基于激励保健理论的高校院系办公室管理路径研究

夏奥运，雍舒翔

（淮阴工学院自动化学院 江苏 淮安 223001）

1 激励保健理论内涵

激励保健理论又名双因素理论，是美国心理学家赫茨伯格在20 世纪50 年代提出的，该理论认为调动人们工作的主动性主要包括2 个因素：保健因素和激励因素。保健因素可理解为外在因素，包括考核制度、工作环境、薪酬待遇、管理流程等，这些因素只能维持现有状态，消除不满情绪，对人们进一步的改善和激励没有作用，所以也称“维持因素”。激励因素是激发人们的内在意愿，主动自发地工作，也称“满意因素”，包括工作的责任感、工作本身的意义、未来的规划、工作发自内心的快乐等。激励是人力资源开发的重要手段，是企业激发员工激情的重要途径，运用激励因素，有利于长期稳定地调动人们的工作热情，给人们持续不断地输出内在精神激励。故而，高校办公室管理要着重放在内在激励因素上，这对于提升高校办公室管理效率具有重要意义。

2 高校院系办公室管理职责阐述

高校院系办公室是处理和协调学院日常行政、教学和接待工作的职能机构，是学院重要的行政枢纽。办公室主要负责执行院领导交办的任务，并接受学校主要职能部门的监督和指导，同时承担人才引进、年度绩效二次分配、职称评定、财务报销等各方面的服务协调工作[1]。高校院系办公室是连接高校教学生产活动、行政管理活动和科研活动的重要部门。

3 激励保健理论视域下高校院系办公室管理现状及问题

3.1 对管理服务不够重视

目前，多数高校院系仍是在重教育科研、轻行政管理的思路上运行，其很少在乎办公室的作用，相比其他管理部门，高校院系办公室工作人员的作用一直不被认可。此外，办公室人员因所在岗位职责的问题，不能直接参与教学和科研工作，导致其在学校最重要的教学和科研工作中往往被忽视[2]。办公室管理人员难以在自己的岗位上找到成就感，久而久之会出现焦虑、抑郁等问题，大大降低了高校院系日常办公管理的效率。

3.2 管理人员服务意识淡薄

院系办公室人员不仅需要在管理上高度专业化，还需要树立较强的服务意识。但目前高校院系办公室人员普遍较少，工作任务繁重等情况，导致高校院系办公室管理工作缺乏时效性和系统性。此外，受到享乐主义、功利主义等社会不良风气的影响，部分办公室管理人员上班心态消极，非自己负责的事务坚决不做，其服务意识严重欠缺。

3.3 职责分工不明确

目前，高校院系办公室管理系统的建设还处于萌芽阶段，需要进一步深化和完善。在实际工作中，还存在职责分配不清、一人多岗、职责交叉、岗位间事情相互推诿等众多问题[3]。没有专门的条例规定哪些职责属于办公室，其在工作中经常会遇到一些特殊问题、情况，需要及时处理，但是往往没人愿意接手、没人解决，办公室工作人员也会因为这些问题受到领导的批评，与其他职能部门之间产生矛盾和隔阂。

3.4 制度方面不完善

高校院系在开展办公室管理工作的过程中，制订出一套切实可行的院系办公室管理制度是非常有必要的。但调查研究发现，部分高校的办公室管理制度还存在着不足：①制订的制度不科学，缺乏改革和创新精神，这是目前大部分高校院系办公室管理工作亟须解决的。②没有落实相关的奖惩机制。导致高校院系办公室工作人员在日常工作过程中只是循规蹈矩、按部就班地工作，缺乏激情，认为只要在工作中不犯错误就行，导致工作效率低下[4]。

4 高校院系办公室管理工作的重要意义

高校各部门办公室都占据着非常关键的位置，具有向上联系领导、向下联系基层一线员工的作用。高校办公室工作人员更像是管家，虽无固定的工作内容，但要负责院系里面的各种业务，在各院系和部门之间发挥着牵线搭桥的作用。高校院系办公室还是领导的“左膀右臂”，高校院系领导往往身兼数职，既要搞科研，又要搞管理，还需要参加各种活动。校领导虽想亲力亲为，但分身乏术，往往需要办公室人员向其汇报具体工作情况，协助领导制订决策方案，给领导规划提供思路。高校院系办公室人员虽不能替领导做决策，但可给领导做决策提供帮助，为领导的决策保驾护航[5]。

5 激励保健理论视域下高校院系办公室管理问题的解决策略

5.1 保健因素

5.1.1 优化薪酬体系

高校院系中，办公室管理人员的薪酬待遇和专任教师的薪酬待遇是有着不小的差距的，所以优化现有的薪酬体系是至关重要的。目前，高校人员的薪酬主要由基本工资与绩效工资两部分组成。基本工资一般是固定的，不会随意变动，主要和人员的学历、年限等相关，随着社会的发展，以后只会不断地提升。而绩效工资是高校薪酬激励的重要组成部分，对于贡献多的人员可适当倾斜，但是要严格按照考核制度认定，做到“以效取酬”。办公室管理是一项比较综合、复杂的工作，压力较大，所以在绩效工资上不能按照固定不变的方式发放，要在科学公正的层面上按劳发放，避免一碗水端平，对于优秀的人员，要给予物质上的奖励，这样才能调动大家的积极性[6]。

5.1.2 完善管理流程与制度

第一，以往的高校院系办公室管理制度已不能满足现代高校的发展需求，不能适应时代的发展需要，需根据学校的发展不断完善办公室管理机制。第二，出台奖惩激励制度，调动办公室工作人员的积极性。对服务意识强、工作热情的人员进行奖励，并设立标兵进行宣传嘉奖。对于工作效率低、服务态度差、工作质量差、经常被投诉的办公室人员进行绩效考核，以鞭策促进他们端正工作态度，提高工作效率。第三，完善办公室管理工作流程，给有能力想发展的人员提供成长的舞台。根据个人能力安排工作，将任务责任分配到个人，防止责任划分不清出现互相推诿的情况。第四，根据分配任务情况，及时记录跟踪完成情况，并根据实际情况及时调整任务，避免忙闲不均的情况发生。

5.1.3 制订考核管理监管机制

高校院系应建立相关的考核管理和监督机制来保证实施。在考核方式上，包括普通考核和年度集中考核。普通考核通过每日考勤和每月工作总结来完成。年度集中考核可由领导、其他相关部门的部分同事、办公室面向的管理对象进行。严格执行相应的“管理―评估”原则[7]。具体来说，在考核方法上参考国家企事业单位和公务员制度的相关方法。考核可按照德、能、勤、绩、廉五个方面开展，也可按照具体工作态度、业务能力和实际工作表现进行。考核小组要求管理人员在特定时间向二级学校全体人员汇报，如此可极大地促进其相互学习，相互监督，避免成绩造假。

5.1.4 加强信息化办公建设

当今是互联网大数据信息化的时代，但在高校工作当中，并没有完全采用信息化技术，有的还是采用传统的模式，并没有依托互联网进行智能化管理。各个部门在处理紧急任务时，由于不能及时顺畅地沟通协调，导致办公效率低下。依托互联网加强高校信息化办公建设可以及时将各种信息发布在平台上，各部门可以有条不紊地按照步骤相互协调完成。同时，高校院系办公室人员也可以通过平台提供更好的服务，利用大数据分析教师和学生的需求，从而提高工作效率。

5.2 激励因素

5.2.1 树立正确的工作理念

作为高校院系办公室人员要端正工作态度，不能存在消极心态，要牢固树立正确的工作理念，不断提高思想认识，与时俱进，打破按部就班的工作模式，树立服务意识。在工作中要不断领悟行政管理和教学管理的重要意义，以此来提高工作效率。第一，在日常工作中要不断提高服务意识和能力，在服务中要做到热情周到。第二，加强交流学习，学习先进的高校管理理念和方法，将学习到的理念和方法带入日常工作当中。高校院系办公室除了要服务学生和教职工以外，还担任着学院行政、教学管理等事务，需要协助各个部门完成各项工作，满足新时代对高校院系办公室管理的新要求。

5.2.2 提高工作的灵活度

对于高校办公室管理来讲，如果要充分调动人员的积极性，就要从人员自身的角度出发，让其能够对自身的工作进行灵活的规划，并保证在能够完成工作的前提下，不影响工作的本身。高校在各种方针政策的制订中，要充分深入各个学院调研，调研的主体就是办公室管理人员，因为各个院系的办公室管理人员是最具有发言权的人，他们最了解基层的具体情况，所以要不断强化人员的参与权和决策权，提高他们的主人翁意识，从而能够发自内心地激励他们。

5.2.3 制订生涯规划

第一，办公室管理部门要善于发现，要把做实事、能干事的人员留住，对于工作业绩突出的人员要给予精神奖励。第二，让办公室管理人员明白单一的职务晋升路线不再是自己唯一的选择，管理人员也可以走职称路线，两条路选择，走得更加从容稳健。第三，办公室管理人员的职业规划要和学校、学院的长期发展目标相结合，这样才能双赢，不脱离正轨，才有利于高校的高质量发展。

5.2.4 提升管理队伍的专业化

由于工作服务群体的特殊性，高校院系办公室人员需要坐班，上班时间比较固定。高校院系办公室专职管理人员不像学院专业课教师，在完成教学任务后有大量时间进行自我学习提升。所以，即使同在高校任职，但高校院系办公室专职管理人员很难在日常工作的过程当中学习提升业务技能。从长远看，这对高校院系办公室管理人员的工作效率提升和自我职业规划发展都是极其不利的。正因为此，高校需要针对高校办公室管理人员定期开展轮岗培训工作，以提高办公室管理人员的业务技能。同时要与时俱进，充分利用网络，定期开展办公培训和学习，以此来改变老一套面对面、跑断腿的工作办公模式，从而更好地达到优化管理队伍的效果。

6 结语

高校院系办公室是高校管理系统的重要组成部分，也是高校建设的关键。作为高校管理人员，他们面对师生不仅要保持积极的工作态度和工作热情，还要利用业余时间提升自己的业务技能，不断充实自己，提高工作水平和综合素质。正是他们的无私付出才保证了高校各部门之间合理有序高效的运行，才能为社会培养出一批又一批优秀的高素质人才，促进整个社会的快速发展。