高校后勤保障部门专项审计实践探究——以Y 大学为例

樊 莉

（作者单位：扬州大学）

高校后勤保障部门，是总负责学校后勤工作，为教学、科研及师生和员工生活提供保障的服务与管理机构。在审计年度计划安排中，大多数高校侧重于对高校领导干部经济责任履行情况进行审计，对后勤保障部门的综合性专项审计相对较少。随着教育规模的扩大和部门经费的增加，后勤保障部门的管理内容日趋分散化[1]、多样化，加强对其的内部监督，提高管理效能，是学校高质量发展的必然需求。本文基于审计工作理论，详细介绍Y大学后勤保障处审计实施过程，并针对审计过程中遇到的困难提出对策。

一、案例概况

（一）部门简介

Y 大学是A 省省属高校之一，其后勤保障处是行政管理部门中年度预算资金安排量最大、业务种类最多的部门。2022 年，Y 大学后勤保障处全年财政预算资金安排总额达到3.62 亿元，包含校拨资金1.57 亿元，自收自支部门资金2.05 亿元。Y 大学后勤保障处现下设10 个二级部门，分别为综合管理科、质量运行与安全管理科、计划项目科、医疗服务中心、能源动力与节能管理科、饮食服务中心、公寓服务中心、物业服务中心、公共与卫生科和幼教服务中心。其中，饮食服务中心与幼教服务中心采取自收自支的运行模式，财务单独核算。

（二）部门特点

后勤保障处管辖的业务种类较多，内部管理的难度大，故相较于其他教学单位、行政管理部门，其专项审计难度也较大。

1.业务分布跨度大

Y 大学后勤保障处下设10 个二级部门，业务涉及工程项目建设、医疗服务、水电服务、幼教服务、物业管理、公寓管理和质量监督等，包含高校师生日常生活的方方面面。对于部门专项审计来说，众多的业务类型要求审计人员了解不同业务的特点和内部管理制度，对审前情况调查、审计方法和审计问题定性都提出了较高的要求。

2.校区分设数量多

Y 大学是一所由多所高等院校合并组建而成的高校，包含原师范学院、农学院、工学院、医学院、水利工程专科学校和商业专科学校，具有分设校区多、学生分散等特点。后勤服务因具有基础性特点，需要涵盖所有校区，而这给库存材料管理、资金收支情况等业务活动审计的开展带来了极大不便，大大增加了审计难度。

3.财务核算制度多

Y 大学后勤保障处虽经改革调整后已从后勤集团整合为学校内设部门，但由于其管辖内容的特殊性，会计核算由校后勤处内设的财务科和资产经营公司负责。由于核算主体不同，核算制度也存在差异，分别为行政事业单位会计制度和企业会计制度，需要依据《企业会计准则》《事业单位会计制度》和《高等学校会计制度》进行管理。财务管理性质和制度的特殊性也给审计工作的开展带来了一定挑战。

4.部门相对独立性高

在后勤保障处的实际管理中，学校给予其相对独立的自主权。例如，在人员管理方面，由于幼教服务中心和饮食服务中心等部门存在用人需求大、人员流动性强等特点，部分聘用人员由其自行管理；在库存管理方面，校区数量多也导致仓库数量等随之增加。本次审计时间短、任务重，而后勤保障处业务范围广、种类杂，导致审计人员难以有效掌握实际情况，发现问题的难度大大提高，难以作出准确判断。

二、审计实践过程

（一）审计范围

选取2022 年度后勤保障处财务收支情况作为审计范围，包含二级核算部分和在企业账套核算部分，必要时可追溯到以前相关年度。某些方面如工程建设情况、非编用工情况等选取2020—2022 年的数据作为审计范围。

（二）审计方法

主要采用的审计方法包括询问、审核、分析性复核、监盘、穿行测试等。

（三）审计程序

1.内部控制及管理情况了解

在审计进场前，审计组充分进行审前调查，了解到后勤保障处工程项目预算金额大、部门内非编用工人数众多等情况，确定了部分审计重点。通过设计固定要素表格，要求后勤保障处相关职能科室进行统计和填报，收集有效信息用于进一步分析，把握整体情况，减少零散抽查，提高审计核查效率。

2.实质性程序

（1）工程项目管理情况审计。对比工程项目实施台账填报的进度款支付与校财务实际支付明细，核查部门填报数据的准确性和可用性，查看是否存在超进度支付工程款项等情况；对比工程项目开工时间与立项时间，查看是否存在未立项便开工或先开工后立项的情况；对比项目实施预算金额与施工单位报审金额，查看是否存在项目随意变更或变更未经审批的情况；对比项目竣工验收时间与实际送审时间，查看是否存在延迟送审的情况。

（2）非编用工情况审计。对比非编用工人员名册与人事处提供的备案名册，通过VLOOKUR 函数查找身份证号匹配非编人员备案情况；运用Excel，以身份证号部分出生年月字段计算非编人员的年龄，与实际缴纳社保情况进行匹配，查看是否存在未达到退休年龄便未按规定缴纳社保的情况。

（3）库存管理情况审计。询问相关职能科室，了解库房分布地点与库存管理情况；不提前通知进行突击检查，要求库存管理人员按照当日库存管理系统进行材料盘点，形成完善的记录；检查材料入库及领用台账原件，查看是否存在未按规定进出库或账实不符的情况。

（4）水电收费审计。审核常规水电收入项目是否按照学校规定标准计费，是否存在未按规定收费或不合理收费的情况。

（5）采购情况审计。分析2022 年部门财务明细账，筛选零星支付较多的科目。本次审计选取的科目为印刷费，审计人员查看凭证附件，重点关注印刷服务单位，分析是否存在未按规定实施采购或拆分采购金额规避招标的情况。

3.审计发现的问题

（1）工程项目管理方面。立项依据不充分，存在未立项便开工或先开工后立项的情况（见表1）。例如，2022 年存在35 个项目未在维修管理小组会议讨论决定或未见项目立项书，42 个项目开工时间早于立项时间。

表1 未立项便开工或先开工后立项的工程项目（示例）

（2）非编用工管理方面。目前，非编用人由各部门提出用工申请，经处长办公会讨论通过，后续的招聘录用、合同签订及管理、工资标准的确定及调整均由各二级部门自行负责，未做到定岗定薪。工资调整由各中心提出调整方案，经二级部门相关会议讨论确定，缺少正常的调薪机制。同时，大部分非编用工未在人事处备案，学校无法掌握后勤保障处整体非编人员用工情况。

（3）财务核算制度未及时更新。饮食服务中心与幼教服务中心的财务核算为二级核算，单独在后勤保障处设立财务科，未在Y 大学校财务账内核算。财务核算机制仍然采用收付实现制，未及时根据行政事业单位管理制度的要求建立新账套，采用平行记账的方式。

（4）库存材料出入库管理混乱。部分水电维修材料入库即出库，材料采购验收后，由仓库保管员验收合格后收入采供部仓库，直接整批出库。同时，对已领用出库但实际未使用完的材料管控不到位，也未定期对临时仓库材料库存进行盘点，存在材料丢失、毁损的风险。

（5）部分收入收费标准不统一。部分商户水电费收费标准不符合学校制度规定。例如，Y 大学校属车队按照制度水费核定单价为3.63 元/吨、电费0.60 元/千瓦时，但实际收取的水费是按3.43 元/吨计算的；校内经营的对社会开放的餐厅水费为3.96 元/吨、电费为0.93 元/千瓦时，但实际收取的电费是按0.60 元/千瓦时计算的。

（6）采购计划安排不合理。相同采购内容未整合，造成采购资金使用效益低下，如各类宣传打印设计制作、图文标牌设计制作等分散在各个中心，各自按照实际使用需求进行印刷制作，未进行统一招标采购。2022 年全年与印刷服务单位共发生95 笔相关业务，均为5 万元以内的零星采购，合计金额已达公开招标标准。

4.审计建议

（1）强化建章立制，加强部门内部管理。后勤保障处部分内部管理制度未依据业务实际及时更新，建议从制度入手，排查内部管理疏漏，强化制度建设，健全长效机制。一是建立非编人员管理制度，固化人员聘用、工资调整、辞退补偿等标准，明确二级部门职能权限，让各项业务有据可依。二是改变现有非编人员管理体制，从根本上剥离劳动关系，充分运用劳务派遣机制将人员管理职能划分清晰。三是根据工程项目管理流程完善相关制度，填补制度空白。

（2）同类业务整合，强化部门牵头实施。建议后勤保障处开展牵头管理，设置专人专岗，设定统一标准。一是收口用人管理，由办公室牵头管理非编用工，各部门对非编人员的岗位调整、人员增减及时进行实名制上报，并及时掌握各岗位人数变动情况。二是在采购方面，合并同类型采购，按年度统计采购需求，由办公室在年初统一完成采购比价流程，设定固定服务供应单位，减少同类型业务零星购买的情况。

（3）完善内部监督，降低业务管理风险。作为众多业务的归口管理部门，后勤保障处应在编制部门业务流程规范时重视部门内部的监督，从业务管理源头降低管理风险。第一，在工程项目管理方面，要切实加强项目全流程管理，有效落实归口部门责任，减少施工途中的临时变更，确保项目满足使用需求；完善变更签证等审批流程，要求工程签证必须在项目竣工验收前提交审批完毕，并按照发生的时间顺序做好签证编号；明确不同金额项目的审批限额权限，严格按照提交审批金额设置多级审批程序。第二，在库存管理方面，建立不定期抽检机制，确保材料出库按时按要求登记，避免进库即出库的情况再次发生。

三、提升审计质量的思考

（一）提升审计人员专业素质和审计组的综合审计能力

审计人员的综合素质直接决定了审计质量，提高审计人员的专业能力是做好高校后勤保障专项审计工作的基础要求。首先，在日常工作中，要注重加强审计人员的业务能力培养[2]，帮助其优化审计知识结构，不断了解国家、省市、行业和校内的各项规章制度，打牢审计组的专业能力基础。其次，在组建审计组时，也可以适当引入协同部门人员，这部分人员熟悉其管理业务的特点，也对学校内部管理情况和需求有充分的了解，能达到“1+1 ＞2”的效果，大大提高审计效率和质量。最后，充分运用外部审计力量，如审计事务所，部分不涉及学校内部敏感信息的常规审计可由事务所人员完成，给审计组减少重复性工作任务[3]。

（二）点面结合开展专项审计，实现审计监督范围全覆盖

综合性专项审计具有时间紧、任务重的特点，审计组很难在规定时间内对部门做到全面了解和监督。高校在编制年度审计计划时，可以考虑将综合审计与专项审计相结合，通过综合性审计掌握部门内部管理的整体情况，精准确定需要进一步深入监督的部分，为开展专项审计打好基础。确定审计重点后，可以组织安排有目标的专项审计，对某一业务类型深入排查存在的风险点，并形成对应的专项审计报告，有的放矢地提出针对性的审计建议，有效促进某一方面的内部管理不断完善。

（三）构建评价指标体系，明确审计情况评价标准

目前，高校开展专项审计多采用定性评价的方式，对资金使用的定量绩效考核相对较少。在下一步审计中，审计组可以对此进行有益尝试，结合部门特点和内部管理现状，以学校发展目标为导向，按照科学性、可操作性、有用性、系统性、完整性、动态性等原则合理设置评价指标[4]，并对评价指标进行合理的层次划分，对部门运用学校预算资金获得的工作业绩进行定量评价，从绩效的角度反映部门整体管理效益，提升现阶段部门管理的运转效率，从而促进学校内部管理更加高效。

（四）加强部门信息联动，强化信息有效沟通

学校各单位具有一致的目标，即维护学校利益、推进高校治理。因此，可把审计监督与决策管理、组织人事、学生权益、财务管理等各方面贯通起来，既有助于增强审计刚性，快速聚力攻坚，进一步发挥各部门的职能优势和特长，精准找准切入口，紧盯关键领域，纵深推动解决重点难点问题；又能积极利用信息完善审计重点，持续健全各项工作机制，进一步做到有重点、全覆盖审计。同时，审计结果的有效运用也需要各部门参与进来，可以在审计完成后召开部门会议，各部门集思广益，结合实际提出操作性强的审计建议，多维度助推审计成果有效运用。

（五）开展审计整改回头看，落实审计结果运用

有效落实审计结果的运用，需要从建立完善的整改运行评价机制入手[5]。学校党委领导下的审计委员会应将审计整改作为核心工作，考虑将回头看与常规审计工作相结合，有计划地在各项审计任务中开展以前年度审计问题的回头看。同时，将审计问题的整改情况作为领导干部履责考核的重要参考，进一步增强审计发现问题、整改工作的权威性，充分发挥领导干部的领头作用，推动审计问题改好用好。

四、结语

后勤部门社会化程度高，是高校内部运营体系中的重要部门，其管理水平直接影响整个学校服务师生的水平和资金使用绩效。审计监督是高校内部监督的重要组成部分，加强对高校后勤保障部门的审计有利于促进高校管理和内部监督整体进步。