基于全面质量管理和标准化思维的医院人事档案审定研究

摘 要：档案审定是保证人事档案管理工作质量、确保人事档案管理真实、规范的现实要求。本文以人事档案审定为例，基于全面质量管理（TQM）和标准化思维，探讨了新时代医院人事档案审定的现实矛盾、审定主要内容、标准、原则、方法及影响因素，并就做好医院人事档案审定工作、提升医院人事档案管理质量和水平提出意见建议，以期为进一步做好医院人事档案审定工作提供参考。

关键词：全面质量管理；标准化思维；人事档案审定

引言

烟台市奇山医院是一家肝病和感染病专科医院，在人事档案审定及质量控制方面，通过分析影响人事档案审定质量因素，有针对性地采取措施，加强人事档案审定质量控制，对提高医院管理效率和服务质量具有重要的现实意义和实践价值。本文以人事档案审定为例，基于全面质量管理（TQM）和标准化思维，探讨医院人事档案审定的内容、标准和要求。

医院人事档案审定是指对医院在党的组织建设、人事管理、人才服务过程中形成的，反映个人政治品质、道德品行、工作经历、专业素养、业务实绩、廉洁自律及社会关系等情况的历史记录材料的真实性、完整性进行审核、认定和质量把关，做好医院人事档案审定工作，是医院人事档案管理的一项重要内容，对人员教育培养、选拔任用、监督管理、人才评鉴均具有重要作用，也是维护广大医疗行政管理人员合法权益的重要依据。

1 全面质量管理与标准化

1.1 基本含义

全面质量管理（Total Quality Management，简称TQM）是一个组织以质量为中心，以全员参与为基础，以服务对象满意、本组织所有成员获益、社会收益而达到长期成功的管理途径。全面质量管理具有全面性、全员性、全过程性特点。标准化思维则是在编制标准，以及进行标准化活动过程中形成的科学总结和理论概括。标准化思维来源于标准化工作实践，并接受实践检验，反过来指导和影响标准化活动。

1.2 全面质量管理与标准化

随着医疗卫生事业发展，医院人事档案管理快速走向信息化、数字化和智能化。这对人事档案质量的要求越来越高，尤其是对“三龄两历一身份”的审定质量，需要对医院人事档案实行全过程质量控制、全要素内容涵盖，全员参与的全面质量管理。全面质量管理与标准化管理二者相互联系、相互影响。医院人事档案标准化管理是人事档案全面质量管理的前提和基础，医院人事档案全面质量管理则是标准化管理的重要保障。标准化管理是人事档案管理过程中的重要媒介、支撑，具有规范、统一、权威及协调等基本特征。标准化作为新时代医院人事档案高质量管理的重要手段，推动医院人事档案管理从传统向现代转型发展。在此过程中需要积极探索构建医院人事档案管理顶层设计、精细规范的组织管理，建立人事档案管理程序及要求，运用全面质量管理理念及手段，融入标准化思维，全面、系统、深入地推进医院人事档案审定工作，提升医院人事档案管理质量。

2 医院人事档案审定的现实矛盾

2.1 客观性与主观性

医院人事档案自身属性及医院管理的现实需要，体现医院人事档案价值的客观性。一方面，医院人事档案是记载单位职工履历、学历、考核认定、专业技术职称评定、表彰奖励等客观存在的、记录人事信息的物质载体；另一方面，医院人事档案是人才资源优化配置、人才引进、培养的重要依据。可见，无论是医院人事档案自身属性及其现实利用价值都决定其价值存在的客观、固有属性。但人事档案审定则是一种主体的主观性活动，受审定人员的认知、立场、观点、业务能力等因素影响。因此，医院人事档案审定主体的主观性与人事档案价值客观性之间存在着矛盾。

2.2 潜在性与实践性

医院人事档案价值有其潜在性，从服务和保障医疗事业发展过程中逐渐显现出来。随着医疗卫生事业的发展、改革的深入，人事档案价值会逐渐发挥出来，并为社会所认知。人事档案审定实践性强，归档前的审定决定着人事档案保管期限及其纳入归档范畴；管理过程中的审定则决定着人事档案的“生死”命运。无论是归档前的审定还是管理过程中的审定，都离不开人事档案价值判断、真实性审核，而医院人事档案价值具有其潜在性、隐含性特点，与档案价值审定的实践性之间存在矛盾。

2.3 多维性与局限性

医院人事档案价值的主体性即同一客体（人事档案）因不同利用主体（利用者）需要的不同而形成各种价值关系的存在，表现出人事档案价值的多维性特点。如选拔任用、职级晋升、岗位调整等[1]。可见，同样一份人事档案，其价值有其多维性，这就要求档案审定者要具有较高的专业知识，准确识别其多维价值属性。但实际审定过程中，由于人员学识、实践能力及客观条件等因素制约，使其对多维人事档案价值审定存在一定局限性。因此，医院人事档案价值多维性与档案审定主体的审定能力、价值认知之间存在矛盾。

3 医院人事档案审定的主要标准、原则及方法

3.1 审定标准

3.1.1来源标准。医院人事档案是医院组织或人事部门在人事管理过程中形成的，反映医护人员个人政治品质、医德医风、专业素养、廉洁自律等历史记录材料。医院人事档案主要来源于政工科、办公室、科教科、党委办、纪检监察室等。

3.1.2内容标准。根据《干部人事档案工作条例》第十九条等相关规定，属于人事档案归档内容主要有履历类、自传和思想类、考核审定类、学历学位专业技术类、政审类、党团类、表彰奖励、违规違纪处分类、工资任免类及其他类等，内容要体现人事档案的重要性、独特性及时效性。

3.1.3特征标准。医院人事档案在档案名称、记录方式、载体形态和形成时间等有其自身特征，可依据某种形式特征对档案价值的影响作为依据进行审定。

3.2 审定原则

3.2.1全面分析原则。坚持做到依据的政策要全面，要以党和国家医疗卫生事业发展，以及人事方针政策为指导，做好文书档案价值审定。把握的需求要全面，要预测社会对医院人事档案利用需求，多层次、多角度、多方面分析人事档案价值，既要立足当前，也要考虑长远，既要立足现实应用价值，也要兼顾学术研究、编史修志功能。

3.2.2客观真实原则。把握人事档案是阶段性人事工作的历史记录这一本质属性，将医院人事档案价值放在其形成的历史环境中，具体分析医院人事档案的内容、形式及其文件相互关系。要尊重历史、尊重事实，以求“今世赖之以知古”。

3.2.3坚持发展原则。人事政策在变化，人事档案价值会呈现出一定的时效性、扩展性，当前有价值的档案随着时间的变化，未来可能没有“用处”；现在尚未用上的档案，未来可能有“用处”，因此要坚持发展的观点，以求“后世赖之以知今”。

3.2.4不唯职能原则。医院人事档案审定要紧紧围绕其人事工作职能，把反映人事工作职能活动的资料作为归档重点。但“重职能”≠“唯职能”，联系人事档案工作实际，非职能活动产生的，但见证重要人事内容的，也应纳入归档范畴[2-3]。

3.3 审定方法

目前，人事档案审定主要采用直接审定法。所谓直接审定法，就是采用直接、具体、实地审查档案，由档案管理人员或审定员逐件逐张逐份审查医院人事档案，从人事档案内容、名称、可靠度、真实性、规范性等方面分析。还要根据人事档案案卷目录、标题、题名等判定。此外，现行人事行政主管部门（如人事科）与医院档案管理部门根据人事管理需要进行审定，确定保管范围及保管期限。

3.4 审定步骤

一是采用人事档案价值审定的原则、方法指导和划定人事档案归档范围。二是根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等相关规定，确定划入归档范围的人事档案的保管期。三是以“件”为单位进行人事档案组卷、装订。四是档案价值复审。保管期限届满需要对人事档案价值进行复审，根据复审结果重新确定保管期限。五是销毁无价值档案。经归档审定及价值复审，失去保存价值的人事档案，要按照规定程序进行销毁[4]。

4 影响医院人事档案审定的主要因素

4.1 来源

醫院人事档案审定中的“来源”，主要是指医院人事档案的“形成者”，是人事档案“以我为主”审定规则的集中体现，也是判断人事档案价值的重要因素之一。通常情况下，人事档案主要以组织、人事部门，以及本单位党委（组）、人事科等发布的档案价值要高于其他部门的人事档案价值。上下级医疗卫生主管部门的人事档案资料要高于非上下级人事档案资料价值[5-6]。

4.2 内容

医院人事档案审定的又一重要考虑因素，是“内容”因素，这也是人事档案审定应考虑的首要因素。与科技档案、文书档案不同，人事档案涉及的主要是履历、资历、学历等方面的内容，涉及到医院人事调整、变动等管理活动。根据档案内容的“独特性”“重要性”两大主要因素进行审定。其中，独特性，就是指反映人事管理内容的决定、决议、通知、方案等。重要性则是指医院人事档案内容要较一般的、事务性工作形成的资料价值更高，更具有保存、归档的现实必要性[7]。此外，人事档案中的“三龄两历一身份”信息是重要审定内容，要确保真实准确。

4.3 时间

“时间”是人事档案审定的又一重要参考性因素。《档案法》明确提出“县级以上各级档案馆的档案，应当自形成之日起满25年向社会开放”。《各级国家档案馆开放档案办法》中规定：“各级国家档案馆保存的档案，一般自形成之日起满30年向社会开放，经济、科学、技术、文化等类档案，可提前开放。”

5 医院人事档案审定的对策措施

5.1 健全审定工作机制

医院人事档案审定工作是一项专业性、政治性极强的工作，具有涉及内容多、范围广、程序复杂等特点，需要医院不断健全人事档案审定工作机制建设，推动人事档案审定工作规范化、科学化[8]。一是建立“三同步”机制。将医院人事档案审定工作纳入重要议事日程，与其他档案工作、医疗业务工作同部署、同落实、同检查，确保人事档案审定工作常态化长效化。二是强化组织领导。成立由院领导、分管负责人、档案管理员、人事科人员组成的档案审定工作领导小组，加强人事档案审定工作领导。三是健全规章制度。根据人事档案管理的特点和要求，结合人事档案业务工作实际，制定详细的人事档案审定标准、规范人事档案审定流程，确保审定质量。

5.2 优化审定工作流程

按照人事档案文件形成人员—形成部门—审定领导小组三级工作体系，优化医院人事档案审定工作流程。一是坚持“谁形成，谁审定”。由人事部门与档案管理部门进行初步审定，提出初步审查审定意见，再由审定领导小组审核。二是坚持“详论证，细把关”。组织人事科、档案室等多部门协同审核审定，必要时组织论证，形成审定审查意见。三是“多留痕，多留档”。人事档案审定的各个环节形成的材料要注意做好收集保存，并根据审定结果作出相应的处理决定。或纳入存档范畴，或重新确定保存期限，或予以销毁。

5.3 完善审定工作标准

根据《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》《干部人事档案工作条例》等相关规定，医院要结合最新人事档案管理规定和要求，结合馆藏人事档案管理情况，做好人事档案分类汇总，细化审定标准。首先要组织审定人员学习、讨论，细化人事档案审定标准，统一认识。其次要及时划定医院人事档案审定范围，明确审定要求。再次是以档案利用需求为导向，通过档案审定成果服务于医院人事管理工作。

5.4 明确审定工作内容

医院人事档案审定工作是医院、档案部门根据相关法律法规，通过审定以确定纳入归档范围、归档保存周期，以及是否需要销毁等。需要医院人事档案形成部门与档案部门共同做好人事档案审定工作，明确人事档案审定内容：一是重点做好涉密人事档案清理，形成医院涉密人事档案目录。一旦达到保密期限的，按照《国家秘密解密暂行办法》进行审核。二是对人事档案中非涉密文件按照控制使用标准，划分“开放利用”与“控制利用”，并建立相应的人事档案管理目录：开放利用人事档案目录、控制利用人事档案目录。根据确定的相关目录进行审定。

5.5 提升审定工作能力

医院人事档案审定工作的专业性强，不仅要熟练掌握档案专业知识，还要具备一定的人事管理业务知识。一要加强业务学习。有计划、有系统、有目的地做好业务知识培训，重点是要加强档案审定业务知识学习，掌握人事档案审定流程、原则、标准和要求，熟练开展人事档案业务审定工作。二要注重实践锻炼。通过业务评比、竞赛等方式，加强档案人员人事档案审定的实践能力和水平。尤其是业务新手，要安排跟班学习、锻炼，逐渐提升审定能力。三要守牢职业底线。加强人事档案审定人员的思想政治教育，增强职业荣誉感，守住清廉底线，不断提升人事档案审定综合能力和水平。

参考文献

[1]鲍兰兰.“全时代”下档案审定工作的必要性研究[J].办公自动化，2023（1）：48-50，18.

[2]谢雨欣.基于专家系统的档案审定工作模式创新探析[J].北京档案，2022（7）：27-30.

[3]陈鸣耀，汤国民.正确定位档案审定工作——谈如何破解档案审定难[J].中国档案，2007（6）：33-35.

[4]陈鹏，黄夏基.谈德尔菲法在档案审定中的应用[J].山西档案，2009（4）：25-27.

[5]刘东斌.档案审定——由谁审定——档案审定基本问题思考之二[J].档案管理，2006（3）：23-26.

[6]陈忠海.档案审定理论应实现两个转变[J].档案管理，2001（4）：17-19.

[7]倪道善.档案审定研究的宏观思考[J].四川档案，2001（1）：4-6.

[8]高勇.档案审定理论研究：问题与对策[J].四川档案，2003（5）：10-11.

作者简介：李美玲（1977— ），大学学历，烟台市奇山医院馆员，主要从事人事档案管理研究。