电子标书编制要点与注意事项分析

郭本英，李建雄

（1.中通服咨询设计研究院有限公司，江苏 南京 210000；2.内蒙古工业大学，内蒙古 呼和浩特 010020）

0 引言

随着各行业、政府部门的电子采购交易平台不断加速发展，招投标活动逐步向电子化方向推进，尤其自2020 年新冠肺炎疫情发生以来，各大企业、政府主动将“数字化”“智能化”更多的融入生产工作中来，招投标活动也快步走向电子化[1]。

1 商务标书

1.1 基本信息类

投标文件商务册中的基本信息包括投标人基础信息填写表、投标函、法定代表人证明、授权函、承诺函、投标人控股以及管理关系情况申报表等，一般在招标文件中已给出固定格式，标书编制人按照给定格式填报相关内容即可，此部分的编制需重点注意以下内容。①授权函的委托期限：委托天数必须大于等于投标有效期的天数，否则易产生废标风险。②签字盖章要求：比如投标函落款处的签字及盖章，对于电子标来说，机构不同，对于此处要求也不尽相同，或要求线下打印签字并盖章扫描，或要求只加盖电子章即可，或无须签字盖章等，需要到招标文件中找到明确的要求。③其他细节注意事项：如法表代表人、授权委托人的身份证是否在有效期内，投标项目名称及编号是否正确，注意落款日期等。

1.2 证明材料类

商务册中的证明材料一般包括投标人的营业执照、各项资质证书、纳税证明、保险缴纳证明、获奖证明等，此部分内容属于客观内容即投标人的硬实力体现，需要注意的事项有。①提前准备材料：此类证明材料存在保密性，需要提前借用或走相关审批手续。②区分资格项与评分项：对于招标文件中要求的资格项证明材料，必须保证不差不漏，否则有废标的可能；而对于评分项，如果个别证明材料确实不满足，只会影响得分，而不会被废标。③证明材料的有效性：核查证明材料的有效截止日期，如果不在有效期内但已延期，须同时提供延期证明材料[2]。

1.3 服务能力类

服务能力类一般包括投标人业绩、财务审计报告等，对于业绩要求，应重点关注：①区分资格项与评分项，对于资格项业绩，必须完全符合招标文件要求，否则存在废标风险。②将业绩按符合程度进行排序，符合程度可从满足评分条件、签订时间、工程地点等纬度来区分。③对于业绩证明材料，不同项目的招标要求不同，或要求提供合同扫描件即可，或要求提供合同扫描件及发票，或要求合同扫描件及业主方证明等，需根据招标文件的要求逐一提供。同时对于其中的细节问题更需引起注意，如合同是提供全部页扫描件还是关键页扫描件、发票只需要一张还是所有都需要。

而对于服务能力中的财务审计报告，由于内容多、数据多，如招标文件允许，可以只提供关键页，同时将评分要素在投标文件中重点标注出来，方便评标专家评审。

1.4 投标保证金

投标保证金是投标人按照招标文件的要求向招标人出具的，以一定金额表示的投标责任担保。其实质是为了避免因投标人在投标有效期内随意撤回、撤销投标或中标后不能提交履约保证金和签署合同等行为而给招标人造成损失。投标保证金除现金外，可以是银行出具的银行保函、保兑支票、银行汇票或现金支票等。

在投标工作中，缴纳投标保证金时需要重点注意的事项如下。①保函有效期：对于采用银行保函形式缴纳投标保证金的，投标保证金的有效期必须大于等于投标有效期。②账户：招标人或招标代理机构的投标保证金收款账户会因项目不同而不同，避免不核对招标文件中的保证金账户而相当然的汇入已有账户。③备注：招标文件中往往会要求投标人在缴纳投标保证金时做详细备注，以便招标人或招标代理机构核查。④上传平台：电子招标中，部分项目会要求将投标保证金汇款凭证或保函上传到电子招标平台，如在开标前未上传，存在投标无效的可能性。

2 技术标书

2.1 技术措施

技术册中，一般需要将评分办法中的技术评分要点以目录或小标题形式体现出来，首先解决“有没有”的问题，然后对每个目录内具体内容进行精细化开展即解决“好不好”的问题。

以某招标文件技术评分办法中的其是一条评价内容“投资控制及安全控制措施”为例，要求“根据投标人提供的投资控制及安全控制措施进行评分，内容包括但不限于对项目投资控制、降低工程造价、工程施工安全控制的措施及方法、投资控制、项目安全控制的重点难点分析及应对措施、对控制项目投资的承诺、设计交底及安全交底的内容及方法等”，则此部分内容在标书编制中，上级标题应为“投资控制及安全控制措施”，其下一级标题并列分别为“项目投资控制”“降低工程造价措施”“工程施工安全控制的措施及方法”“投资控制措施”“项目安全控制的重点难点分析及应对措施”“对控制项目投资的承诺”“设计交底及安全交底的内容及方法”。

2.2 人员工器具配备

人员及工器具配备涉及项目中标后的交付能力，往往是在招标文件中要求比较高的要素，此部分重点关注点如下：①区分资格项与评分项：招标文件中往往将项目经理的资质做为资格项的一部分，此时在项目经理的选择上必须完全满足招标文件要求，否则容易产生废标风险。②数量要求：对于人员及工器具数量的配备，建议在满足招标文件要求的基础上，可适当增加，避免出现因个别人员或工器具不被认可而丢分的情况。③证件要求：注意证件有效期以及是否有与本项目无关的水印。④人员社保：招标文件中往往要求提供项目组人员的社保缴纳凭证，需重点关注所要求的社保缴纳期限。⑤复用要求：同一个招标项目可能会划分不同的标段，需重点关注不同标段对于人员及工器具是否可复用的要求[3]。⑥技术规范书的要求：在招标文件的技术规范书中，往往对人员及工器具有额外的要求且会出现高于评分办法中的要求的情况，此时不仅需要满足评分办法，也需要满足技术规范书的要求。

2.3 技术参数

投标文件中往往需要对招标文件所提出的技术参数要求进行应答，应答时的注意事项包括：①关注招标文件中是否对产品限定了品牌，如果已限定某些品牌，则只可采用限定的品牌进行应答，如果未限定，则也可采用具备同等产品能力的品牌。②对招标文件中的产品参数要求需进行逐一应答，同时需提供与应答内容相匹配的检测报告或产品说明书等佐证材料。③对于招标文件中要求的技术售后承诺、原厂的使用授权书等，需按要求提供，注意承诺或授权的期限要求。

2.4 技术暗标

在部分招标项目中，会将技术部分做为暗标来投标评标，可以有效地消除明标评标过程中评委专家的人为打分倾向，也可以增强技术标评标的保密性，提高竞标质量。

技术暗标对于标书的编制有明确且严格的要求，不符合编制要求的投标文件将按废标处理，需要重点注意以下3 项内容：①技术暗标的正文中不得出现投标人的名称和其他可识别投标人身份的字符、徽标、人员名称以及其他可识别出的明显标记等。②技术暗标的排版需严格按要求执行，如封面、目录、页边距、行间距、段落缩进、字体、字号、页眉、页脚、页码等，均不得出现与统一格式不一致的情况。③投标文件中图表的大小，图表中的字体、字号、颜色等，需满足格式要求，尤其注意颜色要求，往往是造成废标的一大因素。

3 报价文件

3.1 成本测算

投标前项目的成本测算是投标报价的前提，也是决定所投项目是否可盈利的关键因素，因此成本测算是投标过程的关键环节之一。①仔细研究工程量清单，针对清单中的设备、材料以及相对应的人工费，逐项进行价格测算，如果使用到其他厂家的设备、材料或使用劳务单位，建议寻找至少三家符合技术参数要求的单位进行询价、对比，使成本测算更加趋于中标后的真实成本。②成本测算过程中，还需要考虑项目实施过程中的其他费用如安全生产费、措施费、垫资成本、管理成本、差旅成本及税金等[4]。

3.2 报价得分测算

价格因素一般在投标中所占的分数比例较高，报价得分测算是在成本测算完成的前提下，根据招标文件中价格得分计算方法、投标人的报价策略、利润需求以及其他投标人的报价推算，来测算能够得到较高得分的投标报价的过程。在此过程中，需要把招标文件中的价格计算方法演变为计算表格，以方便不同报价数据的测算。

价格得分一般采用基准价法（部分比选项目会采用最低价法），首先，需要明确基准价的计算方法（或取算术平均值法，或取算术平均值的一定比例）。其次，需明确异常报价的范围。另外，需明确在高于基准价或低于基准价时，不同的扣分步长值，最终目的是在保证满足投标人效益基础上，使投标报价无限接近于评标基准价，以获得较高的价格分数。

3.3 报价表填写

投标项目询价、成本测算、价格得分测算完成后，投标报价已基本确定，下一步工作是报价表的填写。①报价表填写时首先关注表格中的货币单位（元或万元）、限价要求、税率、报价格式要求（如小数点位数要求）等。②在对所投项目具有合理充分预测的前提下，可以结合工程特点，适当运用不平衡报价法，合理调整投标文件中子项目的报价，以便在项目中标后可以得到更多的正当权益。

4 标书整体核查

商务册、技术册及报价册标书编制基本完成后，需根据招标文件要求对标书进行整体核查。①核查资格项是否已完全符合要求。②核查评分项是否已全部应答。③核查招标文件、商务规范书、技术规范书中的标星项是否已全部应答。④如果标书编制过程中参考了其他项目的投标文件，则需重点核查标书中是否存在其他项目相关的字样[5]。⑤核查标书的格式是否合规如页眉、页脚、页码、图名、图号、表名、表号、是否存在空白页、整体布局是否合理等。

5 电子标书制作与上传

5.1 提前测试

电子投标涉及CA 锁、标书制作软件、标书上传平台等，投标人在拿到招标文件后，首先，需要提前办理对应电子投标平台的相关CA 锁、安装标书制作软件，其次，需在正式投标前进行至少一次的全流程穿越测试，防止出现开标前上传但CA 或软件却无法使用的情况。

5.2 电子标书制作

将已完成的投标文件上传到标书制作软件，注意标书制作软件所允许上传的文件大小限制。通常标书制作软件中是模块化上传即各类资料分别上传，则在制作投标文件时，可以按标书制作软件需上传的模块来分开制作，便于快速完成。

5.3 电子签章

电子标书上传完成后，进入电子签章环节，根据招标文件要求判断逐页签章或关键页签章，对于必须要签章的页面，务必检查不能有遗漏，否则有废标风险。

5.4 导出核查

对于各项操作已经完毕的电子标书，投标平台一般有标书导出功能，将已完成的电子标出导出后，再次进行逐项核查，确保无误后，进行加密导出为可上传的电子标书。

5.5 上传环境

电子招投标开标时，电子平台会对所有投标人的投标文件及投标环境进行核查。不允许与其他投标的使用同一台电脑，否则会被电子平台核查为“文件制作机器码相同”或“Mac 地址重复”，从而可能会被认定为串通投标。不同投标人不应使用同一网络上传电子标书，否则会被电子平台判别为“IP 地址相同”，从而可能会被认定为串通投标。电子平台会对不同投标人的标书雷同率或标书重复率以及其他不应该雷同的信息和数据进行识别比对和详细分析，以判别是否存在相互串标的行为。

5.6 标书上传

将已经加密的电子标书，按要求上传到相应的投标位置，需注意电子标书上传的大小限制，如果超限，则根据招标文件要求选择是否以超大附件上传。上传过程中如出现系统问题导致不能成功上传，务必要保留系统操作界面截图，以便向招标人或招标代理机构进行申诉。

6 结语

标书编制是投标过程中必不可少的一项工作，而且是非常关键的工作，它不仅仅是为了中标而编制，同时也是向外界宣传自己的一种重要途径，而标书编制又是一项认真细致的工作，只有掌握了标书编制尤其电子标书编制的能力和技巧，才能对标书中的各个要素做到精益求精，才能够助力企业在投标中立于不败之地。