工作涉及的金额通常比较大，工作人员在完成相应的采购工作时，必须要做到以集体利益为先，有意识地提升自身抵制诱惑的能力。其次，要加强工作人员的专业能力和信息化应用水平。央企要结合采购工作的开展要求，注重对工作人员采购管理平台应用能力的培养，进而提升央企采购工作的精细化管理效率。

4.5 加强央企物资采购成本监督管理

央企的物资管理部门需要根据目前企业内部物资采购出现的问题进行分析和整改，完善企业内部的监管机制，建立相应的监管部门，实现物资采购全过程的监管，对采购产生的成本费用进行仔细的审核和检验，这样才能充分发挥监管的作用。另外，还需要对物资的供应商进行监管，加强对供应商资质、供应产品的质量、价格以及供货时间等因素的监管，并且需要着重调查供应商的经营情况和生产水平，保证供应商可以如期供货，这样才能保证企业生产经营的需求得以满足。

5 结论

总之，面对如今经济全球化和市场全球化的趋势，央企想要在激烈的市场竞争中站稳脚跟、得到进一步发展的机会，就需要加强自身内部的管理和控制。加强物资采购成本方面的管理和控制程度是进一步提高央企经营管理能力的有效手段。物资采购可以说直接关系到央企的运营发展情况，在当前央企改革的背景下，为了保证央企的发展活力更需要从物资购买成本管理的角度提高央企的管理水平。央企加强对物资采购成本的管理，可以有效地控制物资采购的成本，增加企业效益。